KSeF w spółce z o.o.: obowiązki w 2026 i od 2027

Spółka z o.o. musi wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., a jeśli w 2024 r. miała sprzedaż powyżej 200 mln zł z VAT, to od 1 lutego 2026 r. Do 31 grudnia 2026 r. może jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, ale tylko gdy suma brutto takich faktur w miesiącu nie przekracza 10 000 zł; od 1 stycznia 2027 r. KSeF obowiązuje każdą spółkę.

Stan prawny na 9 października 2026 r.

Odbieranie faktur przez KSeF dotyczy wszystkich firm już od 1 lutego 2026 r., także tych, które same korzystają jeszcze z limitu 10 000 zł.

Terminy KSeF dla spółki z o.o.

Forma prawna nie ma znaczenia. Obowiązek dotyczy zarówno czynnych podatników VAT, jak i spółek zwolnionych z VAT, które wystawiają faktury innym firmom.

Limit 10 000 zł do końca 2026 r.

Do 31 grudnia 2026 r. spółka może wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne (na przykład PDF) poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu wynosi najwyżej 10 000 zł (art. 145m ust. 1 ustawy o VAT).

Zasady liczenia limitu według Ministerstwa Finansów:

1. Liczysz tylko faktury, które normalnie trzeba wystawić w KSeF. Faktur dla konsumentów, faktur z kasy rejestrującej i paragonów z NIP do 450 zł nie wliczasz.
2. Fakturę przypisujesz do miesiąca jej wystawienia, a nie miesiąca sprzedaży.
3. Faktura, którą przekraczasz 10 000 zł, musi już trafić do KSeF. Od tej faktury tracisz prawo do faktur poza systemem do końca 2026 r. (art. 145m ust. 2 ustawy o VAT).

Przykład: w październiku spółka wystawiła poza KSeF faktury na 6 000 zł i 3 000 zł brutto. Kolejna faktura na 2 500 zł daje razem 11 500 zł, więc ją i wszystkie następne wystawia w KSeF. To, że w listopadzie sprzedaż spadnie, nic nie zmienia.

Odbieranie faktur

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF (art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT). Za datę otrzymania uznaje się dzień, w którym KSeF nadał fakturze numer (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Odbiorca nie akceptuje faktury, a system nie wysyła powiadomień, więc ktoś w spółce albo program księgowy musi regularnie sprawdzać nowe faktury zakupowe.

Faktury od zagranicznych dostawców nie trafiają do KSeF. Spółka dostaje je tak jak dotychczas.

Numer KSeF na fakturze i w przelewie

Numer KSeF nadaje system po przyjęciu pliku. Jest potrzebny w trzech sytuacjach:

• Faktura korygująca musi wskazać numer KSeF faktury, którą koryguje (art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT).
• Faktura przekazana poza KSeF, na przykład jako PDF dla klienta z zagranicy, musi mieć kod QR, który prowadzi do faktury w systemie (art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT).
• Przelew za fakturę: od płatności z 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci innemu czynnemu podatnikowi przelewem, podaje w tytule numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy z KSeF (art. 108g ust. 1 ustawy o VAT). Status odbiorcy sprawdza się w wykazie podatników VAT na dzień płatności (art. 108g ust. 3). Od tej samej daty numer KSeF trafia też do komunikatu przelewu w mechanizmie podzielonej płatności (art. 108a ustawy o VAT w brzmieniu stosowanym od 2027 r.).

Logowanie: podpis, pieczęć, token i certyfikat KSeF

Do KSeF nie ma loginu i hasła. Wchodzisz Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią kwalifikowaną, tokenem albo certyfikatem KSeF. Sam numer PESEL nie wystarczy.

• Token generuje osoba z uprawnieniami w Aplikacji Podatnika KSeF i wpisuje go do programu księgowego. Program działa wtedy w granicach uprawnień tej osoby. Ministerstwo Finansów zdecydowało, że tokeny zostaną w KSeF 2.0 bezterminowo, a nie tylko do końca 2026 r.; rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF ma zostać w tym zakresie zmienione.
• Certyfikat KSeF ma dwa typy. Typ 1 służy do logowania, typ 2 do oznaczania faktur offline drugim kodem QR. Certyfikat jest ważny najwyżej 2 lata.
• Certyfikat spółki wydaje się po uwierzytelnieniu pieczęcią kwalifikowaną z NIP spółki. Spółka może go przekazać pracownikom i sama odpowiada za jego kontrolę i unieważnienie. Certyfikatu wydanego na osobę fizyczną nie wolno udostępniać innym.

Kto w spółce dostaje uprawnienia

Sposób zależy od tego, czy spółka ma pieczęć kwalifikowaną z NIP.

