Forderungsausfall in der GmbH 2026: So buchst du uneinbringliche Forderungen

Eine uneinbringliche Forderung buchst du mit dem Bruttobetrag auf Forderungsverluste: im SKR03 2406 an 1400, im SKR04 6936 an 1200. Die Umsatzsteuer darin korrigierst du nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG in der Voranmeldung des Monats, in dem der Ausfall feststeht. Das gilt für jede GmbH und UG mit Soll-Versteuerung.

Das Wichtigste in Kürze

• Ausbuchung brutto: SKR03 2406 an 1400, SKR04 6936 an 1200. Beide Konten sind DATEV-Automatikkonten mit 19 % USt. Die Steuer wird mit derselben Buchung berichtigt, eine zweite USt-Buchung entfällt.
• Zeitpunkt der USt-Korrektur: der Voranmeldungszeitraum, in dem die Forderung uneinbringlich wird (§ 17 Abs. 1 Satz 8 UStG), nie rückwirkend im Monat der Rechnung.
• Spätester Zeitpunkt bei Insolvenz: die Eröffnung des Insolvenzverfahrens über den Kunden. Ab dann gilt die ganze Forderung als uneinbringlich, auch wenn später eine Quote kommt.
• Nur wahrscheinlicher Ausfall: Einzelwertberichtigung zum Bilanzstichtag auf den Nettobetrag (SKR03 2451 an 0998, SKR04 6923 an 1246), ohne USt-Korrektur.
• Ist-Versteuerung nach § 20 UStG (Vorjahresumsatz bis 800.000 €): Die Umsatzsteuer entsteht erst bei Zahlung, also gibt es nichts zu korrigieren.
• Verjährung: Forderungen aus 2023 verjähren mit Ablauf des 31.12.2026. Ein Mahnbescheid, der vorher zugestellt wird, hemmt die Frist.

Wann eine Forderung uneinbringlich ist

Uneinbringlich ist eine Forderung, wenn bei objektiver Betrachtung damit zu rechnen ist, dass du sie auf absehbare Zeit rechtlich oder tatsächlich nicht durchsetzen kannst. So formuliert es der Bundesfinanzhof. Eine feste Zahl von Tagen nennt das Gesetz nicht. Eine Rechnung, die nur spät bezahlt wird, reicht nicht.

Bei der letzten Zeile ist der Ausfall wahrscheinlich, aber nicht sicher. Dann folgt der nächste Schritt: der gerichtliche Mahnbescheid. Wie du vorher richtig erinnerst, steht im Beitrag zur Mahnung.

Wann eine offene Rechnung auffällig wird: Zahlen aus Norman

Wie lange eine Rechnung normalerweise offen bleibt, zeigt unsere Auswertung echter Zahlungseingänge von Selbstständigen und kleinen Unternehmen, Rechnungsdatum Januar 2024 bis Juni 2026 (Zahlungsmoral 2026):

• Im Median kommt das Geld 8 Tage nach dem Rechnungsdatum. Nach 30 Tagen sind 89 % der Rechnungen bezahlt, nach 60 Tagen 98 %.
• 21 % werden nach dem Fälligkeitstag bezahlt, fast die Hälfte davon in der ersten Woche danach. Mehr als 30 Tage zu spät kommen nur 2,4 %.
• Verspätungen treffen fast jeden: Sechs von zehn Unternehmen hatten mindestens eine verspätete Rechnung, mehr als jedes vierte eine, die über zwei Wochen überfällig war.

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Für die Buchhaltung heißt das: Eine Rechnung, die 30 Tage nach Fälligkeit noch offen ist, gehört zu den seltenen Ausreißern. Ein Geschäftskunde ist dann spätestens in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Uneinbringlich ist die Forderung damit noch nicht, und die Umsatzsteuer bleibt stehen. Jetzt ist der Zeitpunkt für die letzte Mahnung und den Mahnbescheid. Ist die Rechnung zum Bilanzstichtag noch offen, prüfst du eine Einzelwertberichtigung.

Die Grenze der Daten: Wir zählen nur Rechnungen, deren Zahlung auf dem Konto eingegangen ist. Wie viele Rechnungen nie bezahlt werden, zeigt die Auswertung nicht.

Zweifelhaft oder uneinbringlich: der Unterschied

Buchungssätze SKR03 und SKR04 Schritt für Schritt

Die Beispiele gehen von 19 % Umsatzsteuer aus. Bei 7 % nimmst du für die Ausbuchung SKR03 2401 oder SKR04 6931.

Hast du Schritt 1 nicht gemacht, buchst du in Schritt 3 direkt gegen 1400 oder 1200. Schritt 4 fällt nur an, wenn es eine Einzelwertberichtigung aus einem Vorjahr gibt. Buche statt der Sammelkonten das Debitorenkonto des Kunden, wenn du mit Personenkonten arbeitest.

