Lista płac: otwórz, sprawdź i zatwierdź miesiąc

Lista płac to wypłaty jednego miesiąca pracy. Dopóki jest projektem, Norman przelicza ją przy każdym otwarciu. Zatwierdzona lista jest tylko do odczytu, dopóki nie otworzysz jej ponownie do korekty.

1. Otwórz miesiąc

1. W Płace, zakładka Miesiąc, wybierz miesiąc pracy na pasku miesięcy. Zatwierdzone miesiące mają znak ✓.
2. Kliknij Otwórz miesiąc. Norman doda wypłatę dla każdej umowy, która trwa w tym miesiącu, z kwotą miesięczną z umowy. Pracownikowi, który zaczyna albo kończy pracę w trakcie miesiąca, Norman liczy wynagrodzenie za godziny pracy w tej części miesiąca, więc osoba zatrudniona 16. dnia dostaje część pensji, a kwotę nadal możesz zmienić. Dotyczy to tylko umowy o pracę: przy powołaniu do zarządu i zleceniu kwota zostaje bez zmian. Pomija osoby oznaczone jako nieaktywne.

Jeśli nie masz jeszcze osób i umów, zacznij od artykułu Płace w sp. z o.o..

2. Sprawdź dzień wypłaty

Norman proponuje Dzień wypłaty z ustawień płac. W projekcie możesz go zmienić, ale nie na dzień wcześniejszy niż pierwszy dzień miesiąca pracy.

Składki i zaliczka na PIT idą za dniem wypłaty, a nie za miesiącem pracy. Wynagrodzenie za grudzień wypłacone w styczniu liczy się według stawek i limitów stycznia i należy do stycznia: trafia do pliku ZUS za styczeń, a składki i PIT płacisz w lutym.

Pod dniem wypłaty Norman pisze, co zrobić dalej, a link Jak to działa prowadzi do tego artykułu.

3. Wpisz kwoty i sprawdź wypłaty

Tabela pokazuje przy każdej wypłacie Brutto, Składki (społeczne, zdrowotną i wpłatę do PPK potrącone osobie), PIT, Netto i Koszt płatnika. W projekcie kwotę brutto zmieniasz w tabeli.

• Zlecenie bez stałej kwoty miesięcznej i umowa o dzieło zaczynają od zera. Wpisz kwotę za ten miesiąc albo usuń wypłatę.
• Przy zleceniu w szczegółach jest pole Liczba godzin: godziny potwierdzone przez zleceniobiorcę za ten miesiąc. Za każdą godzinę należy się co najmniej minimalna stawka godzinowa z miesiąca, w którym zlecenie wykonano (31,40 zł w 2026 r., 32,30 zł w 2027 r.).
• Przy umowie o pracę, zleceniu i powołaniu do zarządu w szczegółach, pod przyciskiem Pakiet medyczny lub samochód, są pola Świadczenia w naturze, oskładkowane i Świadczenia w naturze, tylko PIT, np. pakiet medyczny albo 250 lub 400 zł miesięcznie za samochód służbowy używany prywatnie. Norman dolicza je do przychodu, a oskładkowane także do podstawy składek, ale ich nie wypłaca: składki i podatek od nich pomniejszają kwotę netto. Tylko PIT to świadczenia zwolnione ze składek, np. część pakietu opłacana przez pracodawcę, gdy pracownik do niego dopłaca. Stałe świadczenia wpisz w umowie, a każdy miesiąc zacznie od nich. Pasek pokazuje je osobno, jako niewypłacane.
• Szczegóły wypłaty zaczynają się od dwóch kwot: ile osoba dostanie i w jakim dniu oraz ile ta wypłata kosztuje firmę. Pod nimi pasek pokazuje, na co idzie wynagrodzenie brutto: do wypłaty, ZUS, składka zdrowotna, PIT i PPK. Każdą pozycję obu rachunków zobaczysz po kliknięciu Pokaż każdą pozycję wyliczenia. Niżej, przy pytaniu Czy coś się zmieniło w tym miesiącu?, są przyciski Zwolnienie lekarskie, Urlop bezpłatny lub nieobecność, Urlop wypoczynkowy, Premia lub nagroda, Pakiet medyczny lub samochód i Coś innego: każdy otwiera swoje pola. Pola, w których coś już jest, są otwarte od razu. Przy zleceniu pole Liczba godzin jest zawsze na wierzchu.
• Pola potrzebne rzadko są pod przyciskiem Coś innego: Wynagrodzenie chorobowe wpisywane kwotą, Wynagrodzenie za pełny miesiąc (przy niepełnym miesiącu: od tej kwoty Norman sprawdza płacę minimalną i Fundusz Pracy) i, przy umowie w PPK, PPK pracodawcy opodatkowane w tym miesiącu. Puste pole PPK oznacza wpłatę pracodawcy z poprzedniej listy w Normanie. W pierwszym miesiącu w Normanie wpisz wpłatę pracodawcy, którą spółka przekazuje w tym miesiącu z ostatniej listy poprzedniego księgowego. Chorobę pracownika opisuje część „Dni choroby pracownika” niżej.
• Pod tabelą, przy pytaniu Ktoś nie ma jeszcze wypłaty w tym miesiącu?, wybierz umowę bez wypłaty i kliknij Dodaj wypłatę. Zbędną wypłatę usuniesz przyciskiem Usuń.

