Ulga na złe długi w VAT: 90 dni i kontrola przed JPK

Ulga na złe długi w VAT pozwala sprzedawcy zmniejszyć podstawę opodatkowania i VAT należny od niezapłaconej faktury, gdy upłynie 90 dni od terminu płatności i spełnione są pozostałe warunki. Przy częściowej zapłacie obejmuje tylko niezapłaconą część. Przed JPK_V7 sprawdź więc nie tylko wiek faktury, ale również rzeczywiste płatności, status VAT i właściwy okres rozliczenia.

Ten poradnik dotyczy wierzyciela, czyli firmy oczekującej zapłaty za krajową sprzedaż. Przykład zakłada zwykłe rozliczenie VAT i sprzedaż na rzecz czynnego podatnika VAT. Zasady sprawdziliśmy 8 listopada 2026 roku. JDG i spółka z o.o. mogą analizować tę samą ulgę w VAT; ich rozliczenia PIT lub CIT wymagają osobnej oceny.

Kiedy sprzedawca może skorzystać z ulgi?

Podstawą jest art. 89a ustawy o VAT, tekst jednolity z 2026 roku. Przepis obejmuje dostawy towarów i świadczenie usług na terytorium Polski. Sam czerwony status „po terminie” w programie nie wystarcza do zastosowania korekty.

Sprawdź łącznie następujące warunki:

• Należność albo jej część nie została uregulowana ani zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności określonego na fakturze lub w umowie.
• Na dzień poprzedzający złożenie deklaracji, w której dokonujesz korekty, jesteś zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT.
• Nie upłynęły trzy lata od końca roku, w którym wystawiono fakturę.
• Do dnia złożenia rozliczenia należność objęta ulgą nadal nie została zapłacona ani zbyta.

Korzystanie z ulgi jest prawem wierzyciela. Nie musisz jej stosować tylko dlatego, że faktura przekroczyła 90 dni. Przed decyzją zachowaj dokumenty potwierdzające termin, saldo i spełnienie warunków.

Sprzedaż konsumentowi lub podmiotowi, który nie był czynnym podatnikiem VAT, wymaga dodatkowej analizy art. 89a ust. 2a. Przepis przewiduje dodatkowe przesłanki, na przykład wpis wierzytelności do krajowego rejestru długów. Nie przenoś na taki przypadek automatycznie poniższego przykładu B2B. Także metoda kasowa wymaga sprawdzenia, czy i kiedy VAT należny został wcześniej rozliczony.

Od jakiej daty liczyć 90 dni?

Punktem wyjścia jest termin płatności, a nie data wystawienia faktury, jej odczytania przez OCR czy pojawienia się w KSeF. Jeżeli program pomyli te daty, może wskazać niewłaściwy okres korekty. Przy zmianie terminu w umowie zachowaj dokument, na podstawie którego ustalasz aktualną datę.

Przykładowo termin płatności przypada 15 lipca 2026 roku. Dziewięćdziesiąty dzień po jego upływie to 13 października 2026 roku. Dla podatnika rozliczającego VAT miesięcznie punktem odniesienia będzie zatem rozliczenie za październik, jeżeli pozostałe warunki są spełnione.

Stan należności trzeba sprawdzić ponownie przed złożeniem JPK. Jeśli klient zapłaci po 90. dniu, ale przed złożeniem rozliczenia, nie można pominąć tej wpłaty i zastosować ulgi do zapłaconej kwoty. Ministerstwo Finansów opisuje warunki i moment korekty zarówno po stronie wierzyciela, jak i dłużnika.

Jak policzyć ulgę przy częściowej zapłacie?

Załóżmy krajową fakturę za usługę: 10 000 zł netto, 2 300 zł VAT i 12 300 zł brutto. Termin płatności to 15 lipca 2026 roku. Obie strony są czynnymi podatnikami VAT, sprzedawca rozliczył sprzedaż, a wierzytelność nie została zbyta. Klient zapłacił 2 460 zł przed upływem 90 dni. Do złożenia październikowego JPK nie ma kolejnych wpłat. To przykład obliczeniowy, nie historia klienta Normana.

Wpłata stanowi 20% faktury, więc niezapłacone pozostaje 80%. Przy jednej stawce 23% rozliczenie wygląda tak:

Jeżeli sprzedawca wybierze ulgę i spełnia wszystkie warunki, zmniejszenie wynosi 8 000 zł podstawy oraz 1 840 zł VAT należnego. Nie wynosi 2 300 zł VAT, ponieważ część faktury została już zapłacona. Nie oznacza też automatycznego przelewu 1 840 zł z urzędu: końcowe saldo zależy od całego rozliczenia VAT.

Przy kilku stawkach, korekcie ceny albo płatności obejmującej kilka faktur najpierw ustal, czego dotyczy otrzymana kwota. Prosty udział procentowy z tego przykładu nie zastępuje prawidłowego przypisania płatności do poszczególnych należności.

