НДС в Norman шаг за шагом: документы, учёт, JPK_V7 и примеры

Это руководство для владельца JDG (индивидуального предпринимателя) или sp. z o.o. (польского общества с ограниченной ответственностью), который является плательщиком VAT (czynny podatnik VAT) и ведёт учёт в Norman. Оно проходит весь путь от документа до поданного JPK_V7, а в конце разбирает типичные случаи. Подробности каждого шага вы найдёте в статьях по ссылкам.

Если ваша компания применяет кассовый метод для собственного НДС (art. 21), подготовьте JPK вне Norman вместе с бухгалтером.

Операции и документы

В Norman вы работаете с двумя видами данных:

• Операции это движения денег: поступления и расходы с подключённого банковского счёта (включая оплаты бизнес-картой), из выписки CSV или добавленные вручную, например оплата наличными. См. Банк и импорт выписок CSV.
• Документы это счета (faktury) и чеки (paragony): счета продаж, выставленные в Norman, счета, загруженные из KSeF (национальной системы электронных счетов), PDF-файлы и фото, которые вы загружаете, и документы, пересланные по электронной почте на адрес компании, указанный на странице Документы рядом с Пересылайте чеки на. См. Расходы, чеки и входящие счета.

НДС для JPK_V7 Norman берёт только из документов. Сама по себе операция, например оплата картой без счёта, не создаёт в JPK_V7 ни исходящего, ни входящего НДС. Операции нужны для учёта доходов и расходов (KPiR, книги sp. z o.o., PIT, CIT) и для проверки, оплачены ли счета.

Откуда берётся НДС в JPK_V7

Исходящий НДС: продажи

• Счета, выставленные в Norman, и их корректировки. Если добавлен токен KSeF, Norman отправляет их в KSeF, а номер KSeF попадает в файл. См. Отправка счетов в KSeF.
• Счета продаж, выставленные вне Norman, которые Norman загрузил из KSeF.

Счёт попадает в JPK_V7 за месяц поставки или оказания услуги, а если такой даты в нём нет, за месяц выставления (art. 19a ust. 1 закона о НДС). Корректировку Norman учитывает в месяце её выставления. Дата оплаты значения не имеет. Счёт-проформа не является счётом-фактурой и в JPK_V7 не попадает.

Входящий НДС: покупки

Входящие счета из KSeF. Если добавлен токен KSeF, Norman загружает их сам. Они попадают в JPK_V7, даже если вы ещё не связали их с платежом. Если счёт из KSeF не относится к бизнесу или вы не вычитаете по нему НДС, в карточке документа в поле НДС к вычету выберите Нет (0%).

Загруженные документы (файл, фото, e-mail) попадают в JPK_V7, если:

• это счёт или чек с NIP вашей компании на сумму до 450 zł брутто (упрощённый счёт); чек без NIP компании или на сумму больше 450 zł в файл не попадёт,
• в нём не указан другой покупатель: счёт с NIP другой компании в файл не попадёт,
• суммы указаны в злотых, с польской ставкой НДС (23%, 8% или 5%) и суммой НДС; документ в иностранной валюте попадает в файл, если вы провели его операцией в той же валюте, и Norman пересчитает его по курсу NBP последнего рабочего дня перед датой документа (art. 31a ust. 1 закона о НДС),
• у документа есть номер и дата,
• NIP поставщика, если он есть в документе, польский (покупки у иностранных поставщиков описаны ниже),
• документ не проведён как доход или на счёте без НДС.

В карточке документа в поле Документ укажите, это Счёт-фактура или Чек (paragon). Чек с номером и NIP продавца Norman отмечает как документ, похожий на счёт: проверьте его и измените вид.

