E-Rechnungs-Monitor: Fast jedes fünfte Unternehmen erhält E-Rechnungen, doch am Rechnungseingang sind es erst rund 4 Prozent

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, vom Konzern bis zum Ein-Personen-Betrieb. Dieser Monitor misst, was davon im Alltag ankommt. Grundlage sind die Eingangsrechnungen, die Selbstständige und kleine Unternehmen in Norman hochladen oder als E-Rechnung empfangen, mit Rechnungsdatum von Januar 2024 bis September 2026.

Vorab eine Klarstellung, denn hier entstehen die meisten Missverständnisse: Eine echte E-Rechnung ist ausschließlich ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der Norm EN 16931. In der Praxis heißt das XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (ein PDF mit eingebettetem XML). Ein gewöhnliches PDF gilt seit 2025 rechtlich nicht mehr als E-Rechnung. Unsere Verarbeitung erkennt diese Formate bei jedem eingehenden Dokument automatisch und liest sie aus. Wir schätzen also nicht; wir zählen.

Das Ergebnis in einem Satz: Fast jedes fünfte Unternehmen erhält inzwischen E-Rechnungen, doch am Rechnungseingang sind sie noch die Ausnahme.

Immer mehr Unternehmen erhalten E-Rechnungen

Im ersten Quartal 2025, dem ersten Quartal der Empfangspflicht, hat rund jedes zehnte aktive Unternehmen mindestens eine echte E-Rechnung erhalten (9,5 Prozent). Bis zum Jahresende stieg der Anteil auf rund 18 Prozent. Im ersten Halbjahr 2026 lag er bei rund 15 Prozent, im dritten Quartal 2026 bei 18,3 Prozent: fast jedes fünfte Unternehmen. Als aktiv zählt, wer im Quartal mindestens drei Eingangsrechnungen verarbeitet hat.

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Der klare Schritt fiel ins Jahr 2025: Der Anteil hat sich von rund jedem zehnten auf fast jedes fünfte Unternehmen nahezu verdoppelt. Seitdem bewegt er sich zwischen rund 15 und 18 Prozent. Bewegungen von 2 bis 3 Punkten von Quartal zu Quartal werten wir nicht als Trend.

Am Rechnungseingang bleibt die E-Rechnung klein

Wer E-Rechnungen erhält, bekommt meist nur wenige. 2024, im Jahr vor der Pflicht, waren 0,3 Prozent aller Eingangsrechnungen echte E-Rechnungen. 2025 waren es 3,5 Prozent, 2026 bislang 3,9 Prozent, also rund 4 Prozent.

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Vier von fünf aktiven Unternehmen haben 2026 bislang keine einzige E-Rechnung erhalten. Und selbst dort, wo E-Rechnungen ankommen, bleiben sie in der Minderheit: Im Median ist rund ein Fünftel des Rechnungseingangs dieser Unternehmen strukturiert. Die E-Rechnung verbreitet sich also in die Breite, aber kaum in die Tiefe.

Die Pointe des Übergangsrechts

Bis Ende 2026 gilt eine bemerkenswerte Asymmetrie. Eine Papierrechnung darf jedes Unternehmen frei versenden. Ein gewöhnliches PDF dagegen nur, wenn der Empfänger zustimmt. Die E-Rechnung wiederum muss jeder Empfänger akzeptieren. Das Übergangsrecht stellt Papier damit besser als die E-Mail mit PDF und macht zugleich das strukturierte Format zum einzigen, das niemand ablehnen kann.

Der weitere Fahrplan: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Dauerhaft ausgenommen sind Kleinunternehmer: Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV); empfangen können müssen sie sie trotzdem.

Was das für 2027 und 2028 bedeutet

Zwischen Unternehmen muss bisher niemand E-Rechnungen ausstellen; wer sie verschickt, tut es freiwillig. Ab 2027 müssen zunächst umsatzstarke Unternehmen, ab 2028 alle außer Kleinunternehmern. Der größere Sprung am Rechnungseingang steht deshalb noch bevor. Ob die Sendepflicht für umsatzstarke Unternehmen ab 2027 die Kurve knickt, wird man hier zuerst sehen.

Dieser Monitor wird quartalsweise an dieser Adresse aktualisiert; Änderungen dokumentiert das Protokoll am Seitenende. Alle Auswertungen dieser Rubrik: Daten & Analysen.

Methodik

Grundlage sind die Eingangsrechnungen, die Selbstständige und Kleinunternehmen in Deutschland in Norman selbst hochgeladen, im Chat übergeben oder als E-Rechnung empfangen haben, mit Rechnungsdatum von Januar 2024 bis September 2026. Unternehmen, deren Belege automatisch über eine Bankanbindung eingehen, sind in allen Zeiträumen ausgeschlossen: Ihre Rechnungen treffen seit April 2026 überwiegend auf diesem Weg ein, und die Zeitreihe soll für alle Quartale dieselben Eingangswege abbilden. Als E-Rechnung zählt ausschließlich ein strukturiertes Format nach EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD), das unsere Verarbeitung beim Einlesen erkennt; gewöhnliche PDFs, Scans und Fotos zählen nicht. Die Zeitreihe folgt dem Rechnungsdatum, nicht dem Upload-Zeitpunkt; das jeweils letzte Quartal ist vorläufig, weil Belege mit Verzögerung eintreffen.

Hauptkennzahl ist der Anteil der aktiven Unternehmen, also der Unternehmen mit mindestens drei Eingangsrechnungen im Quartal, die mindestens eine E-Rechnung erhalten haben. Diese Kennzahl zählt jedes Unternehmen einmal. Den Anteil der E-Rechnungen an allen Eingangsrechnungen weisen wir nur für ganze Jahre aus: Wenige Unternehmen mit vielen E-Rechnungen prägen ihn stark, im Quartal zu stark für eine stabile Aussage. Im Durchschnitt der Unternehmen liegt der Anteil 2026 bei rund 7 Prozent, über alle Rechnungen bei rund 4 Prozent.

Interne und Test-Konten sind ausgeschlossen. Alle Werte sind Anteile; keine veröffentlichte Kennzahl basiert auf weniger als 40 Unternehmen. Absolute Zahlen veröffentlichen wir nicht. Unsere Nutzerbasis ist digitalaffiner als der Durchschnitt; der tatsächliche E-Rechnungs-Anteil dürfte eher niedriger liegen.

Rechtsgrundlagen: FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung, § 34a UStDV sowie das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Wie wir grundsätzlich mit Daten arbeiten, dokumentiert Methodik & Datengrundlage.

Über diese Daten

Norman ist eine Buchhaltungsplattform für Selbstständige und kleine Unternehmen in Deutschland; dort entstehen die hier ausgewerteten, anonymisierten Dokumente. Grafiken und Zahlen dieser Seite dürfen mit Quellenangabe „Norman“ frei verwendet werden. Presseanfragen und Datenwünsche: press@norman.finance.