Co sprawdzić w JPK_V7 przed wysyłką?

Ulga oznacza zapis dotyczący konkretnej faktury, a nie ogólne pomniejszenie sprzedaży bez śladu dokumentowego. Aktualna broszura MF dla JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3), tabela 8 oraz przykłady 9 i 10 wskazuje następujące elementy:

1. Dane faktury i kontrahenta pozwalające zidentyfikować korygowaną sprzedaż.
2. Kwoty korekty rozdzielone według stawek. Przy zastosowaniu ulgi zmniejszenie wykazuje się ze znakiem minus.
3. Wartość 1 w polu KorektaPodstawyOpodt dla odpowiedniej korekty wierzyciela.
4. Datę upływu terminu płatności w TerminPlatnosci przy korekcie z art. 89a ust. 1.
5. Przy późniejszej zapłacie lub zbyciu: datę zdarzenia w DataZaplaty i odpowiednie zwiększenie.

Nazwy pól pomagają skontrolować wynik, nawet jeśli aplikacja przedstawia je przyjaznymi etykietami. Nie edytuj XML na podstawie samej listy: sprawdź także część deklaracyjną i zgodność z ewidencją. MF wyjaśnia w swoich pytaniach i odpowiedziach o JPK, że takiej korekty nie oznacza się jako dokumentu WEW.

Jak AI może pomóc sprawdzić niezapłacone faktury?

Najpierw potrzebujesz wiarygodnego salda. Brak dopasowanego przelewu nie jest dowodem braku zapłaty. Operacja mogła trafić na drugi rachunek, zostać rozliczona gotówką albo kompensatą, a połączenie bankowe mogło wygasnąć. AI może uporządkować materiały i wskazać pozycje do sprawdzenia, ale nie powinno dopowiadać brakujących faktów.

Przygotuj roboczą listę: numer faktury, kontrahent, termin płatności, kwoty netto i VAT, przypisane wpłaty, niezapłacone saldo oraz dokument źródłowy. Oddziel brak danych od potwierdzonego braku wpłaty. Przykładowe polecenie do analizy dokumentów:

Porównaj zestawienie faktur sprzedaży z potwierdzeniami płatności. Dla każdej faktury pokaż termin płatności, wpłaty, saldo i datę upływu 90 dni. Nie łącz podobnych kwot bez potwierdzenia, której faktury dotyczą. Oznacz częściowe wpłaty, brakujące wyciągi i niejasne rozliczenia. Przygotuj listę do sprawdzenia, bez przesądzania prawa do ulgi i bez wysyłania JPK.

To proponowany sposób pracy z AI, nie deklaracja, że Norman automatycznie kwalifikuje wierzytelności do ulgi. W Normanie połączenie bankowe i import CSV pomagają zebrać operacje i połączyć je z fakturami. Po takim uzgodnieniu nadal sprawdzasz warunki podatkowe oraz to, czy konkretna korekta została prawidłowo ujęta w pliku.

Co zrobić, gdy klient później zapłaci?

Wróćmy do przykładu. Po zastosowaniu ulgi od 9 840 zł brutto klient płaci w grudniu 4 920 zł, czyli połowę pozostałej należności. W grudniowym rozliczeniu zwiększasz podstawę o 4 000 zł, a VAT należny o 920 zł. Pozostała niezapłacona część nadal wynosi 4 920 zł brutto.

Nie kasuj wcześniejszej korekty ani nie udawaj, że faktura była zapłacona od początku. Zachowaj historię: pierwotne rozliczenie, zastosowaną ulgę i późniejszą wpłatę. Pozwala to wyjaśnić, dlaczego kwoty VAT pojawiają się w różnych okresach. Zbycie wierzytelności po zastosowaniu ulgi również wymaga odpowiedniego zwiększenia zgodnie z art. 89a ust. 4.

Jak zakończyć kontrolę w Normanie?

Przed zatwierdzeniem porównaj listę należności z rozliczeniem za właściwy okres. Jeżeli nie widzisz korekty albo nie możesz jej poprawnie wprowadzić, wyjaśnij to z obsługą lub księgowym przed wysyłką. Nie zakładaj, że samo oznaczenie faktury jako niezapłaconej zmieniło JPK.

Instrukcja zatwierdzania JPK_V7 opisuje przygotowanie, przegląd uwag, zatwierdzenie i autoryzację wysyłki. Są to odrębne kroki. Po wysłaniu sprawdź status i UPO; UPO potwierdza przyjęcie pliku, a nie zapłatę podatku ani prawidłowość każdej pozycji. Więcej o przygotowaniu danych znajdziesz w poradniku jak AI przygotowuje podatki JDG.

Zachowaj pakiet dowodowy z datą ostatniej kontroli płatności. Przy następnym zamknięciu miesiąca wróć do faktur objętych ulgą, aby nie przeoczyć późniejszej zapłaty i obowiązkowego zwiększenia VAT.