Операция решает, а документ даёт факты. Страну поставщика, обратное начисление, НДС, суммы нетто и НДС, разбивку по позициям, долю вычета и счёт основного средства Norman берёт из операции документа (созданной из документа, а если её нет, из единственного расхода, связанного с документом). Из документа он берёт номер, даты, NIP, номер KSeF и валюту. Если операция и документ различаются, регистр НДС показывает предупреждение, а расхождение со счётом из KSeF заметнее, потому что налоговая сравнивает JPK_V7 с KSeF. Для счёта из KSeF суммы берутся из файла KSeF.

Если один и тот же счёт есть в Norman дважды, из KSeF и загруженный, Norman учитывает его один раз, по копии из KSeF. Подробнее в статье Документы на покупки и входящий НДС.

Входящий НДС вычитается на основании счёта (art. 86 ust. 2 pkt 1 закона о НДС). Поэтому чек без NIP компании вычета не даёт.

Когда вы вычитаете НДС

Право на вычет возникает в периоде, в котором поставщик осуществил поставку или оказал услугу, но не раньше периода, в котором вы получили счёт (art. 86 ust. 10 и 10b pkt 1 закона о НДС). Norman учитывает покупку за месяц более поздней из двух дат:

• счёт из KSeF: дата поставки из счёта (если её нет, дата выставления) и дата получения, то есть день присвоения номера KSeF (art. 106na ust. 3 закона о НДС),
• загруженный документ: дата документа и Дата получения в его карточке. По умолчанию это день, когда документ попал в Norman. Если счёт дошёл до вас раньше, укажите фактический день (не раньше даты выставления и не позже сегодняшнего дня).

У счёта из KSeF дата получения берётся из номера KSeF, и изменить её нельзя. Если новая дата получения переносит покупку в месяц или из месяца, за который JPK_V7 уже подан, Norman спросит о корректировке (см. пример 5).

Закон также позволяет вычесть НДС в одном из трёх следующих периодов, а при ежеквартальной отчётности в одном из двух следующих кварталов (art. 86 ust. 11 закона о НДС). Для JDG в Norman нет отдельного поля для выбора более позднего периода: месяц определяется датой документа и датой получения. В sp. z o.o. его можно выбрать во входящем счёте (см. ниже).

Счёт из KSeF от поставщика, который работает по кассовому методу (metoda kasowa), попадает в JPK_V7 за месяц, в котором вы оплатили его полностью.

Сколько НДС вы вычитаете

В карточке документа в поле НДС к вычету выберите:

• Согласно бухгалтерскому счёту проводки (по умолчанию),
• Полностью (100%),
• Половина (50%): транспортное средство, которое используется и в личных целях (art. 86a ust. 1 закона о НДС),
• Нет (0%): например, услуги общепита и проживания (art. 88 ust. 1 pkt 4 закона о НДС) или покупки только для продаж, освобождённых от НДС,
• по пропорции (art. 90): покупка для облагаемых и освобождённых продаж одновременно.

По умолчанию Norman вычитает 50% НДС по топливу и эксплуатации транспортного средства и 0% по деловым обедам. В sp. z o.o.: 50% по расходам на транспортные средства и 0% по представительским расходам. У услуг проживания нет настройки по умолчанию: для гостиницы выберите Нет (0%) сами. Настройка в документе имеет приоритет над категорией.

НДС, который вы не вычитаете, Norman добавляет к расходу в KPiR (книге доходов и расходов; art. 23 ust. 1 pkt 43 закона о PIT) или оставляет на счёте затрат в книгах sp. z o.o. В книгах sp. z o.o. Norman вычитает НДС только из документов, которые попадают в JPK_V7: по чеку без NIP компании или расходу без документа вся сумма брутто идёт в затраты.

Пропорция (art. 90)

Если наряду с облагаемыми продажами у вас есть продажи, освобождённые от НДС по art. 43, задайте пропорцию вычета НДС в Аккаунт → Налоги, раздел НДС. Norman рассчитывает её по обороту прошлого года из ваших счетов и округляет вверх до целого процента (art. 90 ust. 3 и 4). Можно указать собственный оборот или оценочную пропорцию (art. 90 ust. 8 и 9). Покупки для обоих видов продаж отметьте в их документах как вычитаемые по пропорции (art. 90). После окончания года Norman покажет корректировку вычета в первом JPK_V7 следующего года (art. 91).

