Płace w sp. z o.o.: osoby, umowy i ustawienia

Spółka z o.o. liczy w Normanie wynagrodzenia pracowników, zleceniobiorców, wykonawców umów o dzieło i członków zarządu. Norman wylicza składki ZUS, składkę zdrowotną, PIT i kwotę do wypłaty, przygotowuje paski i rachunki, pliki do ZUS i listę przelewów, także jako plik do banku. Niczego nie wysyła do ZUS ani do urzędu skarbowego i nie robi za Ciebie przelewów.

Gdzie są płace i kto je widzi

Otwórz Płace w menu bocznym. Strona ma cztery zakładki: Miesiąc, Osoby i umowy, Koniec roku oraz Ustawienia. W zakładce Koniec roku są roczne PIT-11, PIT-4R i PIT-8AR: zobacz Koniec roku w płacach: PIT-11, PIT-4R i PIT-8AR.

• Płace są w planie Sp. z o.o. Max. W innym planie strona pokaże, jak przejść na Max. Zobacz Plany i płatności.
• Dopóki pierwsza lista płac nie jest zatwierdzona, nad zakładkami Norman pokazuje trzy kroki: ustawienia, osoby z umowami i pierwszy miesiąc. Ukończone kroki są przekreślone, a następny ma przycisk.
• Płace widzą właściciel spółki i księgowi, których zaprosił. Członkowie zespołu ich nie widzą, bo wynagrodzenia i numery PESEL to dane wrażliwe. Zobacz Zespół i dostęp dla księgowego.

Osoby

W zakładce Osoby i umowy kliknij Dodaj osobę i wpisz imię, nazwisko i PESEL. PESEL sam uzupełni datę urodzenia i płeć. Od daty urodzenia zależą między innymi ulga dla młodych i to, czy zlecenie studenta może być bez ubezpieczeń.

Dodaj też adres i Numer konta. Bez numeru konta przelew wynagrodzenia nie będzie miał rachunku odbiorcy.

Wybierz też Urząd skarbowy osoby: urząd właściwy dla jej miejsca zamieszkania, z listy Ministerstwa Finansów. Do niego trafia jej PIT-11.

Osobie, która już nie pracuje dla spółki, odznacz pole Aktywna. W kolejnych miesiącach nie dostanie wypłaty.

Umowy

Przy osobie kliknij Dodaj umowę i wybierz Rodzaj:

Formularz umowy ma części Umowa (rodzaj, nazwa, daty i kwoty), Podatek i ZUS (PIT-2, ulgi, ubezpieczenia i koszty) oraz, gdy dotyczą umowy, Świadczenia i PPK. Każda umowa ma pola Nazwa, Od, Do i PIT-2. Pozostałe pola zależą od rodzaju umowy:

• PIT-2: oświadczenie PIT-2 obniża zaliczkę o 300 zł miesięcznie. Jeśli osoba je złożyła, wybierz 1/12. Gdy złożyła je u dwóch albo trzech płatników, wybierz 1/24 albo 1/36. Bez oświadczenia zostaw Brak.
• Wymiar etatu przy umowie o pracę: 1 to pełny etat, 0,5 to pół etatu. Na tej podstawie Norman sprawdza płacę minimalną.
• Podwyższone koszty (mieszka poza miejscowością pracy): tylko przy umowie o pracę.
• Urlop w roku przy umowie o pracę: 20 dni albo 26 dni po 10 latach pracy, wliczając szkołę. Przy niepełnym etacie przysługuje odpowiednia część. W zakładce Osoby i umowy przy umowie każdego pracownika widać, ile urlopu zostało mu w tym roku według Normana, np. „zostało 15 dni urlopu”. Urlop wykorzystany w danym miesiącu wpisujesz na liście płac: zobacz Lista płac.
• Ulga dla młodych (do 26 lat): przy umowie o pracę i zleceniu, domyślnie zaznaczona. Norman stosuje ją do rocznego limitu, jeśli wynagrodzenie jest wypłacone najpóźniej w dniu 26. urodzin. Odznacz ją, gdy osoba poprosi, aby jej nie stosować.
• Ulga „zerowy PIT” (oświadczenie): ulga na powrót, dla rodzin 4+ albo dla pracujących seniorów, przy umowie o pracę i zleceniu. Wybierz ją, gdy osoba złoży podpisane oświadczenie, i wpisz, od którego dnia wypłaty ją stosować (a przy uldze na powrót także do którego: ostatni rok z oświadczenia). Wszystkie cztery ulgi, razem z ulgą dla młodych, mają jeden roczny limit przychodu. Ulgę dla seniorów Norman stosuje od dnia 60. (kobieta) lub 65. urodzin (mężczyzna) i tylko przy umowie objętej ubezpieczeniami społecznymi. Jeśli nie może jej zastosować, lista płac pokaże ostrzeżenie.
• Ubezpieczenia przy zleceniu: Społeczne i zdrowotne, Tylko zdrowotne (gdy osoba ma inny tytuł do ubezpieczeń, na przykład umowę o pracę z co najmniej minimalnym wynagrodzeniem), Dobrowolne emerytalne i rentowe albo Brak (student do 26 lat). Przy ubezpieczeniach Społeczne i zdrowotne możesz zaznaczyć Dobrowolne chorobowe.
• Kwota umowy przy zleceniu i dziele: przy umowie na kwotę do 200 zł Norman pobiera podatek zryczałtowany zamiast zaliczki.
• Data zawarcia przy umowie o dzieło: dzień podpisania umowy, od którego liczy się termin zgłoszenia RUD. Nazwa umowy o dzieło to jej przedmiot, jak widzi go ZUS na RUD, do 150 znaków.

