Drucker absetzen als Selbstständiger 2026: Inkjet, Laser & Multifunktionsgerät richtig abschreiben
Diana
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Ein einfacher Tintenstrahldrucker kostet 80 €, ein vernünftiges Multifunktionsgerät 250 €, ein Business-Laserdrucker mit Duplex und Netzwerk 500 € und mehr. Toner und Patronen schlagen zusätzlich Jahr für Jahr zu Buche. Die gute Nachricht für Selbstständige: Drucker und Scanner stehen in der offiziellen „Computerhardware"-Liste des BMF — du darfst sie seit 2021 vollständig im Kaufjahr absetzen. Hier liest du, was wirklich erlaubt ist, wie du Toner, Papier und Verbrauchsmaterial getrennt buchst und welche Fehler im Home-Office am häufigsten passieren.
Kann ich meinen Drucker steuerlich absetzen?
Ja — wenn du den Drucker für deine selbstständige Tätigkeit nutzt, ist er eine Betriebsausgabe. Das gilt für Freiberufler, Gewerbetreibende, Einzelunternehmer und auch für eine UG oder GmbH. Maßgeblich ist nicht, was auf der Rechnung steht, sondern wie du das Gerät tatsächlich verwendest. Wer regelmäßig Rechnungen, Verträge, Belege, Lieferscheine, Versandetiketten oder Mahnungen druckt, hat damit kein Problem — selbst wenn der Drucker im privat genutzten Wohnzimmer steht.
Auch Arbeitnehmer können einen Drucker grundsätzlich als Werbungskosten ansetzen, wenn sie ihn beruflich nutzen und der Arbeitgeber keinen stellt. Dieser Artikel konzentriert sich aber auf die Selbstständigen-Variante — dort sind die Regeln am großzügigsten und der Vorsteuerabzug holt zusätzlich 19 % zurück.
Buche Drucker, Toner und Papier in 30 Sekunden statt 30 Minuten
Norman erkennt deine Rechnung von Brother, HP, Epson oder Amazon Business automatisch per Foto, ordnet sie der richtigen Kategorie zu und schiebt die Vorsteuer in deine nächste UStVA. Du fotografierst den Beleg, der Rest läuft im Hintergrund.
Die wichtigste Regel seit 2021: 100 % Sofortabschreibung
Bis Ende 2020 musste ein Drucker wie der Laptop über drei Jahre abgeschrieben werden — ein 600 €-Laserdrucker hat sich also nur mit 200 € pro Jahr in der Steuererklärung niedergeschlagen. Seit dem BMF-Schreiben vom 26. Februar 2021 (ergänzt am 22. Februar 2022) gilt für „Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung" eine angenommene Nutzungsdauer von einem Jahr. In der offiziellen Aufzählung sind „Drucker" und „Scanner" ausdrücklich genannt.
Im Klartext: Egal ob dein Drucker 80 € oder 1.800 € kostet — du kannst ihn vollständig im Anschaffungsjahr als Betriebsausgabe ansetzen. Die Regel gilt unverändert auch in 2026. Es spielt keine Rolle, ob du einen einfachen Tintenstrahldrucker, ein Multifunktionsgerät (Drucker + Scanner + Kopierer + Fax) oder einen vernetzten Business-Laser kaufst — alles fällt in dieselbe Schublade.
Zur Sofortabschreibung gehören rund um den Drucker außerdem:
Multifunktionsgeräte (Drucker/Scanner/Kopierer/Fax in einem Gehäuse)
Stand-alone-Scanner und Dokumentenscanner (z. B. Fujitsu ScanSnap, Brother ADS)
Etikettendrucker für Versand und Lagerlogistik (Brother QL, Zebra)
Beleg- und Bondrucker (Epson TM, Star)
Druckserver, Netzwerk-Druckboxen, USB-Druckadapter
Druckertreiber-Software und PDF-Tools
Eine vollständige Übersicht über typische Arbeitsmittel und Bürotechnik findest du in unserer Liste der Equipment-Deductibles. Wer den passenden Laptop absetzen oder einen Monitor absetzen will, wendet exakt dieselbe Regel an.
Wie viel kannst du absetzen? (Voll- vs. Mischnutzung)
Wie bei jedem Arbeitsmittel unterscheidet das Finanzamt drei Szenarien. Beim Drucker ist die Frage „beruflich oder privat" allerdings in der Praxis selten kompliziert.
1. Reine betriebliche Nutzung (über 90 %)
Du druckst Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Verträge, DHL-Versandetiketten und gelegentlich Buchhaltungsbelege. Privat druckst du selten oder gar nicht. Dann ziehst du 100 % der Anschaffungskosten als Betriebsausgabe — das ist der Normalfall für die meisten Selbstständigen, die ohne Sekretariat arbeiten.
