Jak założyć spółkę z o.o.: S24 albo notariusz, KRS i obowiązki po wpisie

Spółkę z o.o. zakładasz na jeden z dwóch sposobów: online w systemie S24 na wzorcu umowy albo u notariusza, z wnioskiem do KRS składanym przez Portal Rejestrów Sądowych. Spółka powstaje z chwilą wpisu do KRS.

S24 czy notariusz

Jeśli wniosek nie trafi do sądu w terminie, umowa spółki ulega rozwiązaniu.

PCC-3 przy S24. Podstawą jest kapitał zakładowy minus opłata sądowa za wpis (250 zł), a przy umowie u notariusza także jego wynagrodzenie z VAT. Przy kapitale 10 000 zł: (10 000 − 250) × 0,5% = 48,75 zł, po zaokrągleniu 49 zł. Spółka składa PCC-3 elektronicznie w e-Deklaracjach z podpisem kwalifikowanym (profil zaufany ani dane autoryzujące nie wystarczą) albo na papierze w urzędzie skarbowym siedziby. Podatek płaci na rachunek tego urzędu, nie na mikrorachunek. Formularz elektroniczny wymaga NIP spółki, który spółka dostaje z wpisem do KRS. Pełne zestawienie kosztów z przykładem znajdziesz w artykule Jak założyć spółkę z o.o. w 2026.

Co ustalić przed rejestracją

• Nazwa: dowolna, ale z dodatkiem „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” albo „sp. z o.o.”. Sprawdź w KRS, czy podobna nazwa nie jest zajęta.
• Siedziba: miejscowość, od której zależy sąd rejestrowy i urząd skarbowy.
• Przedmiot działalności: kody PKD 2025.
• Kapitał zakładowy: co najmniej 5000 zł, a jeden udział co najmniej 50 zł. Na przykład 100 udziałów po 50 zł.
• Wspólnicy: ile udziałów obejmuje każdy z nich.
• Zarząd: co najmniej jedna osoba, wspólnik albo ktoś spoza spółki, oraz sposób reprezentacji.

W S24 każdy wspólnik i członek zarządu zakłada konto i podpisuje dokumenty podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym. Przy notariuszu umowę podpisujecie w kancelarii, a wniosek do KRS zarząd podpisuje elektronicznie.

Po wpisie do KRS

• NIP i REGON: spółka dostaje je automatycznie, NIP widać w KRS.
• NIP-8: w ciągu 21 dni od wpisu zgłoś w urzędzie skarbowym dane uzupełniające: rachunki bankowe (trafią na białą listę), kto prowadzi księgi i gdzie są przechowywane, dane kontaktowe. Elektronicznie w e-Deklaracjach z podpisem kwalifikowanym.
• CRBR: w ciągu 14 dni od wpisu, bez sobót i dni ustawowo wolnych od pracy, zgłoś beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Zgłasza osoba uprawniona do reprezentacji, z profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym, tylko online. Każdą późniejszą zmianę zgłaszasz w tym samym terminie.
• VAT-R: przed pierwszą sprzedażą z VAT, jeśli spółka będzie czynnym podatnikiem VAT. Zobacz Kto musi płacić VAT.
• ZUS: jedyny wspólnik zgłasza się do ZUS w ciągu 7 dni od wpisu spółki: jako płatnik (ZUS ZFA) i do ubezpieczeń (ZUS ZUA, kod tytułu 05 43). Pracowników zgłasza się w ciągu 7 dni od zatrudnienia. Zobacz ZUS w spółce z o.o..
• Księgi rachunkowe: spółka prowadzi pełną księgowość od początku, także jako spółka w organizacji. Zobacz Opodatkowanie spółki z o.o..
• e-Doręczenia: załóż adres do e-Doręczeń dla spółki.

W Normanie

Wybierz Załóż spółkę z o.o.: Norman zbierze dane spółki, kapitału, wspólników i zarządu, wskaże drogę (S24 albo notariusz) i przygotuje dokumenty zarządu do podpisu. Umowę spółki i wniosek do KRS składasz samodzielnie. Po umowie i wpisie Norman pokazuje obowiązki z terminami: liczy PCC i przygotowuje plik PCC-3 (XML), plik ZUS ZFA i ZUA dla eZUS, dane do CRBR (PDF) i plik NIP-8 (XML) z rachunkami podłączonymi w Normanie. Pliki składasz sam w e-Deklaracjach, w eZUS i w CRBR, a w Normanie oznaczasz je jako złożone. Zobacz Zakładanie JDG albo sp. z o.o. z Normanem i po wpisie Pierwsze kroki: sp. z o.o. w Normanie.

Źródła: Kodeks spółek handlowych, art. 154, 157, 157¹, 158, 163, 169 i 201, ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, art. 52, ustawa o PCC, art. 6 ust. 9, art. 7 i 10, ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników, art. 5 ust. 2c, ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, art. 60 i 61, ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 13, 36 i 43, S24, Portal Rejestrów Sądowych, CRBR.