Lohnabrechnung-Software für GmbH 2026: 6 Wege im Vergleich

Sobald deine GmbH ein Gehalt zahlt, brauchst du eine Lohnabrechnung. Das gilt schon für das Geschäftsführergehalt in der Ein-Personen-GmbH. Jeden Monat fallen Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Meldungen und Buchungen an, und die Fristen sind kurz.

Du hast im Kern drei Wege: Software, die du selbst bedienst, eine HR-Suite mit Lohnmodul oder die Abgabe an Steuerberater oder Lohnbüro. Hier vergleichen wir sechs Lösungen mit ihren echten Preisen, ihren Grenzen und der Frage, wie die Lohnkosten in deine Buchhaltung kommen.

Schnellantwort: Welche Lohnabrechnung passt zu deiner GmbH?

• Geschäftsführung und Angestellte mit festem Gehalt, Buchhaltung im selben Tool: Norman. Die Lohnbuchungen landen direkt im Hauptbuch, Jahresabschluss und E-Bilanz laufen aus denselben Zahlen.
• Minijobs, Midijobs oder viele Sonderfälle: Lexware Office Lohn & Gehalt, Lexware lohn+gehalt oder DATEV.
• Ab 10 Mitarbeitenden mit Personalverwaltung: Personio mit dem Lohnmodul Payroll.
• Du willst gar nichts selbst abrechnen: Steuerberater oder Lohnbüro.

Was Lohnabrechnung-Software für eine GmbH leisten muss

• Brutto-Netto nach amtlicher Formel: Lohnsteuer nach dem Programmablaufplan des Bundesfinanzministeriums, dazu Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und die Beiträge zu Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung samt Umlagen.
• Lohnsteuer-Anmeldung: Sie geht bis zum 10. des Folgemonats ans Finanzamt (§ 41a EStG). Mehr dazu im Guide zur Lohnsteueranmeldung.
• Beitragsnachweise und SV-Meldungen: Die Beiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig (§ 23 SGB IV). Der Beitragsnachweis muss zwei Arbeitstage vorher bei der Krankenkasse sein (§ 28f SGB IV). Dazu kommen An-, Ab- und Jahresmeldungen.
• Der Status der Geschäftsführung: Ein beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer ist meist nicht sozialversicherungspflichtig, ein Fremdgeschäftsführer schon. Die Software muss beide Fälle abbilden. Details im Artikel zur Sozialversicherung des GmbH-Geschäftsführers.
• Lohnabrechnungen und Lohnkonto: Jede Person bekommt eine Abrechnung, und für jede Person führst du ein Lohnkonto.
• Der Weg in die Buchhaltung: Gehälter, Arbeitgeberanteile und Verbindlichkeiten müssen in die Finanzbuchhaltung der GmbH. Erst dann stimmen GuV, Bilanz und E-Bilanz.

Die 6 Wege im Überblick

Preise netto, Stand Oktober 2026. Für wen welche Lösung passt, steht in den Abschnitten darunter.

1. Norman: Lohnabrechnung in der Buchhaltung

Norman rechnet Löhne und Gehälter dort ab, wo deine GmbH-Buchhaltung schon läuft. Das gilt für die Geschäftsführung, auch für den sozialversicherungsfreien Gesellschafter-Geschäftsführer, und für Angestellte mit festem Monatsgehalt und gesetzlicher Sozialversicherung.

• Brutto-Netto: Norman berechnet Lohnsteuer nach dem Programmablaufplan, Soli, Kirchensteuer und alle Sozialversicherungsbeiträge samt Umlagen.
• Freigabe: Du prüfst jeden Monat je Person Steuern, Beiträge und Auszahlung und gibst ihn frei. Bis zur Anmeldung lässt sich ein freigegebener Monat als neue Version korrigieren.
• Lohnsteuer-Anmeldung: Norman übermittelt sie per ELSTER ans Finanzamt.
• Buchhaltung: Jeder freigegebene Monat bucht Gehälter, Arbeitgeberanteile und Verbindlichkeiten auf die Konten nach SKR03 oder SKR04. Von dort fließen die Lohnkosten in GuV, Jahresabschluss, E-Bilanz und den DATEV-Export. Du importierst nichts.
• Fehlzeiten: Urlaub und Krankheit erfasst du im Monat. Norman rechnet die Entgeltfortzahlung und bereitet die U1- und U2-Erstattung vor.

