Drucker absetzen 2026: GWG, AfA & Vorsteuer richtig nutzen

Der alte Laser hat aufgegeben, der Tintenstrahler frisst pro Patrone halbe Stundensätze, also ein neuer Drucker. 199 € beim Discounter, 1.490 € als Multifunktionsgerät mit Scanner und ADF: Beides ist als Selbstständiger oder GmbH abzugsfähig, aber sehr unterschiedlich. Unter der GWG-Grenze ziehst du den vollen Betrag noch im Kaufjahr ab. Darüber hast du seit 2021 die Wahl, den Drucker in nur einem Jahr abzuschreiben oder ihn über drei Jahre in der AfA-Tabelle laufen zu lassen.

Das klingt unspektakulär, kostet aber viele Solo-Selbstständige jedes Jahr unnötig Steuer. Wer den Drucker im falschen Konto bucht, das Vorsteuer-Feld vergisst oder die private Mitnutzung nicht sauber ausweist, verschenkt Geld oder fällt bei der Betriebsprüfung auf.

Hier kommen die fünf Regeln, mit denen du Drucker, Multifunktionsgerät und Toner 2026 sauber in der EÜR oder im Jahresabschluss der GmbH unterbringst.

Das Wichtigste in Kürze

• Bis 800 € netto (952 € brutto): Sofortabzug als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG), 100 % im Kaufjahr.
• Über 800 € netto: Du hast die Wahl. Entweder in einem Jahr komplett abschreiben (BMF-Regel für Computer-Peripherie) oder klassisch über 3 Jahre linear.
• Vorsteuer: Bei Regelbesteuerung holst du dir die 19 % über die Umsatzsteuervoranmeldung zurück, Kleinunternehmer nicht.
• Private Mitnutzung: Ab 10 % anteilig, ab 90 % voll absetzbar.
• Toner, Papier, Wartung: immer sofort und in voller Höhe abziehbar.

Regel 1: Bis 800 € netto gilt der Sofortabzug als GWG

Liegt der Nettokaufpreis bei maximal 800 € (§ 6 Abs. 2 EStG), ist der Drucker ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) und im Kaufjahr zu 100 % als Betriebsausgabe absetzbar. Brutto entspricht das bei 19 % Umsatzsteuer 952 € inklusive USt.

Die 800-€-Grenze gilt seit 2018 unverändert. Die im Wachstumschancengesetz geplante Anhebung auf 1.000 € wurde im Vermittlungsausschuss gekippt und ist nicht in Kraft, für 2026 bleibt es also bei 800 € netto.

Konkret heißt das: Ein 599-€-Multifunktionsgerät (503 € netto + 96 € USt) landet im Anschaffungsjahr komplett in der EÜR. Keine AfA, keine Tabellenkalkulation über mehrere Jahre.

Wichtig:

• Die 800-€-Grenze gilt pro Gerät, nicht pro Rechnung. Zwei 700-€-Drucker auf einer Rechnung sind also zweimal GWG, nicht einmal AfA.
• Für GWG ab netto 250,01 € musst du ein laufendes Verzeichnis führen (Anschaffungsdatum, Hersteller, Seriennummer, Kaufpreis). Mehr dazu in unserem Leitfaden zur GWG-Sofortabschreibung.

Regel 2: Über 800 € netto wahlweise 1 Jahr oder 3 Jahre AfA

Kostet der Drucker netto mehr als 800 €, ist er kein GWG mehr. Und trotzdem musst du ihn nicht zwingend über Jahre strecken, denn seit dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 gilt für Computerhardware eine Nutzungsdauer von einem Jahr. Und das BMF nennt ausdrücklich auch Peripheriegeräte wie Drucker und Scanner. Du hast damit ein echtes Wahlrecht:

Die 1-Jahres-Variante ist der große Hebel: Ein Drucker für 1.490 € netto ist damit komplett im Kaufjahr abziehbar, obwohl er weit über der GWG-Grenze liegt. Das BMF beanstandet es nicht, wenn das Gerät im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgeschrieben wird, unabhängig vom Kaufmonat.

Willst du den Gewinn lieber über mehrere Jahre glätten, nimmst du die klassische lineare AfA über 3 Jahre nach der amtlichen AfA-Tabelle. Sie läuft dann zeitanteilig (pro rata temporis) nach § 7 Abs. 1 Satz 4 EStG. Beispiel für einen Production-Multifunktionsdrucker, gekauft am 15. März 2026 für 3.000 € netto:

Für GmbHs gilt dasselbe Wahlrecht, nur läuft die Buchung über das Anlageverzeichnis. Details dazu in unserem Leitfaden zu Abschreibungen in der GmbH.

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Regel 3: Vorsteuerabzug, vergiss die 19 % nicht

Bist du vorsteuerabzugsberechtigt (also Regelbesteuerung, keine Kleinunternehmerregelung), holst du die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer über die Umsatzsteuervoranmeldung vom Finanzamt zurück. Bei einem 599 € brutto Drucker sind das 96 € Vorsteuer.

Voraussetzung: Auf der Rechnung müssen die Pflichtangaben nach § 14 UStG stehen, also Name & Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr, Datum, Nettobetrag, USt-Satz und USt-Betrag. Ohne korrekte Rechnung kein Vorsteuerabzug, egal wie hoch der Beleg ist.

