Operacje i księga przychodów i rozchodów (KPiR)

W JDG Norman prowadzi księgę przychodów i rozchodów (KPiR) na bieżąco z Twoich operacji, a na ryczałcie ewidencję przychodów. Od dnia podanego na stronie KPiR zaliczki na PIT i składka zdrowotna liczą się tylko z księgi: zobaczysz tam komunikat „Od … Norman prowadzi tę księgę na bieżąco z Twoich operacji”.

Operacje

W polskiej firmie Norman nazywa transakcje operacjami w całej aplikacji. Operacja to każdy wpływ i wydatek: z banku, z wyciągu CSV, dodany ręcznie albo utworzony z niezapłaconego dokumentu.

Tabela Operacje ma kolumnę Płatność: Bank, Karta, Gotówka, PayPal albo Niezapłacone. Dopóki operacja nie jest zakończona, zmienisz ją bezpośrednio w tabeli, a w szczegółach operacji w polu Sposób płatności. Na szerokim ekranie widać też kolumnę Przepływ: Wydatek, Przychód albo Zwrot.

Do księgi trafiają tylko zakończone operacje (Zakończone). Operacja, która jeszcze czeka w banku albo nie jest zakończona, nie trafia do KPiR.

Dokument jest podstawą zapisu

KPiR ujmuje dokument, a nie płatność:

• Każdy dokument to jeden zapis w KPiR, z datą dokumentu (koszt: data wystawienia, art. 22 ust. 6b ustawy o PIT), w kolumnie wynikającej z kategorii operacji.
• Kwota zapisu pochodzi z zakończonej operacji: netto i VAT, którego nie odliczasz. Firma zwolniona z VAT księguje kwotę brutto.
• Dokument zapłacony w kilku ratach łączysz z każdą płatnością. Pierwsza płatność księguje całą kwotę dokumentu, a kolejne tylko go rozliczają. Przy zapisie zobaczysz Zapłacony, Częściowo zapłacony albo Niezapłacony. Płatności wyższe od dokumentu o ponad 1% Norman oznacza do sprawdzenia.
• Paragon bez NIP Twojej firmy albo powyżej 450 zł jest kosztem w kwocie brutto, bo VAT z niego nie podlega odliczeniu (art. 86 ust. 2 pkt 1 i art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT). Dzięki temu KPiR i JPK_V7 się zgadzają.
• Dokument, którego nie łączy żadna zakończona operacja, jest niezapłacony i nie trafia do księgi.

Wpisy dodane przez Ciebie ręcznie, potwierdzone faktury i korekty zostają bez zmian. Operacja, którą już obejmują, nie jest księgowana drugi raz.

Faktura jeszcze niezapłacona

Jeśli chcesz ująć koszt przed zapłatą, otwórz dokument i kliknij Utwórz operację (niezapłaconą). Norman zaksięguje dokument na jego datę. Wybierz kategorię i zakończ operację.

Gdy płatność wpłynie, Norman połączy ją z tą operacją sam, jeśli pasuje dokładnie jedna płatność (kwota, waluta oraz numer dokumentu, rachunek albo dostawca). W innym razie przy operacji zobaczysz proponowaną płatność i przycisk Połącz.

Operacje bez dokumentu

Operacja bez dokumentu nie trafia do KPiR i ma status Wymaga dokumentu. Takie operacje znajdziesz filtrem Wymaga dokumentu na liście Operacje. Dołącz dokument albo, jeśli go nie ma, kliknij w operacji Dokument niewymagany:

• koszt trafia do KPiR jako osobny zapis z dopiskiem „Bez dokumentu (Twoje oświadczenie)”; możesz dodać notatkę dowodu wewnętrznego,
• przychód trafia do miesięcznego zapisu „Sprzedaż bez dokumentu” z datą ostatniego dnia miesiąca; na ryczałcie osobno dla każdej stawki.

Dla opłat bankowych, odsetek od rachunku firmowego i składek ZUS Norman zaznacza Dokument niewymagany sam: dowodem jest wyciąg bankowy. Czy brak dokumentu jest w Twoim przypadku dopuszczalny, określa rozporządzenie w sprawie KPiR (Dz.U. 2025 poz. 1299): w razie wątpliwości zapytaj księgowego.