4. Popraw oznaczone wiersze

Pod wierszem, który wymaga uwagi, Norman pisze, co sprawdzić:

• „Wpisz kwotę za ten miesiąc albo usuń wypłatę.”: wypłata bez kwoty blokuje zatwierdzenie.
• „Bez ubezpieczeń tylko student do 26 lat.”: zlecenie ma ubezpieczenia Brak (student do 26 lat), a osoba skończyła już 26 lat albo nie ma daty urodzenia. To też blokuje zatwierdzenie. Sprawdź datę urodzenia albo ubezpieczenia w umowie.
• „Umowa z własnym pracownikiem to dla ZUS stosunek pracy; Norman jeszcze jej nie rozlicza.”: zlecenie albo umowa o dzieło z osobą, którą spółka w tym miesiącu zatrudnia na umowę o pracę. To też blokuje zatwierdzenie. Zobacz Płace w sp. z o.o..
• „Poniżej płacy minimalnej dla tego wymiaru etatu.”: ostrzeżenie, które nie blokuje zatwierdzenia. Sprawdź kwotę albo wpisz wynagrodzenie za pełny miesiąc. Płacę minimalną Norman bierze z miesiąca pracy: pensję za grudzień wypłaconą w styczniu porównuje z płacą minimalną z grudnia.
• „Wpisz godziny potwierdzone przez zleceniobiorcę…”: zlecenie bez liczby godzin. Ostrzeżenie, które nie blokuje zatwierdzenia. Nie dotyczy zlecenia płatnego wyłącznie prowizją, gdy zleceniobiorca sam decyduje o miejscu i czasie wykonania.
• „Poniżej minimalnej stawki godzinowej za wpisane godziny.”: kwota zlecenia jest niższa niż liczba godzin razy minimalna stawka godzinowa. Ostrzeżenie, które nie blokuje zatwierdzenia. Sprawdź kwotę albo godziny.
• „Składki i podatek od świadczeń w naturze przekraczają wypłatę…”: potrącenia są wyższe niż wynagrodzenie w pieniądzu. To blokuje zatwierdzenie. Podnieś wynagrodzenie albo niech osoba wpłaci różnicę.
• „Ulga z oświadczenia nie ma zastosowania do tej wypłaty…”: umowa ma ulgę „zerowy PIT”, ale w dniu wypłaty jej warunki nie są spełnione, np. ulga dla seniorów przed 60. lub 65. urodzinami, bez daty urodzenia i płci albo przy zleceniu bez ubezpieczeń społecznych. Ostrzeżenie, które nie blokuje zatwierdzenia: Norman liczy zaliczkę na PIT jak bez ulgi.
• „Umowa kończy się w tym miesiącu: wpisz dni niewykorzystanego urlopu…”: ostatnia wypłata z umowy o pracę bez dni niewykorzystanego urlopu. Ostrzeżenie, które nie blokuje zatwierdzenia (zobacz niżej: Koniec zatrudnienia).
• „Wypłata po ustaniu umowy: PIT-2, podwyższone koszty i zgłoszone ulgi już nie obowiązują…”: wypłata po ostatnim dniu umowy. Ostrzeżenie, które nie blokuje zatwierdzenia (zobacz niżej: Koniec zatrudnienia).

