Wofür Unternehmen wirklich Geld ausgeben: Der größte Kostenblock sind andere Selbstständige

Wie sieht die Kostenstruktur eines kleinen Betriebs aus? Für große Unternehmen beantworten das Geschäftsberichte und Bilanzanalysen. Für Selbstständige und kleine Unternehmen in Deutschland gibt es vor allem Schätzungen und Steuerratgeber. Wir haben stattdessen gezählt: zwölf Monate echter Betriebsausgaben, Quartal für Quartal.

Grundlage sind die Betriebsausgaben von Unternehmerinnen und Unternehmern in Deutschland im Zeitraum Juli 2025 bis Juni 2026: von Solo-Selbstständigen über Gewerbebetriebe bis zu kleinen Kapitalgesellschaften wie UG und GmbH. Für die Frage, wie verbreitet eine Ausgabe ist, werten wir alle Betriebe dieses Zeitraums aus, auch die erst unterjährig hinzugekommenen. Für die Frage, was sich über die Zeit verändert, kommt eine feste Vergleichsgruppe hinzu, in der über alle vier Quartale hinweg dieselben Betriebe stehen: Nur so ist eine Veränderung eine Veränderung im Verhalten und nicht im Teilnehmerkreis. Privatentnahmen, Umbuchungen zwischen eigenen Konten und Umsatzsteuer-Vorauszahlungen sind ausgeschlossen; ausgewertet werden nur betriebliche Ausgaben.

Wohin das Geld wirklich geht

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Zählt man nicht Betriebe, sondern Euro, steht ein Posten an der Spitze, der in keiner Software-Rangliste und in keiner Immobilienstatistik auftaucht: Subunternehmer und freie Mitarbeiter, rund 17 Prozent aller Betriebsausgaben. Im Median zahlt ein Betrieb, der überhaupt Subunternehmer beauftragt, dafür rund 1.370 Euro pro Quartal, und rund zwei von drei Betrieben tun es.

Das ist der eigentliche strukturelle Befund dieser Auswertung: Selbstständigkeit ist selten solo. Sie ist ein Netz, in dem kleine Betriebe einander beauftragen. Der größte Kostenblock dieser Unternehmen ist das Einkommen anderer kleiner Unternehmen.

Dahinter folgen Reisekosten mit rund 12 Prozent und Software mit rund 11 Prozent, dann Steuern mit rund 10 und Versicherungen mit rund 6 Prozent. Büromiete landet mit rund 2 Prozent im unteren Feld, gleichauf mit Rechts- und Steuerberatung.

Zwei Ökonomien: Produkte haben Namen, Arbeit nicht

Dieser größte Kostenblock hat eine Eigenschaft, die ihn von allen anderen unterscheidet: Man kann ihn nicht sehen. Für diese Frage haben wir die Buchungstexte zu Anbietern zusammengefasst, ausschließlich in der Aggregation über viele Betriebe hinweg, und gezählt, welcher Anteil der Buchungen je Kategorie überhaupt einen erkennbaren Anbieternamen trägt.

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Wo diese Betriebe Produkte kaufen, kaufen sie bei einer Handvoll globaler Marken. Die Telefonrechnung geht zu rund zwei Dritteln an Telekom, Vodafone oder O2. Das Werbebudget geht an Meta und Google. Bürobedarf heißt vor allem Amazon: Von den Betrieben mit Bürobedarfs-Ausgaben kauft rund die Hälfte dort. Arbeitsmittel kommen von MediaMarkt, IKEA, Amazon und Apple, Fahrtkosten von der Deutschen Bahn, Aral, Shell und Uber, und wo bewirtet wird, taucht McDonald's häufiger auf als jede andere Marke.

Wo sie dagegen Arbeit und Raum kaufen, gibt es praktisch keine Marken. Bei Subunternehmern lassen sich nur rund 2 Prozent der Buchungen einem bekannten Anbieter zuordnen, bei Rechts- und Steuerberatung rund 4 Prozent. Der größte Kostenblock fließt also an Menschen und kleine Firmen, die in keiner Rangliste auftauchen, weil jeder Name nur ein- oder zweimal vorkommt.