Если у компании есть освобождённые продажи, Norman подготовит JPK_V7 только после того, как вы отметите на странице отчёта: Подтверждаю, что вычитаемый в этом файле НДС учитывает освобождённые от НДС продажи компании (art. 90).

Покупки у иностранных поставщиков

Если иностранный поставщик не начислил НДС, НДС рассчитываете вы сами. В карточке операции заполните Страна поставщика, Тип продажи (товары или услуги) и номер VAT поставщика из ЕС. Тогда Norman покажет в том же месяце исходящий и входящий НДС: импорт услуг (art. 28b и art. 17 ust. 1 pkt 4 закона о НДС) или внутрисоюзное приобретение товаров (WNT). Если поставщик начислил иностранный НДС, выберите Начислен иностранный НДС: документ не попадёт в JPK_V7. Импорт товаров и другие случаи описаны в статье Документы на покупки и входящий НДС.

Когда НДС не вычтен

В карточке операции Norman показывает одну строку: почему НДС не вычтен и что сделать, например «НДС не вычтен: на чеке нет NIP вашей компании. Назовите NIP на кассе (чек до 450 zł) или попросите счёт, чтобы вычесть НДС». Такую же подсказку вы увидите в карточке документа, если в чеке не указан NIP вашей компании. В журнале проводок sp. z o.o. строки затрат помечены брутто, НДС не вычтен или, например, вычтено 50 % НДС.

Вычет НДС по чеку по вашему решению

НДС вычитается только по счёту (art. 86 ust. 2 pkt 1 закона о НДС), а чек считается счётом только с NIP покупателя и до 450 zł (art. 106e ust. 5 pkt 3 закона о НДС). Надёжнее всего назвать NIP на кассе или попросить счёт.

У операции расхода, завершённой или нет, чек которой не попадает в JPK_V7 только по этой причине (нет NIP компании или сумма больше 450 zł), Norman показывает кнопку Всё равно вычесть НДС. Это ваше налоговое решение: налоговая может его оспорить и отменить вычет с процентами и дополнительным налоговым обязательством (art. 112b закона о НДС). Для счетов и документов на другого покупателя кнопки нет.

1. Нажмите Всё равно вычесть НДС и прочитайте предупреждение.
2. Отметьте Я понимаю и беру ответственность на себя и нажмите Вычесть НДС.

После решения:

• у операции появляется отметка НДС вычтен по вашему решению с датой, а Norman сохраняет, кто и когда принял решение,
• JPK_V7 вычитает НДС по чеку, а в регистре НДС у строки есть пометка «вычтен по решению владельца»,
• KPiR учитывает расход по сумме нетто, а книги sp. z o.o. учитывают входящий НДС, так же как JPK_V7,
• решение можно отменить кнопкой Отменить.

Если решение или его отмена меняет месяц, за который JPK_V7 уже подан, Norman попросит подтверждения и отметит декларацию для корректировки с заполненным обоснованием. Чек без NIP продавца не попадёт в JPK_V7 даже после решения: укажите NIP продавца в документе.

Учёт каждый месяц

1. Операции. Подключите банковский счёт или импортируйте выписку CSV. Расходы наличными добавьте вручную.
2. Документы. Добавьте токен KSeF, загружайте счета и чеки или пересылайте их по электронной почте. В мобильном приложении можно сфотографировать документ.
3. Связи. Norman сам предлагает операцию для документа. Проверьте предложения в Документы → Проверить документы. См. Сопоставление платежей и документов.
4. Категория и ставка. В каждой операции укажите Категория и Ставка НДС (23%, 8%, 5%, 0%, zw, np или oo). Ставка операции нужна для учёта: НДС для JPK_V7 всё равно берётся из документа.
5. Проверьте. Операции попадают в KPiR, JPK_V7 и книги sp. z o.o. сразу, без завершения. Завершение (Завершено или Отметить как проверенную) это ваша проверка того, что категория, ставка и документ верны. Операция без категории или даты отмечена в KPiR Нужны данные: нет категории или даты и не попадает в книгу, пока вы её не дополните. В JDG также подтвердите выставленные счета в KPiR: см. KPiR, реестр выручки и курсовые разницы.

