Token KSeF: jak go uzyskać i dodać do Normana
Z tokenem Norman wysyła Twoje faktury do KSeF i pobiera faktury zakupu. JDG generuje token samodzielnie, a spółka potrzebuje pieczęci kwalifikowanej albo osoby wskazanej w ZAW-FA.
Aktualizacja
Norman łączy się z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) tokenem Twojej firmy. Z tokenem Norman:
- wysyła do KSeF faktury wystawione w Normanie,
- pobiera z KSeF Twoje faktury sprzedaży i zakupu cztery razy dziennie.
Token musi być wygenerowany dla NIP firmy i mieć dwa uprawnienia: wystawianie faktur i przeglądanie faktur. Innych uprawnień Norman nie potrzebuje.
JDG: wygeneruj token samodzielnie
Właściciel JDG ma uprawnienia w KSeF automatycznie. Zawiadomienie ZAW-FA nie jest potrzebne.
- Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl) Profilem Zaufanym, w aplikacji mObywatel, przez bank, e-dowodem albo podpisem kwalifikowanym.
- Otwórz Tokeny → Generuj token.
- Zaznacz uprawnienia wystawianie faktur i przeglądanie faktur.
- Skopiuj token i wklej go w Normanie (zobacz niżej).
Sp. z o.o.: pieczęć albo osoba wskazana w ZAW-FA
Spółka loguje się do KSeF kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą jej NIP.
Bez pieczęci spółka składa w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA: na papierze, przez e-Urząd Skarbowy albo przez e-Doręczenia (nie przez ePUAP). Wskazuje w nim jedną osobę fizyczną. Ta osoba loguje się własnymi danymi w kontekście NIP spółki, może nadawać dalsze uprawnienia i generuje token z tymi samymi dwoma uprawnieniami.
Tokenu może używać tylko osoba, która go wygenerowała, albo aplikacja działająca w jej imieniu. Dlatego każda osoba ma własny token.
Dodaj token w Normanie
- Upewnij się, że w ustawieniach jest NIP firmy: KSeF sprawdza token właśnie dla niego.
- Otwórz Konto → Podatki, sekcja KSeF (e-faktury). Ten sam krok znajdziesz na stronie głównej jako Dodaj token KSeF.
- Wklej token w polu Token KSeF i zapisz ustawienia.
Przed zapisaniem Norman sprawdza token w KSeF. Pod polem zobaczysz wynik:
| Komunikat | Co zrobić |
|---|---|
| KSeF przyjął ten token | Nic. Norman może wysyłać i pobierać faktury. |
| Nie udało się połączyć z KSeF, aby sprawdzić ten token | Token jest zapisany. Norman wkrótce sprawdzi go ponownie. Możesz też kliknąć Sprawdź ponownie. |
| KSeF odrzucił ten token | Token nie zostaje zapisany. Wygeneruj nowy dla NIP firmy. |
| Temu tokenowi brakuje uprawnień potrzebnych Normanowi | Token nie zostaje zapisany. Wygeneruj token z uprawnieniami do wystawiania i przeglądania faktur. |
Norman przechowuje token w postaci zaszyfrowanej i nie pokazuje go po zapisaniu. Aby go zmienić, wklej nowy. Jeśli unieważnisz token w KSeF, dodaj w Normanie nowy.
Pobieranie faktur z KSeF
Opcja Automatycznie pobieraj faktury z KSeF jest domyślnie włączona. Norman pobiera wtedy faktury sprzedaży i zakupu cztery razy dziennie, a pierwsze pobranie obejmuje 90 dni wstecz. Pobranie na żądanie uruchomisz przyciskiem Synchronizuj z KSeF na stronie Faktury.
Co dalej
- Faktury wystawione, zanim dodasz token, nie trafiają do KSeF automatycznie. Zobacz Faktury, które nie trafiły do KSeF.
- Jak wygląda wysyłka i statusy: Wysyłka faktur do KSeF.
- Jeśli Twoja firma musi korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 r. (sprzedaż w 2024 r. powyżej 200 mln zł), napisz do pomocy: w aplikacji nie ma jeszcze takiego ustawienia.