Сроки хранения документов GmbH 2026: 8 лет вместо 10, что нужно знать

По Четвёртому закону о снижении бюрократии (BEG IV) с 1 января 2025 года применяется важное упрощение: бухгалтерские документы достаточно хранить 8 лет вместо 10. Для GmbH это означает меньше бумаг, но появляется новый набор дат, за которыми нужно следить. 2026 — первый полный год по новым правилам. Разбираем, что действительно важно.

Коротко: сроки хранения GmbH за 30 секунд

• Бухгалтерские документы (счета, квитанции, банковские выписки) с 2025 года хранятся только 8 лет вместо 10: изменение введено законом BEG IV.
• Балансы, годовые отчёты и инвентарь остаются на 10 лет, деловые и коммерческие письма — на 6 лет.
• Срок всегда начинается с конца календарного года, в котором документ был создан или в него внесена последняя запись, а не с даты документа.
• В начале 2026 года можно уничтожить бухгалтерские документы до 2017 года включительно; балансы — только когда истекут их 10 лет.
• Архив должен соответствовать GoBD: неизменяемость, полнота, читаемость и машиночитаемый экспорт. Папка с PDF в Google Drive этому не соответствует.
• Юридическая основа: § 147 AO (Налоговый кодекс) и § 257 HGB (Торговый кодекс), оба изменены законом BEG IV в октябре 2024 года.

Сроки хранения в 2026 году: обзор

Для GmbH с 2025/2026 действуют три срока в зависимости от типа документа:

Восьмилетний срок — единственное изменение: балансы (10 лет) и деловые письма (6 лет) остались прежними. Правило для практики: в спорном случае действует более длинный срок. Документ, который одновременно является бухгалтерским документом и частью годового отчёта, хранится все 10 лет.

Что считается Buchungsbeleg?

Бухгалтерский документ — это любой документ, на основании которого делается проводка: тот документ, который запускает и подтверждает запись в вашей бухгалтерии GmbH. На практике:

• Входящие и исходящие счета
• Кассовые чеки и квитанции
• Банковские и карточные выписки
• Договоры, влияющие на проводки (лизинг, аренда)
• Документы по зарплате
• Авансовые отчёты по командировкам
• Электронные счета (XRechnung, ZUGFeRD)

Принцип «нет проводки без документа» действует без исключений. Если документ к проводке отсутствует, налоговая может снять расход и отклонить учёт в целом. Подробнее об обязанностях по обработке чеков читайте в нашей статье об оцифровке чеков.

С какого момента начинается срок?

Самая частая ошибка — считать срок от даты счёта. На самом деле срок хранения начинается только с конца календарного года, в котором документ был создан или в него была внесена последняя запись (§ 147 абз. 4 AO).

Пример: входящий счёт от 15 марта 2026 года проводится в учёт. 8-летний срок начинается не в марте, а 31 декабря 2026 и истекает 31 декабря 2034. До этого момента документ должен оставаться доступным.

То же касается предварительной декларации НДС: документы по НДС за 2026 год хранятся до конца 2034. Особый случай: для годовых отчётов считается год их утверждения. Если отчёт за 2026 год утверждён только в 2027, 10-летний срок начинается 31 декабря 2027.

Переходные положения: какие старые документы можно уничтожить в 2026?

Сокращение с 10 до 8 лет применяется ко всем бухгалтерским документам, чей первоначальный 10-летний срок ещё не истёк на день до вступления BEG IV в силу (28 октября 2024). На практике: отсчитайте восемь лет от отчётного года; как только этот срок прошёл, документ можно уничтожать.

Конкретно: в начале 2026 года можно разобрать бухгалтерские документы до 2017 года включительно. Документы с 2018 года остаются в архиве. Обратите внимание: для балансов и годовых отчётов сохраняется 10-летний срок, поэтому они попадают под уничтожение позже.

Два исключения, которые стоит знать. Во-первых, для банков, страховых компаний и инвестиционных фирм действует ступенчатый переход (9 лет в 2025 году, только с 2026 года — 8 лет). Для обычной GmbH это неактуально. Во-вторых, если идёт налоговая проверка, процедура возражения или налогово-уголовное дело, срок для затронутых документов приостанавливается: уничтожать ничего нельзя, даже если восемь лет формально прошли. В сомнительных случаях лучше хранить ещё год, чем уничтожить раньше.

