Operacje i księga przychodów i rozchodów (KPiR)

W JDG Norman prowadzi księgę przychodów i rozchodów (KPiR) na bieżąco z Twoich operacji, a na ryczałcie ewidencję przychodów. Od dnia podanego na stronie KPiR zaliczki na PIT i składka zdrowotna liczą się tylko z księgi: zobaczysz tam komunikat „Od … Norman prowadzi tę księgę na bieżąco z Twoich operacji”.

Operacje

W polskiej firmie Norman nazywa transakcje operacjami w całej aplikacji. Operacja to każdy wpływ i wydatek: z banku, z wyciągu CSV, dodany ręcznie albo utworzony z dokumentu zakupu.

Tabela Operacje ma kolumnę Płatność: Bank, Karta, Gotówka, PayPal albo Niezapłacone. Dopóki operacja nie jest zakończona, zmienisz ją bezpośrednio w tabeli, a w szczegółach operacji w polu Sposób płatności. Na szerokim ekranie widać też kolumnę Przepływ: Wydatek, Przychód albo Zwrot.

Operacje trafiają do księgi od razu, bez zakończenia. Zakończenie (Zakończone albo Oznacz jako sprawdzoną) to Twoje sprawdzenie, że kategoria, kwoty i dokument się zgadzają, a nie warunek zapisu w KPiR. Operacja, która jeszcze czeka w banku, nie trafia do KPiR.

Dokument jest podstawą zapisu

KPiR ujmuje dokument, a nie płatność:

• Każdy dokument to jeden zapis w KPiR, z datą dokumentu (koszt: data wystawienia, art. 22 ust. 6b ustawy o PIT), w kolumnie wynikającej z kategorii operacji.
• Kwota zapisu pochodzi z operacji: netto i VAT, którego nie odliczasz. Firma zwolniona z VAT księguje kwotę brutto.
• Dokument zapłacony w kilku ratach łączysz z każdą płatnością (zobacz niżej, „Raty”). Koszt to jedna operacja dokumentu w pełnej kwocie, a płatności tylko go rozliczają. Przy zapisie zobaczysz Zapłacony, Częściowo zapłacony albo Niezapłacony. Płatności wyższe od dokumentu o ponad 1% Norman oznacza do sprawdzenia.
• Paragon bez NIP Twojej firmy albo powyżej 450 zł jest kosztem w kwocie brutto, bo VAT z niego nie podlega odliczeniu (art. 86 ust. 2 pkt 1 i art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT). Dzięki temu KPiR i JPK_V7 się zgadzają.
• Niesprawdzona operacja ma w KPiR oznaczenie Niesprawdzona. Operacja bez kategorii albo daty ma oznaczenie Brak danych: kategorii lub daty i nie trafia do księgi, dopóki jej nie uzupełnisz.

Wpisy dodane przez Ciebie ręcznie, potwierdzone faktury i korekty zostają bez zmian. Operacja, którą już obejmują, nie jest księgowana drugi raz.

Dokument zakupu tworzy operację

Każdy dokument zakupu, także paragon, dostaje w Normanie operację: wgrany w przeglądarce, przekazany e-mailem, pobrany z Gmaila, wysłany przez Telegram, a także faktura z KSeF. Plik wysłany w czacie z Normanem sam operacji nie tworzy. Norman tworzy ją, gdy odczyta kwotę i datę dokumentu. Do tego czasu przy dokumencie widać Jeszcze bez operacji.

• Jeśli dokładnie jedna płatność z banku na pewno pasuje do dokumentu (ta sama kwota oraz numer dokumentu, rachunek albo dostawca, z datą od 14 dni przed dokumentem do około pół roku po nim), nie jest zakończona i nie ma dokumentu, Norman dołącza dokument do tej płatności.
• W innym razie Norman tworzy operację niezapłaconą (Niezapłacone) z kwotą, datą, VAT i dostawcą z dokumentu. Płatności, które pasują słabiej, zobaczysz jako propozycję scalenia.

Gdy płatność wpłynie później, Norman scali ją z operacją sam, jeśli pasuje dokładnie jedna płatność. W innym razie przy operacji zobaczysz proponowaną płatność i przycisk Połącz. Po scaleniu operacja zachowuje datę dokumentu, a datę zapłaty Norman zapisuje osobno.

Faktura z KSeF, którą wcześniej wgrałeś, nie tworzy drugiej operacji: dołącza do operacji wgranej kopii.

Sprawdź operację z dokumentu

Operacja utworzona z dokumentu trafia do KPiR od razu, ale nie jest jeszcze sprawdzona. Takie operacje znajdziesz w Dokumenty → Przejrzyj dokumenty. Przy każdej możesz:

• Otwórz: sprawdź kategorię, kwoty i VAT,
• Scal z płatnością: gdy płatność z banku obejmuje pełną kwotę,
• Powiąż jako płatność: gdy to płatność częściowa,
• Oznacz jako sprawdzoną: potwierdzasz, że operacja się zgadza.

Raty

Jeden dokument może być przy kilku operacjach. Płatności częściowej Norman nigdy nie scala sam: powiąż ją z dokumentem przyciskiem Powiąż jako płatność (w przeglądzie albo w szczegółach dokumentu, Znajdź płatność częściową). Dokument pokazuje wtedy, ile zapłacono, na przykład „Zapłacono 600 zł z 1200 zł”.

Gdzie to widać

• Na liście Dokumenty przy każdym dokumencie widać jego operację ze sposobem płatności i dopiskiem do sprawdzenia, a przy kilku operacjach „+N”.
• Szczegóły dokumentu pokazują wszystkie jego operacje. Powiązaną płatność możesz tam odłączyć.
• Na liście Operacje operacja z dokumentu ma oznaczenie Z dokumentu, a filtr źródła Z dokumentów pokazuje tylko takie operacje.

