Faktura dla firmy z UE 2026: np II, odwrotne obciążenie i VAT-UE

Usługę dla firmy z innego kraju UE spółka fakturuje bez polskiego VAT, bo miejscem świadczenia jest kraj nabywcy, a podatek rozlicza nabywca (art. 28b ust. 1 ustawy o VAT). Na fakturze wpisujesz stawkę „np II”, numer VAT UE nabywcy i wyrazy „odwrotne obciążenie” (art. 106e ust. 1 pkt 18), a usługę wykazujesz w JPK_V7 i w informacji podsumowującej VAT-UE do 25. dnia następnego miesiąca (art. 100 ust. 1 pkt 4 i ust. 3).

Stan prawny na 11 listopada 2026 r.

Ustawa o VAT obowiązuje w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 1263. Nowelizacje Dz.U. 2026 poz. 1270 i 1446 nie zmieniają opisanych tu przepisów. Poniżej: kiedy usługa jest bez polskiego VAT, co wpisać na fakturze i w KSeF, kiedy ją wystawić, jak wykazać ją w JPK_V7 i VAT-UE oraz co z towarami.

Kiedy usługa dla firmy z UE jest bez polskiego VAT

Zasada z art. 28b ust. 1 ustawy o VAT działa, gdy spełnione są trzy warunki:

• nabywca jest podatnikiem, czyli prowadzi działalność gospodarczą albo jest osobą prawną zidentyfikowaną do VAT (art. 28a),
• ma siedzibę w innym kraju UE albo usługa jest dla jego stałego miejsca prowadzenia działalności w innym kraju (art. 28b ust. 1 i 2),
• usługa nie służy celom osobistym nabywcy, jego pracowników czy wspólników (art. 28b ust. 4).

Typowe przykłady to programowanie, doradztwo, marketing, projektowanie, tłumaczenia i prace badawcze. Przed pierwszą fakturą poproś klienta o numer VAT UE z kodem kraju, sprawdź go w unijnej wyszukiwarce VIES i zachowaj wynik sprawdzenia razem z umową.

Niektóre usługi mają własne miejsce świadczenia i art. 28b ich nie obejmuje:

Klient prywatny z UE to inna sytuacja. Przy usługach dla konsumentów zasadą jest polski VAT (art. 28c ust. 1), a wyjątki dotyczą między innymi usług elektronicznych (art. 28k).

Co musi zawierać faktura dla firmy z UE

Na fakturze nie wpisujesz „zw” ani „0%”. Zwolnienie i stawka 0% dotyczą sprzedaży w Polsce albo dostawy towarów, a usługa z art. 28b w ogóle nie podlega polskiemu VAT. Fakturę możesz wystawić w euro. Bez polskiego VAT nie ma kwoty podatku, którą trzeba by przeliczać na złote na fakturze.

Faktura dla firmy z UE w KSeF

Spółka wystawia fakturę dla zagranicznej firmy w KSeF, tak jak fakturę krajową (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT). Nabywca z UE nie ma dostępu do systemu, więc przekazujesz mu fakturę w uzgodniony sposób, zwykle jako PDF z kodem QR, który prowadzi do faktury w KSeF (art. 106gb ust. 4 pkt 1 i 2 oraz ust. 5). Za datę otrzymania uznaje się dzień, w którym nabywca faktycznie ją dostał (art. 106na ust. 4). Do końca 2026 r. poza KSeF może jeszcze fakturować firma, która wystawia faktury na nie więcej niż 10 000 zł z VAT miesięcznie (art. 145m ust. 1 ustawy o VAT).

W strukturze FA(3) taka faktura ma trzy oznaczenia:

• P_12 = „np II” w każdej pozycji z usługą z art. 100 ust. 1 pkt 4,
• P_13_9: suma wartości tych usług,
• P_18 = 1: adnotacja „odwrotne obciążenie”.

Stawka „np I” jest dla innych transakcji poza Polską, na przykład usług związanych z nieruchomością za granicą. Plik FA(3) ze stawką np II w złotych przygotujesz w darmowym generatorze faktur KSeF. Jak działa obowiązek KSeF w spółce, opisujemy w artykule KSeF w spółce z o.o..

Termin faktury i moment rozliczenia

Fakturę wystawiasz najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym wykonałeś usługę (art. 106i ust. 1 ustawy o VAT). Zaliczkę od klienta z UE fakturujesz do 15. dnia miesiąca po miesiącu jej otrzymania (art. 106i ust. 2). Faktury nie wystawisz wcześniej niż 60 dni przed wykonaniem usługi lub otrzymaniem zapłaty (art. 106i ust. 7).

Do JPK_V7 i VAT-UE liczy się moment wykonania usługi, a nie data faktury (art. 100 ust. 11 w związku z art. 19a ust. 1–3 i 8):

Kwotę w euro przeliczasz na złote kursem średnim NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem wykonania usługi (art. 31a ust. 1). Szczegóły opisujemy w artykule faktura w walucie obcej, a kurs znajdziesz w narzędziu kurs NBP do faktury.

