Anlagenverzeichnis erstellen 2026: Pflicht, Inhalt & Vorlage für Selbstständige und GmbH

Jeder Laptop, jeder Schreibtisch und jede Maschine über 800 Euro netto landet in deinem Anlagenverzeichnis – und bleibt dort oft viele Jahre. Das Verzeichnis ist die Grundlage für deine Abschreibungen (AfA), Teil deiner Steuererklärung und einer der ersten Punkte, die das Finanzamt in einer Betriebsprüfung sehen will. Fehlt es oder ist es lückenhaft, drohen Schätzungen und Nachfragen.

Für Selbstständige mit Einnahmenüberschussrechnung ist das Anlagenverzeichnis sogar amtlich vorgeschrieben: Es heißt dort Anlage AVEÜR und gehört zur jährlichen Steuererklärung. GmbHs und UGs führen es als Teil ihrer Anlagenbuchhaltung. In beiden Fällen gilt: ohne sauberes Verzeichnis keine korrekte AfA.

In diesem Artikel erfährst du, wer ein Anlagenverzeichnis führen muss, welche Angaben hineingehören, wie du geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und Sammelposten richtig behandelst, welche Nutzungsdauern 2026 gelten und wie du die neue degressive 30-%-AfA nutzt – inklusive der häufigsten Fehler, die du vermeiden solltest.

Kurz erklärt: Anlagenverzeichnis in 30 Sekunden

• Das Anlagenverzeichnis ist die vollständige Liste deines Anlagevermögens mit Anschaffungskosten, Nutzungsdauer, AfA und Restbuchwert je Wirtschaftsgut.
• Pflicht ist es für alle, die abnutzbares Anlagevermögen abschreiben – bei EÜR als Anlage AVEÜR, bei der GmbH als Anlagenspiegel im Jahresabschluss.
• Wirtschaftsgüter über 800 € netto (bzw. über 1.000 € beim Pool) gehören ins reguläre Verzeichnis; darunter greifen GWG-Sofortabschreibung oder Sammelposten.
• Computer und Software schreibst du 2026 über 1 Jahr ab, Büromöbel über 13 Jahre, einen Firmenwagen über 6 Jahre.
• Für bewegliche Anlagegüter, die du ab dem 1. Juli 2025 anschaffst, ist wieder eine degressive AfA bis 30 % möglich – das zieht die Abschreibung nach vorn.

Was ist ein Anlagenverzeichnis?

Das Anlagenverzeichnis (auch Anlagespiegel oder Anlagenkartei) ist die vollständige Liste deines Anlagevermögens: aller Wirtschaftsgüter, die du dauerhaft im Betrieb nutzt und nicht zum Verkauf bestimmt sind. Dazu zählen Computer, Büromöbel, Maschinen, der Firmenwagen, aber auch immaterielle Güter wie gekaufte Software oder Lizenzen.

Für jedes dieser Güter dokumentiert das Verzeichnis, was es gekostet hat, wie lange du es abschreibst und welcher Restbuchwert am Jahresende übrig bleibt. Es ist damit das Bindeglied zwischen deinem Kassenbuch und deiner Abschreibung über die AfA: Erst aus dem Verzeichnis ergibt sich, welcher AfA-Betrag jedes Jahr in die Gewinnermittlung fließt.

Wer muss ein Anlagenverzeichnis führen?

Praktisch jeder, der abnutzbares Anlagevermögen hat – egal ob Bilanzierer oder EÜR-Ersteller:

• Selbstständige und Freiberufler mit EÜR: Du musst die Anlage AVEÜR ("Anlagenverzeichnis / Ausweis des Umlaufvermögens") elektronisch mit deiner Einnahmenüberschussrechnung abgeben, sobald du Wirtschaftsgüter abschreibst.
• GmbH und UG: Als bilanzierende Kapitalgesellschaft führst du eine laufende Anlagenbuchhaltung. Der Anlagenspiegel ist Teil des Jahresabschlusses und stellt Zugänge, Abgänge und Abschreibungen pro Bilanzposten dar.
• Kleinunternehmer: Auch ohne Umsatzsteuer gilt die Aufzeichnungspflicht – sobald du etwas abschreibst, brauchst du ein Verzeichnis.

Wer ausschließlich sofort abziehbare Kleinstanschaffungen hat, kommt zwar oft ohne klassisches Anlagenverzeichnis aus, muss aber GWG separat dokumentieren (siehe unten).

Was muss im Anlagenverzeichnis stehen?

