Mahnung schreiben 2026: Fristen, Mahngebühren und Verzugszinsen für Selbstständige und GmbH

Eine offene Rechnung kostet nicht nur Geld, sondern auch Nerven. Und wer falsch mahnt, riskiert dass die Forderung im Streitfall nicht durchsetzbar ist. Dieser Leitfaden erklärt, ab wann du als Selbstständiger oder GmbH mahnen darfst, was in eine Mahnung gehört, welche Gebühren erlaubt sind und wie du das gesamte Mahnwesen 2026 automatisierst.

Das Wichtigste in Kürze

• Rechtlich reicht eine einzige Mahnung, um den Verzug auszulösen – oder die 30-Tage-Regel bei B2B-Geschäften.
• Verzug tritt automatisch 30 Tage nach Rechnungszugang ein; steht ein konkretes Zahlungsziel auf der Rechnung, schon am Tag danach.
• In der Praxis mahnt man dreistufig: Zahlungserinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung, dann folgt das gerichtliche Mahnverfahren.
• Mahnkosten von 2 bis 5 € pro Mahnung sind üblich; bei B2B kommt eine gesetzliche 40-€-Pauschale (§ 288 Abs. 5 BGB) hinzu.
• Verzugszinsen liegen 5 Prozentpunkte (B2C) bzw. 9 Prozentpunkte (B2B) über dem Basiszinssatz – seit dem 1. Juli 2026 also 6,52 % bzw. 10,52 %.

Was ist eine Mahnung überhaupt?

Eine Mahnung ist die formelle Aufforderung an den Schuldner, eine fällige Rechnung zu zahlen. Sie ist die Grundlage dafür, dass der Kunde rechtlich in Verzug gerät – erst dann darfst du Verzugszinsen und Mahnkosten geltend machen (§ 286 BGB).

Wichtig ist die Abgrenzung von der Rechnung selbst: Die Rechnung begründet die Forderung, die Mahnung setzt sie durch. Ohne Verzug gibt es keine Zinsen und keine erstattungsfähigen Mahnkosten – deshalb ist der Zeitpunkt, ab dem du mahnen darfst, entscheidend.

Ab wann darfst du mahnen?

Verzug tritt grundsätzlich ein, sobald drei Bedingungen erfüllt sind:

• Die Forderung ist fällig (Zahlungsfrist abgelaufen).
• Sie ist durchsetzbar (kein Streit über den Anspruch).
• Eine Mahnung wurde ausgesprochen – oder die 30-Tage-Regel greift automatisch.

30-Tage-Regel: Bei Geschäften mit Unternehmern (B2B) tritt Verzug automatisch 30 Tage nach Rechnungsstellung und -zugang ein – ohne dass du mahnen musst (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern muss dieser Hinweis allerdings auf der Rechnung stehen.

Wenn ein konkretes Zahlungsziel auf der Rechnung steht (z. B. „zahlbar bis 30.04.2026"), tritt der Verzug bereits am nächsten Tag ein – ohne Mahnung. Genau deshalb lohnt es sich, auf jeder Rechnung ein klares Zahlungsziel und die nötigen Pflichtangaben zu setzen.

Die drei Mahnstufen im Überblick

Rechtlich brauchst du keine drei Mahnungen. Trotzdem hat sich eine dreistufige Eskalation eingebürgert, weil sie den Ton langsam schärft und dem Kunden jede Chance gibt, ohne Streit zu zahlen.

Die einzelnen Stufen im Detail:

Mehr als drei Mahnungen sind nicht nötig und verzögern den Geldeingang. Wer dreimal nicht reagiert, reagiert auch beim vierten Mal nicht.

Zahlungserinnerung oder Mahnung – wo ist der Unterschied?

Die beiden Begriffe werden oft vermischt, sind aber juristisch nicht dasselbe:

• Die Zahlungserinnerung ist ein formloser, höflicher Hinweis, dass eine Rechnung noch offen ist. Sie hat keine unmittelbaren rechtlichen Folgen und enthält keine Gebühren.
• Die Mahnung ist die erste formelle Stufe: Sie setzt eine neue Frist, kann Mahnkosten und Verzugszinsen enthalten und dokumentiert den Verzug.

In der Praxis ist die Zahlungserinnerung meist Stufe eins, weil sie die Geschäftsbeziehung schont. Pflicht ist sie nicht: Ist der Kunde durch die 30-Tage-Regel oder ein festes Zahlungsziel bereits in Verzug, darfst du direkt mit einer Mahnung samt Kosten starten.

Pflichtangaben in einer rechtssicheren Mahnung

Eine wirksame Mahnung enthält:

• Adressat (Empfänger der Mahnung)
• Bezug auf die offene Rechnung (Nummer, Datum, Betrag)
• Klare Zahlungsaufforderung mit neuer Frist (meist 7 bis 14 Tage)
• Bankverbindung und Verwendungszweck
• Hinweis auf Folgen bei Nicht-Zahlung (Verzugszinsen, Mahnkosten, ggf. Mahnverfahren)

Tipp: Verwende einen sachlichen Ton. Beleidigungen oder Drohungen schaden im Streitfall.