Operacje poza KPiR

Niektóre operacje nie trafiają do księgi. Norman podaje przyczynę, na przykład:

• Prywatna albo Nie dotyczy działalności,
• Zapłata podatku i Zapłata VAT,
• Przelew między własnymi rachunkami,
• Nie jest kosztem podatkowym, na przykład reprezentacja,
• Środek trwały: w kosztach przez amortyzację,
• Składki właściciela: odliczane od dochodu: Norman uwzględnia zapłacone składki przy obliczeniu podatku,
• Zaliczka na proformę: wpłata do faktury pro forma przed dostawą nie jest przychodem (art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT).

Wystawione faktury

Wystawioną fakturę z datą dostawy albo wykonania usługi Norman księguje sam, na tę datę. Gdy faktura jej nie podaje, potwierdzasz datę przychodu przyciskiem Potwierdź datę. Wpłaty klienta tylko rozliczają fakturę. Zobacz KPiR, ewidencja przychodów i różnice kursowe.

Waluty obce

Dokument w walucie obcej Norman przelicza po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed datą dokumentu (art. 11a ustawy o PIT). Gdy zapłacisz go z rachunku w złotych, zapłatę wycenia po kursie faktycznie zastosowanym przez bank (art. 24c ust. 4 ustawy o PIT). Średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem zapłaty stosuje tylko wtedy, gdy faktycznego kursu nie da się ustalić, na przykład przy gotówce w walucie albo zapłacie z rachunku walutowego. Różnicę księguje jako zrealizowaną różnicę kursową (art. 24c ustawy o PIT): dodatnią jako przychód, ujemną jako koszt. W rozliczonym miesiącu zmiana różnicy kursowej czeka na Twoje potwierdzenie jako korekta w pierwotnym miesiącu. Zobacz KPiR, ewidencja przychodów i różnice kursowe.

Środki trwałe

Zakup środka trwałego nie jest kosztem w dniu zakupu. Połącz operację, którą go kupiłeś, ze środkiem w ewidencji. Amortyzacja trafia do KPiR jednym zapisem miesięcznie, z dopiskiem „Ewidencja środków trwałych”. Odpis jednorazowy Norman księguje w miesiącu, w którym go ujmujesz, a przy sprzedaży albo likwidacji środka wartość jeszcze niezamortyzowaną. Zobacz Środki trwałe i amortyzacja.

Rozliczone miesiące

Miesiąc, za który zaliczka na PIT jest złożona albo zapłacona, jest rozliczony. Norman nie zmienia go po cichu:

• nowy zapis za taki miesiąc czeka na Ciebie jako propozycja,
• gdy dokument albo operacja z tego miesiąca się zmieni lub zniknie, Norman proponuje korektę zapisu w pierwotnym miesiącu.

Propozycja liczy się dopiero po kliknięciu Potwierdź. Na stronie KPiR zobaczysz, ile zapisów za rozliczone miesiące czeka na Ciebie. Numery zapisów (Lp.) mogą się zmieniać, dopóki miesiąc jest otwarty, a po rozliczeniu zostają stałe.

Gdzie to sprawdzić

• Na stronie KPiR każdy zapis pokazuje, skąd pochodzi: dokument, Wystawiona faktura, Operacja, „Sprzedaż bez dokumentu”, Ewidencja środków trwałych albo Korekta zapisu, oraz dopiski, na przykład „Paragon bez Twojego NIP: brutto”.
• W szczegółach operacji, w części Księga podatkowa, zobaczysz „W KPiR jako zapis …” z numerem, kolumną i kwotą albo „Poza KPiR” z przyczyną.
• W tych samych szczegółach Norman pokazuje jedną linię o VAT: dlaczego nie jest odliczony i co zrobić. Zobacz VAT w Normanie krok po kroku.

VAT nie zmienia się przez KPiR: JPK_V7 Norman nadal przygotowuje z dokumentów. Zobacz VAT w Normanie krok po kroku.

Norman to oprogramowanie. Jeśli nie wiesz, czy wydatek jest kosztem uzyskania przychodu, zapytaj księgowego.