1. Spółka z pieczęcią kwalifikowaną loguje się nią i korzysta z domyślnych uprawnień właścicielskich, bez zgłoszeń w urzędzie skarbowym.
2. Spółka bez pieczęci składa do urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-FA, podpisane przez osobę reprezentującą spółkę. Wskazuje w nim jedną osobę fizyczną, na przykład członka zarządu albo dyrektora finansowego. Ta osoba nie musi być członkiem zarządu.
3. Osoba wskazana w ZAW-FA nadaje dalsze uprawnienia elektronicznie w KSeF: pracownikom, księgowej, biuru rachunkowemu. Kolejne ZAW-FA nie są potrzebne.
4. Gdy osoba z ZAW-FA odchodzi i nikt inny nie ma pełnych uprawnień, spółka składa nowe ZAW-FA.

Krąg osób, które mogą korzystać z KSeF, określa art. 106nb ustawy o VAT, a rodzaje uprawnień i wzór ZAW-FA rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815).

Tryby offline

Fakturę można wystawić poza systemem, ale w strukturze FA(3), i potem ją dosłać:

Datą wystawienia takiej faktury jest data z pola P_1. Fakturę offline przekazaną nabywcy przed nadaniem numeru oznacza się dwoma kodami QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” (art. 106nda ust. 6 i 7 ustawy o VAT). Do drugiego kodu potrzebny jest wcześniej pobrany certyfikat KSeF typu 2.

Faktura online wysłana dopiero następnego dnia jest traktowana jak faktura offline24.

Faktury dla konsumentów i zagranicznych nabywców

Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności nie muszą trafiać do KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT). Spółka może je wystawiać w KSeF dobrowolnie.

Faktury dla zagranicznych firm, także spoza UE, spółka wystawia w KSeF. Nabywca nie ma dostępu do systemu, więc przekazujesz mu fakturę w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF z kodem QR (art. 106gb ust. 4 i 5 ustawy o VAT). Za datę otrzymania uznaje się wtedy dzień faktycznego otrzymania (art. 106na ust. 4).

Kary: co mówi ustawa, a co zapowiada MF

Według ustawy od 1 stycznia 2027 r. naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% VAT z faktury wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności ogółem (art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT). Kara dotyczy niewystawienia faktury w KSeF, faktury offline niezgodnej ze wzorem i spóźnionego dosłania faktury offline. Za samo niedopełnienie obowiązku KSeF nie wszczyna się postępowania karnego skarbowego (art. 106ni ust. 4).

16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało przedłużenie odroczenia kar do 31 grudnia 2027 r. Wymaga to zmiany ustawy, a projekt na 9 października 2026 r. nie jest uchwalony. Obowiązek KSeF od 1 stycznia 2027 r. pozostaje bez zmian, a KAS zapowiada, że będzie reagować na faktury wystawiane poza systemem.

Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów

• Aplikacja Podatnika KSeF (online): wystawianie, odbieranie i pobieranie faktur w XML lub PDF, uprawnienia, tokeny, certyfikaty, UPO.
• Aplikacja Mobilna KSeF: wystawianie i odbieranie faktur na smartfonie.
• e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym: faktury w KSeF i przeniesienie ich do ewidencji VAT.

Jak wysłać plik FA(3) z generatora

Fakturę możesz przygotować w bezpłatnym generatorze faktur KSeF, który tworzy plik XML w strukturze FA(3), i wysłać ją w Aplikacji Podatnika KSeF:

1. Wypełnij fakturę. Datę wystawienia (P_1) ustaw na dzień wysyłki i pobierz plik XML.
2. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią, tokenem albo certyfikatem KSeF.
3. W sekcji faktur wybierz wczytanie faktury i dodaj pobrany plik.
4. Wyślij fakturę. Po przyjęciu KSeF nadaje jej numer, a aplikacja udostępnia UPO.

Sam plik XML nie jest jeszcze fakturą. Fakturą staje się dopiero po przesłaniu do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT). Jeśli system odrzuci plik, faktura nie istnieje i wysyłasz nowy, poprawny plik zamiast korekty.

Jeśli dopiero zakładasz firmę, zobacz też jak założyć spółkę z o.o. i ile kosztuje spółka z o.o..

Często zadawane pytania

Czy mała spółka z o.o. musi już używać KSeF?

Do faktur zakupowych tak, od 1 lutego 2026 r. Faktury sprzedażowe może wystawiać poza KSeF do 31 grudnia 2026 r., jeśli ich suma brutto w miesiącu nie przekracza 10 000 zł.

Czy spółka zwolniona z VAT też wystawia faktury w KSeF?

Tak. Faktury dla innych firm wystawia w KSeF na tych samych zasadach i w tych samych terminach, w tym z limitem 10 000 zł do końca 2026 r.

Czy token KSeF wygaśnie z końcem 2026 r.?

Nie. Ministerstwo Finansów zdecydowało, że tokeny pozostaną w KSeF 2.0 bezterminowo i działają równolegle z certyfikatami KSeF.

Od kiedy trzeba podawać numer KSeF w przelewie?

Od płatności dokonanych 1 stycznia 2027 r., gdy czynny podatnik VAT płaci przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT (art. 108g ustawy o VAT).

Czy w 2027 r. będą kary za faktury poza KSeF?

Ustawa przewiduje kary od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało przesunięcie ich do końca 2027 r., ale na 9 października 2026 r. ta zmiana nie jest jeszcze prawem.