Jak wystawić fakturę w KSeF za darmo: Aplikacja Podatnika krok po kroku

Fakturę w KSeF wystawisz za darmo w Aplikacji Podatnika KSeF Ministerstwa Finansów pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl: logujesz się, wybierasz „Wystaw fakturę VAT”, wypełniasz formularz w trybie skróconym i klikasz „Wyślij do KSeF”. Faktura jest wystawiona w dniu przesłania do systemu, a po przyjęciu dostaje numer KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT).

Stan prawny na 14 października 2026 r.

Aplikacja działa w przeglądarce (Chrome, Firefox, Edge, Safari), nie wymaga instalacji ani opłat i obsługuje wystawianie, odbieranie i pobieranie faktur w strukturze FA(3). Kroki poniżej opisują wersję 2.6 podręcznika użytkownika MF z sierpnia 2026 r.

Trzy bezpłatne narzędzia MF

Spółka z o.o. korzysta więc z Aplikacji Podatnika albo Aplikacji Mobilnej. e-mikrofirma jest przeznaczona tylko dla jednoosobowej działalności.

Zanim zaczniesz: dostęp do KSeF

1. JDG: właściciel ma uprawnienia właścicielskie automatycznie i loguje się w kontekście swojego NIP.
2. Spółka z pieczęcią kwalifikowaną z NIP spółki loguje się tą pieczęcią i ma domyślne uprawnienia właścicielskie.
3. Spółka bez pieczęci składa w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA, w którym wskazuje jedną osobę fizyczną. Ta osoba loguje się swoim Profilem Zaufanym lub podpisem i nadaje dalsze uprawnienia w aplikacji (menu „Nadaj uprawnienie”).

Szczegóły uprawnień w spółce opisuje artykuł KSeF w spółce z o.o.. Krąg osób, które mogą korzystać z KSeF, określa art. 106nb ustawy o VAT.

Logowanie do Aplikacji Podatnika krok po kroku

1. Wpisz w przeglądarce adres ap.ksef.mf.gov.pl.
2. Wybierz sposób logowania:
   • „Zaloguj przez login.gov.pl”: Profil Zaufany, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna albo e-dowód. Zagraniczny eID nie działa.
   • „Zaloguj certyfikatem”: wskaż, czy certyfikat zawiera NIP czy PESEL, kliknij „Pobierz żądanie autoryzacyjne”, podpisz plik podpisem albo pieczęcią kwalifikowaną i dodaj go jako plik .xml lub .xades.
3. Wybierz kontekst logowania „NIP podmiotu”, wpisz NIP spółki (albo swój NIP w JDG) i kliknij „Przejdź dalej”.

Po zalogowaniu po lewej stronie jest menu: „Wystaw fakturę VAT”, „Wczytaj fakturę”, „Lista faktur”, „Historia sesji”, uprawnienia, tokeny i certyfikaty. Po dłuższej bezczynności aplikacja sama wylogowuje.

Wystawienie faktury w trybie skróconym

Tryb skrócony to formularz na jednym ekranie dla zwykłej sprzedaży krajowej. Tryb rozszerzony ma wszystkie pola FA(3) i jest potrzebny między innymi przy fakturze zaliczkowej, korekcie, sprzedaży zagranicznej i podmiotach trzecich.

1. W menu kliknij „Wystaw fakturę VAT” i wybierz „Tryb skrócony”.
2. Szczegóły faktury: wpisz numer faktury według swojej serii, datę dostawy lub usługi, opcjonalnie termin i formę płatności (przy przelewie numer rachunku), wybierz ceny netto albo brutto i walutę. Data wystawienia jest wpisana automatycznie jako dzisiejsza i nie można jej zmienić.
3. Dane identyfikacyjne: dane sprzedawcy i nabywcy wpisujesz ręcznie albo pobierasz przyciskiem „Pobierz dane” po identyfikatorze podatkowym. Dla nabywcy wybierasz NIP albo „Brak identyfikatora”, na przykład przy konsumencie.
4. Pozycje: nazwa towaru lub usługi, ilość, miara, cena jednostkowa i stawka VAT (23%, 8%, 5%, 4%, zwolnione, 0% krajowe). Wartości i podsumowanie stawek aplikacja liczy sama. W „Dodatkowe kolumny” dodasz GTU, PKWiU lub CN.
5. Adnotacje, jeśli dotyczą: zwolnienie z VAT z podstawą prawną (na przykład art. 113 ust. 1 ustawy o VAT), mechanizm podzielonej płatności, metoda kasowa.
6. Pozostałe informacje na fakturze: stopka, numer KRS, REGON, BDO, dodatkowy opis.
7. W „Pozostałe akcje” wybierz „Podgląd” i sprawdź fakturę.
8. Kliknij „Wyślij do KSeF”. Po pozytywnej walidacji aplikacja pokaże numer KSeF (przycisk „Kopiuj”).

Elementy, które musi mieć każda faktura, wymienia art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Formularz pilnuje pól wymaganych, ale nie sprawdzi, czy wybrana stawka albo zwolnienie są właściwe.

Przykład

Spółka z o.o., czynny podatnik VAT, wystawia 14 października 2026 r. fakturę za dwa dni szkolenia dla firmy z Krakowa:

Kwota należności ogółem wynosi 3 690,00 zł. Faktura nie przekracza 15 000 zł, więc adnotacja „mechanizm podzielonej płatności” nie jest potrzebna (art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT dotyczy tylko kwot powyżej 15 000 zł i towarów lub usług z załącznika nr 15). Po kliknięciu „Wyślij do KSeF” faktura ma datę wystawienia 14 października 2026 r. i własny numer KSeF.

