Plik ZUS, przelewy i księgowanie płac

Pod zatwierdzoną listą płac Norman pokazuje Co dalej: terminy jej miesiąca wypłaty, czyli miesiąca, w którym przypada dzień wypłaty, na jednej linii i po kolei: wypłata wynagrodzeń, plik ZUS i składki, zaliczka na PIT oraz wpłaty do PPK, jeśli są. Przy każdym terminie jest kwota, przycisk do następnego kroku i pole do zaznaczenia, gdy gotowe. Zaznaczenia zapisują się na tym urządzeniu. Przy terminie ZUS pobierzesz plik ZUS, a link Jak to zrobić prowadzi do instrukcji importu. Lista za grudzień wypłacona w styczniu należy do stycznia, razem z innymi listami wypłaconymi w styczniu.

Plik ZUS (KEDU)

Kliknij Pobierz plik ZUS. Plik zawiera deklarację DRA spółki i raport RCA dla każdej osoby objętej ubezpieczeniami, ze wszystkich zatwierdzonych list wypłaconych w tym miesiącu. Zawiera też raport ZUS RSA dla każdego pracownika, któremu w tym miesiącu wypłacono wynagrodzenie chorobowe, z każdym okresem zwolnienia, jego dniami i kwotą, oraz raport ZUS RPA, gdy wypłacasz wynagrodzenie należne za poprzedni rok, zwykle pensję za grudzień wypłaconą w styczniu. Umowy o dzieło i zlecenia studentów bez ubezpieczeń nie trafiają do pliku. Umowy o dzieło zgłaszasz osobno na RUD: zobacz Płace w sp. z o.o..

1. Zaimportuj plik w ePłatniku w eZUS albo w programie Płatnik.
2. Sprawdź dokumenty, podpisz je i wyślij do ZUS. Import i wysyłka wyglądają tak samo jak w artykule Import DRA w ePłatnik i zapłata składek.

Norman nie wysyła pliku do ZUS. Spółka składa DRA z raportami (RCA, a w razie potrzeby RSA albo RPA) do 15. dnia miesiąca po miesiącu wypłaty.

Do pliku potrzebny jest PESEL każdej osoby zgłaszanej do ZUS oraz NIP i REGON spółki. Jeśli czegoś brakuje, zamiast pliku zobaczysz, co uzupełnić. Wypłata z wynagrodzeniem chorobowym potrzebuje też dat zwolnienia: dopóki ich nie ma, zamiast pliku Norman wskaże osoby, którym trzeba je dodać.

Korekta wysłanego pliku ZUS

Po wysłaniu pliku kliknij Oznacz jako wysłany obok Pobierz plik ZUS. Norman zapisze dzisiejszą datę i pokaże na przykład „Plik ZUS wysłany 12.12.2026. Gdy poprawisz listę, Norman przygotuje korektę.” Dopóki w tym miesiącu nic się nie zmieni, nie ma nowego pliku do pobrania.

Jeśli potem otworzysz ponownie listę wypłaconą w tym miesiącu i znowu ją zatwierdzisz (zobacz Lista płac: otwórz, sprawdź i zatwierdź miesiąc), przycisk brzmi Pobierz korektę nr 02, potem 03 i tak dalej, najwyżej do 39. Pod nim Norman podaje, czyje raporty zawiera korekta. Norman przygotowuje ją tak, jak wymaga ZUS:

• DRA i poprawione raporty mają kolejny numer za ten miesiąc;
• DRA znowu obejmuje wszystkich ubezpieczonych;
• nowy raport RCA, RSA albo RPA dostają tylko osoby, których wypłata się zmieniła.

Jeśli osoba, która była w wysłanym pliku, nie ma już wypłaty w tym miesiącu, Norman nie przygotuje korekty: skoryguj jej raport w Płatniku, gdzie można go wyzerować. Korektę importujesz i wysyłasz tak samo jak pierwszy plik.

Przelewy

Kliknij Pokaż przelewy. Norman pokaże przelewy za miesiąc wypłaty z kolumnami Odbiorca, Rachunek, Kwota, Tytuł i Termin:

Termin, który wypada w sobotę albo w dzień ustawowo wolny od pracy, przesuwa się na następny dzień roboczy. Przelewy podatkowe mają symbol formularza i okres, których wymaga przelew na mikrorachunek.

