Переход на E-Rechnung к 2027 году: план проекта для компаний с оборотом свыше 800 000 €

Об обязанности по E-Rechnung написано много, и почти всё — для фрилансеров и самозанятых. Но первый жёсткий срок наступает для других: если ваш совокупный оборот за 2026 год превышает 800 000 €, вы обязаны отправлять структурированные электронные счета с 1 января 2027 года. Для вас переходный период заканчивается на целый год раньше, чем для остальных.

Разницу между «мы можем принимать электронные счета» и «мы можем их выставлять» регулярно недооценивают. Приём — это вопрос почтового ящика. Выставление — это вопрос мастер-данных, и именно из-за них такие проекты срываются.

Эта статья — не очередной обзор сроков, а план проекта: что и в каком порядке делать, где переход обычно застревает и какие типы счетов являются особыми случаями.

Коротко о главном

• Ваш срок — 1 января 2027 года, если совокупный оборот за 2026 год превысил 800 000 €. Считается оборот того, кто выставляет счёт, а не получателя.
• Решает оборот за 2026 год, а не текущий. Если вы у самой границы, планируйте всё равно на 2027 год: цифра станет окончательной только после годового отчёта, а проекту нужен запас времени.
• Узкое место — мастер-данные, а не софт: отсутствующие USt-IdNr., неполные адреса получателей, отсутствующие Leitweg-ID у государственных заказчиков.
• EDI перестаёт действовать 31 декабря 2027 года. Если вы выставляете счета через EDI, вас ждёт второй переход, и планировать оба стоит вместе.
• Не каждый счёт становится электронным: суммы до 250 € брутто, проездные документы, B2C и многие освобождённые обороты остаются вне охвата.
• Запланируйте тестовый запуск на IV квартал 2026 года. Счёт, который клиент отклонит, — это задержка платежа, а не мелочь оформления.

Сначала проверьте: вы действительно в этапе 2027 года?

Порог — это совокупный оборот прошлого года, то есть 2026, в смысле § 19 абз. 3 UStG. Три момента, которые регулярно понимают неверно:

• Считается оборот того, кто выставляет счёт. Размер вашего клиента на вашу обязанность не влияет.
• Это совокупный оборот, а не только B2B-часть. Продавец с 600 000 € B2C и 300 000 € B2B находится выше порога.
• Порог проверяется один раз, для следующего года. Это не скользящий лимит, как 100 000 € в режиме Kleinunternehmer.

Если вы не уверены, какой этап действует для вас, быстрее пройти проверку обязанности по E-Rechnung: пять вопросов, одна дата.

План проекта в пяти фазах

Считайте назад от 1 января 2027 года. Кто начинает в III квартале 2026 года, успевает провести настоящий тестовый запуск; кто начинает в декабре — проводит его на живых клиентах.

Фаза 1: Инвентаризация

Прежде чем говорить о софте, нужны три списка:

• Какие типы счетов вы выставляете? Обычный счёт, авансовые и итоговые счета, длящийся счёт, кредит-нота в режиме самофактурирования, сторно, счёт на малую сумму. Каждый тип должен пройти через новый формат.
• Кто ваши получатели? Компании в Германии (затрагиваются), органы власти (затрагиваются, плюс Leitweg-ID), частные лица (не затрагиваются), клиенты за рубежом (не затрагиваются).
• Где сегодня возникают ваши счета? Обычно в большем числе мест, чем кажется: складская система, бухгалтерия, инструмент для подписок, Excel-шаблон в отделе продаж.

Третий список — самый неприятный. Каждый источник, который сегодня создаёт PDF, к сроку должен либо выдавать структурированные данные, либо быть отключён.

Фаза 2: Приведите в порядок мастер-данные

Здесь и лежит основная работа. Электронный счёт машиночитаем, а машины непреклонны к обязательным полям там, где человек, читавший PDF, был снисходителен.

На практике это значит: выгрузите базу клиентов, проверьте пробелы именно в этих полях и закройте их до смены формата. У государственных заказчиков Leitweg-ID нужно запрашивать активно — никто не пришлёт его сам, а без него платформа приёма счетов отклонит документ.

Фаза 3: Определите формат

Для немецкого B2B доступны два формата, оба соответствуют EN 16931:

• ZUGFeRD начиная с версии 2.0.1 — PDF со встроенным XML. Клиент по-прежнему видит обычный PDF, машина читает XML. Прагматичный выбор для смешанной клиентской базы.
• XRechnung — чистый XML без визуального представления. Стандарт в государственном секторе, для госзаказчиков фактически обязателен.

Две ловушки:

• Профили ZUGFeRD MINIMUM и BASIC-WL требованиям не соответствуют. Они не содержат полного счёта и для целей НДС электронным счётом не считаются. Если вы сегодня используете MINIMUM, потому что для проводок этого хватало, придётся переходить.
• В гибридных счетах с 2025 года ведущей является XML-часть. Если представление в PDF и XML расходятся, действует XML. Поэтому формировать обе части из одного источника — не изящество, а обязанность.

Подробное сравнение — в материале XRechnung или ZUGFeRD.