Wczytanie gotowego pliku XML

Jeśli przygotowujesz faktury w innym programie albo w bezpłatnym generatorze faktur KSeF, możesz wysłać sam plik:

1. W menu kliknij „Wczytaj fakturę”, potem „Dodaj plik” i wybierz plik XML w strukturze FA(3).
2. Gdy plik jest poprawny, kliknij „Wystaw fakturę”. Możesz też wybrać „Edytuj”, „Podgląd faktury” albo „Usuń”.
3. Plik z błędami walidacji da się poprawić przez edycję; wysyłka jest zablokowana, dopóki błędy nie znikną. Pliku niezgodnego ze strukturą FA(3) aplikacja nie przyjmie wcale.

Plik XML nie jest jeszcze fakturą. Staje się nią dopiero w dniu przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT).

Pobranie PDF i UPO

• Faktura w PDF lub XML: w „Lista faktur” zaznacz od 1 do 10 faktur i rozwiń „Pobierz”. Kilka faktur aplikacja zapisze w archiwum ZIP, nazwa pliku to numer KSeF.
• UPO (urzędowe poświadczenie odbioru): w „Historia sesji” otwórz sesję i w menu przy fakturze pobierz UPO w XML lub PDF. UPO zbiorcze dla całej sesji pobierzesz dopiero po jej zamknięciu.
• Faktura dla klienta spoza KSeF: konsumentowi albo zagranicznemu nabywcy przekazujesz fakturę w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF, z kodem QR prowadzącym do faktury w KSeF (art. 106gb ust. 4 i 5 ustawy o VAT).

Każdy, kto ma numer KSeF, numer faktury, identyfikator i nazwę nabywcy oraz kwotę należności, znajdzie fakturę bez logowania przyciskiem „Wyszukaj fakturę” na stronie startowej.

Faktury zakupowe

W „Lista faktur” otwórz zakładkę „Faktury zakupowe (Podmiot2)”. Listę zawęzisz filtrami po NIP sprzedawcy, numerze, dacie i kwocie. Faktura jest otrzymana w dniu nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT), a system nie wysyła powiadomień, więc zakładkę trzeba sprawdzać regularnie.

Podejrzaną fakturę od nieznanego sprzedawcy zgłosisz do KAS przyciskiem „Zgłoszenie nadużycia” w podglądzie faktury.

Faktura korygująca

1. Wybierz „Wystaw fakturę VAT”, potem „Tryb rozszerzony”, i w polu „Wskaż rodzaj faktury” wybierz „Korygująca”.
2. Podaj przyczynę korekty, datę wystawienia i numer faktury korygowanej oraz, jeśli była w KSeF, jej numer KSeF (art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT).
3. Uzupełnij pozycje, które się zmieniają (w korekcie ta sekcja jest opcjonalna), i wystaw fakturę.

Błędnego NIP nabywcy nie poprawisz korektą danych. Według podręcznika MF wystawiasz wtedy korektę do zera i nową fakturę z poprawnym NIP.

Ćwiczenie bez skutków podatkowych

MF udostępnia dwie wersje do nauki:

Dane w obu wersjach są okresowo usuwane. Każda faktura wysłana w wersji produkcyjnej jest dokumentem w obrocie prawnym.

Granice darmowych narzędzi

• Aplikacja nie prowadzi księgowości ani ewidencji VAT spółki. Faktury zakupowe trzeba pobrać i przekazać księgowej albo do programu księgowego.
• Pobierzesz najwyżej 10 faktur naraz.
• Faktury przesłane do KSeF są przechowywane w systemie przez 10 lat od końca roku wystawienia (art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT), więc nie musisz archiwizować ich osobno.

Przy większej liczbie faktur program księgowy może pobierać je z KSeF automatycznie. Norman importuje faktury zakupowe z KSeF i dopasowuje je do transakcji z konta bankowego.

Często zadawane pytania

Czy Aplikacja Podatnika KSeF jest naprawdę bezpłatna?

Tak. To narzędzie Ministerstwa Finansów, dostępne w przeglądarce pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl, bez opłat.

Czy mogę wystawić fakturę z wcześniejszą datą wystawienia?

Nie w trybie online. Data wystawienia to dzień przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT). Datę dostawy lub wykonania usługi wpisujesz osobno.

Jak spółka z o.o. bez pieczęci kwalifikowanej zaloguje się po raz pierwszy?

Składa w urzędzie skarbowym ZAW-FA, w którym wskazuje jedną osobę fizyczną. Ta osoba loguje się swoim Profilem Zaufanym lub podpisem w kontekście NIP spółki i nadaje uprawnienia innym.

Czy klient musi zaakceptować fakturę w KSeF?

Nie. Faktura jest otrzymana w dniu nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT), bez akceptacji odbiorcy.

Czy mogę najpierw poćwiczyć?

Tak. Wersja testowa (ap-test.ksef.mf.gov.pl) przyjmuje fikcyjne dane, a wersja Demo (ap-demo.ksef.mf.gov.pl) wymaga prawdziwego logowania, ale faktury nie mają w niej skutków podatkowych.