2. Gemischte Nutzung (10–90 % betrieblich)
Steht der Drucker im Wohnzimmer und die Kinder drucken regelmäßig Hausaufgaben und Fotos darüber aus, musst du den betrieblichen Anteil schätzen und nur diesen ansetzen. Beispiel: Bei 60 % beruflicher Nutzung und einem Kaufpreis von 400 € sind das 240 € Betriebsausgabe.
Ein realistischer Anhaltspunkt ist das Verhältnis der Druckseiten: Wenn dein Drucker laut Zählerstand 4.000 Seiten im Jahr produziert und du in deiner Buchhaltung 2.800 betriebliche Drucke nachweisen kannst, liegst du bei 70 %. Halte die Schätzung in einer kurzen Notiz fest — bei einer Betriebsprüfung will das Finanzamt im Zweifel sehen, wie du auf die Zahl gekommen bist.
3. Überwiegend privat (unter 10 % betrieblich)
Liegt die berufliche Nutzung unter 10 %, ist der Drucker steuerlich Privatvermögen — die Kosten sind dann nicht abziehbar. Bei einem dedizierten Bürogerät kommt das praktisch nie vor.
Vorsteuer: Wann du 19 % zurückbekommst
Bist du regelbesteuerter Unternehmer (also kein Kleinunternehmer nach § 19 UStG), bekommst du zusätzlich zur einkommensteuerlichen Absetzung die Mehrwertsteuer auf den Drucker zurück. Bei einem Bruttopreis von 595 € zieht das Finanzamt 95 € Vorsteuer ab — du zahlst effektiv nur 500 € netto.
Voraussetzung: Du hast eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer und das Gerät wird zu mindestens 10 % betrieblich genutzt. Bei Druckern an einem Arbeitsplatz ist die 10 %-Hürde leicht erfüllt. Mehr zum Status als Kleinunternehmer findest du in unserem Guide.
Die Vorsteuer ziehst du in der Umsatzsteuervoranmeldung des Monats ab, in dem du die Rechnung erhalten hast — nicht erst in der Jahressteuererklärung. Bestellst du den Drucker im März, taucht die Vorsteuer schon in der UStVA März auf.
Konkretes Rechenbeispiel: Business-Multifunktionsgerät fürs Home-Office
Du kaufst im Juni 2026 ein Brother MFC-L8390CDW Color-Laser-Multifunktionsgerät für 650 € netto plus zwei Original-Tonersets für 240 € netto plus 5.000 Blatt Druckerpapier für 40 € netto. Gesamtsumme: 930 € netto / 1.107 € brutto. Du nutzt das Gerät zu 100 % beruflich.
Betriebsausgabe Drucker (EÜR): 650 € in 2026 — komplett, keine Aufteilung
Betriebsausgabe Toner + Papier: 280 € in 2026 (Verbrauchsmaterial, sowieso sofort)
Vorsteuerabzug: 177 € in der UStVA Juni 2026
Steuerersparnis (Annahme: Grenzsteuersatz 35 %): 930 € × 35 % = 326 € weniger Einkommensteuer
Effektive Kosten: 1.107 € − 177 € − 326 € = 604 €
Statt 1.107 € zahlst du also de facto rund 604 € — der Staat trägt fast 46 % der Kosten mit. Wie viel das bei deinem konkreten Steuersatz ausmacht, kannst du mit unserem Steuerrechner abschätzen.
Toner, Tinte, Papier: Verbrauchsmaterial richtig buchen
Der Drucker selbst ist Sofortabschreibung. Verbrauchsmaterialien sind sogar noch einfacher — sie sind komplett vom ersten Tag an Bürobedarf und werden in dem Jahr abgesetzt, in dem du sie kaufst. Eine Aufteilung über mehrere Jahre gibt es hier nie.
Toner und Druckerpatronen: Bürobedarf, voller Sofortabzug. SKR03 Konto 4930, SKR04 Konto 6815.
Druckerpapier (A4, A3, Etiketten, Versandlabels): Bürobedarf, voller Sofortabzug.
Reinigungstücher, Walzenreiniger, Trommeleinheiten: Bürobedarf bzw. Reparatur und Instandhaltung, voller Sofortabzug.
Reparatur eines defekten Druckers durch Techniker: sofort abzugsfähige Reparaturkosten.