Für jedes Wirtschaftsgut gehören diese Pflichtangaben in eine eigene Zeile:

• Bezeichnung des Wirtschaftsguts (z. B. "Notebook Lenovo ThinkPad")
• Anschaffungs- oder Herstellungsdatum
• Anschaffungs- oder Herstellungskosten (netto, ohne Vorsteuer, sofern du vorsteuerabzugsberechtigt bist)
• Nutzungsdauer laut amtlicher AfA-Tabelle
• AfA-Methode (linear oder degressiv)
• jährlicher AfA-Betrag und kumulierte Abschreibung
• Restbuchwert zum Jahresende
• Abgänge (Verkauf, Entnahme, Verschrottung) mit Datum

Diese Felder bilden den roten Faden über die gesamte Nutzungsdauer ab. Ein Wirtschaftsgut bleibt mit einem Erinnerungswert von 1 Euro im Verzeichnis stehen, bis es endgültig ausscheidet.

So sieht ein Auszug für drei im Jahr 2026 angeschaffte Güter aus (lineare AfA, Zugang jeweils Januar):

Nutzungsdauer richtig ansetzen: AfA-Tabelle 2026

Die Nutzungsdauer entscheidet, über wie viele Jahre du ein Wirtschaftsgut abschreibst. Maßgeblich ist die amtliche AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums. Für die häufigsten Anschaffungen gelten 2026 diese Werte:

Zwei Punkte werden oft falsch gemacht: Computer und Software dürfen seit dem BMF-Schreiben von 2021 mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden – faktisch eine Sofortabschreibung, unabhängig vom Kaufpreis. Büromöbel dagegen laufen mit 13 Jahren deutlich länger, als viele annehmen. Wer Möbel über drei oder sechs Jahre abschreibt, setzt zu hohe AfA an – ein klassischer Prüfungsbefund.

Im Anschaffungsjahr wird die lineare AfA monatsgenau (pro rata temporis) gerechnet: Kaufst du den Firmenwagen im April, sind es 9 von 12 Monaten, also 9/12 × 5.000 € = 3.750 € AfA im ersten Jahr.

Linear oder degressiv? Die 30-%-Turbo-AfA 2026

Bei der linearen AfA verteilst du die Anschaffungskosten gleichmäßig über die Nutzungsdauer. Für bewegliche Anlagegüter, die du zwischen dem 1. Juli 2025 und dem 31. Dezember 2027 anschaffst, gibt es 2026 aber wieder eine degressive AfA (§ 7 Abs. 2 EStG, Investitionssofortprogramm): bis zum Dreifachen der linearen AfA, maximal 30 % vom Restbuchwert pro Jahr. Sie gilt für Maschinen, Geräte oder Fahrzeuge – nicht für Gebäude oder immaterielle Güter.

Der Effekt: Die Abschreibung wird nach vorn gezogen, du senkst den Gewinn in den ersten Jahren stärker. Beispiel für eine Maschine mit 10.000 € netto und 5 Jahren Nutzungsdauer:

Bei der degressiven AfA lohnt sich in dem Jahr, in dem die lineare Rest-AfA höher ausfällt, der Wechsel zur linearen Methode – hier ab Jahr 4. Umgekehrt geht der Wechsel nicht. Ob linear oder degressiv besser passt, hängt von deiner Gewinnsituation ab: Wer aktuell hohe Gewinne drücken will, fährt mit degressiver AfA besser.

GWG, Sammelposten und das separate GWG-Verzeichnis

Nicht jede Anschaffung wandert über Jahre ins Verzeichnis. Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern gelten 2026 unverändert diese Grenzen (alle netto):

Das separate GWG-Verzeichnis für Güter zwischen 250,01 € und 800 € muss Anschaffungsdatum und Kosten ausweisen – es sei denn, diese Angaben gehen bereits aus der Buchführung hervor. Für den Sammelposten ("Poolabschreibung") legst du alle Güter zwischen 250,01 € und 1.000 € eines Jahres in einen Pool und schreibst ihn über fünf Jahre gleichmäßig ab, unabhängig davon, ob ein einzelnes Gut früher ausscheidet.

Wichtig: Pro Wirtschaftsjahr musst du dich für GWG-Sofortabschreibung oder Sammelposten entscheiden – ein Mischen innerhalb eines Jahres ist nicht zulässig.

