Pendlerpauschale Selbstständige 2026: Fahrten zur Betriebsstätte richtig absetzen

Viele Selbstständige übersehen, dass es zwei verschiedene Arten gibt, Fahrtkosten abzusetzen, und wer sie verwechselt, verliert Geld oder bekommt einen Hinweisbescheid vom Finanzamt. Die Entfernungspauschale (oft „Pendlerpauschale" genannt) gilt für den täglichen Weg zur eigenen Betriebsstätte. Geschäftsreisen werden dagegen mit den tatsächlichen Kilometerkosten erfasst. Ab 2026 gibt es eine wichtige Neuerung: Der höhere Satz von 0,38 € gilt jetzt schon ab dem ersten Kilometer. Hier kommt die saubere Trennung, mit Sätzen, Beispielen und Buchung für 2026.

Das Wichtigste in Kürze

• Neu ab 2026: Die Entfernungspauschale liegt einheitlich bei 0,38 € pro Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer (vorher gestaffelt 0,30 €/0,38 €).
• Als Selbstständiger setzt du die Pauschale nur an, wenn du eine regelmäßige Betriebsstätte außerhalb der Wohnung hast: eigenes Büro, Praxis, Coworking-Platz.
• Gezählt wird nur die einfache Strecke pro Arbeitstag, nicht Hin- und Rückweg.
• Es gilt ein Höchstbetrag von 4.500 € pro Jahr, außer du fährst mit dem eigenen Pkw, dann entfällt der Deckel.
• Fahrten zu wechselnden Kunden, Baustellen oder Messen sind Reisekosten (voller Kilometersatz, hin und zurück), nicht Pendlerpauschale.

Pendlerpauschale vs. Reisekosten: die wichtige Abgrenzung

Der Unterschied liegt im Zielort der Fahrt:

• Pendlerpauschale: Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Betriebsstätte. Pro Arbeitstag wird nur die einfache Strecke gezählt, nicht Hin- und Rückweg.
• Reisekosten: Fahrten zu Kunden, Baustellen, Konferenzen, Lieferanten oder anderen Orten ohne festen Bezug: voller Kilometersatz für Hin- und Rückfahrt. Wie das funktioniert, steht im Artikel zu Reisekosten für Selbstständige.

Wer in einem eigenen Büro oder Coworking-Space mit festem Schreibtisch arbeitet, sammelt Fahrten dorthin als Pendlerpauschale. Wer den ganzen Tag bei wechselnden Kunden ist, hat keine regelmäßige Betriebsstätte; bei ihm sind alle Fahrten Reisekosten.

Wie hoch ist die Entfernungspauschale 2026?

Bis einschließlich 2025 war die Pauschale gestaffelt: 0,30 € für die ersten 20 km, 0,38 € ab dem 21. Kilometer. Seit dem 1. Januar 2026 gilt der höhere Satz einheitlich ab dem ersten Kilometer:

Von der Vereinheitlichung profitieren vor allem Selbstständige mit kurzem Arbeitsweg, weil jetzt auch die ersten 20 Kilometer mit dem höheren Satz zählen.

Beispielrechnung: Du hast 35 km einfache Strecke zur Betriebsstätte und 220 Arbeitstage.

• Rechnung 2026: 35 km × 0,38 € = 13,30 € pro Tag × 220 Tage = 2.926 € jährlich als Betriebsausgabe.
• Zum Vergleich alte Staffelung: (20 × 0,30 €) + (15 × 0,38 €) = 11,70 € pro Tag × 220 Tage = 2.574 €.

Allein die Reform bringt in diesem Beispiel rund 352 € mehr Betriebsausgaben pro Jahr. Wichtig: Es gilt ein Höchstbetrag von 4.500 € pro Jahr, sobald du nicht mit dem eigenen Pkw fährst (also Fahrrad, ÖPNV, Mitfahrzentrale). Mit dem eigenen Auto entfällt diese Deckelung.

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Wann gilt etwas als „regelmäßige Betriebsstätte"?

Eine regelmäßige Betriebsstätte (steuerlich: erste Tätigkeitsstätte) liegt vor, wenn alle drei Kriterien erfüllt sind:

• Du suchst diesen Ort dauerhaft auf (unbefristet oder länger als 48 Monate)
• Es ist ein ortsfester Arbeitsplatz (eigene Praxis, gemietetes Büro, Coworking-Platz)
• Du arbeitest typischerweise mindestens an einem Tag pro Woche oder zu einem Drittel der vereinbarten Arbeitszeit dort

Die häusliche Werkstatt oder das häusliche Arbeitszimmer zählt nicht als Betriebsstätte, und damit gibt es für reine Homeoffice-Tage keine Pendlerpauschale. Wer mehrheitlich von zu Hause arbeitet, sollte sich stattdessen die Regeln zum häuslichen Arbeitszimmer und der Homeoffice-Pauschale anschauen. Rechtlich hängt der Abzug für Selbstständige an § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG, der auf die Entfernungspauschale des § 9 EStG verweist.