Цифровой архив по GoBD

В 2026 году хранение — это уже не подвал с папками, а цифровой архив. Бумажные оригиналы после сканирования можно даже уничтожить (замещающее сканирование), если процесс соответствует GoBD. Основные требования:

• Неизменяемость: любая последующая правка должна быть прослеживаемой через audit trail; оригинал сохраняется.
• Полнота и читаемость на протяжении всего срока: документ, отсканированный в 2026, должен читаемо открываться и в 2034.
• Прослеживаемое хранение и письменное описание процесса (Verfahrensdokumentation): как документы фиксируются, проверяются и архивируются.
• Машиночитаемый экспорт, чтобы данные можно было передать налоговой в структурированном виде (экспорт GoBD / доступ Z3).

Папка с PDF в Google Drive не соответствует ни одному из пунктов: она не защищена от изменений и не задокументирована. Нужна система, которая закрывает эти требования изначально. Norman автоматически выполняет все обязательства по GoBD. См. также нашу статью о приложениях для сканирования чеков.

Что грозит за нарушения?

Нарушение сроков хранения или уничтожение документов раньше времени имеет реальные последствия:

• Расчётная оценка налоговой базы налоговой инспекцией по § 162 AO: обычно не в пользу GmbH, так как при оценке налоговая закладывает суммы в свою пользу.
• Штраф до 5 000 € за создание налоговой угрозы по § 379 AO; в особо тяжёлых случаях — до 25 000 €.
• Пеня за задержку от 2 500 € до 250 000 € (§ 146 абз. 2c AO), если вы не можете предъявить запрошенные документы при проверке.
• Умышленное уничтожение может повлечь налогово-уголовное дело об уклонении от налогов.
• При банкротстве отсутствие учёта может привести к личной ответственности директора GmbH. Подробнее в статье об ответственности директора.

Практический план на 2026

• Оцифровывайте документы с первого дня: приложение, OCR, прямой импорт E-Rechnung вместо коробки с чеками.
• Один раз корректно подготовьте Verfahrensdokumentation и пересматривайте ежегодно: при проверке она бесценна.
• Настройте правила хранения в системе, чтобы каждый документ получал автоматическую дату окончания срока через 8 или 10 лет.
• Перед уничтожением старых документов проверьте, не идёт ли проверка или процедура, иначе действует приостановка срока.
• В ИИ-бухгалтерии Norman документы сразу классифицируются корректно, а архив изначально соответствует GoBD.

Частые вопросы о сроках хранения в GmbH

Сколько GmbH обязана хранить счета? Входящие и исходящие счета — это бухгалтерские документы, и с 2025 года их нужно хранить только 8 лет (раньше 10). Срок начинается с конца года, в котором счёт был проведён.

Сокращение до 8 лет касается и балансов? Нет. Для балансов, годовых отчётов, инвентаря и отчётов руководства остаётся 10 лет. Сокращён только срок для бухгалтерских документов.

Какие документы можно уничтожить в 2026 году? Бухгалтерские документы до отчётного 2017 года включительно, так как их 8-летний срок истёк в конце 2025. Балансы за 2015 год и ранее можно уничтожить по истечении их 10-летнего срока, но только если не идёт налоговая проверка.

Можно ли выбросить бумажные документы после сканирования? Да, замещающее сканирование допустимо, если процесс соответствует GoBD и есть Verfahrensdokumentation. Исключение — документы, которые нужно хранить в оригинале (например, вступительные балансы, таможенные документы).

Во сколько обойдётся нарушение обязанности по хранению? Штрафы до 5 000 € по § 379 AO, в тяжёлых случаях до 25 000 €, плюс доначисления по § 162 AO. При умышленном уничтожении возможно налогово-уголовное дело.

Заключение

В 2026 году ваша GmbH хранит бухгалтерские документы 8 лет, балансы и годовые отчёты — 10 лет, деловые письма и e-mail — 6 лет. Новое правило реально снижает нагрузку, но только если архив с самого начала цифровой, соответствует GoBD и защищён от изменений. Разберите документы до 2017 года сейчас, остальное сложите в структурированный цифровой архив, и сэкономите бумагу, время и нервы на ближайшие 10 лет.