Koszt zatrudnienia pracownika w spółce w 2026 i 2027 r.

Pracownik na umowie o pracę kosztuje małą spółkę w 2026 r. o 20,48% więcej niż jego wynagrodzenie brutto, a przy płacy minimalnej 4 806 zł to 5 790,28 zł miesięcznie. W 2027 r. płaca minimalna wynosi 4 950 zł, więc koszt pracodawcy rośnie do 5 963,77 zł miesięcznie przy tych samych stopach składek.

Stan prawny na 12 października 2026 r.

Do tej kwoty dochodzą wpłata na PPK (1,5% brutto), wynagrodzenie za pierwsze dni choroby pracownika oraz badania lekarskie i szkolenie BHP przed rozpoczęciem pracy. Poniżej znajdziesz tabelę kwot, skład kosztu, przykład z podatkiem CIT i listę obowiązków przy pierwszym pracowniku.

Ile kosztuje pracownik w 2026 i 2027 r.

Tabela dotyczy pełnego etatu, pracownika, który złożył PIT-2, podstawowych kosztów uzyskania przychodu (250 zł) i składki wypadkowej 1,67%. Kwoty są miesięczne.

Kolumna „Netto pracownika” nie uwzględnia PPK. Przy kwotach 7 000 zł i 10 000 zł wyniki są takie same w 2026 i 2027 r., bo stopy składek się nie zmieniają. Przy płacy minimalnej przejście na 2027 r. kosztuje spółkę 173,49 zł więcej miesięcznie, czyli 2 081,88 zł w roku.

Własne kwoty, cały rok, limit 30-krotności i próg 120 000 zł policzysz w kalkulatorze kosztów pracodawcy.

Z czego składa się koszt pracodawcy

Koszt pracodawcy to wynagrodzenie brutto plus składki, które spółka płaci z własnych pieniędzy. Składki społeczne pracownika (13,71% brutto), składka zdrowotna i zaliczka na PIT są potrącane z jego wynagrodzenia, więc nie zwiększają kosztu spółki. Składkę zdrowotną pracodawca tylko oblicza, pobiera z dochodu pracownika i odprowadza (art. 85 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

Ustawa o sus to ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Stopę wypadkową 1,67% stosuje spółka, która zgłasza do tego ubezpieczenia najwyżej 9 osób: to połowa najwyższej stopy dla grup działalności. Przy co najmniej 10 ubezpieczonych stopę ustala ZUS na podstawie grupy działalności i wskaźnika korygującego, a o jej wysokości zawiadamia do 20 kwietnia (art. 28 ust. 2 i art. 32 ustawy wypadkowej).

Składki emerytalną i rentową płaci się tylko do 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w roku: 282 600 zł w 2026 r. (art. 19 ust. 1 ustawy o sus). Pracownik zarabiający ponad 23 550 zł miesięcznie dochodzi do limitu przed końcem roku i od tego miesiąca obie składki spadają.

Kiedy Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy nie są należne

Spółka nie płaci tych składek:

• gdy podstawa w przeliczeniu na pełny miesiąc jest niższa od płacy minimalnej, na przykład przy pracy na pół etatu (art. 259 ust. 1 ustawy o rynku pracy);
• za kobiety, które ukończyły 55 lat, i mężczyzn, którzy ukończyli 60 lat (art. 261);
• przez 12 miesięcy za zatrudnionego bezrobotnego po 50. roku życia, zarejestrowanego w urzędzie pracy w ciągu 30 dni przed zatrudnieniem, oraz za skierowanego przez urząd pracy bezrobotnego przed 30. rokiem życia (art. 262);
• przez 36 miesięcy za pracownika, który wraca z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego (art. 263).

Te zwolnienia obejmują też Fundusz Solidarnościowy, bo do jego składek stosuje się przepisy o Funduszu Pracy (art. 4 ust. 1 ustawy o Funduszu Solidarnościowym). Pół etatu za 2 403 zł w 2026 r. kosztuje więc spółkę 2 836,26 zł, czyli 18,03% ponad brutto.

Przykład: 10 000 zł brutto w 2026 r.