Grenzen: Minijobs und Midijobs rechnet Norman nicht ab. Die SV-Meldungen und Beitragsnachweise bereitet Norman vor, du sendest sie selbst über sv.net. Steuerklasse und Freibeträge trägst du selbst ein, Norman ruft die ELStAM nicht ab. Einzelunternehmen und Freiberufler können in Norman keine Löhne abrechnen.

Die Lohnabrechnung ist kostenpflichtig. Rechnungen und die laufende Buchhaltung bleiben kostenlos. Norman ist Software, kein Lohnbüro: Du rechnest selbst ab. Arbeitest du mit einer Steuerberatung, lädst du sie in Norman ein. Den Ablauf Schritt für Schritt zeigt der Hilfe-Artikel Eine Geschäftsführung und zwei Angestellte abrechnen.

2. Lexware Office Lohn & Gehalt

Lexware Office bietet die Lohnabrechnung als Zusatzmodul zu jedem Lexware-Office-Tarif an. Der Preis richtet sich nach der Zahl der Mitarbeitenden: 12,90 € im Monat für bis zu 2, 25,90 € für bis zu 5 und 39,90 € für bis zu 10 Mitarbeitende. Das Modul ist monatlich kündbar und reicht bis 50 Mitarbeitende.

Lexware Office rechnet auch Minijobs ab, ruft die ELStAM ab und sendet SV-Meldungen, Beitragsnachweise und die Lohnsteuer-Anmeldung selbst. Nutzt du auch die Buchhaltung von Lexware Office, werden die Personalkosten automatisch gebucht. Einen ausführlichen Vergleich der Buchhaltung findest du bei den Lexoffice-Alternativen.

3. Lexware lohn+gehalt

Lexware lohn+gehalt ist das klassische Lohnprogramm für Windows. Die Variante basis kostet 31,90 € im Monat oder 382,80 € im Jahr und rechnet bis zu 50 Mitarbeitende ab, pro und premium bis zu 250. Das Programm deckt Minijobs und Midijobs ab und übermittelt Meldungen und Beitragsnachweise über das Lexware meldecenter, die Lohnsteuer-Anmeldung per ELSTER. Kurzarbeit gibt es ab der Variante plus, eine DATEV-Schnittstelle nur in premium.

4. DATEV Lohn und Gehalt

DATEV bietet beide Wege an: Du rechnest selbst ab, oder deine Steuerkanzlei erstellt die Abrechnungen jeden Monat. Für das Selbst-Abrechnen gibt es Lohn und Gehalt classic ab 15,86 € und comfort ab 26,68 € im Monat. Beide laufen am PC und setzen das DATEV Grundpaket Basis für 4,40 € im Monat voraus. Dazu kommt ein Abrechnungspreis je Arbeitnehmer, den DATEV nicht veröffentlicht; den Betrag nennt dir deine Steuerberatung.

DATEV deckt praktisch jeden Sonderfall ab und ist der Standard in den Kanzleien. Für eine kleine GmbH mit festen Gehältern ist das oft mehr Software als nötig. Mehr dazu im Artikel zur DATEV-Alternative für GmbH.

5. Personio Payroll

Personio ist eine HR-Suite für Unternehmen mit 10 bis 10.000 Mitarbeitenden. Die Grundtarife enthalten die vorbereitende Lohnbuchhaltung, also die Datenübergabe an DATEV oder die Kanzlei. Mit der Zusatz-App Personio Payroll rechnest du direkt in Personio ab, inklusive Meldungen an die Sozialversicherungsträger. Preise gibt es nur auf Anfrage, abgerechnet wird je Beschäftigtem und Monat. Das Jahresabo läuft mindestens 12 Monate, dazu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr.

Für eine GmbH mit zwei oder drei Personen passt Personio damit nicht. Interessant wird es, wenn du Bewerbungen, Urlaub und Personalakten ohnehin in einem HR-Tool führen willst.

