Lieferanten und Kunden aus deinen Belegen

Jeder Beleg nennt einen Verkäufer, und jede Rechnung nennt einen Kunden. Norman liest beide aus dem Beleg. So hat eine Buchung mit Beleg einen Lieferanten oder einen Kunden, und die Buchung steht auf seiner eigenen Kreditoren- oder Debitorennummer.

Lieferanten aus Ausgabenbelegen

Bei Unternehmen mit doppelter Buchführung in Norman, zum Beispiel bei jeder GmbH und UG, bekommt jede Buchung mit einem Ausgabenbeleg einen Lieferanten. Es spielt keine Rolle, ob du den Beleg hochlädst, per E-Mail weiterleitest oder an eine Zahlung hängst.

Norman sucht den Verkäufer zuerst in deinen Lieferanten, in dieser Reihenfolge:

1. die USt-IdNr. auf dem Beleg
2. die IBAN, an die du laut Beleg zahlen sollst
3. der Name. Groß- und Kleinschreibung, Satzzeichen und die Rechtsform spielen keine Rolle. „Hetzner Online“ und „Hetzner Online GmbH“ sind also derselbe Lieferant.
4. die weiteren Namen deiner Lieferanten
5. die vorgeschlagenen Lieferanten, also bekannte Unternehmen mit ihrem Logo

Passt keiner, legt Norman den Lieferanten an. Der neue Lieferant bekommt den Namen, wie er auf dem Beleg steht, und USt-IdNr., IBAN, Adresse und Land aus dem Beleg. Er bekommt die niedrigste freie Lieferantennummer. Bei einem vorgeschlagenen Lieferanten kommen Name und Logo aus dem Vorschlag, und USt-IdNr., IBAN und Land kommen aus dem Beleg.

Zehn Belege eines Verkäufers ergeben einen Lieferanten, auch wenn der Name unterschiedlich geschrieben ist, denn die USt-IdNr. ist dieselbe.

Andere Unternehmen bekommen auf diesem Weg keine neuen Lieferanten. Bei ihnen sucht Norman den Verkäufer nur in den vorhandenen Lieferanten.

Was Norman bei einem vorhandenen Lieferanten ergänzt

Fehlt bei einem deiner Lieferanten die USt-IdNr., die IBAN oder die Adresse, trägt Norman sie aus dem Beleg ein. Daten, die du eingetragen hast, ändert Norman nie.

Wenn der Lieferant falsch ist

Öffne die Buchung und wähle den richtigen Lieferanten. War das die letzte Buchung eines Lieferanten, den Norman angelegt hat, und hast du diesen Lieferanten nicht bearbeitet, entfernt Norman ihn. Seine Nummer ist wieder frei für den nächsten Lieferanten.

Ist der neue Lieferant eine zweite Schreibweise eines Lieferanten, den du schon hast, führe beide zusammen.

Kunden aus Verkaufsbelegen

Lädst du eine Rechnung hoch, die du außerhalb von Norman geschrieben hast, sucht Norman ihren Kunden:

1. über die USt-IdNr. auf der Rechnung, auch wenn der Name anders geschrieben ist
2. über den Namen. Groß- und Kleinschreibung, Satzzeichen und die Rechtsform spielen keine Rolle.
3. über die weiteren Namen deiner Kunden

Passt keiner, legt Norman den Kunden mit den Daten aus der Rechnung an.

Ein Kunde, den Norman über einen ähnlichen oder einen weiteren Namen findet, muss auch sonst passen. Er muss dieselbe Art (Unternehmen oder Privatperson), dasselbe Land und dieselbe USt-IdNr. haben, wie die Rechnung zeigt. Weicht eines davon ab, legt Norman einen neuen Kunden an. Art, Land und USt-IdNr. eines Kunden bestimmen, wie Norman die Umsatzsteuer meldet. Deshalb bucht Norman eine solche Rechnung nie auf den anderen Kunden. Sind beide dasselbe Unternehmen, korrigiere die Daten und führe die Kunden zusammen.

Zeigt die Rechnung genau den Namen eines deiner Kunden, aber eine andere USt-IdNr., legt Norman einen zweiten Kunden mit der USt-IdNr. im Namen an, zum Beispiel „Harbor Design GmbH (DE129273398)“. Das Gleiche passiert, wenn dein Kunde noch keine USt-IdNr. hat. Sind beide dasselbe Unternehmen, trage die USt-IdNr. bei deinem Kunden ein und führe beide zusammen.

Was sich nicht ändert

• Buchungen, die du vor dieser Funktion angelegt hast, ändern sich nicht.
• Eine abgeschlossene Buchung behält ihren Lieferanten, auch wenn du einen Beleg an sie hängst.
• Eine Buchung, die schon einen Lieferanten oder einen Kunden hat, behält ihn.