Wichtig: Der Vorsteuerabzug ist unabhängig davon, welchen Abschreibungsweg du wählst. Die vollen 96 € ziehst du im Kaufjahr, auch wenn du die Netto-Anschaffungskosten über drei Jahre streckst.

Kleinunternehmer: Du kannst zwar den Bruttobetrag als Betriebsausgabe absetzen, aber keine Vorsteuer ziehen. Was sich für deine Konstellation rechnet, klären wir im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.

Regel 4: Private Mitnutzung sauber aufteilen

Der Drucker steht im Wohnzimmer und du druckst auch Bordkarten und Schulzeugnisse drauf? Dann gilt:

• < 10 % betrieblich: kein Betriebsausgabenabzug, der Drucker bleibt Privatvermögen.
• 10–90 % betriebliche Nutzung: anteiliger Abzug. Bei 60 % beruflicher Nutzung setzt du 60 % der Kosten ab (GWG anteilig, AfA anteilig, Vorsteuer anteilig).
• > 90 % betrieblich: voller Abzug. Die Privatnutzung gilt als unwesentlich.

Den Nutzungsanteil schätzt du sachgerecht, zum Beispiel über ein vierwöchiges Druckerprotokoll mit Seitenzählung. Das Finanzamt akzeptiert plausible Schätzungen, will aber im Zweifel Belege sehen. Wenn du ohnehin ein häusliches Arbeitszimmer absetzt, ist die Argumentation deutlich einfacher.

Regel 5: Toner, Papier & Wartung sofort abziehen

Verbrauchsmaterial ist nie GWG, immer sofortige Betriebsausgabe:

• Toner, Tinte, Papier, USB-Druckkabel: 100 % im Jahr der Anschaffung abziehbar, unabhängig vom Betrag.
• Wartungsverträge und Reparaturen: laufende Betriebsausgaben, voll abziehbar.
• Mietdrucker: Die monatliche Miete ist 100 % Betriebsausgabe, und du musst dir gar keine Gedanken über AfA machen.

Buche das auf ein eigenes Konto (z. B. „Bürobedarf" SKR03 4930 / SKR04 6815), nicht zusammen mit dem Drucker selbst, sonst sieht das Anlageverzeichnis unsauber aus.

Was 2026 wichtig wird: Beleg & Buchung sauber halten

Egal ob 199 € oder 3.000 €, das Finanzamt verlangt seit GoBD eine lückenlose, unveränderbare Dokumentation. Konkret:

• Originalbeleg (digital oder Papier) mit allen Pflichtangaben
• Buchung im richtigen Konto (GWG, Anlage- oder Bürobedarf)
• Kein nachträgliches Ändern des Belegs (Stichwort revisionssicherer Speicher)

Beleg verloren? Mit einem Eigenbeleg rettest du den Betriebsausgabenabzug, den Vorsteuerabzug rettet er aber nicht, weil dafür die Originalrechnung Pflicht ist.

Norman ordnet jeden Beleg automatisch dem richtigen Konto zu, erkennt GWG vs. AfA und schreibt den Drucker über ein oder drei Jahre selbstständig ab. Für GmbHs läuft das Ganze direkt ins Anlageverzeichnis und in den Jahresabschluss, siehe Steuern für GmbH und Steuern für Selbstständige.

Häufige Fragen zum Drucker absetzen

Kann ich einen Drucker sofort komplett absetzen?

Ja. Bis 800 € netto ist er ein GWG und sofort zu 100 % abziehbar. Über 800 € netto kannst du dank der BMF-Regel für Computer-Peripherie die Nutzungsdauer von einem Jahr ansetzen und ihn ebenfalls komplett im Kaufjahr abschreiben, unabhängig vom Preis.

Über wie viele Jahre wird ein Drucker abgeschrieben?

Standardmäßig nennt die AfA-Tabelle für Drucker und Multifunktionsgeräte eine Nutzungsdauer von 3 Jahren. Seit dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 darfst du für Computerhardware inklusive Peripheriegeräte aber auch eine Nutzungsdauer von einem Jahr wählen, also faktisch sofort abschreiben.

Wie hoch ist die GWG-Grenze 2026?

800 € netto (952 € brutto bei 19 % USt). Die geplante Erhöhung auf 1.000 € aus dem Wachstumschancengesetz ist nicht umgesetzt worden, es bleibt für 2026 bei 800 €.

Kann ein Kleinunternehmer den Drucker absetzen?

Ja, als Betriebsausgabe mit dem Bruttobetrag, weil er die Vorsteuer nicht ziehen darf. Die GWG- und AfA-Regeln zur Verteilung über die Jahre gelten dabei genauso.

Kann ich einen gebrauchten oder privat gekauften Drucker absetzen?

Ja. Einen gebraucht gekauften Drucker setzt du nach denselben Regeln ab. Einen bereits privat vorhandenen Drucker kannst du als Einlage ins Betriebsvermögen bringen, angesetzt mit dem aktuellen Zeitwert (Teilwert). Vorsteuer gibt es bei der Einlage aber nicht.

Fazit

Drucker absetzen 2026 ist kein Hexenwerk: Bis 800 € netto sofort 100 % im Kaufjahr, darüber wahlweise in einem Jahr (BMF) oder über 3 Jahre AfA, Vorsteuer immer mitnehmen, private Mitnutzung sauber dokumentieren, Toner & Papier separat verbuchen. Wer das diszipliniert macht, schenkt dem Finanzamt keinen Cent und steht in der Betriebsprüfung sauber da.