Umowę, która się skończyła, zamknij datą w polu Do. Usunąć możesz tylko umowę, która nie ma jeszcze żadnej wypłaty.

Zlecenie albo umowa o dzieło z osobą, którą spółka w tym samym czasie zatrudnia na umowę o pracę, to dla ZUS stosunek pracy. Norman jeszcze tego nie rozlicza: wypłata z takiej umowy blokuje zatwierdzenie listy płac za miesiąc, w którym trwają obie umowy. Taka umowa o dzieło nie wymaga RUD.

Koszty autorskie 50%

Jeśli część wynagrodzenia to honorarium za utwory, do których prawa autorskie przechodzą na spółkę, w umowie podajesz, jaki to udział wynagrodzenia, w polu Część wynagrodzenia z praw autorskich (%). Dotyczy to umowy o pracę, zlecenia i umowy o dzieło, nie powołania do zarządu.

• Na tę część Norman stosuje 50% kosztów uzyskania przychodu, a reszta wynagrodzenia ma zwykłe koszty.
• Koszty 50% mają roczny limit. Norman wlicza do niego listy zatwierdzone w Normanie i koszty 50% wykorzystane w tym roku przed Normanem: wpisz je przy osobie w Przed Normanem w tym roku, w polu Wykorzystane koszty 50%.
• Utwory muszą rzeczywiście powstać i być udokumentowane, na przykład w ewidencji utworów. Bez tego koszty 50% się nie należą.

Zgłoszenie umów o dzieło (RUD)

Każdą umowę o dzieło z osobą, która nie jest pracownikiem spółki, spółka zgłasza do ZUS na formularzu RUD w ciągu 7 dni od zawarcia. Gdy spółka ma umowy o dzieło, w zakładce Osoby i umowy pojawia się blok Umowy o dzieło do zgłoszenia w ZUS (RUD):

• Przy każdej niezgłoszonej umowie widać termin zgłoszenia, a umowa po terminie jest oznaczona. Norman liczy 7 dni od daty w polu Data zawarcia, a bez niej od daty w polu Od. Termin, który wypada w sobotę albo w dzień ustawowo wolny od pracy, przesuwa się na następny dzień roboczy.
• Pobierz plik importu RUD pobiera plik XML z niezgłoszonymi umowami, pogrupowanymi według wykonawców. Zaimportuj go w PUE/eZUS w kreatorze RUD, sprawdź formularze i tam je podpisz. Norman niczego nie wysyła do ZUS.
• Jeśli brakuje czegoś, czego ZUS by nie przyjął, na przykład numeru PESEL, adresu zamieszkania albo przedmiotu umowy, zamiast pliku zobaczysz, co uzupełnić przy każdej osobie.
• Po zgłoszeniu kliknij Oznacz jako zgłoszoną. Norman zapisze dzisiejszą datę. Zmienisz ją przyciskiem Zmień albo w umowie, w polu Zgłoszona do ZUS.

Zgłoszenia do ZUS (ZUA, ZZA, ZWUA)

Norman przygotowuje zgłoszenia do ZUS dla każdej nowej osoby i każdej zakończonej umowy z czasu, gdy płace są w Normanie, i pokazuje je w zakładce Osoby i umowy, w bloku Zgłoszenia do ZUS. Każde trzeba złożyć w ciągu 7 dni od początku albo końca ubezpieczenia.

• ZUA dotyczy umowy o pracę i zlecenia z ubezpieczeniem emerytalnym, ZZA powołania do zarządu i zlecenia tylko ze składką zdrowotną, a ZWUA wyrejestrowania po końcu umowy. Umowa o dzieło i zlecenie studenta bez ubezpieczeń nie wymagają zgłoszenia.
• Norman pokazuje tylko umowy, które zaczynają się albo kończą od miesiąca pierwszej listy płac w Normanie. Zgłoszeń, które złożył poprzedni księgowy, nie powtarza.
• Każde zgłoszenie to plik KEDU: zaimportuj go w Płatniku albo ePłatniku, sprawdź i tam podpisz. Norman niczego nie wysyła do ZUS.
• Po złożeniu kliknij Oznacz jako zrobione, a zgłoszenie zniknie z listy.
• Do zgłoszenia potrzebne są PESEL i adres osoby oraz NIP i REGON spółki. ZUA i ZZA wymagają też województwa adresu zamieszkania (pole Województwo przy osobie), bo na formularz trafia jego oddział NFZ. Jeśli czegoś brakuje, Norman wskaże to przed przygotowaniem pliku.
• Przy ZWUA pracownika Norman najpierw pyta, jak ustał stosunek pracy: uzupełnij pola Tryb i Podstawa prawna.

