Налоговая декларация 2026: какие документы и чеки нужны самозанятым

Налоговая декларация редко проваливается из-за самих форм: она проваливается из-за недостающих чеков. Тот, кто в июле лихорадочно ищет банковские выписки и уже не может найти чек из ресторана за март, в итоге платит слишком много налогов или получает вопросы от Finanzamt. Чёткий чек-лист документов позволяет собирать нужное в течение всего года.

Это руководство показывает вам (как самозанятому, фрилансеру или участнику GmbH), какие документы и чеки действительно нужны для налоговой декларации 2026 в Германии, упорядоченные по доходам, расходам и обязательным записям. Так вы точно знаете, что собирать, а что можно спокойно оставить за бортом.

В отличие от наёмных сотрудников, самозанятый не может опереться на одну годовую справку о зарплате. Вы сами подтверждаете каждый доход и каждый расход бизнеса, и именно эти чеки являются основой вашего EÜR или баланса.

Коротко

• Три блока: доходы (исходящие счета, банковские выписки), расходы (чек на каждый расход бизнеса), обязательные документы (реестр активов, страховка, уведомление за прошлый год).
• Главное правило: нет чека — нет расхода. Каждый недостающий чек увеличивает вашу прибыль и, значит, налог.
• Срок подачи: декларацию за 2025 год нужно сдать до 31 июля 2026 (с налоговым консультантом — до 30 апреля 2027).
• Хранение: учётные документы — 8 лет, книги и балансы — 10 лет, деловая переписка — 6 лет.
• Главный рычаг: оцифровывать по ходу дела, а не искать в июле.

Доходы: какие документы нужны

Начните с подтверждения того, что поступило. За весь налоговый год соберите:

• Все выставленные исходящие счета: с последовательной нумерацией и полные, включая аннулированные и исправленные. Как должен выглядеть сторно-счёт, подробно разобрано в отдельном руководстве.
• Выписки бизнес-счёта: без пропусков с января по декабрь. Они служат сверкой для каждого дохода.
• Наличная выручка и кассовая книга, если вы рассчитываетесь наличными.
• Поступления через платформы (PayPal, Stripe, Etsy, Upwork), включая отчёты о комиссиях.

Важно: для EÜR действует принцип поступления: доход учитывается в том году, когда деньги были на счёте, а не когда вы выставили счёт. Счёт от 28 декабря, оплаченный только 3 января, относится уже к новому году.

Расходы бизнеса: чек-лист чеков

Здесь вы возвращаете себе деньги. Каждый недостающий чек — это наличные, которые вы дарите Finanzamt. Таблица ниже показывает типичные виды расходов, что вы храните как подтверждение и сколько можно вычесть:

Несколько подводных камней заслуживают внимания. По представительским расходам вычитается только 70 %, и в чеке нужны повод и участники. По командировкам к счёту за отель добавляются суточные на питание (2026: 14 € при отсутствии свыше 8 часов, 28 € за полный день). Домашний кабинет вы вычитаете только пропорционально или через паушальную ставку за домашний офис.

Если вы оплатили расход наличными и не получили чек, поможет собственный чек (Eigenbeleg), но только как исключение, не как правило.

Что должен содержать действительный чек?

Чек считается, только если Finanzamt его признаёт. Для счетов свыше 250 € брутто нужны все обязательные реквизиты по § 14 UStG: имя и адрес поставщика и получателя, налоговый номер или USt-IdNr., дата и номер счёта, количество и вид услуги, сумма нетто и ставка налога.

Для небольших сумм проще: счёт на малую сумму до 250 € брутто (§ 33 UStDV) обходится меньшим числом реквизитов: достаточно имени и адреса составителя, даты, услуги, суммы брутто и ставки налога. Кассовый чек из магазина канцтоваров обычно уже подходит.

Два момента, которые часто идут не так:

• Термочеки выцветают. Чеки с заправок и кассовые чеки на термобумаге через два года часто пустые. Сфотографируйте или отсканируйте их сразу: при аккуратном GoBD-совместимом архиве цифровой копии достаточно.
• Представительский чек без повода. Одного ресторанного чека мало: без повода и списка участников Finanzamt вычёркивает расход.