Das hat einen netten Nebeneffekt: Wenn du am Jahresende noch Gewinn nach unten ziehen willst, kann ein Vorrat an Original-Toner für den Folgejahresbedarf das verschieben — solange du den Toner physisch erhalten hast. Aber Vorsicht: Wer plötzlich Toner für drei Jahre einkauft, riskiert den Vorwurf der Gewinnverschiebung. Bleib bei plausiblen Mengen.
So buchst du den Drucker richtig
Du erfasst den Drucker als Betriebsausgabe in deiner EÜR oder Bilanz. Je nach Kontenrahmen lautet die typische Buchung:
SKR03: Konto 4855 (Sofortabschreibung Hard- und Software) gegen Bank/Kasse — bei Nettopreis bis 800 € alternativ Konto 0480 (GWG)
SKR04: Konto 6260 (Sofortabschreibung Computerhardware) gegen Bank/Kasse — bei Nettopreis bis 800 € alternativ 0670 (GWG)
EÜR-Anlage: Position „Sofort abzugsfähige Anschaffungskosten" oder „AfA — Sammelposten/Sofortabschreibung"
In der Praxis ist die genaue Kontonummer egal, solange die Buchung in der Sofortabschreibung landet. Wichtig ist nur: Wähle nicht versehentlich die alte 3-Jahres-AfA — sonst verschiebst du zwei Drittel des Steuervorteils ins nächste und übernächste Jahr. Eine moderne Buchhaltungssoftware setzt das automatisch richtig; ein direkter Vergleich für Selbstständige steht in Norman vs. Lexoffice.
Drucker im Home-Office: Die wichtigsten Sonderfälle
Die meisten Selbstständigen drucken zu Hause. Drei Punkte, die dabei oft falsch laufen:
Häusliches Arbeitszimmer vs. Arbeitsecke
Ob du ein voll abzugsfähiges Arbeitszimmer hast oder nur eine „Arbeitsecke" im Wohnzimmer, ist für den Drucker unerheblich — Arbeitsmittel wie Drucker, Bildschirme und Laptops bleiben unabhängig von dieser Frage in voller Höhe absetzbar. Die Arbeitszimmer-Regelung betrifft nur Mietanteil, Strom und Renovierung, nicht das Equipment. Mehr dazu in unserem Artikel zum Home-Office absetzen.
Drucker zu Hause + Drucker im Co-Working / beim Kunden
Du darfst beide ansetzen — solange du beide tatsächlich nutzt. Für Selbstständige, die pendeln, ist das ein typischer Fall. Bei mehr als zwei Druckern pro Person sollte eine plausible Begründung in deinen Unterlagen liegen (z. B. ein Etikettendrucker fürs Versandhandwerk plus ein Multifunktionsgerät für die allgemeine Korrespondenz).
Drucker verschenkt oder verkauft
Verkaufst du einen alten betrieblichen Drucker (eBay Kleinanzeigen, Refurbish-Plattform), ist der Erlös eine Betriebseinnahme — das musst du in deiner EÜR erfassen. Verschenkst du ihn an einen Familienangehörigen, gilt eine Entnahme zum aktuellen Marktwert. Drei Jahre alte Drucker bringen oft nur noch 30–80 €, das fällt steuerlich kaum ins Gewicht.
Häufige Fehler — und wie du sie vermeidest
Fehler 1: Privatkauf bei MediaMarkt ohne Geschäftsadresse
Eine Quittung ohne deinen Namen reicht nicht für den Vorsteuerabzug. Bestelle den Drucker als Geschäftskunde und lass dir eine Rechnung mit deinem Firmennamen ausstellen — bei HP Business, Brother Direct, Amazon Business oder MediaMarkt-Geschäftskunden funktioniert das ohne Aufpreis.
Fehler 2: Verbrauchsmaterial vergessen
Toner, Patronen, Papier, Trommeln — alles sofort abzugsfähig. Über ein Jahr kommen 200–600 € an Verbrauchskosten zusammen, die oft auf separaten Belegen liegen und beim Steuern-Sortieren am Jahresende verloren gehen. Wenn du Belege per Foto erfasst, bleibt nichts liegen.
Fehler 3: Im falschen Jahr gebucht
Maßgeblich ist das Jahr der Anschaffung — also wann du den Drucker bekommen hast, nicht wann du die Rechnung gezahlt hast. Bestellst du im Dezember 2026 und das Gerät wird erst Anfang Januar 2027 geliefert, gehört die Buchung ins Jahr 2027.
