Przedsądowe wezwanie do zapłaty 2026: treść, odsetki i 40 euro

Przedsądowe wezwanie do zapłaty to pismo, w którym wierzyciel żąda zapłaty konkretnej kwoty w wyznaczonym terminie i zapowiada dalsze kroki. Przy fakturze między firmami odsetki 13,75% rocznie (od 1 lipca 2026 r.) i rekompensata 40, 70 albo 100 euro należą się bez żadnego wezwania, a samo wezwanie przydaje się do kosztów procesu, do wpisu dłużnika do BIG i do długu bez terminu płatności.

Stan prawny na 14 listopada 2026 r.

Ten poradnik dotyczy zaległej faktury między przedsiębiorcami w Polsce, w złotych. Gotowe pismo PDF albo DOCX przygotujesz w generatorze wezwania do zapłaty, a wersję dla kontrahenta zagranicznego opisuje poradnik wezwanie do zapłaty po angielsku.

Kiedy wezwanie do zapłaty jest potrzebne

Żaden przepis nie każe wysyłać wezwania przed każdym pozwem. Wezwanie ma jednak skutki prawne w kilku konkretnych sytuacjach:

Wezwanie nie przerywa przedawnienia. Bieg przedawnienia przerywa dopiero uznanie długu przez dłużnika albo czynność przed sądem podjęta bezpośrednio w celu dochodzenia roszczenia, na przykład pozew (art. 123 § 1 KC). Roszczenia z działalności gospodarczej przedawniają się po trzech latach, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 KC).

Co musi zawierać wezwanie do zapłaty

Przepisy nie narzucają wzoru. Dobre wezwanie pozwala jednak dłużnikowi od razu sprawdzić dług i zapłacić, a sądowi ocenić, czego żądałeś. Wpisz:

1. Strony. Pełną nazwę, adres i NIP wierzyciela oraz dłużnika. Przy spółce z o.o. wskaż spółkę, nie prezesa ani wspólnika.
2. Podstawę długu. Numer i datę faktury, umowę albo zamówienie i krótki opis towaru lub usługi.
3. Kwotę główną. Pozostałą należność po odjęciu wpłat i korekt, z walutą.
4. Odsetki. Stopę, podstawę prawną i datę, od której liczysz, a jeśli podajesz kwotę, to na wskazany dzień.
5. Rekompensatę. Kwotę 40, 70 albo 100 euro w złotych z kursem, po którym ją przeliczyłeś.
6. Termin i rachunek. Konkretną datę zapłaty i numer rachunku. Najczęściej daje się 7 albo 14 dni, ale żaden przepis tego nie wymaga.
7. Dalsze kroki. Zapowiedź pozwu, a jeśli planujesz wpis do BIG, ostrzeżenie z nazwą i adresem biura oraz informację, że dłużnik może zgłosić sprzeciw (art. 15a ust. 2 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych).
8. Podpis i datę. Podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji firmy albo pełnomocnik.

Nie strasz kosztami, których nie możesz żądać, i nie dopisuj opłaty za każde kolejne pismo. Kwoty, które doliczasz, muszą mieć podstawę w ustawie albo w umowie.

Jakie odsetki doliczyć

Najpierw sprawdź, czy dług wynika z transakcji handlowej, czyli umowy między przedsiębiorcami o dostawę towarów lub usług za wynagrodzenie. Prawie każda faktura B2B się w tym mieści. Wtedy należą Ci się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, chyba że umowa przewiduje wyższe.

Stopa w transakcjach handlowych jest stała przez całe półrocze: od 1 stycznia do 30 czerwca 2026 r. wynosiła 14%, od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. wynosi 13,75%. Odsetki liczysz od dnia po terminie płatności do dnia zapłaty. Gdy termin wypada w sobotę albo dzień wolny od pracy, przesuwa się na następny dzień roboczy (art. 115 KC). Od zaległych odsetek nie doliczasz kolejnych odsetek, dopóki nie wytoczysz o nie powództwa (art. 482 § 1 KC).

Rekompensata 40, 70 albo 100 euro

Od dnia, w którym nabywasz prawo do odsetek w transakcji handlowej, należy Ci się też rekompensata za koszty odzyskiwania należności, bez wezwania (art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych):

Euro przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Rekompensata należy się od każdej transakcji, a przy płatności w ratach od każdej niezapłaconej raty (art. 10 ust. 1a). Jeśli koszty odzyskiwania, na przykład firmy windykacyjnej, były wyższe, możesz żądać zwrotu rozsądnych kosztów ponad tę kwotę (art. 10 ust. 2).

Przykład: faktura na 12 300 zł

Spółka wystawiła fakturę na 10 000 zł netto plus 23% VAT, czyli 12 300 zł brutto, z terminem płatności 16 października 2026 r. (piątek). Klient nie zapłacił. Wezwanie spółka wysyła w poniedziałek 16 listopada 2026 r.