5. Zatwierdź listę

Kliknij Zatwierdź. Przycisk jest nieaktywny, dopóki lista ma wiersze, które blokują zatwierdzenie. Norman zatwierdza listę dokładnie taką, jaką widzisz. Jeśli w międzyczasie coś się zmieniło, poprosi o ponowne sprawdzenie.

Zatwierdzona lista zachowuje swoje kwoty: późniejsze zmiany osoby albo umowy jej nie zmieniają. Błąd poprawisz, otwierając listę ponownie (zobacz niżej: Korekta zatwierdzonej listy).

Zatwierdzaj listy w kolejności wypłat. Roczne limity Norman liczy z list zatwierdzonych wcześniej w tym samym roku, dlatego nie zatwierdzi listy, jeśli zatwierdzona jest już lista wypłacona w tym roku później.

6. Pobierz paski i rachunki

W kolumnie Dokument pobierzesz PDF każdej wypłaty:

• Pasek przy umowie o pracę i powołaniu do zarządu,
• Rachunek przy zleceniu i dziele, z miejscem na podpisy wykonawcy i spółki; przy zleceniu także z liczbą godzin.

Dokumenty są zawsze po polsku, niezależnie od języka aplikacji. PDF pobrany z projektu listy jest oznaczony jako projekt.

Po zatwierdzeniu pod listą pojawiają się plik ZUS i przelewy: zobacz Plik ZUS, przelewy i księgowanie płac.

Dni choroby pracownika

W szczegółach wypłaty z umowy o pracę w projekcie kliknij Zwolnienie lekarskie i wpisz w polu Zwolnienie lekarskie (L4) daty od i do z e-ZLA, tylko z miesiąca tej listy. Kolejny okres dodasz przyciskiem Dodaj okres, a chorobę, która trwa w następnym miesiącu, wpisujesz ponownie na liście za ten miesiąc. Dni Norman liczy sam. Potem wybierz Stawka wynagrodzenia chorobowego: 80% albo 100% (w ciąży, po wypadku w drodze do pracy, u dawcy). Norman wtedy:

• obniża pensję o 1/30 za każdy dzień choroby, najwyżej do zera;
• liczy wynagrodzenie chorobowe: za każdy dzień 1/30 podstawy, według wybranej stawki. Podstawa to średnie wynagrodzenie z pełnych miesięcy kalendarzowych spośród 12 przed miesiącem choroby, pomniejszone o składki społeczne pracownika, z list zatwierdzonych w Normanie. Miesiąc z dniami choroby liczy się tak, jakby wypłacono całą pensję, jeśli pracownik przepracował w nim co najmniej połowę czasu pracy, a miesiąc w większości na zwolnieniu jest pomijany. Podstawa nigdy nie jest niższa niż minimum z przepisów;
• liczy wynagrodzenie chorobowe najwyżej za 33 dni choroby w roku, a od roku po 50. urodzinach pracownika za 14 dni. Za kolejne dni zasiłek chorobowy wypłaca ZUS: Norman oznacza taką wypłatę i przypomina o wysłaniu dokumentów do ZUS.

Pod wierszem Norman pokazuje podsumowanie: liczbę dni choroby, o ile obniżył pensję i ile wynosi wynagrodzenie chorobowe.