Фаза 4: Определите канал передачи

Формат ничего не говорит о том, как счёт попадёт к получателю. Обычны три канала:

• Электронная почта — для B2B юридически достаточно и является самым распространённым каналом. Вложения хватает.
• Peppol — транспортная сеть, через которую принимают многие органы власти и крупные компании. Доступ идёт через Access Point.
• Загрузка в портал — для федеральных органов через ZRE или OZG-RE, у некоторых корпоративных клиентов — через их портал поставщиков.

Большинству компаний среднего размера в 2027 году хватит электронной почты. Как только среди ваших клиентов появляются органы власти, стоит присмотреться к Peppol.

Фаза 5: Валидация и тестирование

Формально некорректный электронный счёт не является надлежащим счётом. Для вашего клиента это ставит под вопрос вычет Vorsteuer, пока не появится корректная версия, — на практике это оспоренный счёт и задержка платежа.

Поэтому до наступления срока нужны два шага:

1. Техническая валидация. Проверяйте созданные файлы по схеме, например валидатором KoSIT. Ошибки обычно возникают в кодовых списках, налоговых ставках и округлениях.
2. Содержательный тестовый запуск с реальными клиентами. С октября 2026 года отправляйте выбранным клиентам электронный счёт параллельно с PDF и просите подтвердить, что их система его принимает. Два-три круга — норма.

Особые случаи, которые теряются в стандартном проекте

• Авансовые и итоговые счета. Итоговый счёт должен корректно вычитать уже выставленные авансы. В XML это отдельный раздел, а не свободный текст.
• Самофактурирование (Gutschriftverfahren). Если счёт выставляет ваш клиент, обязанность по E-Rechnung лежит на нём, но вы должны уметь обработать и заархивировать кредит-ноту.
• Сторно и корректировка. Корректирующий документ ссылается на оригинал через BillingReference. Подробности — в материале сторно и корректировка счёта.
• Длящиеся счета. Договоры аренды и подписки с одним длящимся счётом требуют решения: выставлять электронный счёт за каждый период или сохранить договор как замену счёта.
• Суммы до 250 € брутто. Бессрочно исключены по § 33 UStDV. Но обычно выгоднее перевести и их, чем поддерживать два процесса.

Не забудьте про архивирование

Отправкой дело не заканчивается. Структурированную часть электронного счёта нужно хранить восемь лет в неизменном виде (§ 14b абз. 1 UStG). После второго изменения GoBD от 14 июля 2025 года достаточно архивировать XML-компонент при выполнении остальных требований GoBD.

Распечатка PDF оригинал не заменяет, а папка на сетевом диске не обеспечивает неизменяемости. Если вы до сих пор складывали PDF, здесь нужно осознанное решение. Что конкретно означает соответствие GoBD, описано в материале бухгалтерия по GoBD.

График: обратный отсчёт от 1 января 2027 года

Частые вопросы

800 000 € — это мой оборот или оборот клиента?

Ваш. Решает совокупный оборот того, кто выставляет счёт, за прошлый 2026 год по § 19 абз. 3 UStG. Размер получателя на вашу обязанность выставлять не влияет.

Мы чуть ниже 800 000 €. Стоит ли переходить всё равно?

Как правило, да. Цифра станет окончательной только с годовым отчётом, а проекту нужны месяцы. Если оборот за 2026 год всё же перешагнёт порог, обязанность наступит с 1 января 2027 года без отсрочки. А в 2028 году это коснётся вас в любом случае.

Достаточно ли отправлять PDF по электронной почте?

Нет, начиная с вашего срока — нет. PDF является «прочим счётом» независимо от способа отправки. Требованию соответствует только структурированный машиночитаемый набор данных по EN 16931. А вот PDF со встроенным XML (ZUGFeRD начиная с 2.0.1) ему соответствует.

Обязаны ли мы использовать Peppol?

Нет. Для B2B достаточно электронной почты. Peppol становится актуален, когда ваши клиенты принимают счета через него, — прежде всего органы власти и крупные компании с подключёнными платформами приёма.

Что будет с нашими EDI-соединениями?

Процедуры EDI допустимы до 31 декабря 2027 года. После этого и такие счета должны соответствовать норме EN 16931. Если у вас используется EDI, оба перехода разумно планировать вместе.

Как проверить, что наши электронные счета доходят?

В два этапа: сначала техническая валидация по схеме, например валидатором KoSIT, затем содержательный тест с выбранными клиентами в параллельном режиме. Планируйте на это IV квартал 2026 года, а не декабрь.

Что будет, если мы пропустим срок?

Счёт в неверном формате не является надлежащим счётом для целей НДС. Это ставит под вопрос вычет Vorsteuer у вашего клиента, пока вы не выставите корректный документ. Поэтому практический риск — не столько штраф, сколько оспоренный счёт и задержка платежа.

Итог

Переход на E-Rechnung — это не ИТ-проект, а проект по мастер-данным с ИТ-составляющей. Кто начинает инвентаризацию в III квартале 2026 года, успевает разобраться с тем, на чём такие проекты действительно застревают: неполные данные клиентов, отсутствующие Leitweg-ID и типы счетов, о которых в первом черновике никто не подумал.

Остальное — инструменты. С Norman XRechnung и ZUGFeRD формируются прямо из ваших обычных счетов, включая валидацию, логику корректировок и архивирование XML-оригинала по GoBD — без отдельного проекта по комплаенсу рядом.