Przypomnienia o płatności i e-maile do klientów

Norman może sam przypominać klientom o nieopłaconych fakturach. Przypomnienia wychodzą e-mailem, więc klient musi mieć w Normanie adres e-mail.

Włącz przypomnienie na fakturze

W ostatnim kroku wystawiania faktury zaznacz Przypominaj o płatności. Norman przypomina klientowi według Twojej reguły, aż faktura zostanie opłacona. Możesz też dodać przypomnienie w wybranym dniu.

Automatyczne przypomnienia o płatności są dostępne w płatnych planach.

Ustaw etapy przypomnień

1. Otwórz Faktury, kliknij Ustawienia i przejdź do sekcji E-maile.
2. W części Przypomnienia o płatności zaznacz Przypominaj automatycznie.
3. Włącz etapy, których chcesz używać, i ustaw dla każdego, ile dni przed terminem albo po terminie ma wyjść:
   • Informacja przed terminem,
   • Przypomnienie o płatności,
   • Wezwanie do zapłaty,
   • Ostateczne wezwanie.
4. Dla etapów po terminie możesz wpisać Opłata.
5. Zapisz zmiany.

Przypomnienia wychodzą w dni robocze o 9:00 i kończą się, gdy faktura zostanie opłacona lub anulowana. Jeśli Norman nie może sprawdzić płatności na Twoim koncie, dzień roboczy wcześniej dostaniesz powiadomienie z opcjami Już zapłacona i Nie wysyłaj. Dlatego warto połączyć rachunek bankowy albo regularnie importować wyciągi: zobacz Bank i import wyciągów CSV.

Przy opłacie e-mail pokazuje sumę, a klient płaci przelewem, nie online. Przypomnienia do faktur w innej walucie niż waluta firmy wychodzą bez opłaty.

Odsetki ustawowe i rekompensata

Dla etapów po terminie możesz zaznaczyć Odsetki ustawowe i Rekompensata za koszty odzyskiwania. Każda zaznaczona pozycja dodaje do e-maila jedno zdanie bez kwoty, w e-mailach po polsku i angielsku. Zdanie o rekompensacie trafia tylko do klientów firmowych.

Podstawą jest ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych: odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (art. 7) i rekompensata za koszty odzyskiwania należności, która wynosi 40, 70 albo 100 euro w zależności od kwoty świadczenia (art. 10). Norman nie wylicza tych kwot i nie dolicza ich do przypomnienia: zdania informują klienta o Twoim prawie.

Szablony e-maili

W sekcji E-maile dopasujesz też teksty e-maili: faktury, faktury korygującej, oferty, dokumentu WZ i każdego etapu przypomnień.

1. W części Szablony wybierz rodzaj e-maila i Język: polski, angielski albo niemiecki. Dla polskiej firmy domyślny jest polski.
2. Wybierz Własny szablon i wpisz tekst. Wpisz #, aby wstawić zmienną, na przykład numer faktury.
3. Aby wrócić do tekstu Normana, kliknij Przywróć tekst domyślny.

Jeśli chcesz dostawać kopię każdego e-maila do klienta, zaznacz Wysyłaj kopię każdego e-maila na mój adres.

Czego Norman jeszcze nie robi

• Nie wylicza odsetek ani rekompensaty w kwocie.
• Nie wysyła przypomnień SMS-em ani listem.
• Nie przekazuje sprawy do windykacji.

Zobacz też Wystawianie faktur w Normanie.