Miesiąc, w którym umowa zaczęła się później niż 1. dnia, nie wlicza się do podstawy. Gdy pracownik zachoruje przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego pracy, podstawą jest pensja za cały miesiąc pomniejszona o te składki: niczego nie wpisujesz. Świadczenia w naturze nie wchodzą do podstawy, bo przysługują także w czasie choroby.

Gdy Norman nie ma żadnego z tych miesięcy dla osoby, która pracowała w spółce przed Normanem, na przykład w pierwszym miesiącu w Normanie, wpisz Podstawa wynagrodzenia chorobowego. Bez niej listy nie da się zatwierdzić. Możesz ją też wpisać, aby zastąpić wyliczenie Normana. Dni choroby opłacone przed Normanem w tym roku wpisujesz przy osobie: zobacz Płace w sp. z o.o..

Bez dni choroby możesz wpisać wynagrodzenie chorobowe jako kwotę, w polu Wynagrodzenie chorobowe pod przyciskiem Coś innego. Gdy podasz dni choroby, tego pola nie ma, bo Norman liczy kwotę sam.

Urlop bezpłatny i nieobecności bez wynagrodzenia

W szczegółach wypłaty z umowy o pracę w projekcie, kliknij Urlop bezpłatny lub nieobecność, potem Dodaj nieobecność, wybierz rodzaj i wpisz daty od i do, tylko z miesiąca tej listy:

• Urlop bezpłatny;
• Nieobecność usprawiedliwiona bez wynagrodzenia, np. zwolnienie od pracy bez prawa do wynagrodzenia;
• Nieobecność nieusprawiedliwiona.

Norman obniża pensję o stawkę miesięczną podzieloną przez dni robocze miesiąca, za każdy dzień roboczy nieobecności. Płacę minimalną i próg Funduszu Pracy sprawdza na pensji za cały miesiąc. W pliku ZUS każda nieobecność trafia do raportu ZUS RSA jako przerwa w opłacaniu składek (kody 111, 151 i 152). Do podstawy wynagrodzenia chorobowego urlop bezpłatny i nieobecność usprawiedliwiona liczą się jak choroba: miesiąc z nimi jest uzupełniany do pełnej pensji, a pomijany, jeśli pracownik przepracował mniej niż połowę czasu pracy. Miesiąc z nieobecnością nieusprawiedliwioną liczy się tak, jak został wypłacony.

Nieobecność nie może nakładać się na zwolnienie lekarskie ani wykraczać poza okres zatrudnienia.

Urlop wypoczynkowy

W szczegółach wypłaty z umowy o pracę w projekcie kliknij Urlop wypoczynkowy, potem Dodaj urlop, i wpisz daty od i do każdego urlopu, tylko z miesiąca tej listy. Zbędny okres usuniesz przyciskiem Usuń.

Wynagrodzenie zostaje bez zmian. Dni robocze urlopu, bez dni ustawowo wolnych od pracy, schodzą z rocznego urlopu. Podpowiedź pod okresami odlicza dni, np. „Urlop w tym roku: 20 dni; po tym miesiącu zostaje 15.” Norman liczy, ile zostało, z pola Urlop w roku w umowie, z zaległego urlopu z zeszłego roku i urlopu wykorzystanego przed Normanem, które wpisujesz przy osobie (zobacz Płace w sp. z o.o.), oraz z urlopów na listach w Normanie.

Urlop nie może nakładać się na zwolnienie lekarskie ani na nieobecność.

W pierwszej pracy w życiu urlop przybywa z każdym miesiącem, a Norman pokazuje urlop za cały rok.

Premie i nagrody

W szczegółach wypłaty z umowy o pracę w projekcie kliknij Premia lub nagroda, potem Dodaj premię. Przy każdej premii wybierz w polu Rodzaj premii okres, za który przysługuje: Premia miesięczna, Premia kwartalna, Premia roczna albo Nagroda jednorazowa, i wpisz kwotę. Możesz dodać kilka, np. premię miesięczną, a w grudniu także roczną. Norman zapisuje premie, gdy każda ma kwotę. Zbędną usuniesz przyciskiem Usuń.