6. Steuerberater oder Lohnbüro

Gibst du die Lohnabrechnung ab, rechnet ein Steuerberater nach § 34 StBVV ab: 6 bis 30 € je Arbeitnehmer und Monat, dazu einmalig 6 bis 19 € je Arbeitnehmer für die Einrichtung, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Die Lohnsteuer-Anmeldung ist darin enthalten. Für eine GmbH mit Geschäftsführung und zwei Angestellten sind das 18 bis 90 € im Monat. Ein gewerbliches Lohnbüro setzt seine Preise frei fest.

Der Vorteil: Du gibst Daten ab und bekommst fertige Abrechnungen. Der Nachteil: Jede Änderung läuft über die Kanzlei, und die Lohnkosten kommen erst mit deren Buchungsliste in deine Buchhaltung. Wie du die Kosten einordnest, zeigt der Artikel zu den Steuerberater-Kosten für eine GmbH.

Nicht jede Buchhaltungssoftware rechnet Löhne ab

sevDesk bietet laut eigenem Hilfe-Center keine Lohnbuchhaltung an und verweist dafür an die Steuerberatung. Auch Papierkram hat keine Lohnabrechnung im Funktionsumfang. Mit diesen Programmen brauchst du für die Gehälter immer eine zweite Lösung und buchst die Ergebnisse von Hand.

Welcher Weg passt zu deiner GmbH?

• Ein-Personen-GmbH mit Geschäftsführergehalt: Norman. Gehalt, Lohnsteuer-Anmeldung und Buchung laufen im selben Tool wie Jahresabschluss und Steuern. Den Ablauf zeigt der Artikel zum Geschäftsführer-Gehalt.
• GmbH mit wenigen Festangestellten: Norman, solange alle ein festes Monatsgehalt mit gesetzlicher Sozialversicherung haben.
• Minijobber oder Aushilfen im Team: Lexware Office, Lexware lohn+gehalt, DATEV oder dein Steuerberater. Was bei Minijobs gilt, steht im Artikel Minijob in der GmbH anmelden.
• Ab 10 Mitarbeitenden mit HR-Prozessen: Personio.
• Keine Zeit, keine Lust: Steuerberater oder Lohnbüro.

Fazit

Für eine kleine GmbH ist die beste Lohnabrechnung die, die ohne zweite Erfassung in der Buchhaltung ankommt. Mit festen Gehältern rechnest du in Norman ab und hast Lohnkosten, Jahresabschluss und Steuern in einem Hauptbuch. Mit Minijobs oder vielen Sonderfällen sind Lexware, DATEV oder die Kanzlei die breitere Wahl. Den Überblick über alle Pflichten gibt der Guide zur Lohnbuchhaltung in der GmbH.

FAQ

Braucht eine Ein-Personen-GmbH eine Lohnabrechnung? Ja, sobald die GmbH dir ein Geschäftsführergehalt zahlt. Die Lohnsteuer behält die GmbH ein und meldet sie mit der Lohnsteuer-Anmeldung. Ob Sozialversicherungsbeiträge anfallen, hängt von deinem Status als Geschäftsführer ab.

Kann ich die Lohnabrechnung für meine GmbH selbst machen? Ja. Mit einer Software, die nach dem amtlichen Programmablaufplan rechnet und die Lohnsteuer-Anmeldung übermittelt, brauchst du dafür keinen Steuerberater. Für Minijobs und Sonderfälle wie Kurzarbeit brauchst du ein Programm, das diese Fälle abdeckt.

Rechnet Norman Minijobs ab? Nein. Norman rechnet die Geschäftsführung und Angestellte mit festem Monatsgehalt und gesetzlicher Sozialversicherung ab. Minijobs laufen über die Minijob-Zentrale, ein Lohnbüro oder ein Lohnprogramm wie Lexware oder DATEV; die Kosten buchst du in Norman.

Was kostet eine Lohnabrechnung beim Steuerberater? Nach § 34 StBVV 6 bis 30 € je Arbeitnehmer und Monat, dazu einmalig 6 bis 19 € je Arbeitnehmer für die Einrichtung, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer.

Wie kommen die Lohnkosten in die Buchhaltung der GmbH? Entweder bucht die Lohnsoftware sie direkt, wie Norman und Lexware Office, oder du buchst die Lohnjournale aus Programm oder Kanzlei jeden Monat nach. In Norman bucht jeder freigegebene Monat Gehälter, Arbeitgeberanteile und Verbindlichkeiten ins Hauptbuch.