Das ist mehr als eine Messnotiz. Es heißt, dass der wichtigste Teil dieser Wirtschaft in keiner Marktanalyse, keinem Anbieter-Ranking und keiner Branchenübersicht vorkommt. Man sieht die Werkzeuge dieser Betriebe, aber nicht ihre Auftraggeber und Auftragnehmer.

Am deutlichsten ist der Befund bei der Büromiete, und er beantwortet die naheliegende Frage: Nein, sie sitzen nicht bei WeWork. In der gesamten Auswertung erreicht keine einzige Coworking-Marke die Schwelle, ab der wir veröffentlichen: weder WeWork noch Regus, Design Offices, Mindspace oder Impact Hub. Rund 87 Prozent der Mietbuchungen tragen überhaupt keinen erkennbaren Anbieternamen. Wer ein Büro hat, mietet es beim privaten Vermieter oder bei einer lokalen Hausverwaltung, nicht bei einer Kette.

Was die meisten bezahlen

Das Geld ist die eine Frage, die Verbreitung die andere: Welche Ausgabe hat überhaupt fast jeder?

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Innerhalb von zwölf Monaten hat gut jeder vierte Betrieb keine einzige Software-Ausgabe, aber rund 78 Prozent haben mindestens eine. Damit steht Software an der Spitze der Liste, und keine andere Kategorie kommt heran. Es folgen Subunternehmer und freie Mitarbeiter mit rund 64 Prozent sowie Waren und Material mit rund 54 Prozent.

Zwei Zahlen weiter unten in der Liste sind aussagekräftiger als die Spitze. Rechts- und Steuerberatung zahlen rund 43 Prozent: Ein erheblicher Teil dieser Betriebe kauft steuerliche Hilfe ein, aber eben nicht die Mehrheit. Und die Büromiete liegt mit rund 26 Prozent im unteren Drittel, hinter Marketing und knapp vor der Fortbildung. Nur etwa jeder vierte Betrieb zahlt überhaupt für Bürofläche.

Der Vergleich zwischen Software und Büromiete wird gern als Beleg einer digitalen Wende gelesen, und er fällt deutlich aus: dreimal so viele Betriebe zahlen für Software wie für ein Büro, und auf das Ausgabenvolumen gerechnet ist die Software-Rechnung gut viermal so groß wie die Miete. Man sollte ihn trotzdem nicht überdehnen. Zu einem großen Teil misst er einen Preisunterschied: Ein Abo kostet ein paar Euro im Monat, eine Bürofläche ein paar hundert. Dass mehr Betriebe das Günstigere kaufen, ist für sich genommen keine Entdeckung.

Interessanter ist der Median. Wer ein Büro hat, zahlt dafür rund 1.060 Euro im Quartal, für Software rund 330. Das Büro ist also nicht billig geworden, es ist selten geworden: Es ist keine Grundausstattung mehr, sondern eine Entscheidung, die sich ein Teil dieser Betriebe leistet und der Rest nicht. Die Werkstatt dieser Betriebe ist überwiegend keine Fläche mehr, sondern ein Abo-Stapel.

Was in den Software-Ausgaben steckt

Eine Kategorie ist noch keine Antwort. „Software" kann Microsoft Office heißen oder ein KI-Abo.

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Über die zwölf Monate insgesamt steht Apple an der Spitze, allerdings mit einer Einschränkung, die man kennen muss: Über den App Store werden auch Abos anderer Anbieter abgerechnet, Apple sammelt hier also fremde Umsätze mit ein. Dahinter wird es eindeutig. OpenAI und Anthropic erreichen jeweils rund ein Viertel beziehungsweise gut ein Fünftel der Software-Zahler und liegen damit deutlich vor Microsoft und Adobe, die auf rund 10 und rund 9 Prozent kommen. Die beiden KI-Anbieter sind in der Breite also etwa zweieinhalbmal so präsent wie die klassischen Schwergewichte der Bürosoftware. Dazwischen liegen Amazon und AWS, der Hosting-Anbieter IONOS, Google Workspace und der Fachverlag Haufe.

