KSeF od 1 stycznia 2027 dla JDG i małych firm: koniec limitu 10 000 zł

Od 1 stycznia 2027 r. każda JDG i każda mała firma wystawia faktury dla innych firm w KSeF, także zwolniona z VAT i na ryczałcie. Wygasa wyjątek, który do 31 grudnia 2026 r. pozwala wystawiać faktury poza KSeF, dopóki ich suma brutto w miesiącu nie przekracza 10 000 zł (art. 145m ustawy o VAT).

Stan prawny na 20 października 2026 r.

Kary nie zmieniają samego obowiązku. 20 października 2026 r. rząd skierował do Sejmu projekt, który przesuwa kary za błędy w KSeF na 1 stycznia 2028 r., ale termin 1 stycznia 2027 r. dla faktur zostaje. Poniżej: kogo to dotyczy, co zmienia się w styczniu, co mówi ustawa o karach i co zrobić do końca roku.

Kogo dotyczy KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Obowiązek wynika z ustawy o VAT, więc forma działalności i forma opodatkowania PIT nie mają znaczenia. Ministerstwo Finansów wprost odpowiada, że każdy podatnik, czynny i zwolniony, który ma obowiązek wystawić fakturę, wystawia ją w KSeF.

Jeśli nie wystawiasz faktur w ogóle, na przykład sprzedajesz wyłącznie konsumentom przez kasę i nikt nie prosi o fakturę, KSeF nie zmienia Twojej sprzedaży. Faktury zakupowe od polskich dostawców i tak przychodzą przez KSeF.

Jak działa limit 10 000 zł do 31 grudnia 2026 r.

Do końca 2026 r. możesz wystawiać faktury papierowe albo PDF, jeżeli łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowana takimi fakturami w miesiącu wynosi najwyżej 10 000 zł. Zasady liczenia według Ministerstwa Finansów:

1. Liczysz tylko faktury, które normalnie trzeba wystawić w KSeF. Faktur dla konsumentów, faktur z kasy i paragonów z NIP do 450 zł nie wliczasz.
2. Fakturę przypisujesz do miesiąca daty wystawienia, a nie miesiąca sprzedaży.
3. Faktura, którą przekraczasz 10 000 zł, musi już trafić do KSeF, i każda następna też. Niższa sprzedaż w kolejnym miesiącu tego nie odwraca.

Przykład: grafik na JDG

Anna prowadzi JDG, jest czynnym podatnikiem VAT. W listopadzie 2026 r. wystawia poza KSeF fakturę dla firmy na 4 920 zł brutto (4 000 zł netto + 23% VAT) i drugą na 3 690 zł (3 000 zł + 690 zł). Faktura dla klienta prywatnego na 1 230 zł nie wchodzi do limitu.

Faktura dla firmy C przekracza 10 000 zł, więc Anna wystawia ją w KSeF, a od niej wszystkie kolejne faktury dla firm. Od stycznia 2027 r. ten wybór znika dla wszystkich.

Szczegóły limitu dla spółek, uprawnienia i tryby offline opisuje artykuł KSeF w spółce z o.o..

Co się zmienia 1 stycznia 2027 r.

• Koniec limitu 10 000 zł. Każda faktura dla firmy powstaje w KSeF. Faktura wysłana mailem jako PDF poza KSeF nie spełnia już obowiązku.
• Koniec faktur z kasy. Faktury z kasy rejestrującej i paragony z NIP do 450 zł jako faktury uproszczone były poza KSeF tylko do 31 grudnia 2026 r. (art. 145n ustawy o VAT). Uzasadnienie rządowego projektu potwierdza, że od 1 stycznia 2027 r. wystawianie faktur z kas nie będzie możliwe.
• Numer KSeF w przelewie. Od płatności z 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT, podaje w tytule numer KSeF faktury (art. 108g ustawy o VAT).
• Faktury bez dostępu do KSeF. Klientowi prywatnemu albo firmie z zagranicy przekazujesz fakturę w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF z kodem QR, który prowadzi do faktury w systemie (art. 106gb ust. 4 i 5 ustawy o VAT).

Kary: co mówi ustawa, a co rządowy projekt

Według ustawy naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% VAT z faktury wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności ogółem (art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT). Za samo niedopełnienie obowiązku KSeF nie wszczyna się postępowania karnego skarbowego (art. 106ni ust. 4).

Rada Ministrów przyjęła projekt przesunięcia kar 20 października 2026 r., a druk nr 3245 wpłynął do Sejmu tego samego dnia. To projekt, nie prawo: musi go uchwalić Sejm i Senat i podpisać prezydent. Nawet jeśli wejdzie w życie, KAS zapowiada w uzasadnieniu, że najpierw będzie przypominać o obowiązku, a potem sprawdzać, czy faktury poza KSeF nie prowadzą do nierzetelnego rozliczenia VAT.