Sp. z o.o.: проверка входящих счетов

В компании с полной бухгалтерией счёт на расходы с польским НДС попадает в JPK_V7 только после проверки. Откройте счёт в разделе Входящие счета, нажмите Проверить и провести и в разделе НДС в JPK подтвердите:

• NIP поставщика,
• Дата возникновения обязанности по НДС у поставщика и Дата получения счёта,
• НДС к вычету,
• при необходимости Месяц отражения в реестре JPK: при ежемесячной отчётности один из 3 следующих месяцев, при ежеквартальной месяц в одном из 2 следующих кварталов (art. 86 ust. 11).

Пока входящий счёт с польским НДС не проверен, Norman не подготовит файл и укажет этот счёт.

Покупку основного средства проведите на счёт 010, 020 или 080 и свяжите её с основным средством из реестра. Norman покажет её в JPK_V7 как приобретение основного средства (K_40 и K_41) и будет каждый месяц проводить амортизацию. См. Основные средства и амортизация.

Продажи

• Выставляйте счета в Norman. В каждой позиции выберите Ставка НДС: 23%, 8%, 5%, 0%, zw (освобождено), np (за пределами Польши) или oo (обратное начисление по art. 145e: биржевая торговля газом, электроэнергией и квотами на выбросы). Для zw укажите правовое основание освобождения. См. НДС в счёте.
• Счёт-проформа это запрос на оплату. Оплата до поставки является авансом, и НДС с него подлежит уплате за месяц его получения (art. 19a ust. 8). Norman не выставляет авансовые счета: см. Счета-проформы, накладные WZ и регулярные счета.
• Продажи без счёта, например зарегистрированные на кассовом аппарате (kasa fiskalna), Norman в JPK_V7 не показывает.

Ежемесячно или ежеквартально

Периодичность задаётся в Аккаунт → Налоги, раздел НДС, так, как вы заявили её в налоговой:

• JPK_V7M: файл и НДС каждый месяц,
• JPK_V7K: записи каждый месяц, декларация и НДС раз в квартал.

Norman создаёт отчёты JPK в соответствии с этой настройкой.

В первые 12 месяцев в статусе плательщика VAT вы отчитываетесь ежемесячно (art. 99 ust. 3 и 3a закона о НДС). Срок до 25-го числа месяца после периода, а если он выпадает на выходной или праздник, до следующего рабочего дня. НДС уплачивается на mikrorachunek podatkowy (индивидуальный налоговый счёт). См. Налоговые настройки и Уплата налогов и ZUS.

Подача JPK_V7

1. Откройте Налоги и на карточке JPK_V7M (НДС) с месяцем (или JPK_V7K) нажмите Проверить.
2. На вкладке Регистр НДС проверьте строки продаж и покупок. В разделе Не в этом месяце видны документы, которых нет в этом месяце, с причиной, например нет счёта или счёт получен позже. На вкладке Декларация Norman показывает подсказки Почему покупок нет в этой сумме, каждую со ссылкой на исправление.
3. Нажмите Просмотреть и скачать XML. Если чего-то не хватает, Norman покажет документы и причины. Исправьте их и проверьте суммы: исходящий НДС, входящий НДС и НДС к уплате.
4. Если Norman попросит, укажите Превышение НДС из предыдущей декларации (P_39), например в первый месяц работы в Norman.
5. Если входящий НДС больше исходящего, решите, что делать с превышением (см. ниже).
6. В разделе Отправить JPK выберите способ подписи: в JDG Данные для авторизации, Profil Zaufany (доверенный профиль) или Квалифицированная электронная подпись, в компании Квалифицированная электронная подпись. Отметьте Я проверил(а) данные и суммы в отчёте. и нажмите Отправить JPK в налоговую.
7. Norman получит UPO (официальное подтверждение получения) и сохранит его в отчёте. Уплатите НДС до срока.