Jak wykazać usługę w JPK_V7 i VAT-UE krok po kroku

1. Zarejestruj spółkę jako podatnika VAT UE przed pierwszą taką usługą, w zgłoszeniu VAT-R. Obowiązek dotyczy także spółki zwolnionej z VAT (art. 97 ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT). Od rejestracji używasz numeru z kodem PL (art. 97 ust. 10).
2. Sprawdź numer nabywcy w VIES i zapisz wynik.
3. Wystaw fakturę w KSeF ze stawką np II i adnotacją „odwrotne obciążenie”, a nabywcy przekaż PDF z kodem QR.
4. Wykaż usługę w JPK_V7 za miesiąc jej wykonania. Czynny podatnik VAT ujmuje ją jako świadczenie usług poza terytorium kraju, osobno jako usługi z art. 100 ust. 1 pkt 4, bez podatku należnego (§ 4 pkt 1 lit. b i § 10 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, Dz.U. 2019 poz. 1988). Ta kwota nie wchodzi do łącznej podstawy opodatkowania (§ 4 pkt 2).
5. Złóż informację podsumowującą VAT-UE elektronicznie do 25. dnia następnego miesiąca (art. 100 ust. 3). Dla każdego nabywcy podajesz jego numer VAT UE z kodem kraju i łączną wartość usług (art. 100 ust. 8 pkt 2 i 4).
6. Popraw błąd od razu. Jeśli w VAT-UE jest błąd, składasz korektę niezwłocznie (art. 101).

Odliczasz VAT od kosztów tej usługi

Brak polskiego VAT na fakturze nie odbiera spółce odliczenia. Czynny podatnik VAT odlicza VAT od zakupów związanych z usługami poza Polską, jeśli mógłby go odliczyć przy takiej samej usłudze w kraju i ma dokumenty, które pokazują ten związek (art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT). Usługi z art. 28b nie liczą się też do limitu zwolnienia 240 000 zł, bo nie są sprzedażą na terytorium kraju (art. 2 pkt 22, art. 113 ust. 1).

Przykład: usługa IT za 8 000 EUR dla spółki z Niemiec

Polska sp. z o.o., czynny podatnik VAT i VAT UE, kończy 30 października 2026 r. wdrożenie systemu dla niemieckiej GmbH i tego samego dnia wystawia fakturę na 8 000 EUR.

Gdyby spółka wpisała 23% polskiego VAT, faktura pokazałaby 8 086,98 zł podatku (35 160,80 zł × 23%), który w Polsce nie jest należny, i trzeba by ją skorygować.

Towary dla firmy z UE: WDT ze stawką 0%

Przy wysyłce towarów do firmy w innym kraju UE spółka stosuje stawkę 0% jako wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), jeśli spełnia trzy warunki (art. 42 ust. 1 ustawy o VAT):

1. Nabywca podał ważny numer VAT UE z kodem kraju.
2. Przed terminem złożenia JPK_V7 za dany okres spółka ma dowody, że towar wyjechał z Polski i dotarł do nabywcy, na przykład dokumenty przewozowe (art. 42 ust. 3).
3. Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT UE i prawidłowo wykazuje dostawę w VAT-UE (art. 42 ust. 1 pkt 3 i ust. 1a).

W KSeF stawka to „0 WDT”, a suma trafia do pola P_13_6_2. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu dostawy (art. 20 ust. 1). Przy rozliczeniu miesięcznym bez dowodów nie wykazujesz dostawy za ten miesiąc. Jeśli nie masz ich także do terminu JPK za okres po następnym, wykazujesz ją w tym JPK ze stawką krajową. Późniejsze dowody pozwalają wrócić do 0% korektą (art. 42 ust. 12 pkt 2 i ust. 12a).

Najczęstsze błędy

Kupujesz usługę od firmy z UE

W odwrotnym kierunku podatek rozlicza Twoja spółka jako import usług (art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT), także gdy jest zwolniona z VAT. Rejestracja jako podatnik VAT UE jest wtedy potrzebna przed pierwszym zakupem (art. 97 ust. 3 pkt 1). Opisujemy to w artykule rejestracja spółki do VAT.

Jak pomaga Norman

Norman wysyła faktury spółki do KSeF i pobiera z niego faktury zakupowe, a płatności z banku dopasowuje do dokumentów. W planie Max za 119 zł netto miesięcznie Norman prowadzi rejestr VAT oraz przygotowuje informację VAT-UE i JPK_V7 do Twojej akceptacji, więc usługa dla klienta z UE trafia do obu raportów za właściwy miesiąc. Fakturę np II przygotujesz też za darmo i bez rejestracji w generatorze faktur KSeF, a o Normanie przeczytasz na stronie głównej.

Często zadawane pytania

Czy na fakturze dla firmy z UE trzeba napisać „odwrotne obciążenie”?

Tak. Gdy VAT rozlicza nabywca, faktura musi zawierać wyrazy „odwrotne obciążenie” (art. 106e ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT). W KSeF zaznaczasz to wartością 1 w polu P_18.

Co oznacza np II na fakturze?

To usługa dla firmy z innego kraju UE, która nie podlega VAT w Polsce i trafia do informacji VAT-UE (art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Stawka „np I” dotyczy pozostałych transakcji poza Polską.

Czy fakturę dla firmy z Niemiec wystawiam w KSeF?

Tak. Spółka wystawia ją w KSeF, a nabywcy przekazuje w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF z kodem QR (art. 106gb ust. 4 i 5 ustawy o VAT).

Do kiedy złożyć VAT-UE za usługi dla firm z UE?

Do 25. dnia miesiąca po miesiącu, w którym wykonałeś usługę albo dostałeś zaliczkę, tylko elektronicznie (art. 100 ust. 3 ustawy o VAT). Za październik 2026 r. termin mija 25 listopada 2026 r.

Czy spółka zwolniona z VAT może sprzedawać usługi firmom z UE?

Tak, ale przed pierwszą usługą rejestruje się jako podatnik VAT UE i składa VAT-UE (art. 97 ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT). Te usługi nie liczą się do limitu 240 000 zł, bo nie są sprzedażą w Polsce.