Osobny poselski projekt (druk nr 2321), który zmienia termin KSeF dla mikroprzedsiębiorców, od 13 marca 2026 r. czeka na pierwsze czytanie. Nie planuj na jego podstawie.

Co zrobić do 31 grudnia 2026 r.: 8 kroków

1. Policz faktury dla firm za ostatnie miesiące. Jeśli przekroczyłeś już 10 000 zł w miesiącu, obowiązek masz dziś, nie od stycznia.
2. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF. Osoba prowadząca JDG dostaje uprawnienia właścicielskie automatycznie i loguje się Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. Zawiadomienie ZAW-FA zwykle nie jest potrzebne.
3. Sprawdź faktury zakupowe. Odbiór przez KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r. Fakturę uznaje się za otrzymaną w dniu nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT), a system nie wysyła powiadomień.
4. Nadaj uprawnienia księgowej lub biuru rachunkowemu. Uprawnienie możesz nadać całemu biuru, a ono wskaże swoich pracowników. Certyfikatu KSeF wydanego na Ciebie nie udostępniasz nikomu.
5. Wybierz, gdzie będziesz wystawiać faktury. Bezpłatnie: Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF albo e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym; do tego programy połączone z KSeF. Jeśli dziś wystawiasz faktury z kasy, od stycznia wystawiasz je w KSeF.
6. Wystaw próbną fakturę w wersji Demo. Aplikacja Podatnika w wersji Demo używa prawdziwego logowania, ale faktury nie mają skutków podatkowych.
7. Pobierz certyfikat KSeF typu 2. Bez niego nie oznaczysz faktury offline drugim kodem QR, gdy zabraknie internetu. Certyfikat jest ważny najwyżej 2 lata.
8. Przygotuj klientów i bank. Ustal z klientami z zagranicy i konsumentami, jak dostaną PDF z kodem QR. Od stycznia w tytule przelewu do czynnego podatnika VAT wpisujesz numer KSeF faktury.

Darmowe narzędzia do KSeF

• Aplikacja Podatnika KSeF (online): wystawianie i pobieranie faktur, uprawnienia, tokeny i certyfikaty. Krok po kroku opisuje to poradnik jak wystawić fakturę w KSeF za darmo.
• Aplikacja Mobilna KSeF na Androida i iOS: wystawianie i odbieranie faktur na telefonie.
• e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym: tylko dla JDG, faktury w KSeF i ich przeniesienie do ewidencji VAT.
• Generator faktur KSeF: bez konta przygotujesz plik FA(3), który wczytujesz w Aplikacji Podatnika.

Tokeny KSeF dla programów księgowych zostają bezterminowo, nie tylko do końca 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało zmianę rozporządzenia w tej sprawie.

Jak pomaga Norman

Norman wysyła faktury do KSeF i pobiera z niego faktury zakupowe. Przez 30 dni korzystasz z niego za darmo i bez karty, a wystawianie i odbieranie faktur w KSeF zostaje bezpłatne także po okresie próbnym. W planie JDG za 39 zł netto miesięcznie prowadzi KPiR albo ewidencję przychodów, liczy PIT i ZUS i przygotowuje JPK_V7, który Ty zatwierdzasz; spółka z o.o. ma CIT, VAT i JPK_V7 w planie Max za 119 zł. Pojedynczą fakturę bez konta przygotujesz w generatorze faktur KSeF, a o samym Normanie przeczytasz na stronie głównej.

Jeśli zastanawiasz się, czy przy rosnącej sprzedaży zostać przy JDG, zobacz porównanie JDG czy spółka z o.o..

Często zadawane pytania

Czy JDG zwolniona z VAT musi wystawiać faktury w KSeF?

Tak, od 1 stycznia 2027 r. każdą fakturę dla firmy, a przy sprzedaży powyżej 10 000 zł brutto w miesiącu już w 2026 r. Zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF. Poza KSeF zostają faktury dla konsumentów i zwolnienie w procedurze SME.

Czy na ryczałcie też muszę używać KSeF?

Tak. KSeF wynika z ustawy o VAT, więc skala, podatek liniowy i ryczałt nie mają znaczenia. Liczy się to, czy wystawiasz faktury dla firm.

Czy w 2027 r. zapłacę karę za fakturę poza KSeF?

Według obecnej ustawy kary obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Rządowy projekt z 20 października 2026 r. (druk nr 3245) przesuwa je na 1 stycznia 2028 r., ale do uchwalenia to tylko projekt. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF od stycznia obowiązuje w obu wariantach.

Czy muszę składać ZAW-FA jako JDG?

Zwykle nie. KSeF przypisuje osobie prowadzącej JDG uprawnienia właścicielskie automatycznie, a logujesz się Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. ZAW-FA jest potrzebne, gdy Twój podpis nie zawiera NIP ani PESEL.

Co z fakturami dla klientów prywatnych?

Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności nie muszą trafiać do KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT). Możesz je wystawiać w KSeF dobrowolnie i przekazać klientowi PDF z kodem QR.