Vergiss die Zeiten, in denen du Belege in Umschläge stopfen und ans Finanzamt schicken musstest. Seit 2017 musst du in Deutschland keine physischen Dokumente mehr mit deiner Steuererklärung einreichen. Das bedeutet jedoch nicht, dass du deine Unterlagen wegwerfen kannst – die Aufbewahrung der Dokumente ist wichtig für eventuelle Nachfragen des Finanzamts. Hier erfährst du alles, was du über das Sammeln, Organisieren und die Bedeutung der Unterlagen wissen musst.

Von Einreichung zu Aufbewahrung: Was hat sich geändert?

Der Wechsel von der Pflicht zur Einreichung von Dokumenten hin zur Aufbewahrungspflicht bedeutet, dass du Nachweise nur auf Anfrage des Finanzamts vorlegen musst. Statt Belege mit deiner Steuererklärung einzureichen, kannst du deine Ausgaben in einem Online-Tool oder einer Steuersoftware wie Norman erfassen und die unterstützenden Dokumente griffbereit halten.

Dieser modernisierte Prozess reduziert den Papieraufwand, erfordert aber eine gute Organisation deiner Unterlagen. So bereitest du dich optimal auf eine reibungslose Steuererklärung vor.

Wichtige Dokumente für deine Steuererklärung

Welche Dokumente du benötigst, hängt von deiner Situation ab – ob angestellt, selbstständig, mit Investitionen oder persönlichen Abzügen. Auch wenn nicht alle Dokumente von Anfang an erforderlich sind, solltest du diese aufbewahren:

Für Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit:

• ahreslohnsteuerbescheinigung (Lohnsteuerbescheinigung).

• Nachweise über Ersatzleistungen, wie Arbeitslosengeld, Elterngeld oder Kurzarbeitergeld.

Für Abzüge:

• Belege für beruflich bedingte Ausgaben (Werbungskosten), z. B. Fahrtkosten, Kosten für das Homeoffice, Fortbildungskosten oder Umzugskosten.

• Nachweise über Sonderausgaben (Sonderausgaben), wie Altersvorsorgebeiträge (z. B. Riester) oder Spenden.

• Nachweise über haushaltsnahe Dienstleistungen, z. B. Reinigung, Renovierung oder Wartungskosten.

• Dokumente zu außergewöhnlichen Belastungen, wie medizinische Kosten, Beerdigungskosten oder Ausgaben im Zusammenhang mit einer Behinderung.

Für Kapitalanlagen:

• Steuerbescheinigungen zu Kapitalerträgen oder Quellensteuern.

• Unterlagen für ausländische Steueranrechnungen.

Für Freiberufler und Selbstständige:

• Kontoauszüge mit geschäftsbezogenen Ausgaben.

• Rechnungen für absetzbare Anschaffungen oder Dienstleistungen.

• Nachweise über Reisekosten, wie Tickets oder Übernachtungsbelege.

💡 Nutze Normans automatisiertes Kategorisierungstool, um Belege hochzuladen und zu sortieren. So bist du immer vorbereitet, falls das Finanzamt Nachweise verlangt.

Was hat das Finanzamt bereits?

Einige Informationen werden automatisch von Arbeitgebern, Versicherungen oder Behörden an das Finanzamt gemeldet, z. B.:

• Lohnsteuerbescheinigungen.

• Beiträge zur gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung.

• Zahlungen von Ersatzleistungen (z. B. Eltern- oder Arbeitslosengeld).

Auch wenn diese Dokumente nicht eingereicht werden müssen, solltest du sicherstellen, dass sie mit den von dir gemeldeten Daten übereinstimmen, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Wie lassen sich Ausgaben ohne physische Belege nachweisen?

Steuerliche Abzüge erfordern Nachweise, aber diese müssen nicht immer papierbasiert sein. Folgendes wird akzeptiert:

• Originalbelege: Wichtig für persönliche Käufe.

• Digitale Rechnungen: Akzeptiert, wenn sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

• Kontoauszüge: Nützlich, um Zahlungen nachzuweisen.

• Alternative Nachweise: Das Finanzamt kann eine selbst erstellte Erklärung (Eigenbeleg) akzeptieren, wenn ein Beleg verloren gegangen ist.

💡 Speichere digitale Kopien aller Belege in der App. So sind sie sicher und können bei Bedarf einfach abgerufen werden.

Einreichen von Dokumenten beim Finanzamt

Falls angefordert, kannst du Dokumente wie folgt einreichen:

• Online: Über die Funktion „Belege einreichen“ in ELSTER (früher „Nachdigal“ für digitale Uploads).

• Per Post: Für diejenigen, die traditionelle Methoden bevorzugen.

Was kannst du ohne Belege geltend machen?

Einige Abzüge erfordern keine detaillierte Dokumentation:

• Pauschalen: Wie die Werbungskostenpauschale oder die Homeoffice-Pauschale.

• Standardbeträge: Für Umzugskosten oder Behinderung, basierend auf festgelegten Beträgen.

Für alle anderen Ausgaben sind Belege notwendig, um den maximalen Vorteil zu erzielen.

Wie lange solltest du die Dokumente aufbewahren?

Auch wenn Privatpersonen gesetzlich nicht verpflichtet sind, Steuerunterlagen unbegrenzt aufzubewahren, ist es ratsam, diese mindestens vier Jahre lang aufzubewahren – länger, wenn der Steuerbescheid Vorläufigkeitsklauseln enthält.

Für Selbstständige oder bei einem Jahreseinkommen von über 500.000 € verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf acht Jahre. Dazu gehören Rechnungen, Verträge und Kontoauszüge.

Warum Norman für deine Steuererklärung nutzen?

Norman vereinfacht den Prozess deiner Steuererklärung durch:

• Automatische Kategorisierung von Ausgaben.

• Speicherung und Organisation von Belegen für einfachen Zugriff.

• Direkte Integration mit ELSTER für nahtlose Einreichung.

• Persönliche Tipps zur Maximierung deiner Abzüge.

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