Mit welchem Verkehrsmittel?

Die Pendlerpauschale ist verkehrsmittelunabhängig: Der Satz pro Kilometer ist gleich, egal ob Auto, Fahrrad, Zug oder Roller. Unterschiede gibt es nur beim Höchstbetrag und bei der Möglichkeit, tatsächliche Kosten anzusetzen:

ÖPNV-Nutzer dürfen wahlweise die tatsächlichen Ticketkosten ansetzen, wenn diese höher sind als die Pauschale (z. B. teures Deutschland-Ticket-Abo plus Übergangstarif).

Bei einem geleasten Firmenwagen, der auch privat genutzt wird (1 %-Regel), funktioniert die Pendlerpauschale anders: Die Fahrten zur Betriebsstätte werden mit 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Monat und Entfernungskilometer als geldwerter Vorteil hinzugerechnet. Über die Entfernungspauschale lässt sich dann der Gegenposten als Betriebsausgabe ziehen.

Wie du Fahrtkosten in der EÜR buchst

In der Einnahmenüberschussrechnung gilt:

Für den nicht abziehbaren Anteil bzw. die Abgrenzung nutzt du das jeweilige Fahrtkosten-Konto deines Kontenrahmens; im Zweifel hilft dein Steuerberater oder eine Software, die die Konten automatisch zuordnet.

Ein Fahrtenbuch ist für die Pendlerpauschale nicht zwingend; es reicht, wenn du die Arbeitstage und die einfache Strecke dokumentierst. Ein Kalenderauszug oder eine simple Excel-Liste mit Datum und Ziel genügt.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

• Hin- und Rückweg doppelt zählen: Die Pendlerpauschale gilt nur für die einfache Strecke pro Arbeitstag, nicht hin und zurück.
• Noch mit der alten Staffelung rechnen: Ab 2026 gilt 0,38 € ab dem ersten Kilometer. Wer die ersten 20 km noch mit 0,30 € ansetzt, verschenkt Betriebsausgaben.
• Reine Homeoffice-Tage ansetzen: Wer den ganzen Tag im häuslichen Arbeitszimmer arbeitet, hat keinen Pendelweg an dem Tag. Stattdessen greift die Homeoffice-Pauschale (6 €/Tag, max. 1.260 € pro Jahr).
• Bagatell-Fahrten zum Briefkasten oder zur Bank ansetzen: Solche Kurzfahrten sind in der Regel nicht als Reisekosten abziehbar.
• Falsche Strecke: Die kürzeste Straßenverbindung gilt. Umwege akzeptiert das Finanzamt nur, wenn sie verkehrsgünstiger sind (z. B. Stauumfahrung, weniger Ampeln).

Häufige Fragen

Können Selbstständige die Pendlerpauschale überhaupt absetzen?

Ja. Selbstständige ziehen die Entfernungspauschale als Betriebsausgabe ab; Voraussetzung ist eine regelmäßige Betriebsstätte außerhalb der Wohnung. Ohne festen Arbeitsort greift stattdessen der Reisekostenabzug.

Wie viele Kilometer kann ich maximal absetzen?

Eine Kilometer-Obergrenze gibt es nicht. Begrenzt wird nur der Betrag: 4.500 € pro Jahr, wenn du mit Fahrrad, ÖPNV oder in einer Fahrgemeinschaft fährst. Mit dem eigenen Pkw gibt es keine Deckelung.

Zählt die Pendlerpauschale hin und zurück?

Nein. Angesetzt wird nur die einfache Entfernung pro Arbeitstag. Bei 35 km einfacher Strecke rechnest du also mit 35 km, nicht mit 70 km.

Gilt die Pendlerpauschale auch an Homeoffice-Tagen?

Nein. An reinen Homeoffice-Tagen findet kein Pendelweg statt. Für diese Tage gibt es die Homeoffice-Pauschale von 6 € pro Tag (maximal 1.260 € im Jahr).

Was ändert sich 2026 konkret?

Der Satz von 0,38 € pro Kilometer gilt jetzt ab dem ersten Kilometer statt erst ab dem 21. Damit steigt der Abzug für alle Wege, besonders spürbar bei kurzen Arbeitswegen unter 20 km.

Fazit

Die Pendlerpauschale ist für viele Selbstständige der größte Einzelposten in der EÜR; wer sie sauber ansetzt, spart oft mehrere Tausend Euro Steuer pro Jahr. Mit dem neuen Satz von 0,38 € ab dem ersten Kilometer wird sie 2026 noch etwas wertvoller. Wichtig ist die saubere Abgrenzung zwischen Pendelweg und Geschäftsreise, die richtige Dokumentation der Tage und die korrekte Buchung. Norman übernimmt das automatisch: Du trägst Adresse der Betriebsstätte und Arbeitstage ein, der Rest läuft in der Steuererklärung für Selbstständige durch.