1. Składki pracodawcy wynoszą 976 + 650 + 167 + 245 + 10 = 2 048 zł. Koszt pracodawcy to 12 048 zł miesięcznie i 144 576 zł rocznie.
2. Pracownik płaci z brutto składki społeczne 1 371 zł (13,71%) i składkę zdrowotną 776,61 zł (9% od 8 629 zł).
3. Zaliczka na PIT: 10 000 zł minus 1 371 zł składek i 250 zł kosztów daje 8 379 zł. To 1 005,48 zł podatku (12%) minus 300 zł z PIT-2, czyli 705 zł po zaokrągleniu (art. 32 ust. 2 i art. 31b ustawy o PIT).
4. Na rękę pracownik dostaje 7 147,39 zł, czyli około 59% kosztu pracodawcy.
5. Całe 12 048 zł jest kosztem uzyskania przychodu spółki w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne. Warunek: pensja wypłacona i składki opłacone w terminie (art. 15 ust. 4g i 4h ustawy o CIT). Jeśli spółka ma dochód, przy stawce 19% obniża to CIT o 2 289,12 zł miesięcznie, a przy 9% o 1 084,32 zł.
6. Z PPK spółka płaci 12 198 zł. Pracownik wpłaca 200 zł (2%), a wpłata pracodawcy zwiększa jego zaliczkę na PIT do 723 zł, więc dostaje 6 929,39 zł.

Niewypłacone wynagrodzenia i nieopłacone składki nie są kosztem, dopóki spółka ich nie zapłaci (art. 16 ust. 1 pkt 57 i 57a ustawy o CIT). Która stawka CIT dotyczy spółki, wyjaśniamy w artykule CIT 9% czy 19%.

Koszty poza pensją i składkami

• Badania lekarskie. Spółka wydaje skierowanie i nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia lekarskiego. Badania wstępne, okresowe i kontrolne są na koszt pracodawcy (art. 229 § 4, § 4a i § 6 Kodeksu pracy).
• Szkolenie BHP. Pracownik przechodzi szkolenie przed dopuszczeniem do pracy, a potem szkolenia okresowe (art. 237³ § 2 Kodeksu pracy). Pracodawca sam też odbywa szkolenie BHP w zakresie potrzebnym do swoich obowiązków (art. 237³ § 2¹).
• Choroba. Za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym pracownik dostaje od pracodawcy 80% wynagrodzenia, a w ciąży i po wypadku w drodze do pracy 100%. Od roku po ukończeniu 50 lat ten okres wynosi 14 dni (art. 92 § 1 i § 5 Kodeksu pracy). Potem pracownik dostaje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia (art. 92 § 4).
• Urlop. Pracownikowi przysługuje 20 dni płatnego urlopu w roku, a po 10 latach stażu 26 dni (art. 154 § 1 Kodeksu pracy). Za urlop dostaje wynagrodzenie jak za pracę (art. 172), więc koszt miesięczny się nie zmienia, ale spółka płaci też za dni nieobecności.

Obowiązki, które rosną z liczbą pracowników

Spółka z mniej niż 50 etatami nie musi tworzyć funduszu socjalnego ani wypłacać świadczenia urlopowego. Jeśli nie ma układu zbiorowego ani obowiązku regulaminu wynagradzania i nie robi żadnej z tych rzeczy, informuje o tym pracowników w pierwszym miesiącu roku (art. 3 ust. 3 i 3a ustawy o ZFŚS).