Premie są wypłacane ponad pensję, ze składkami ZUS i zaliczką na PIT tak jak pensja, i liczą się do płacy minimalnej. Szczegóły wypłaty pokazują, ile dodały premie, a pasek pokazuje każdą w osobnym wierszu: Premia miesięczna, Premia kwartalna, Premia roczna, Nagroda.

Okres premii ma znaczenie później. Wcześniejsze premie Norman bierze z list zatwierdzonych w Normanie:

• Podstawa wynagrodzenia chorobowego: premie miesięczne i nagrody jednorazowe liczą się w miesiącu, w którym je wypłacono. Premie kwartalne i roczne liczą się jako jedna dwunasta tego, co wypłacono w dwunastu miesiącach przed chorobą.
• Ekwiwalent za niewykorzystany urlop: premie miesięczne z trzech miesięcy przed miesiącem końca umowy liczą się jako ich średnia, a kwartalne i roczne z dwunastu miesięcy przed nim jako jedna dwunasta. Nagrody jednorazowe się nie liczą (zobacz niżej: Koniec zatrudnienia).

Premie są tylko przy umowie o pracę. Przy zleceniu albo powołaniu do zarządu podnieś kwotę wypłaty.

Koniec zatrudnienia

Gdy umowa o pracę się kończy, wpisz w umowie, w polu Do, ostatni dzień pracy. Pensję za ostatni miesiąc Norman obniża za dni po tej dacie, tak jak przy niepełnym miesiącu (zobacz wyżej: 1. Otwórz miesiąc).

W szczegółach ostatniej wypłaty z umowy o pracę, na liście za miesiąc, w którym umowa się kończy, jest pole Niewykorzystany urlop do wypłaty (dni) na ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Pod nim Norman pokazuje, ile dni według niego zostało: część urlopu za ten rok, minus dni wykorzystane, plus zaległy urlop z zeszłego roku. Przycisk, np. Wpisz 7 dni, jednym kliknięciem wpisuje te dni do pola. Dni nadal możesz zmienić ręcznie, a jeśli nic nie zostało, wpisz 0. Gdy ktoś zaczyna albo kończy pracę w trakcie roku, część urlopu za ten rok zależy od przepracowanych miesięcy. Dopóki dni nie są wpisane, Norman pokazuje ostrzeżenie, które nie blokuje zatwierdzenia.

Ekwiwalent Norman liczy z pensji miesięcznej z umowy razem z premiami: dzieli tę kwotę przez współczynnik roku (20,92 przy pełnym etacie, mniej przy niepełnym), co daje stawkę za dzień, potem przez 8 godzin, co daje stawkę za godzinę, i mnoży przez dni urlopu razy 8. Na przykład 10 dni przy pensji 8000 zł bez premii to 3824,00 zł. Premie Norman wlicza według ich okresu (zobacz wyżej: Premie i nagrody). Innych zmiennych składników wynagrodzenia, np. wynagrodzenia za nadgodziny, Norman nie wlicza. Od ekwiwalentu Norman nalicza składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na PIT tak jak od pensji, a pasek pokazuje go w osobnym wierszu.

Przy wynagrodzeniu wypłacanym po ustaniu umowy, na przykład przy ostatniej pensji wypłaconej 10. dnia następnego miesiąca, oświadczenia osoby już nie obowiązują (art. 31a ust. 7 ustawy o PIT). Norman nie stosuje wtedy kwoty zmniejszającej z PIT-2, podwyższonych kosztów (300 zł) ani ulg z oświadczenia (na powrót, dla rodzin 4+, dla pracujących seniorów), więc zaliczka na PIT jest z mocy prawa nieco wyższa. Przy takiej wypłacie Norman pokazuje ostrzeżenie.