Если в периоде есть непроверенные операции, Norman покажет на странице отчёта и при отправке, например, «3 операции ещё не проверены» со ссылкой Проверить. Подать JPK_V7 можно и так, но лучше сначала их проверить.

Отправить файл может владелец компании с подтверждённым адресом электронной почты и тарифом с отправкой (JDG или Sp. z o.o. Max). Если Norman покажет, что отправка из Norman недоступна, скачайте XML-файл, отправьте его в приложении Министерства финансов Klient JPK_WEB и отметьте отчёт как отправленный. Все шаги описаны в статье JPK_V7: как Norman его готовит и отправляет.

Подготовку можно также включить в Налоги → Налоговый автопилот, вкладка Отправка JPK, кнопка Управлять отправкой. Norman подготовит завершённый период, а вы проверите документы и суммы и нажмёте Подтвердить и выбрать авторизацию. Само подтверждение ничего не отправляет.

Превышение НДС: перенос или возврат

По умолчанию Norman переносит превышение на следующий период. На странице открытого отчёта вместо этого можно выбрать возврат на банковский счёт, полностью или частично, и срок возврата (art. 87 закона о НДС):

• 40 дней: основной срок (ust. 2),
• 25 дней на счёт VAT (ust. 6a),
• 25 дней при оплаченных входящих счетах (ust. 6),
• 15 дней при онлайн-кассах (ust. 6d и 6e),
• 180 дней (ust. 5a): только если в периоде не было облагаемых продаж.

Сроки 25 дней при оплаченных счетах и 15 дней требуют, среди прочего, 12 месяцев в статусе плательщика VAT и превышения из прошлых деклараций не более 3000 zł. Norman проверяет то, что видит, а остальные условия вы подтверждаете сами. Возврат поступит на счёт, заявленный в налоговой (в CEIDG или NIP-1, виден в biała lista, белом списке плательщиков VAT).

Корректировка

Norman корректирует только JPK_V7, который подал сам. На странице поданного отчёта нажмите Подать корректировку: Norman заново подготовит весь файл по актуальным документам и покажет поданные суммы рядом с исправленными. Обоснование корректировки обязательно, если по ней возникает переплата больше 10 000 zł (art. 81 § 2b Налогового кодекса (Ordynacja podatkowa)). JPK_V7, поданный не через Norman, вы корректируете самостоятельно.

Примеры

1. Входящий счёт из KSeF. Norman загрузит его сам. Счёт попадёт в JPK_V7 за месяц более поздней из дат: поставки и присвоения номера KSeF. Свяжите его с платежом, укажите категорию и отметьте Завершено. Если покупка не относится к бизнесу, выберите в поле НДС к вычету значение Нет (0%).

2. Покупка бизнес-картой со счётом в PDF. Оплата картой появится среди банковских операций. Перешлите счёт по электронной почте на адрес компании или загрузите его в Документы. Norman предложит связать его с платежом. Проверьте, что в счёте указан NIP вашей компании. Счёт попадёт в JPK_V7 за месяц более поздней из дат: даты счёта и дня загрузки.

3. Чек из магазина без NIP. Чек без NIP покупателя не является счётом, поэтому НДС по нему не вычитается и в JPK_V7 он не попадает. Norman учтёт расход по сумме брутто, а в операции покажет, почему НДС не вычтен. В следующий раз назовите NIP на кассе или попросите счёт. Достаточно ли одного чека как подтверждения расхода, зависит от правил ведения KPiR, которые изменились в 2026 году (Dz.U. 2025 poz. 1299): уточните у бухгалтера.