Przed złożeniem JPK_V7 i zaliczki na PIT

Gdy w okresie są niesprawdzone operacje, Norman pokazuje na stronie raportu JPK_V7 albo zaliczki na PIT, przy wysyłce JPK i na stronie KPiR komunikat, na przykład „3 operacje nie są jeszcze sprawdzone”, z linkiem Sprawdź do tych operacji. Możesz złożyć deklarację mimo to, ale warto je najpierw sprawdzić.

Operacje bez dokumentu

Operacja bez dokumentu nie trafia do KPiR i ma status Wymaga dokumentu. Takie operacje znajdziesz filtrem Wymaga dokumentu na liście Operacje. Dołącz dokument albo, jeśli go nie ma, kliknij w operacji Dokument niewymagany:

• koszt trafia do KPiR jako osobny zapis z dopiskiem „Bez dokumentu (Twoje oświadczenie)”; możesz dodać notatkę dowodu wewnętrznego,
• przychód trafia do miesięcznego zapisu „Sprzedaż bez dokumentu” z datą ostatniego dnia miesiąca; na ryczałcie osobno dla każdej stawki.

Dla opłat bankowych, odsetek od rachunku firmowego i składek ZUS Norman zaznacza Dokument niewymagany sam: dowodem jest wyciąg bankowy. Czy brak dokumentu jest w Twoim przypadku dopuszczalny, określa rozporządzenie w sprawie KPiR (Dz.U. 2025 poz. 1299): w razie wątpliwości zapytaj księgowego.

Operacje poza KPiR

Niektóre operacje nie trafiają do księgi. Norman podaje przyczynę, na przykład:

• Prywatna albo Nie dotyczy działalności,
• Zapłata podatku i Zapłata VAT,
• Przelew między własnymi rachunkami,
• Nie jest kosztem podatkowym, na przykład reprezentacja,
• Środek trwały: w kosztach przez amortyzację,
• Składki właściciela: odliczane od dochodu: Norman uwzględnia zapłacone składki przy obliczeniu podatku,
• Zaliczka na proformę: wpłata do faktury pro forma przed dostawą nie jest przychodem (art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT).

Wystawione faktury

Wystawioną fakturę z datą dostawy albo wykonania usługi Norman księguje sam, na tę datę. Gdy faktura jej nie podaje, potwierdzasz datę przychodu przyciskiem Potwierdź datę. Wpłaty klienta tylko rozliczają fakturę. Zobacz KPiR, ewidencja przychodów i różnice kursowe.

Waluty obce

Dokument w walucie obcej Norman przelicza po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed datą dokumentu (art. 11a ustawy o PIT). Gdy zapłacisz go z rachunku w złotych, zapłatę wycenia po kursie faktycznie zastosowanym przez bank (art. 24c ust. 4 ustawy o PIT). Średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem zapłaty stosuje tylko wtedy, gdy faktycznego kursu nie da się ustalić, na przykład przy gotówce w walucie albo zapłacie z rachunku walutowego. Różnicę księguje jako zrealizowaną różnicę kursową (art. 24c ustawy o PIT): dodatnią jako przychód, ujemną jako koszt. W rozliczonym miesiącu zmiana różnicy kursowej czeka na Twoje potwierdzenie jako korekta w pierwotnym miesiącu. Zobacz KPiR, ewidencja przychodów i różnice kursowe.

Środki trwałe

Zakup środka trwałego nie jest kosztem w dniu zakupu. Połącz operację, którą go kupiłeś, ze środkiem w ewidencji. Amortyzacja trafia do KPiR jednym zapisem miesięcznie, z dopiskiem „Ewidencja środków trwałych”. Odpis jednorazowy Norman księguje w miesiącu, w którym go ujmujesz, a przy sprzedaży albo likwidacji środka wartość jeszcze niezamortyzowaną. Zobacz Środki trwałe i amortyzacja.

Rozliczone miesiące

Miesiąc, za który zaliczka na PIT jest złożona albo zapłacona, jest rozliczony. Norman nie zmienia go po cichu:

• nowy zapis za taki miesiąc czeka na Ciebie jako propozycja,
• gdy dokument albo operacja z tego miesiąca się zmieni lub zniknie, Norman proponuje korektę zapisu w pierwotnym miesiącu.

Propozycja liczy się dopiero po kliknięciu Potwierdź. Na stronie KPiR zobaczysz, ile zapisów za rozliczone miesiące czeka na Ciebie. Numery zapisów (Lp.) mogą się zmieniać, dopóki miesiąc jest otwarty, a po rozliczeniu zostają stałe.

Gdzie to sprawdzić

• Na stronie KPiR każdy zapis pokazuje, skąd pochodzi: dokument, Wystawiona faktura, Operacja, „Sprzedaż bez dokumentu”, Ewidencja środków trwałych albo Korekta zapisu, oraz dopiski, na przykład „Paragon bez Twojego NIP: brutto”.
• W szczegółach operacji, w części Księga podatkowa, zobaczysz „W KPiR jako zapis …” z numerem, kolumną i kwotą albo „Poza KPiR” z przyczyną.
• W tych samych szczegółach Norman pokazuje jedną linię o VAT: dlaczego nie jest odliczony i co zrobić. Zobacz VAT w Normanie krok po kroku.

VAT nie zmienia się przez KPiR: JPK_V7 Norman nadal przygotowuje z dokumentów. Zobacz VAT w Normanie krok po kroku.

Norman to oprogramowanie. Jeśli nie wiesz, czy wydatek jest kosztem uzyskania przychodu, zapytaj księgowego.