Der schnellste Zuwachs: KI

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Innerhalb des Kostenblocks Software wächst ein Posten schneller als alles andere: KI-Werkzeuge. Im dritten Quartal 2025 zahlte gut ein Viertel der Betriebe für mindestens ein KI-Abo, ein Jahr später knapp vier von zehn. Das ist ein Zuwachs von rund 11 Prozentpunkten in vier Quartalen, relativ betrachtet ein Plus von fast 40 Prozent, und damit die einzige Bewegung in der gesamten Kostenstruktur, die deutlich über allem liegt, was vollständigere Erfassung erklären könnte.

Die Jahreszahlen aus der Anbieter-Rangliste verdecken dabei, was innerhalb des Jahres passiert ist. Quartal für Quartal betrachtet, in der festen Vergleichsgruppe, hat sich die Anbieterlandschaft verschoben: Der Anteil der Betriebe mit Ausgaben bei Anthropic stieg von rund 6 auf rund 26 Prozent und lag damit im letzten Quartal erstmals vor OpenAI, dessen Anteil im gesamten Zeitraum in einem engen Band zwischen 22 und 26 Prozent blieb. Über die zwölf Monate zusammengerechnet liegt OpenAI deshalb weiterhin vorn; die Überholung fällt in das letzte Quartal. Wichtig ist, was dabei nicht passiert ist: OpenAI hat keine Zahler verloren. Einordnend gehört außerdem dazu, dass Abos, die über App Stores oder Zahlungsdienstleister abgerechnet werden, auf dem Konto unter dem Namen des Abrechnungsdienstes erscheinen. Diese Unschärfe kann Ausgaben verbergen, aber keine erfinden.

Und es bleibt nicht bei mehr Zahlern. In derselben Vergleichsgruppe steigt auch die Höhe der Rechnung: Der Median der KI-Ausgaben je Betrieb mit KI-Abo wächst von rund 61 auf rund 107 Euro pro Quartal, ein Plus von rund drei Vierteln. Mehr Betriebe zahlen für KI, und sie zahlen mehr.

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Was sich in vier Quartalen verändert

Für diese Frage wechseln wir die Grundlage: Statt aller Betriebe zählt jetzt nur noch die feste Vergleichsgruppe, in der über alle vier Quartale dieselben Betriebe stehen. Die Anteile liegen dort naturgemäß höher, weil diese Betriebe durchgehend aktiv sind; entscheidend ist hier aber nicht die Höhe, sondern die Bewegung.

Und die kurze Antwort lautet: erstaunlich wenig. Über vier Quartale bleibt die Rangfolge der Kostenblöcke praktisch unverändert. Software steht durchgehend an der Spitze, Subunternehmer bleiben der größte Geldblock, die Büromiete bleibt unten. Wer eine dramatische Verschiebung erwartet, findet sie in diesen Daten nicht.

Sichtbar ist stattdessen ein leichter Anstieg quer durch fast alle Kategorien, in der Größenordnung von zwei bis sechs Prozentpunkten. Diesen Anstieg interpretieren wir bewusst zurückhaltend: Im gleichen Zeitraum ist auch die Zahl der Kategorien gestiegen, die ein Betrieb pro Quartal überhaupt berührt, um rund fünf Prozent. Ein Teil der breiten kleinen Zuwächse ist deshalb vollständigere Erfassung und nicht neues Verhalten. Wir nennen die Bewegungen daher, ohne sie einzeln als Trend zu verkaufen: am oberen Ende Versicherungen und Marketing, am unteren Ende die Verbreitung von Subunternehmer-Ausgaben, die als einzige spürbar nachgibt.

Zwei Bewegungen liegen deutlich über dieser Messschwelle. Die erste ist die Höhe der Software-Rechnung: in der Vergleichsgruppe im Median von rund 437 auf rund 525 Euro pro Quartal, ein Plus von rund einem Fünftel. Weil hier Beträge und nicht Kategorien gezählt werden, ist dieser Wert von der Erfassungsfrage nicht betroffen. Die zweite ist die KI-Adoption aus dem vorigen Abschnitt.

Bei den Reisekosten zeigen unsere Daten einen deutlichen Rückgang im letzten Quartal; weil Reisekosten stark saisonal schwanken und Reisebelege oft verzögert erfasst werden, lässt sich aus vier Quartalen noch nicht unterscheiden, ob das Saison, Nacherfassung oder ein echter Trend ist. Wir führen die Zahl daher nicht als Befund, sondern beobachten sie weiter.