PPK

W PPK może być umowa o pracę i zlecenie z ubezpieczeniami Społeczne i zdrowotne. W umowie zaznacz PPK i sprawdź Wpłata pracownika do PPK (%) oraz Wpłata pracodawcy do PPK (%). Domyślnie to wpłaty podstawowe, 2% i 1,5%. Jeśli są wpłaty dodatkowe, wpisz stawki razem z nimi.

• Norman liczy obie wpłaty od wynagrodzenia, od którego naliczana jest składka emerytalna, bez rocznego limitu tej składki.
• Wpłata pracownika jest potrącana z wynagrodzenia netto, po podatku.
• Wpłata pracodawcy jest kosztem spółki. Nie nalicza się od niej składek ZUS ani składki zdrowotnej, ale jest przychodem pracownika do PIT w miesiącu, w którym spółka ją przekazuje. Dlatego Norman dolicza ją do następnej listy płac, a w pierwszym miesiącu w Normanie wpisujesz ją sam: zobacz Lista płac.
• Instytucję i rachunek PPK wpisujesz w ustawieniach (niżej). Przelew wpłat PPK pojawia się na liście przelewów: zobacz Plik ZUS, przelewy i księgowanie płac.

Przejście do Normana w trakcie roku

Jeśli pierwsza lista płac osoby w Normanie nie przypada na styczeń, wpisz, co ta osoba ma już za sobą w tym roku według list poprzedniego księgowego. Przy osobie kliknij Przed Normanem w tym roku, wybierz Rok i uzupełnij:

• Podstawa emerytalna (limit 30-krotności): podstawa składek emerytalnej i rentowej od początku roku, do rocznego limitu tych składek;
• Dochód ze stosunku pracy (progi): dochód z umowy o pracę od początku roku, do progu skali podatkowej;
• Przychód zwolniony (ulgi „zerowy PIT”): przychód zwolniony z PIT z ulgi dla młodych, na powrót, dla rodzin 4+ albo dla pracujących seniorów, do ich wspólnego rocznego limitu;
• Wykorzystane koszty 50%: koszty autorskie 50% zastosowane już w tym roku, do rocznego limitu tych kosztów;
• Dni wynagrodzenia chorobowego: dni choroby, za które spółka zapłaciła już w tym roku;
• Zaległy urlop z zeszłego roku (dni): niewykorzystane dni z poprzednich lat, jeszcze do wykorzystania;
• Urlop wykorzystany w tym roku przed Normanem (dni): dni urlopu wykorzystane w tym roku, gdy płace prowadził poprzedni księgowy.

Norman liczy roczne limity dalej od tych wartości, a oba pola urlopowe uwzględnia w liczbie dni urlopu, które zostały. Po zapisaniu wpisane wartości widać przy osobie. Za ten rok Norman nie przygotuje PIT-11 tej osoby ani PIT-4R i PIT-8AR spółki, bo należą do nich też miesiące sprzed Normana: zobacz Koniec roku w płacach: PIT-11, PIT-4R i PIT-8AR.

Ustawienia

W zakładce Ustawienia sprawdź przed pierwszym miesiącem:

• Stopa składki wypadkowej (%): domyślna stopa dotyczy płatnika, który zgłasza najwyżej 9 ubezpieczonych. Większy płatnik wpisuje stopę, którą podał mu ZUS.
• Dzień wypłaty i Wynagrodzenie jest wypłacane (W miesiącu po miesiącu pracy albo W tym samym miesiącu): na tej podstawie Norman proponuje dzień wypłaty każdej listy płac. Dzień wolny przesuwa wypłatę na dzień wcześniej.
• Rachunek składkowy ZUS (NRS): 26 cyfr nadanych spółce przez ZUS. Znajdziesz go w PUE/eZUS albo w piśmie z ZUS. Na ten rachunek idzie przelew składek.
• Instytucja finansowa PPK i Rachunek PPK: z umowy o prowadzenie PPK, jeśli ktoś w spółce jest w PPK. Na ten rachunek idzie miesięczny przelew wpłat.
• Rachunek bankowy spółki (IBAN): polski, 26-cyfrowy rachunek spółki, z którego wychodzą przelewy z pliku do banku. Ten sam rachunek widać na fakturach.
• Płace w księgach od: od którego miesiąca Norman księguje zatwierdzone listy płac. Zobacz Plik ZUS, przelewy i księgowanie płac.

Kliknij Zapisz. Do pliku ZUS Norman potrzebuje też NIP i REGON spółki: zobacz Dane firmy.

Czego Norman jeszcze nie robi

• Dokumentów ZUS dla osób bez numeru PESEL: plik ZUS, RUD i zgłoszenia go wymagają.

Dalej: Lista płac: otwórz, sprawdź i zatwierdź miesiąc.