Mahngebühren und Verzugszinsen 2026

Mahnkosten: Du darfst nur den tatsächlichen Aufwand abrechnen – üblich sind 2 bis 5 Euro pro Mahnung. Eine pauschale „Mahngebühr 10 €" ohne Begründung kann gerichtlich angegriffen werden.

Verzugszinsen: Bei Verbrauchern 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Unternehmern 9 Prozentpunkte. Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Bundesbank festgelegt. Zum 1. Juli 2026 wurde er von 1,27 % auf 1,52 % angehoben – daraus ergeben sich die aktuellen Verzugszinssätze:

40-€-Pauschale: Bei B2B-Geschäften gibt es eine gesetzliche Verzugspauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB) – zusätzlich zu Zinsen und Anwaltskosten. Sie fällt pro Rechnung an, unabhängig von der Höhe deiner tatsächlichen Mahnkosten.

Verzugszinsen berechnen: ein Beispiel

Die Formel ist einfach: Forderung × Verzugszinssatz × (Verzugstage ÷ 365). Angenommen, ein Geschäftskunde schuldet dir 1.000 € netto und ist 30 Tage in Verzug (Verzugszins B2B seit Juli 2026: 10,52 %):

Die Zinsen wirken auf den ersten Blick klein, die Pauschale und die konsequente Nachverfolgung machen den Unterschied. Wer früh und automatisiert mahnt, kommt schneller an sein Geld – und signalisiert dem Kunden, dass Zahlungsziele ernst gemeint sind.

Wenn nichts hilft: das gerichtliche Mahnverfahren

Reagiert der Kunde auch auf die zweite Mahnung nicht, kannst du beim zuständigen Mahngericht einen Mahnbescheid beantragen – online über www.online-mahnantrag.de. Der Bescheid wird dem Schuldner zugestellt; widerspricht er nicht innerhalb von zwei Wochen, kannst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen und dann mit Vollstreckung beginnen.

Die Gebühren richten sich nach dem Streitwert und sind üblicherweise vom Schuldner zu tragen – aber nur, wenn er auch zahlungsfähig ist.

Wenn der Kunde gar nicht zahlt: Forderung abschreiben

Manchmal ist der Schuldner insolvent oder nicht auffindbar, und die Forderung bleibt uneinbringlich. Dann kannst du sie steuerlich abschreiben und dir – bei umsatzsteuerpflichtigen Rechnungen – die bereits abgeführte Umsatzsteuer zurückholen. Wie das buchhalterisch läuft, erklärt unser Artikel zum Forderungsausfall in der GmbH.

Mahnungen automatisch versenden statt manuell

Wer mehrere offene Posten hat, sollte das Mahnwesen automatisieren. In Norman erstellst du Rechnungen, siehst sofort, welche Forderungen überfällig sind, und lässt Erinnerungen und Mahnungen automatisch zur richtigen Frist rausgehen – inklusive Verzugszinsen und 40-€-Pauschale. So verlierst du keine Frist und musst nicht jede offene Rechnung von Hand im Blick behalten.

Vorbeugen ist noch besser als Mahnen: Ein Skonto für frühe Zahlung setzt einen Anreiz, gar nicht erst in Verzug zu geraten.

Häufige Fragen zur Mahnung

Wie oft muss ich mahnen, bevor ich klagen kann?

Rechtlich reicht eine einzige Mahnung, um den Verzug auszulösen – oder die 30-Tage-Regel bei B2B. Du kannst danach direkt das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Die üblichen drei Stufen sind Praxis, keine Pflicht.

Darf die erste Mahnung schon Gebühren enthalten?

Ja, sobald der Kunde in Verzug ist. Ist er das durch die 30-Tage-Regel oder ein festes Zahlungsziel bereits, darfst du ab der ersten Mahnung Mahnkosten, Verzugszinsen und die 40-€-Pauschale ansetzen. Eine reine Zahlungserinnerung enthält üblicherweise noch keine Gebühren.

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?

Du darfst nur deinen tatsächlichen Aufwand abrechnen – üblich sind 2 bis 5 € pro Mahnung. Pauschale „Strafgebühren" ohne Begründung sind angreifbar. Bei B2B-Geschäften kommt zusätzlich die gesetzliche 40-€-Pauschale hinzu.

Muss ich vor der Mahnung eine Zahlungserinnerung schicken?

Nein. Die Zahlungserinnerung ist ein freiwilliger, kundenfreundlicher Zwischenschritt. Ist der Kunde bereits in Verzug, kannst du direkt mit einer förmlichen Mahnung starten.

Wie berechne ich die Verzugszinsen?

Mit der Formel Forderung × Verzugszinssatz × (Verzugstage ÷ 365). Der Verzugszinssatz liegt 5 Prozentpunkte (B2C) bzw. 9 Prozentpunkte (B2B) über dem Basiszinssatz der Bundesbank – seit dem 1. Juli 2026 also 6,52 % bzw. 10,52 %.

Fazit

Eine Mahnung ist kein Drama, sondern Routine. Wer saubere Rechnungen mit klarem Zahlungsziel schreibt und ein automatisches Mahnwesen einsetzt, kommt schneller an sein Geld – und vermeidet, dass es überhaupt zur Rechnungskorrektur oder zum Mahnverfahren kommt.