Was das bedeutet

Drei Dinge lassen sich aus einem Jahr Betriebsausgaben ableiten.

Erstens: Der größte Kostenblock ist Arbeit, die an andere Selbstständige geht. Das macht die kleine Wirtschaft wirtschaftlich stärker miteinander verflochten, als Statistiken über „Solo-Selbstständige" vermuten lassen: Ein Auftragsrückgang trifft nicht einen Betrieb, sondern eine Kette. Und weil dieser Teil der Wirtschaft keine Markennamen trägt, taucht er in kaum einer Marktbeobachtung auf.

Zweitens: Die Fixkosten kleiner Betriebe sind digital geworden. Nicht Fläche, sondern Abos bilden die Grundlast, und diese Grundlast wächst, in der Verbreitung wie in der Höhe. Wer Kosten senken will, verhandelt keinen Mietvertrag mehr, sondern räumt seinen Abo-Stapel auf.

Drittens: Buchhalterisch wird es aufwendiger, nicht einfacher. Viele kleine Abos bei vielen Anbietern im Ausland bedeuten mehr Belege, mehr Reverse-Charge-Fälle und mehr Prüfaufwand als eine monatliche Miete.

Und quer durch alles zieht sich eine Zweiteilung: Was ein Produkt ist, kommt von wenigen großen Marken. Was Arbeit oder Raum ist, kommt von namenlosen Einzelnen. Beide Hälften wachsen, aber nur eine davon lässt sich verhandeln, wechseln oder kündigen.

Zur Belastbarkeit gehört, die Grenzen zu nennen. Wer seine Buchhaltung digital führt und sein Konto per Schnittstelle anbindet, arbeitet digitaler als der Durchschnitt der kleinen Unternehmen in Deutschland; der hier gemessene Software-Anteil ist deshalb als Obergrenze zu lesen, der Büro-Anteil eher als Untergrenze. Die feste Vergleichsgruppe besteht außerdem aus Betrieben, die vier Quartale durchgehend aktiv waren; sehr junge und sehr kurzlebige Unternehmen sind darin nicht enthalten.

Diese Auswertung erscheint künftig jährlich an dieser Adresse; Änderungen dokumentiert das Protokoll am Seitenende. Alle Auswertungen dieser Rubrik: Daten & Analysen.

Methodik

Grundlage sind die als Ausgabe verbuchten Kontobewegungen von Unternehmerinnen und Unternehmern in Deutschland. Die Grundgesamtheit umfasst Solo-Selbstständige, Freiberuflerinnen und Freiberufler, Gewerbebetriebe sowie kleine Kapitalgesellschaften (UG, GmbH); der Anteil der Kapitalgesellschaften ist derzeit klein und wächst von Ausgabe zu Ausgabe, weshalb wir die Zusammensetzung künftig mitverfolgen. Zeitreihen folgen dem Wertstellungsdatum der Zahlung, nicht dem Zeitpunkt der Erfassung: Wer ein Konto anbindet, importiert auch seine Vorgeschichte, sodass das Erfassungsdatum die Produktnutzung abbildet, das Wertstellungsdatum aber den tatsächlichen Zahlungszeitpunkt. Das jüngste Quartal kann sich durch nachlaufende Bankabgleiche noch geringfügig verändern.