Anlagenverzeichnis erstellen: Schritt für Schritt

1. Belege sammeln. Lege für jede Anschaffung über 250 € die Rechnung griffbereit – Datum, Netto-Betrag und Bezeichnung brauchst du gleich.
2. Wirtschaftsgut zuordnen. Prüfe die Grenze: GWG, Sammelposten oder reguläres Anlagegut?
3. Nutzungsdauer festlegen. Nutze die amtliche AfA-Tabelle (z. B. 1 Jahr für Computer, 6 Jahre für den Pkw, 13 Jahre für Büromöbel).
4. AfA-Methode wählen. Linear oder – bei beweglichen Gütern ab Juli 2025 – degressiv mit bis zu 30 %.
5. AfA berechnen. Anschaffungskosten geteilt durch Nutzungsdauer ergibt die lineare Jahres-AfA. Im Anschaffungsjahr wird monatsgenau (pro rata temporis) gerechnet.
6. Verzeichnis fortschreiben. Jedes Jahr Restbuchwert reduzieren, Zugänge und Abgänge ergänzen.

Wer das jährlich in Excel pflegt, vergisst schnell einen Zugang oder rechnet die AfA falsch. Eine KI-Buchhaltung wie Norman erkennt das Anlagegut direkt aus der Rechnung, schlägt Nutzungsdauer und AfA-Methode vor und schreibt das Anlagenverzeichnis automatisch fort – inklusive Anlage AVEÜR für deine Steuererklärung.

Häufige Fehler im Anlagenverzeichnis

• Nutzungsdauer falsch angesetzt – Büromöbel über 3 statt 13 Jahre oder Computer weiterhin über 3 statt 1 Jahr abgeschrieben.
• GWG zwischen 250 und 800 € nicht dokumentiert – das separate Verzeichnis fehlt.
• AfA im Anschaffungsjahr in voller Höhe statt monatsgenau angesetzt.
• Abgänge vergessen: Verkaufter Firmenwagen steht jahrelang weiter im Verzeichnis.
• Brutto statt netto erfasst, obwohl Vorsteuerabzug besteht.
• Anlagegut sofort voll abgezogen, obwohl es über 800 € kostet und aktiviert werden müsste – ein Klassiker, der mit dem Investitionsabzugsbetrag verwechselt wird.

Häufige Fragen zum Anlagenverzeichnis

Ist ein Anlagenverzeichnis Pflicht?

Ja, sobald du abnutzbares Anlagevermögen abschreibst. Bei der EÜR gibst du es als Anlage AVEÜR elektronisch mit der Steuererklärung ab, bei der GmbH ist der Anlagenspiegel Teil des Jahresabschlusses. Nur wer ausschließlich sofort abziehbare Kleinstanschaffungen hat, kommt ohne klassisches Verzeichnis aus.

Was ist der Unterschied zwischen Anlagenverzeichnis und GWG-Verzeichnis?

Das Anlagenverzeichnis erfasst alle über die Nutzungsdauer abgeschriebenen Wirtschaftsgüter (in der Regel über 800 € netto). Das separate GWG-Verzeichnis dokumentiert nur die sofort abgeschriebenen geringwertigen Güter zwischen 250,01 € und 800 €. Beide können nebeneinander bestehen.

Ab welchem Betrag muss ein Gut ins Anlagenverzeichnis?

Ins reguläre Anlagenverzeichnis gehören abnutzbare Wirtschaftsgüter über 800 € netto (bzw. über 1.000 €, wenn du die Poolabschreibung nutzt). Darunter greifen Sofortabzug, GWG-Sofortabschreibung oder Sammelposten.

Welche Nutzungsdauer gilt 2026 für einen Computer?

Computer, Notebooks, Peripheriegeräte und Software dürfen seit 2021 über eine Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben werden – praktisch eine Sofortabschreibung im Anschaffungsjahr, unabhängig vom Kaufpreis.

Kann ich degressiv abschreiben?

Ja, für bewegliche Anlagegüter, die du zwischen dem 1. Juli 2025 und dem 31. Dezember 2027 anschaffst. Die degressive AfA beträgt bis zum Dreifachen der linearen AfA, höchstens 30 % vom Restbuchwert pro Jahr. Ein Wechsel zur linearen Methode ist erlaubt, umgekehrt nicht.

Fazit

Das Anlagenverzeichnis ist kein optionaler Bürokram, sondern die Pflichtgrundlage jeder Abschreibung – für Selbstständige als Anlage AVEÜR, für die GmbH als Teil des Jahresabschlusses. Wer Pflichtangaben, GWG-Grenzen, die richtige Nutzungsdauer und die monatsgenaue AfA im Griff hat, übersteht jede Betriebsprüfung entspannt. Am einfachsten bleibt es vollständig und fehlerfrei, wenn deine Buchhaltungssoftware das Verzeichnis automatisch aus deinen Belegen führt, statt es einmal im Jahr mühsam in Excel zu rekonstruieren.

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