Norman nie wykonuje przelewów: zrób je w swoim banku. Jeśli brakuje numeru konta osoby, NRS, rachunku PPK albo NIP spółki, pod tabelą pojawi się link do miejsca, w którym go uzupełnisz. NRS i rachunek PPK wpisujesz w Płace → Ustawienia. Więcej o mikrorachunku i NRS: Płacenie podatków i ZUS.

Przelewy możesz też pobrać jako jeden plik w formacie Elixir-O i zaimportować go w banku. Ten format przyjmuje większość polskich banków dla firm, a dla mBank CompanyNet Norman przygotowuje jego wersję. Wszystkie przelewy w pliku mają jedną datę wykonania i wychodzą z rachunku spółki, który wpisujesz w Płace → Ustawienia, w polu Rachunek bankowy spółki (IBAN): musi to być polski, 26-cyfrowy numer rachunku, ten sam co na fakturach. Podatku zryczałtowanego (PIT-8AR) ani wypłat na rachunek zagraniczny, na przykład na konto pracownika za granicą, nie ma w pliku: Norman wypisuje je do zapłaty ręcznie. Jeśli brakuje rachunku bankowego spółki, numeru konta osoby, NRS albo rachunku PPK, Norman wskaże to przed przygotowaniem pliku.

ZUS spółki na stronie Podatki

Na stronie Podatki raport ZUS spółki (DRA, RCA) za miesiąc, w którym wypłacono zatwierdzone listy płac, ma kwotę: tyle, ile wynosi przelew składek ZUS z tych list. Na stronie raportu Norman pisze, że kwota pochodzi z list płac zatwierdzonych w module Płace, a link Pobierz plik ZUS w module Płace prowadzi do pliku ZUS. Przelew z banku na dokładnie tę kwotę Norman sam połączy z raportem, nawet bez tytułu, i oznaczy raport jako opłacony. Zatwierdzona lista płac włącza raport ZUS spółki także wtedy, gdy w ustawieniach podatkowych nikt jeszcze nie odpowiedział na pytania o ZUS.

Miesiąc bez list płac wygląda tak jak dotąd: raport nie ma kwoty, DRA i RCA przygotowujesz w ePłatniku, a po zapłacie oznaczasz raport jako opłacony.

Płace w księgach

Gdy Norman prowadzi księgi spółki, może też księgować listy płac. W Płace → Ustawienia wybierz w polu Płace w księgach od pierwszy miesiąc pracy, który ma księgować Norman, i kliknij Zapisz.

• Zatwierdzone listy od tego miesiąca trafiają do ksiąg z ostatnim dniem miesiąca pracy: wynagrodzenia brutto na konto 404, składki płatnika na konto 405, a zobowiązania wobec osób, ZUS i urzędu skarbowego na konta 230, 221 i 220. Wpłaty do PPK, pracownika i pracodawcy, trafiają na konto 249 (Pozostałe rozrachunki), bo plan kont nie ma osobnego konta PPK.
• Wcześniejsze miesiące zostają tak, jak zaksięgował je poprzedni księgowy, także te, które liczysz w Normanie równolegle dla porównania.
• Przy Nie księguj Norman nie księguje żadnej listy płac.

Od dnia wypłaty pierwszej zaksięgowanej listy wynagrodzenia są już kosztem z listy płac. Dlatego:

• przelew wynagrodzenia przypisz do konta 230 (Rozrachunki z pracownikami), a przelew składek ZUS do konta 221 (Rozrachunki z ZUS);
• przelew przypisany do kosztu wynagrodzeń (konto 404) trafi do sprawdzenia, bo koszt byłby liczony dwa razy. Zobaczysz go w Księgowość → Księgi rachunkowe, w części Księgowanie dokumentów;
• od miesiąca po wypłacie pierwszej zaksięgowanej listy przelew z kategorią Zapłata PIT-4R tylko rozlicza konto 220 i nie jest już kosztem.

Więcej o zapisach w księgach spółki: Księgi rachunkowe sp. z o.o..

Dalej: Koniec roku w płacach: PIT-11, PIT-4R i PIT-8AR.