Wir verwenden bewusst zwei Grundlagen. Verbreitung und Ausgabenanteile beziehen sich auf alle Betriebe mit Betriebsausgaben im Zeitraum Juli 2025 bis Juni 2026, also auf die breitestmögliche Grundlage einschließlich der unterjährig hinzugekommenen. Veränderungen über die Zeit beziehen sich auf eine feste Vergleichsgruppe von Betrieben, die in allen vier Quartalen Ausgaben verbucht haben; nur dort ist eine Veränderung eine Veränderung im Verhalten und nicht im Teilnehmerkreis. Beide Grundlagen sind nicht ineinander umrechenbar: In der festen Gruppe liegen alle Verbreitungswerte deutlich höher, weil ihre Betriebe durchgehend aktiv sind und über ein volles Jahr beobachtet werden. Wir weisen deshalb bei jeder Aussage aus, welche Grundlage gilt, und verwenden für die Verbreitung die konservativere, breitere Zahl. Das gilt auch für die Anbieter im Software-Block: Die Rangliste über zwölf Monate und die Quartalsverläufe der KI-Anbieter beruhen auf unterschiedlichen Grundlagen und sind deshalb nicht direkt vergleichbar. „Anteil der Unternehmen" bezeichnet den Anteil der Betriebe mit mindestens einer Ausgabe in dieser Kategorie im Zeitraum; Betriebe, die nur einen Teil des Zeitraums beobachtet werden, senken diesen Anteil, die Werte sind daher eher Unter- als Obergrenzen. Beträge und Ausgabenanteile werden nur für Zahlungen in Euro ausgewertet. Kategorien, die keine Betriebsausgaben sind (Privatentnahmen, Umbuchungen zwischen eigenen Konten, Umsatzsteuer-Vorauszahlungen), sind ausgeschlossen. Eine Sammelkategorie für sonstige abzugsfähige Ausgaben erreicht eine ähnlich hohe Verbreitung wie Software und rund 9 Prozent des Volumens; sie ist in den Grafiken nicht dargestellt, weil sie inhaltlich nichts aussagt, fließt aber in die Ausgabenanteile ein. Median-Angaben beziehen sich auf Betriebe mit Ausgaben in der jeweiligen Kategorie.

Ausgabenanteile einzelner Quartale schwanken durch wenige große Einzelzahlungen erheblich; wir veröffentlichen sie deshalb nur für den Gesamtzeitraum und stellen Veränderungen über die Zeit anhand der Verbreitung und der Medianbeträge dar. Die Aktivität der Vergleichsgruppe ist über die Quartale stabil: Zahl der Buchungen und Ausgabenvolumen je Betrieb liegen am Anfang und am Ende des Zeitraums nahezu gleichauf, sodass die Veränderungen nicht auf unterschiedlich dichte Daten zurückgehen. Die Zahl der pro Quartal berührten Kategorien steigt allerdings um rund fünf Prozent; Verbreitungszuwächse in der Größenordnung von zwei bis drei Prozentpunkten liegen damit innerhalb dessen, was vollständigere Erfassung erklären kann, und werden von uns nicht als Trend ausgewiesen. Anbieter werden anhand des Buchungstexts erkannt und zu Marken zusammengefasst (etwa die verschiedenen Amazon- und Tankstellen-Schreibweisen). Veröffentlicht werden ausschließlich Anbieter, die bei vielen voneinander unabhängigen Betrieben auftreten; damit sind Einzelpersonen strukturell ausgeschlossen, denn ein privater Auftragnehmer taucht nie bei dutzenden unverbundenen Betrieben auf. Zahlungen an Norman selbst sowie Kontoführungsgebühren der Bank sind aus allen Anbieter-Ranglisten ausgeschlossen. Nicht jede Buchung trägt einen erkennbaren Namen: Über App Stores, PayPal, Klarna oder Paddle abgerechnete Käufe erscheinen unter dem Abrechnungsdienst statt unter dem eigentlichen Anbieter, weshalb die Anteile je Anbieter Untergrenzen sind. Der Anteil zuordenbarer Buchungen ist selbst eine ausgewiesene Kennzahl und schwankt je Kategorie zwischen rund 2 und rund 66 Prozent. Interne und Test-Konten sind ausgeschlossen.

Alle Werte sind Anteile beziehungsweise Medianbeträge je Betrieb. Absolute Nutzer- oder Unternehmenszahlen veröffentlichen wir nicht. Einzelne Betriebe sind zu keinem Zeitpunkt identifizierbar. Wie wir grundsätzlich mit Daten arbeiten, dokumentiert Methodik & Datengrundlage.

Über diese Daten

Norman ist eine Buchhaltungsplattform für Selbstständige und kleine Unternehmen in Deutschland; dort entstehen die hier ausgewerteten, anonymisierten Ausgabendaten. Norman bietet selbst KI-gestützte Funktionen an und hat damit ein wirtschaftliches Interesse am Software- und KI-Markt; Zahlungen an Norman sind nicht Teil der Auswertung. Die Kategoriewerte stehen oben als CSV zum Download.

Grafiken und Zahlen dieser Seite dürfen mit Quellenangabe „Norman" frei verwendet werden. Presseanfragen und Datenwünsche: press@norman.finance.