Ein häufiger Fehler: Wer 2406 oder 6936 bebucht und danach noch einmal 1776 an 2406 bucht, korrigiert die Umsatzsteuer doppelt. Das Automatikkonto zieht die Steuer bereits selbst heraus.

Die übrigen Unterschiede der beiden Rahmen erklärt der Beitrag SKR03 oder SKR04 für die GmbH.

Rechenbeispiel: 11.900 € fallen in der Insolvenz aus

Deine GmbH hat im März 2026 eine Leistung für 10.000 € netto plus 1.900 € Umsatzsteuer berechnet. Am 14. Oktober 2026 wird das Insolvenzverfahren über den Kunden eröffnet.

In der UStVA für Oktober 2026 trägst du in Kennzahl 81 minus 10.000 € ein. Die Steuer sinkt um 1.900 €. Wer monatlich anmeldet, gibt diese Voranmeldung bis zum 10. November 2026 ab.

Der Aufwand von 10.000 € senkt auch die Ertragsteuern. Mit 15 % Körperschaftsteuer, 5,5 % Solidaritätszuschlag darauf und einem Gewerbesteuer-Hebesatz von 400 % sind das 29,825 %. Die GmbH zahlt also rund 2.983 € weniger Ertragsteuer. Der echte Verlust beträgt damit rund 7.017 €.

Wenn doch noch Geld kommt: die Insolvenzquote

Zahlt der Insolvenzverwalter später eine Quote, berichtigst du die Umsatzsteuer erneut (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 2 UStG). Bei 5 % Quote auf 11.900 € gehen 595 € ein: 500 € Entgelt und 95 € Umsatzsteuer.

Die 95 € gehören in die Voranmeldung des Monats, in dem die Quote auf dem Konto eingeht.

Fristen 2026 und 2027

Der Mahnbescheid hemmt die Verjährung bis sechs Monate nach dem Ende des Verfahrens (§ 204 Abs. 2 BGB). Prüfe deshalb im November die offenen Rechnungen aus 2023.

Was ein Fehler kostet

• Korrektur vergessen: Du zahlst die 1.900 € Umsatzsteuer aus dem Beispiel, obwohl kein Geld kam. Holst du sie nicht im richtigen Monat zurück, korrigierst du über eine berichtigte Voranmeldung für diesen Monat.
• Zu früh korrigiert: Ein Kunde, der nur spät zahlt, macht die Forderung nicht uneinbringlich. Bei einer Prüfung fordert das Finanzamt die Steuer für diesen Zeitraum nach.
• Rückwirkend korrigiert: Die Korrektur im Monat der Rechnung ist falsch. Sie gehört in den Monat, in dem der Ausfall feststeht.
• Doppelt korrigiert: Ausbuchung auf dem Automatikkonto plus eine eigene USt-Buchung senkt die Steuer zweimal.
• Verjährung übersehen: Eine verjährte Forderung bekommst du nicht mehr durchgesetzt, auch wenn der Kunde wieder zahlen könnte.

So erledigst du das mit Norman

1. Rechnung mit Erinnerungsregel senden. Unter „Erinnern, wenn unbezahlt" legst du fest, wann Norman deinen Kunden erinnert. Standard sind Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzte Mahnung 3, 14 und 28 Tage nach Fälligkeit. Das passt zu unseren Daten: Fast die Hälfte der verspäteten Zahlungen kommt in der ersten Woche nach Fälligkeit. Automatische Erinnerungen gibt es in den bezahlten Tarifen, für Firmen ab Pro.
2. Vor jedem Versand prüfen. Kann die Bankanbindung nicht bestätigen, dass die Rechnung noch offen ist, fragt Norman nach: „Schon bezahlt" oder „Nicht senden". Ohne Antwort geht die Erinnerung raus.
3. Ausfall feststellen. Ob eine Forderung uneinbringlich ist, entscheidest du anhand der Tabelle oben und legst den Nachweis ab.
4. Ausbuchung erfassen. Im Journal deiner GmbH wählst du „+ Manuelle Buchung", trägst Sollkonto, Habenkonto und Betrag ein, ordnest die Steuerbehandlung zu und hängst den Nachweis als Beleg an.
5. UStVA prüfen und senden. Kontrolliere vor dem Senden, dass Kennzahl 81 im Monat des Ausfalls um den Nettobetrag sinkt. Die UStVA sendest du mit dem Max-Tarif aus Norman.

Die Grenze: Norman bucht den Forderungsverlust und die Korrektur nach § 17 UStG nicht von selbst. Die Entscheidung über den Ausfall und die Buchung im Journal triffst du. Was Norman für die Buchhaltung und Steuern einer GmbH übernimmt, steht auf der Produktseite.

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