Za każdy kolejny dzień opóźnienia dochodzi 4,63 zł odsetek (12 300 zł × 13,75% / 365). Kurs z września bierzesz dlatego, że faktura stała się wymagalna w październiku. Obie kwoty dla własnej faktury policzysz w kalkulatorze odsetek za opóźnienie.

Gdyby dłużnik nie zapłacił wcale, roszczenie z tej faktury przedawni się 31 grudnia 2029 r.: trzy lata od wymagalności, z końcem roku kalendarzowego.

Jak wysłać wezwanie i co dalej

1. Sprawdź saldo. Porównaj fakturę z wyciągiem bankowym, korektami i potrąceniami. Wezwanie do już zapłaconej faktury psuje relację i nic nie daje.
2. Policz kwoty. Odsetki i rekompensatę na dzień wezwania, osobno od kwoty głównej.
3. Przygotuj pismo. Uzupełnij elementy z listy powyżej albo skorzystaj z generatora.
4. Wyślij tak, by móc to udowodnić. Oświadczenie jest złożone, gdy doszło do dłużnika tak, że mógł się zapoznać z treścią (art. 61 § 1 KC), a e-mail z chwilą wprowadzenia do skrzynki (art. 61 § 2 KC). Przed wpisem do BIG potrzebujesz listu poleconego, doręczenia do rąk własnych, adresu do doręczeń elektronicznych albo e-maila, jeśli przewiduje go umowa (art. 15 ust. 1 pkt 3 i ust. 1a ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych).
5. Czekaj do terminu i zapisz odpowiedź. Jeśli dłużnik prosi o raty, poproś o pisemne uznanie długu: przerywa ono bieg przedawnienia.
6. Wybierz dalszy krok. Ugoda, wpis do BIG (dług co najmniej 500 zł, wymagalny od co najmniej 30 dni i co najmniej miesiąc od wezwania) albo pozew. W elektronicznym postępowaniu upominawczym dochodzisz roszczeń wymagalnych w ciągu trzech lat przed wniesieniem pozwu (art. 505²⁹ᵃ KPC).

Gdy dłużnikiem jest spółka z o.o., a egzekucja wobec niej okaże się bezskuteczna, za jej długi mogą odpowiadać członkowie zarządu; zasady opisuje poradnik odpowiedzialność zarządu za długi spółki. Jeśli faktura z VAT pozostaje niezapłacona dłużej, sprawdź ulgę na złe długi w VAT.

Jak pomaga Norman

Norman wystawia faktury, wysyła je do KSeF i dopasowuje płatności z banku do faktur, więc widzisz, kto zalega i ile. Przypomnienia o płatności wysyła sam, w kolejnych etapach aż do wezwania do zapłaty i ostatecznego wezwania, z dopiskiem o odsetkach ustawowych i rekompensacie, i przestaje, gdy faktura zostanie opłacona; ustawienia opisuje pomoc: przypomnienia o płatności. Kwoty odsetek i rekompensaty policzysz za darmo i bez rejestracji w kalkulatorze odsetek za opóźnienie, a o Normanie przeczytasz na stronie głównej.

Często zadawane pytania

Czy przed pozwem trzeba wysłać wezwanie do zapłaty?

Nie ma takiego ogólnego obowiązku. Bez wezwania ryzykujesz jednak koszty: jeśli dłużnik uzna żądanie przy pierwszej czynności w sprawie i nie dał powodu do pozwu, sąd może zasądzić zwrot kosztów od Ciebie (art. 101 KPC). Pozew musi też opisać, czy strony próbowały rozwiązać spór bez sądu (art. 187 § 1 pkt 3 KPC).

Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie?

Nie. Przerywa je uznanie długu przez dłużnika albo czynność przed sądem w celu dochodzenia roszczenia, na przykład pozew (art. 123 § 1 KC). Roszczenia firmowe przedawniają się po trzech latach, z końcem roku kalendarzowego.

Czy można wysłać wezwanie do zapłaty e-mailem?

Tak. E-mail jest skuteczny, gdy dotarł do skrzynki dłużnika tak, że mógł go przeczytać (art. 61 § 2 KC). Do wpisu w BIG e-mail wystarczy tylko wtedy, gdy umowa z dłużnikiem przewiduje wezwanie na wskazany adres e-mail.

Ile odsetek doliczyć do faktury B2B w 2026 roku?

Od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych wynoszą 13,75% rocznie, a w pierwszym półroczu 2026 r. wynosiły 14%. Do tego rekompensata 40, 70 albo 100 euro od każdej faktury.

Ile dni dać dłużnikowi na zapłatę?

Przepisy nie wskazują terminu. W praktyce wierzyciele dają 7 albo 14 dni. Przed wpisem do BIG musi jednak minąć co najmniej miesiąc od wysłania wezwania z ostrzeżeniem.