Fehler 4: Falscher Mehrwertsteuersatz bei EU-Bestellungen
Auf Drucker aus dem EU-Ausland (z. B. HP B2B in den Niederlanden oder Brother Direct über ein anderes EU-Land) bekommst du eine Netto-Rechnung mit Reverse-Charge-Hinweis. Die deutsche Vorsteuer und Erwerbsteuer trägst du dann selbst in der UStVA ein — viele Selbstständige übersehen das. Mehr Hintergrund zur Mechanik in unserem Reverse-Charge-Wiki.
Fehler 5: Leasing falsch eingeordnet
Viele Hersteller (HP Instant Ink, Brother Refresh EZ Print, Lexmark Smart) bieten Drucker als Abomodell oder Druck-Flatrate an. Das ist steuerlich kein Anlagekauf, sondern eine laufende Betriebsausgabe — du buchst die monatliche Zahlung direkt als Aufwand, nicht als Abschreibung. Vorteil: Du kannst das jederzeit kündigen und musst nichts ins Anlagevermögen einbuchen.
Häufige Fragen
Kann ich Druckerpatronen einzeln absetzen?
Ja — Toner und Tinte sind Verbrauchsmaterial und unabhängig vom Drucker selbst voll im Kaufjahr abziehbar. Auch ein Vorrat (z. B. drei Sets Original-Toner) ist unproblematisch, solange er für die übliche Druckmenge in einem überschaubaren Zeitraum bestimmt ist.
Was ist mit dem Druckerpapier?
Druckerpapier zählt als Bürobedarf — du setzt es voll im Kaufjahr ab. Das gilt auch für Spezialpapier (Fotopapier, Etikettenbögen, DHL-Versandlabels, Glanzkarton für Visitenkarten).
Multifunktionsgerät: nur Drucker oder auch Scanner und Fax absetzbar?
Das gesamte Gerät als Einheit. Drucker, Scanner und Faxmodul fallen alle unter die BMF-Sofortabschreibungs-Liste. Es gibt keine Aufteilung nach Funktionen — ein Multifunktionsgerät wird genau wie ein einzelner Drucker behandelt.
Was ist mit einem 3D-Drucker?
3D-Drucker sind nicht in der BMF-Liste enthalten, weil sie nicht der „Dateneingabe und -verarbeitung" dienen, sondern der Fertigung. Hier gilt weiterhin die reguläre AfA-Tabelle — typisch 5–8 Jahre Nutzungsdauer. Bei einem Hobby-3D-Drucker für 300 € kannst du allerdings die GWG-Regel anwenden (Nettopreis bis 800 €, voll im Kaufjahr).
Muss ich einen Drucker ins Anlageverzeichnis eintragen?
Bei der einjährigen Sofortabschreibung gibt es keine formelle Pflicht zur Anlageverzeichnis-Führung. Trotzdem empfehle ich, jede Anschaffung über 250 € netto kurz zu erfassen (Datum, Betrag, Gerät) — das hilft bei einer Betriebsprüfung enorm und kostet 30 Sekunden pro Beleg.
Lohnt sich der Kauf zum Jahresende?
Wenn du ein gutes Jahr hattest und Steuern sparen willst: ja. Ein Drucker für 600 € im Dezember reduziert deinen Gewinn um 600 € und spart bei einem Grenzsteuersatz von 35 % rund 210 € Steuern. Wenn du sowieso vorhattest, das alte Gerät zu ersetzen, ist Dezember der bessere Monat als Januar.
Was, wenn ich gar nicht drucke und nur scanne?
Ein reiner Dokumentenscanner ist ebenfalls in der BMF-Liste genannt — 100 % im Kaufjahr abziehbar. Wer nur eingehende Rechnungen digitalisiert, ist mit einem ScanSnap oder Brother ADS für 250–400 € oft besser bedient als mit einem klobigen Multifunktionsgerät.
Fazit
Ein Drucker ist eine der einfachsten Betriebsausgaben für Selbstständige im Jahr 2026. Seit 2021 darfst du den vollen Kaufpreis im Anschaffungsjahr absetzen — egal ob 80 € Tintenstrahler oder 1.500 € Color-Laser. Toner, Tinte und Papier laufen sowieso direkt als Bürobedarf. Wichtig sind nur drei Dinge: ordnungsgemäße Rechnung auf deinen Namen, ehrliche Schätzung der privaten Nutzung (in der Praxis selten ein Thema bei Bürodruckern) und die richtige Buchung als Sofortabschreibung. Wenn du das automatisieren willst, statt jeden Tonerkauf von Hand einzutragen, schau dir Norman im Vergleich zu sevdesk an — die Belegerfassung passiert dann per Foto in Sekunden, und die Vorsteuer landet automatisch in deiner nächsten UStVA.