Отправка счетов в KSeF: статусы, UPO и QR-код
Какие счета Norman отправляет в KSeF, что означают статусы, где скачать UPO и когда клиент получает e-mail со счётом.
Обновлено
Если у компании есть NIP и токен KSeF (национальная система электронных счетов), Norman отправляет счёт (faktura) в KSeF сразу после выставления, в виде документа FA(3). Ничего нажимать не нужно. Как выставить счёт, описано в статье Выставление счетов в Norman.
Какие счета попадают в KSeF
- Выставленные счета (не черновики) с датой начиная с дня, когда KSeF стал обязательным для вашей компании: с 1 апреля 2026 г., а для крупнейших компаний с 1 февраля 2026 г.
- Корректировочные счета и аннулирование счёта, принятого KSeF, в виде FA(3) KOR. См. Корректировочные счета в KSeF.
Не попадают: счета-проформы, документы WZ (накладная на отпуск товара) и счета с датой до начала обязательного KSeF. Счета на предоплату (faktury zaliczkowe) Norman в KSeF не отправляет: выставляйте их в Aplikacja Podatnika KSeF (приложение налогоплательщика).
Статусы
Статус виден в списке счетов и на странице счёта.
| Статус | Значение |
|---|---|
| Отправка | Norman как раз отправляет счёт. |
| Отправлен | Счёт уже в KSeF и обрабатывается. Обычно это занимает несколько минут. |
| Принят | KSeF присвоил номер. Номер KSeF виден на странице счёта. |
| Ошибка | Norman или KSeF отклонил счёт. Причина указана в подсказке у статуса. |
| Вне KSeF | Счёт отмечен в отчёте JPK как выставленный вне KSeF. |
Счёт в KSeF (статусы Отправка, Отправлен, Принят) нельзя изменить или удалить. Изменения вносятся корректировочным счётом.
Если у счёта статус «Ошибка»
- Наведите курсор на статус и прочитайте причину.
- Исправьте данные счёта.
- Нажмите значок Повторить отправку в KSeF.
Самые частые причины на стороне Norman:
- продажа, освобождённая от НДС, без правового основания: заполните Правовое основание освобождения от НДС (art. 113 ust. 1 или 9 либо пункт art. 43 ust. 1 закона об НДС (ustawa o VAT));
- поставка товаров компании из ЕС по ставке 0% без номера VAT UE покупателя;
- ставка 0% для потребителя из ЕС: начислите польский НДС;
- счёт в иностранной валюте, для которой NBP ещё не опубликовал курс: Norman отправит его повторно сам.
Если в причине сказано, что KSeF попросил Norman подождать, не нажимайте повторную отправку. Norman отправит счёт сам.
UPO и файл XML
Когда KSeF принимает счёт, Norman сохраняет его UPO (официальное подтверждение получения, Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Скачать его можно через Скачать UPO в меню счёта и на странице счёта. Там же можно скачать XML-файл счёта из KSeF.
QR-код и e-mail клиенту
После того как KSeF примет счёт, Norman заново формирует PDF счёта: с номером KSeF и QR-кодом для проверки (KOD I). Предпросмотр счёта в браузере QR-код не показывает, он есть только в PDF.
Если вы отправляете счёт по e-mail, письмо ждёт, пока KSeF примет счёт. В истории писем вы увидите Ожидает KSeF. Клиент получает счёт с номером KSeF и QR-кодом в PDF. Если KSeF отклонит счёт или не примет его в течение двух дней, письмо не будет отправлено, а вы получите уведомление. В этом случае исправьте счёт и отправьте письмо ещё раз.
Счета, импортированные из KSeF
- Исходящие счета, выставленные в Aplikacja Podatnika KSeF, попадают в Norman как выставленные. Счёт с тем же номером, что и счёт в Norman, связывается с ним.
- Входящие счета попадают в документы с номером KSeF и контрагентом, распознанным по NIP.
Чего Norman пока не умеет
- Не поддерживает офлайн-режим KSeF и код KOD II.
- Не отправляет счета на предоплату.
- В мобильном приложении можно увидеть статус, повторить отправку и скачать UPO, но импорта из KSeF, списка неотправленных счетов и правового основания освобождения там нет.