Zespół biura rachunkowego i terminy klientów

Biuro rachunkowe pracuje w Normanie jako jeden zespół. Każda osoba loguje się na własne konto, a biuro decyduje, kto prowadzi którego klienta i co może u niego otworzyć.

Każdy księgowy w Normanie ma swoje biuro. Jeśli pracujesz sam, jesteś jego właścicielem i w każdej chwili możesz zaprosić współpracowników.

Role w biurze

• Właściciel prowadzi biuro: jego dane, zespół i wszystkich klientów. Tylko właściciel nadaje rolę właściciela oraz zmienia albo usuwa innego właściciela. Biuro ma zawsze co najmniej jednego właściciela.
• Kierownik zaprasza i usuwa pracowników i kierowników, przydziela klientów i widzi wszystkich klientów.
• Pracownik pracuje z klientami, których mu przydzielono, i otwiera u nich tylko te części, na które mu pozwolisz.

Właściciel i kierownik widzą wszystkich klientów i wszystko u nich. Dane biura (nazwę, NIP i adres) zmienia właściciel albo kierownik. Klienta dodaje też właściciel albo kierownik, a płatności biura ustawia tylko właściciel.

Zaproś osobę do zespołu

1. Na stronie Twoi klienci kliknij w nagłówku Zespół biura.
2. W części Osoby kliknij Zaproś osobę.
3. Wpisz adres e-mail i w polu Rola wybierz Właściciel, Kierownik albo Pracownik.
4. Dla pracownika zdecyduj, czy Widzi wszystkich klientów. Gdy to wyłączysz, zobaczy tylko klientów, których mu przydzielisz.
5. W części Co może otworzyć zaznacz części, które pracownik może otwierać u klientów.
6. Kliknij Wyślij zaproszenie.

Zaproszona osoba dostanie e-mail z linkiem ważnym 7 dni. Do tego czasu zaproszenie czeka w części Czekają na dołączenie. Wycofasz je przyciskiem Anuluj zaproszenie.

Jedna osoba pracuje w Normanie tylko w jednym biurze. Jeśli pod podanym adresem ktoś prowadzi już w Normanie własną firmę, Norman poprosi o inny adres e-mail, bo po dołączeniu do biura to konto przełączyłoby się na widok księgowego.

Aby zmienić dostęp osoby, kliknij przy niej Zmień, popraw rolę albo części i kliknij Zapisz. Usuń odbiera tej osobie dostęp do wszystkich klientów biura.

Co może otworzyć pracownik

Zamkniętej części pracownik nie otworzy u żadnego klienta. Właściciel i kierownik mają otwarte wszystkie części. Gdy ktoś otworzy zamkniętą część, Norman pokaże, która to część i kogo poprosić: pracownik zwraca się do właściciela biura albo kierownika, a właściciel i kierownik do klienta.

Co udostępnia klient

Klient sam zaprasza swojego księgowego: zobacz Zespół i dostęp dla księgowego. Gdy zaprosi kogoś z Twojego biura, staje się klientem całego biura. Widzą go właściciel, kierownicy i pracownicy z włączonym Widzi wszystkich klientów, a pierwsza zaproszona osoba z biura zostaje jego opiekunem.

Biuro nie może dać nikomu więcej, niż udostępnił klient. Czego klient nie udostępnił, tego nie otworzy nikt w biurze, także właściciel. Gdy klient cofnie dostęp, traci go całe biuro.

Biuro może też samo dodać firmę klienta i prowadzić jej księgi, zanim właściciel dołączy: zobacz Klienci dodani przez biuro rachunkowe i płatności biura.

Kto prowadzi klienta

Gdy w biurze pracuje więcej niż jedna osoba, pod kartą każdego klienta jest linia Prowadzi z osobami, które go prowadzą. Opiekun, czyli główny kontakt klienta, ma dopisek opiekun. Zmienia to właściciel albo kierownik:

1. Pod kartą klienta kliknij Zmień.
2. W kolumnie Kto prowadzi zaznacz osoby.
3. W kolumnie Opiekun wybierz jedną z nich.
4. Kliknij Zapisz.

Pracownik bez Widzi wszystkich klientów widzi tylko przydzielonych klientów. Gdy go odznaczysz, traci dostęp do tego klienta.

Moi klienci

Jeśli widzisz wszystkich klientów biura, a w biurze pracuje więcej niż jedna osoba, nad listą klientów jest przełącznik Moi klienci i Wszyscy klienci. Moi klienci pokazuje tylko klientów, których prowadzisz, także jako opiekun. Zawęża też kartę Terminy.

Dołącz do biura z zaproszenia

1. Otwórz e-mail z zaproszeniem i kliknij Dołącz do biura.
2. Sprawdź nazwę biura, swoją rolę i adres e-mail.
3. Kliknij Dołącz do biura. Jeśli nie chcesz dołączyć, kliknij Odrzuć.

Norman od razu Cię zaloguje i pokaże klientów, z którymi możesz pracować. Do kolejnych logowań nie potrzebujesz hasła: na stronie logowania Norman wyśle Ci link na e-mail. Jeśli zaproszenie wygasło, poproś biuro o nowe.

Terminy

Na stronie Twoi klienci karta Terminy pokazuje, co klienci mają do złożenia:

• otwarte deklaracje, na przykład JPK_V7, zaliczki na PIT i CIT, DRA i zeznania roczne,
• listy płac do zatwierdzenia, jeśli klient prowadzi płace w Normanie.

1. Wybierz okres: 14 dni albo 30 dni.
2. Przejrzyj listę. Na górze są pozycje po terminie (do 60 dni wstecz), dalej kolejne według daty.
3. Kliknij wiersz. Norman otworzy tego klienta przy deklaracji w Podatki, a przy liście płac na stronie Płace.

Przy każdej pozycji widać datę terminu, rodzaj i okres rozliczenia, klienta oraz to, ile dni zostało albo minęło od terminu. Karta pokazuje najpierw 6 pozycji, resztę rozwiniesz przyciskiem Pokaż wszystkie.

Deklaracje widzisz tylko u klientów, u których masz otwarte Przygotowanie podatków, a listy płac tylko tam, gdzie masz otwarte Płace.

Zapytaj czat z Normanem

Otwórz dowolnego klienta i zapytaj w czacie z Normanem, na przykład „Co mam do zrobienia w tym tygodniu?” albo „Którzy klienci są po terminie?”. Odpowiedź obejmuje wszystkich Twoich klientów i trzyma się zasad karty Terminy: najpierw zaległe, potem bieżący i następny tydzień, z jedną linią na klienta i podpowiedzią, co zrobić dalej. Czat sprawdzi też dłuższy okres, do 90 dni.

Przy tym pytaniu czat niczego nie wysyła ani nie podpisuje. Proponuje następny krok, a decyzja należy do Ciebie.

Czat odpowie też, kto prowadzi danego klienta i co może otworzyć współpracownik, na przykład „Kto prowadzi klienta Alfa?”. Zmiany robi właściciel albo kierownik na stronie Zespół biura.