4. Чек с NIP компании до 450 zł. Такой чек является упрощённым счётом (art. 106e ust. 5 pkt 3 закона о НДС), и Norman покажет его в JPK_V7, если распознает в нём NIP вашей компании. Продавцы, на которых распространяется KSeF, могут выдавать такие чеки до 31 декабря 2026 года (art. 145n закона о НДС). Чек с NIP на сумму больше 450 zł Norman не учитывает и подсказывает попросить счёт. Если в Norman есть и чек, и счёт за одну и ту же покупку, выберите для чека НДС к вычету: Нет (0%), чтобы НДС не был вычтен дважды.

5. Счёт за сентябрь, загруженный в октябре. По умолчанию Norman считает день загрузки датой получения и учитывает счёт в JPK_V7 за октябрь. Если вы получили его в сентябре, вычет в октябре укладывается в art. 86 ust. 11. Можно также указать в документе Дата получения в сентябре. Если JPK_V7 за сентябрь уже подан, Norman спросит, сохранить ли дату: Сохранить и подготовить корректировку отметит поданный JPK для корректировки с заполненным обоснованием, а Оставить дату ничего не изменит. В sp. z o.o. эти даты и Месяц отражения в реестре JPK указываются во входящем счёте. Счёт из KSeF с номером, присвоенным в сентябре, относится к сентябрю: если этот период уже подан, подайте корректировку.

6. Топливо и автомобиль. Для топлива и эксплуатации транспортного средства по умолчанию стоит 50%. При покупке или лизинге автомобиля, который используется и в личных целях, укажите 50% в документе сами. Если автомобиль используется только для бизнеса, вы ведёте учёт пробега и подали VAT-26 (art. 86a ust. 3, 4 и 12), выберите Полностью (100%).

7. Ресторан и гостиница. НДС по услугам общепита и проживания не вычитается (art. 88 ust. 1 pkt 4). Для деловых обедов по умолчанию стоит 0%. Для гостиницы выберите Нет (0%) сами, потому что категория поездок вычитает НДС полностью.

8. Подписка на программу от иностранной компании. Сообщите поставщику номер VAT ЕС вашей компании (PL и ваш NIP). Счёт придёт без НДС, часто в евро или долларах. В операции укажите Страна поставщика, Тип продажи: услуги и номер VAT поставщика из ЕС. Norman покажет импорт услуг за месяц даты счёта: исходящий и входящий НДС по ставке 23%, пересчитанный по курсу NBP. При полном вычете платить НДС по этой покупке не нужно. Если поставщик добавил иностранный НДС, выберите Начислен иностранный НДС.

9. Продажа польской компании. Выставьте в Norman счёт клиенту с NIP. Norman отправит его в KSeF, и номер KSeF попадёт в JPK_V7 за месяц поставки. Когда клиент оплатит всю сумму, Norman сам свяжет платёж со счётом.

10. Продажа частному лицу. Счёт для потребителя можно выставить в Norman, и Norman покажет его в JPK_V7. Для потребителей KSeF не обязателен. Продажи на кассовом аппарате Norman не показывает: если они у вас есть, подготовьте JPK_V7 с ними вне Norman, например с бухгалтером. Нужен ли вам кассовый аппарат, описано в статье Учёт в фирме.

11. Один счёт, оплаченный двумя частями. НДС определяется счётом, а не платежами: счёт попадает в JPK_V7 один раз, в своём месяце. Частичные платежи Norman сам не сопоставляет: свяжите их со счётом вручную. Исключение: счёт из KSeF от поставщика на кассовом методе попадёт в JPK_V7 только после оплаты всей суммы.

12. Ошибка в поданном JPK_V7. Исправьте документ в Norman (добавьте недостающий счёт, измените вычет) и на странице поданного отчёта нажмите Подать корректировку. Если корректировка меняет превышение, перенесённое в следующую поданную декларацию, Norman попросит скорректировать и её.

Norman это программа. Если вы не уверены, можно ли вычесть НДС по покупке, спросите бухгалтера.