Выставление счетов в GmbH в Германии 2026: обязательные реквизиты и электронные счета

Как директор GmbH вы обязаны выставлять юридически корректные счета. Ошибка в счёте может лишить вашего клиента права на вычет НДС и создать проблемы с налоговой. В этом руководстве разбираем обязательные реквизиты, требования к электронным счетам с 2025 года и самые распространённые ошибки.

Коротко: что нужно счёту GmbH

Счёт GmbH подчиняется тем же обязательным реквизитам по §14 UStG, что и любой другой корпоративный счёт, плюс данные из торгового реестра, которые следуют из регистрации (§35a GmbHG). Самое главное:

• Все реквизиты §14 (название, адрес, налоговый номер/USt-IdNr., последовательный номер счёта, дата поставки, сумма налога).
• Дополнительно в шапке: регистрационный суд, номер HRB и все директора поимённо.
• НДС указывается отдельно по ставке 19% или 7%; при сделках B2B внутри ЕС применяется обратное начисление (Reverse Charge).
• С 2025 года ваша GmbH обязана принимать электронные счета; обязанность их выставлять вводится поэтапно в 2027 и 2028 годах.

Обязательные реквизиты по §14 UStG

Каждый счёт GmbH должен содержать реквизиты, перечисленные в §14 абз. 4 UStG. Если хоть одного не хватает, счёт формально дефектен, а клиент рискует потерять право на вычет НДС.

Особенность GmbH: данные в шапке счёта (§35a GmbHG)

Поскольку GmbH внесена в торговый реестр, в шапке помимо реквизитов §14 должны быть указаны:

• правовая форма и место нахождения компании,
• регистрационный суд и номер в торговом реестре (HRB-Nummer),
• все директора с полными именами (если их несколько — все),
• председатель наблюдательного совета, если он есть.

Это требование распространяется на все деловые письма, то есть на счета, предложения и электронные письма с деловым содержанием, и не зависит от налогового законодательства. За нарушения регистрационный суд может наложить штраф (Zwangsgeld). На практике: настройте один раз аккуратную шапку с номером HRB и данными директоров, а затем ставьте её на каждый счёт.

Обязанность электронных счетов с 2025 по 2028 год

Именно здесь возникает больше всего недоразумений. Важно разделять две обязанности: принимать и выставлять.

С 1 января 2025 года все внутренние компании, включая GmbH, обязаны принимать структурированные электронные счета в B2B. Эта обязанность действует сразу, без переходного периода. Обычный PDF больше не считается электронным счётом; допустимы только машиночитаемые форматы по EN 16931, а именно XRechnung и ZUGFeRD.

Для выставления действуют поэтапные переходные сроки:

Порог оборота 800 000 € за прошлый год определяет только, получит ли ваша GmbH дополнительный год: крупные GmbH обязаны выставлять с 2027 года, все остальные — не позднее 2028 года. Norman автоматически создаёт ZUGFeRD-совместимые электронные счета прямо из бухгалтерии, поэтому вы уже сегодня готовы к любому этапу.

Последовательная нумерация счетов

Номера счетов должны быть уникальными и последовательными, без пропусков (§14 абз. 4 п. 4 UStG). Схема может быть буквенно-цифровой и включать несколько диапазонов, например 2026-001 или GmbH-2026-001. Важно лишь, чтобы каждый номер присваивался ровно один раз и порядок можно было проследить.

Реальный пропуск (удалённый или пропущенный номер) при налоговой проверке выглядит как исчезнувший счёт и вызывает вопросы. Поэтому при аннулировании счёт не удаляют, а выписывают отдельный сторно-счёт (Stornorechnung); исходный номер сохраняется.

НДС в счетах GmbH: как правильно указывать

GmbH, как правило, является плательщиком НДС и указывает в счёте 19% (стандартная ставка) или 7% (льготная ставка). Сумма без НДС, ставка и сумма НДС указываются отдельно. Вот как выглядит разбивка на практике:

При оказании услуг компаниям в других странах ЕС применяется процедура обратного начисления (Reverse Charge): вы не начисляете НДС, а добавляете пометку вроде «Обязанность по уплате налога у получателя» и оба номера USt-IdNr. Правильное указание НДС — обязательное условие для вычета входящего НДС у получателя: если сумма налога неверна или отсутствует, клиент теряет право на вычет, а вы всё равно должны уплатить излишне указанный налог (§14c UStG).

Малые счета до 250 евро

Для счетов до 250 евро брутто (§33 UStDV) действуют упрощённые требования. Разница наглядно:

GmbH тоже вправе пользоваться этим упрощением, например при небольших продажах за наличные. Как только сумма брутто превышает 250 €, все обязательные реквизиты §14 становятся обязательными.

Типичные ошибки в счетах GmbH

Эти ошибки чаще всего приводят к отказу в вычете НДС или запросам от налоговой:

• Отсутствующий или неверный идентификатор НДС или налоговый номер
• Не указана дата оказания услуги: дата выставления счёта её не заменяет
• Отсутствие имён директоров или HRB-номера в шапке
• Отправка PDF, когда получатель принимает только структурированные электронные счета
• Пропуски в нумерации или дублирование номеров счетов
• Начисление НДС несмотря на Reverse Charge (создаёт обязанность по §14c UStG)

Хранение счетов: 10 лет, по стандарту GoBD

Выставленные и полученные счета являются бухгалтерскими документами и хранятся 10 лет (§147 AO, §257 HGB). Срок отсчитывается с конца календарного года, в котором счёт был выставлен. Электронные счета при этом должны храниться в оригинальном формате, без возможности изменения и в машиночитаемом виде: распечатанного PDF электронного счёта недостаточно. Эти требования GoBD распространяются на каждую GmbH; подробности — в нашем руководстве по срокам хранения документов GmbH.

FAQ

Должны ли директора быть указаны в счёте GmbH? Да. По §35a GmbHG все директора должны быть названы в шапке вместе с регистрационным судом и номером HRB. Это касается любого делового письма, в том числе счетов.

Обязана ли моя GmbH уже выставлять электронные счета? Принимать — да, с 1 января 2025 года. Выставлять — только с 2027 года (при обороте свыше 800 000 € за прошлый год) или с 2028 года для всех GmbH. До этого PDF остаётся допустимым с согласия клиента.

Достаточно ли налогового номера или нужен USt-IdNr.? Для чисто внутренних счетов достаточно одного из двух. Как только вы выставляете счёт компаниям в других странах ЕС, номер USt-IdNr. становится обязательным.

Что будет, если пропустить обязательный реквизит? Счёт формально дефектен. Клиент не сможет принять НДС к вычету, пока вы не выставите исправленный счёт. При неверно указанном НДС вы дополнительно должны уплатить завышенную сумму (§14c UStG).

Вывод

Счета GmbH должны соответствовать строгим требованиям, а с 2027/2028 года в сделках B2B они обязаны быть структурированными электронными счетами. Ошибки здесь стоят денег: клиент теряет право на вычет НДС. Подробнее о бухгалтерии GmbH и обязательных реквизитах счетов читайте в связанных статьях. Norman автоматически создаёт GoBD-совместимые ZUGFeRD-счета. Узнайте об ИИ-бухгалтерии Norman.

Бесплатный шаблон счёта (PDF, Word и Excel)

Со всеми обязательными реквизитами по §14 UStG, в трёх форматах, готов к использованию.

E-mail *

Company website

Я хочу получить шаблон счёта и согласен(на), что Norman будет присылать мне письма с советами и информацией о продукте. Подробности в политике конфиденциальности. Отписаться можно в любой момент. *

Получить шаблон