• W pliku ZUS wypłata dokonana w miesiącu po miesiącu, w którym zatrudnienie się skończyło, ma kod tytułu ubezpieczenia 30 00 00. Wypłata w tym samym miesiącu zostaje przy kodzie 01 10.
• Wypłat po końcu zatrudnienia z dniami choroby albo nieobecnościami Norman nie wykaże jeszcze w pliku ZUS: zamiast pliku wskaże te osoby. Ich raporty przygotuj w Płatniku albo ePłatniku.
• Wyrejestruj osobę z ZUS (ZWUA) w ciągu 7 dni od końca umowy. Przypomina o tym blok Zgłoszenia do ZUS w zakładce Osoby i umowy: zobacz Płace w sp. z o.o..

Świadectwo pracy

Świadectwo pracy wydaj pracownikowi w ostatnim dniu pracy (art. 97 § 1 Kodeksu pracy). Jeśli w ciągu 7 dni zatrudniasz tę samą osobę ponownie, wydaj je tylko na jej wniosek, w ciągu 7 dni od jego złożenia. W umowie wybierz Sposób ustania obok pola Do i uzupełnij Stanowisko.

W zakładce Osoby i umowy przy zakończonej umowie Norman pokazuje, do kiedy wydać świadectwo, a Świadectwo pracy je otwiera. Norman wpisuje to, co ma w danych: okresy zatrudnienia z wymiarem etatu, stanowisko, sposób ustania stosunku pracy, urlop ostatniego roku wykorzystany albo objęty ekwiwalentem w dniach i godzinach, urlop bezpłatny i dni wynagrodzenia chorobowego. Ty dopisujesz to, czego Norman nie rejestruje: urlop na żądanie, urlop opiekuńczy, zwolnienie z powodu siły wyższej albo na dziecko, okazjonalną pracę zdalną, a w części Rzadko potrzebne urlop rodzicielski, zajęcie wynagrodzenia i inne informacje. Wpisz Datę wydania i kliknij Zapisz i pobierz PDF: świadectwo ma układ wzoru z rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Bez daty PDF jest oznaczony jako projekt. Podpisz je i przekaż pracownikowi. Dopóki świadectwo nie jest wydane, lista płac miesiąca, w którym umowa się kończy, pokazuje ostrzeżenie, które nie blokuje zatwierdzenia.

Korekta zatwierdzonej listy

Zatwierdzoną listę, która jest wypłacona jako ostatnia w swoim roku, możesz otworzyć ponownie i poprawić.

1. Przy zatwierdzonej liście kliknij Otwórz ponownie do korekty.
2. Wpisz Powód i kliknij Otwórz ponownie.

Lista znowu jest projektem. Wypłaty zachowują wpisane kwoty, ale Norman liczy listę od nowa według osób i umów w obecnym stanie. Popraw, co trzeba, i zatwierdź listę ponownie (kroki od 2 do 5).

• Listy wypłaconej wcześniej w roku nie otworzysz, dopóki zatwierdzona jest lista wypłacona później. Przy takiej liście Norman pisze „Najpierw otwórz późniejsze miesiące.”: otwieraj listy od ostatniej wypłaconej wstecz.
• Każde zatwierdzenie i ponowne otwarcie zostaje w historii listy, razem z powodem. Po pierwszym ponownym otwarciu ostatnie wpisy historii widać pod nagłówkiem listy.
• Jeśli lista jest już w księgach, Norman wycofuje jej zapisy, a po ponownym zatwierdzeniu księguje ją na nowo. Zapisów z zamkniętego okresu, na przykład po złożeniu JPK_V7 albo zamknięciu roku, się nie zmienia: Norman koryguje je stornem i księguje poprawioną listę w pierwszym dniu otwartego okresu.
• Gdy plik ZUS za miesiąc wypłaty jest oznaczony jako wysłany, następny plik jest korektą: zobacz Plik ZUS, przelewy i księgowanie płac. Norman nie cofa przelewów, które już wykonałeś: po ponownym zatwierdzeniu przelewy pokazują kwoty z poprawionej listy.