Обязательные документы для приложений

Помимо самих чеков, нужны документы, без которых Finanzamt не примет приложения вашей декларации:

• Реестр активов со всеми объектами стоимостью свыше 800 € нетто и их амортизацией (AfA).
• Взносы на страхование и пенсию: подтверждения по медицинской, пенсионной страховке и страховке по уходу.
• Предварительные декларации по НДС за год для сверки с годовой декларацией.
• Налоговое уведомление за прошлый год: оно содержит перенос убытков и установленные авансовые платежи.
• Договоры: кредиты, лизинг, аренда, крупные договоры с поставщиками.

Для разграничения: как самозанятый вы учитываете расходы бизнеса, а не расходы работника. Разница определяет, в какое приложение попадёт чек.

Как долго хранить чеки?

Отсортировать недостаточно: документы нужно хранить годами. С момента вступления в силу Четвёртого закона о снижении бюрократии (действует с 2025 года) применяются сокращённые сроки:

Срок начинается не с даты чека, а с конца календарного года, в котором чек возник (§ 147 абз. 4 AO). Значит, учётный документ от марта 2026 должен храниться до конца 2034 года. Обязанность вытекает из § 147 AO. Какой срок относится к какому документу, показывает руководство по срокам хранения.

Самые частые ошибки с документами

• Смешивание личного и делового. Тот, кто ведёт всё через один счёт, тратит часы на разделение. Отдельный бизнес-счёт экономит именно это время.
• Игнорирование мелких сумм. Парковочный талон за 4 € и подписка на ПО за 9 € кажутся неважными, но в сумме это быстро сотни евро в год.
• Чеки без подтверждения оплаты. Один счёт не подтверждает расход. Только банковская выписка или кассовый чек показывают, что вы действительно заплатили.
• Откладывать всё на июль. Тот, кто собирает документы только к сроку сдачи, надёжно забывает расходы из января.

Организуйте чеки весь год, а не ищите в июле

Самая частая причина переплаты налога — не ошибочная запись, а чек, который так и не нашёлся. Тот, кто собирает чеки только летом, надёжно забывает мелкие расходы, которые в сумме дают сотни евро. Решение — не коробка из-под обуви, а постоянный GoBD-совместимый архив.

Оцифровывайте каждый чек прямо при получении. Основы описаны в руководстве по оцифровке чеков. ИИ-бухгалтерия вроде Norman идёт ещё дальше: она автоматически считывает сфотографированные чеки, привязывает их к нужной банковской транзакции и постоянно формирует ваш EÜR. К концу года подборку не нужно создавать: она уже готова. Затем вы подаёте налоговую декларацию для самозанятых прямо из приложения.

Бесплатный шаблон EÜR (Google Sheets)

Вноси доходы и расходы: прибыль и строки Anlage EÜR рассчитываются автоматически.

E-mail *

Company website

Я хочу получить шаблон EÜR и согласен(на), что Norman будет присылать мне письма с советами и информацией о продукте. Подробности в политике конфиденциальности. Отписаться можно в любой момент. *

Получить шаблон

Частые вопросы

Нужно ли отправлять чеки в Finanzamt вместе с декларацией? Нет. По правилу хранения документов вы подаёте декларацию без чеков и предъявляете их только по запросу. Хранить их всё равно нужно в установленные сроки.

Достаточно ли фото или скана, или нужно хранить бумагу? Для большинства чеков цифровой копии достаточно, если архив GoBD-совместим (неизменяемый, полный, находимый). Только для немногих оригиналов (например, нотариальных документов) стоит хранить бумагу.

Что делать, если чек отсутствует? Для мелких наличных расходов без чека вы можете в порядке исключения оформить собственный чек (Eigenbeleg). Для крупных сумм попросите у составителя дубликат: без подтверждения Finanzamt не признает расход.

До какого срока нужно сдать декларацию за 2025 год? Без налогового консультанта — до 31 июля 2026, с налоговым сопровождением — до 30 апреля 2027. Если вы предвидите, что не успеваете, подайте заявление о продлении срока заранее.

Заключение

Полная налоговая декларация держится на документах: доходы без пропусков, каждый расход подтверждён, обязательные документы для приложений под рукой, и всё хранится в установленные сроки. Прохождение этого чек-листа в течение всего года, а не в июле, экономит время, нервы и обычно налоги. Главный рычаг — организация: непрерывный цифровой архив чеков (вручную или через ИИ-бухгалтерию) превращает декларацию из стресс-проекта в формальность. Сколько стоит такое решение, показывает обзор цен.