Pierwszy pracownik w spółce: kroki i terminy

1. Umowa. Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeśli nie została tak zawarta, spółka przed dopuszczeniem do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie strony, rodzaj i warunki umowy (art. 29 § 2 Kodeksu pracy).
2. Badania i BHP. Skierowanie na badania wstępne, orzeczenie lekarskie i szkolenie wstępne muszą być gotowe przed pierwszym dniem pracy.
3. Informacja o warunkach zatrudnienia. W ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy spółka informuje pracownika między innymi o normie czasu pracy, przerwach, wymiarze urlopu i okresie wypowiedzenia (art. 29 § 3 Kodeksu pracy).
4. Zgłoszenie do ZUS. Spółka zgłasza pracownika do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy (art. 13 pkt 1 i art. 36 ust. 2 i 4 ustawy o sus).
5. Dane płatnika składek. Przy pierwszym pracowniku spółka wpisana do KRS w ciągu 7 dni przekazuje naczelnikowi urzędu skarbowego dane uzupełniające, w tym datę powstania obowiązku opłacania składek (art. 43 ust. 1 pkt 1 i ust. 5c ustawy o sus). Służy do tego formularz NIP-8.
6. Wypłata. Wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca (art. 85 § 1 i 2 Kodeksu pracy).
7. Składki i podatek. Spółka przesyła deklarację ZUS i płaci składki do 15. dnia następnego miesiąca (art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy o sus). Pobrane zaliczki na PIT wpłaca do 20. dnia (art. 38 ust. 1 ustawy o PIT).
8. PPK. Umowę o prowadzenie PPK za pracownika spółka zawiera po 14 dniach zatrudnienia, najpóźniej do 10. dnia miesiąca po upływie 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że pracownik zrezygnuje z wpłat (art. 16 ust. 1 ustawy o PPK). Umowę o zarządzanie PPK z instytucją finansową zawiera co najmniej 10 dni roboczych wcześniej (art. 8 ust. 1).
9. Rozliczenie roczne. Informację PIT-11 spółka wysyła do urzędu skarbowego do końca stycznia, a pracownikowi do końca lutego (art. 42g ust. 1 ustawy o PIT). Roczną deklarację PIT-4R składa do końca stycznia (art. 38 ust. 1a).

Jeśli w spółce pracuje tylko jedyny wspólnik, jego składki opisujemy w artykule ZUS wspólnika jednoosobowej spółki z o.o., a umowę o pracę ze wspólnikiem w artykule jak wypłacić pieniądze ze spółki.

Co zmienia się w 2027 r.

• Płaca minimalna 4 950 zł od 1 stycznia 2027 r. (Dz.U. 2026 poz. 1213). Pracownik na pełnym etacie, który dziś zarabia 4 806 zł, musi dostać podwyżkę do co najmniej tej kwoty.
• Stopy Funduszu Pracy, Funduszu Solidarnościowego i FGŚP są w projekcie ustawy budżetowej na 2027 r. takie same jak w 2026 r. Projekt (druk sejmowy nr 3150) jest po pierwszym czytaniu z 8 października 2026 r.
• Limit 30-krotności wyniesie 300 990 zł, jeśli Sejm uchwali prognozę przeciętnego wynagrodzenia 10 033 zł z tego projektu.
• Stopa wypadkowa na rok składkowy od 1 kwietnia 2027 r. wynika z rozporządzenia i zawiadomień ZUS. Tabela zakłada obecne 1,67% dla spółek z najwyżej 9 ubezpieczonymi.

Rządowy projekt zmian w PIT na 2027 r. (druk nr 3147) nie zmienia składek pracodawcy. Jego aktualny etap opisujemy w artykule zmiany w podatkach. Pełne miesięczne koszty spółki, także bez pracowników, znajdziesz w artykule ile kosztuje prowadzenie spółki z o.o.

Często zadawane pytania

Ile kosztuje pracownik na płacy minimalnej w 2027 r.?

Przy 4 950 zł brutto spółka płaci 5 963,77 zł miesięcznie, czyli 71 565,24 zł rocznie, bez PPK i przy składce wypadkowej 1,67%. Pracownik z PIT-2 dostaje 3 703,93 zł na rękę.

Czy składka zdrowotna obciąża pracodawcę?

Nie. Pracodawca oblicza składkę zdrowotną 9% i ją odprowadza, ale pobiera ją z wynagrodzenia pracownika (art. 85 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej). Nie zwiększa ona kosztu spółki.

Ile kosztuje pracownik na pół etatu?

Proporcjonalnie mniej, a gdy pensja jest niższa od płacy minimalnej, spółka nie płaci Funduszu Pracy ani Funduszu Solidarnościowego. W 2026 r. pół etatu za 2 403 zł kosztuje 2 836,26 zł miesięcznie.

Czy wynagrodzenia obniżają CIT spółki?

Tak. Wynagrodzenie, składki pracodawcy i wpłaty pracodawcy na PPK są kosztem w miesiącu, za który są należne, jeśli spółka zapłaci je w terminie (art. 15 ust. 4g, 4ga i 4h ustawy o CIT).

Czy mała spółka musi prowadzić PPK?

Tak, za pracowników, którzy nie zrezygnują z wpłat. Mikroprzedsiębiorca nie stosuje ustawy o PPK, jeśli wszyscy zatrudnieni złożą deklarację rezygnacji (art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK).