Belegprüfung und Bankabgleich automatisieren: 7 Tools im Vergleich (2026)

Ein Beleg ist erst erledigt, wenn drei Dinge passiert sind: Die Software hat ihn gelesen, geprüft und mit seiner Zahlung verbunden. Fehlt ein Schritt, sammelst du am Monatsende Belege ohne Zahlung und Zahlungen ohne Beleg.

Hier vergleichen wir sieben Tools danach, was sie an einem Beleg prüfen, wie sie Bankumsätze zuordnen und was mit den unklaren Fällen passiert. Dazu kommen die Preise und ein Test, mit dem du jedes Tool in einer Woche prüfst.

Über diesen Vergleich: Norman veröffentlicht diesen Vergleich und ist selbst Teil davon. Die Angaben zu den anderen Tools stammen aus ihren Produkt-, Hilfe- und Preisseiten, Stand Oktober 2026. Die Website von BuchhaltungsButler war für unsere Prüfung im Oktober nicht erreichbar, seine Angaben sind Stand September 2026. Prüfe vor dem Kauf, was dein Tarif enthält.

Schnellantwort: Welches Tool passt zu dir?

• Belege prüfen und mit der Bank abgleichen, in einer Buchhaltung mit Steuern, als Selbstständiger, UG oder GmbH: Norman. Norman erkennt doppelte Belege, gleicht Belege mit der Bank ab und prüft vor jeder UStVA, ob Belege oder Vorsteuer fehlen.
• Viele Eingangsrechnungen, die mehrere Personen freigeben: Candis. Es prüft Rechnungen nach § 14 UStG, erkennt Duplikate und prüft IBANs.
• Rechnungen aus vielen Online-Portalen einsammeln: GetMyInvoices, als Zulieferer für deine Buchhaltung oder DATEV.
• Belegautomatisierung mit DATEV-Export an die Kanzlei: BuchhaltungsButler.
• Buchhaltung mit Bankabgleich, den Abschluss macht die Kanzlei: Lexware Office oder sevDesk.
• Deine Kanzlei bucht in DATEV: DATEV Unternehmen online.

Was eine automatische Belegprüfung prüfen sollte

Ein Tool, das Belege nur liest, prüft sie noch nicht. Gute Belegprüfung schaut auf den Inhalt, bevor er in die Buchhaltung geht:

• Duplikate: Dieselbe Rechnung kommt per E-Mail und noch einmal aus dem Kundenportal, oder ein Shop schickt Bestellbestätigung und Rechnung. Doppelt gebucht, zählt die Ausgabe zweimal, und die Vorsteuer auch.
• Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug: Vorsteuer ziehst du nur aus einer ordnungsgemäßen Rechnung (§ 15 UStG). Sie braucht unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, die Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, eine Rechnungsnummer, das Leistungsdatum sowie Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag (§ 14 Abs. 4 UStG). Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto reichen weniger Angaben (§ 33 UStDV).
• Steuersatz und Beträge: Netto, Umsatzsteuer und Brutto müssen zusammenpassen. Typische Fehler sind 19 % auf Speisen im Restaurant, für die seit 2026 7 % gelten, oder deutsche Umsatzsteuer auf Werbung von Google oder Meta, die per Reverse Charge ohne Umsatzsteuer kommt.
• Fehlende Belege: Für eine Zahlung ohne Beleg fehlt dir im Zweifel der Nachweis für den Abzug. Das Tool sollte diese Lücken zeigen, bevor du die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgibst.
• Freigabe und Zahlungsdaten: In Teams gibt oft eine zweite Person eine Rechnung frei, bevor sie bezahlt wird. Eine neue IBAN bei einem bekannten Lieferanten ist ein Warnsignal.

Prüfen heißt nicht löschen: Auch einen fehlerhaften Beleg bewahrst du 8 Jahre auf. Was die GoBD dabei verlangen, steht im Artikel zur GoBD-konformen Buchhaltung.

Was automatischer Bankabgleich können sollte

Beim Bankabgleich verbindet die Software jede Zahlung mit ihrem Beleg oder ihrer Rechnung. Einfach ist der Fall mit der Rechnungsnummer im Verwendungszweck und gleichem Betrag. Schwer sind diese Fälle:

• Die Rechnung kommt Wochen vor der Abbuchung.
• Eine Zahlung begleicht mehrere Rechnungen, oder ein Kunde zahlt in Raten.
• Bankgebühren oder eine Fremdwährung verändern den Betrag.
• Zwei Zahlungen haben denselben Betrag und dasselbe Datum, etwa zwei gleiche Abos.

Ein gutes Tool verknüpft nur eindeutige Fälle automatisch und zeigt dir den Rest mit Grund. Kommen neue Bankumsätze, prüft es offene Belege erneut. Wie wir das in Norman bauen und messen, steht im Artikel KI-Bankabstimmung: Für Ausnahmen gebaut.

Die 7 Tools im Überblick

Preise netto, Stand Oktober 2026, ohne Aktionsrabatte. Norman bei jährlicher Zahlung, Lexware Office und BuchhaltungsButler bei monatlicher Zahlung. Die Preisseite von Candis sagt nicht, ob der Preis netto ist, und nennt eine Laufzeit von 12, 24 oder 36 Monaten.

1. Norman: Belegprüfung und Bankabgleich in der Buchhaltung

Norman liest Belege aus der App und dem Upload, aus weitergeleiteten E-Mails, aus Gmail und Google Drive sowie aus WhatsApp und Telegram. Die KI erkennt Betrag, Datum, Lieferant, Rechnungsnummer und Umsatzsteuer und schlägt das Konto nach SKR03 oder SKR04 vor.

• Duplikate: Kommt derselbe Beleg zweimal, legt Norman keine zweite Ausgabe an. Als doppelt gilt derselbe Lieferant mit derselben Rechnungsnummer; ohne Rechnungsnummer derselbe Lieferant mit demselben Betrag am selben Tag.
• Bankabgleich: Steht die Zahlung schon in der Buchhaltung, hängt Norman den Beleg an sie. Belege ohne Zahlung prüft Norman nach jedem Bankimport erneut. Verknüpft wird dann, wenn die Belegnummer im Verwendungszweck steht oder genau eine Zahlung nach Betrag und Datum passt. Passen mehrere, verknüpft Norman keine, und du wählst selbst.
• Prüfseite: Belege ohne Zahlung zeigt Norman auf der Prüfseite, mit Vorschlägen und ihrem Grund: Betrag passt, Datum passt oder Text passt.
• Prüfung vor der UStVA: Vor jeder Umsatzsteuer-Voranmeldung prüft Norman den Zeitraum auf fehlende Belege, mögliche Duplikate, offene Vorsteuer und ungewöhnliche Aktivität. Ohne deine Freigabe geht nichts ans Finanzamt.
• Umsatzsteuer-Tipps: Norman meldet Belege mit ausgewiesener Umsatzsteuer, deren Buchung keine Vorsteuer hat, Bewirtungen mit mehr Vorsteuer als auf dem Beleg und Werbung oder Software aus dem Ausland, die mit deutscher Umsatzsteuer gebucht ist.

Grenzen: Eine formale Prüfung aller Pflichtangaben nach § 14 UStG macht Norman nicht. Für Teams, in denen mehrere Personen jede Eingangsrechnung freigeben, ist ein Tool wie Candis gebaut.

Kosten: Buchhaltung und Beleg-Scan sind kostenlos. Eine Bankverbindung ist im kostenlosen Tarif für UG, GmbH und Selbstständige mit Umsatzsteuer enthalten. Selbstständige bekommen den automatischen Belegabgleich, die UStVA und alle Steuererklärungen im Pro-Tarif für 21 €/Monat bei jährlicher Zahlung (28 € monatlich). UG und GmbH zahlen für UStVA, Jahresabschluss und alle Steuern 39 €/Monat im Max-Tarif bei jährlicher Zahlung (52 € monatlich). Alle Preise netto, Details auf der Preisseite.

2. Candis: Rechnungseingang mit Prüfung und Freigabe

Candis ist auf Eingangsrechnungen in Teams spezialisiert. Rechnungen kommen über eine eigene Import-E-Mail-Adresse, per Scan, Upload oder App. Die KI liest Rechnungsnummer, Betrag und Steuersätze und schlägt Sachkonto, Kostenstelle und Steuerschlüssel vor.

• Prüfung: Candis prüft Rechnungen nach § 14 UStG, erkennt Duplikate, wenn Kontakt und Rechnungsnummer schon vorkommen, und prüft IBANs auf Risiken.
• Freigabe: Mehrstufige Freigabeworkflows legst du selbst fest.
• Fehlende Belege: Bei Kreditkartenzahlungen prüft Candis jeden Morgen, welche Belege fehlen.
• DATEV: Übergabe an DATEV Unternehmen online oder über DATEV-Dateischnittstellen.

Grenzen: Einen Bankabgleich nennt Candis auf einer Branchenseite, in der Tarifübersicht steht er nicht. Kläre vorab, ob dein Tarif ihn enthält.

Kosten: Ab 389 € im Monat bei 12, 24 oder 36 Monaten Laufzeit.

3. GetMyInvoices: Belege einsammeln und vorprüfen

GetMyInvoices holt Rechnungen automatisch aus Online-Portalen, E-Mail-Postfächern und per App. Es liest Rechnungsnummer, Datum und Beträge, auf Wunsch auch einzelne Rechnungspositionen.

• Prüfung: GetMyInvoices erkennt Duplikate und prüft Rechnungen nach Regeln, die du festlegst. Bei E-Rechnungen markiert es fehlende Pflichtangaben, und ein Assistent meldet typische Auffälligkeiten.
• Freigabe: Mehrstufige Freigaben gibt es mit dem Zusatzmodul Workflows Pro.
• Bankabgleich: Ab dem Tarif Small verbindest du Bankkonten per PSD2. GetMyInvoices gleicht Bank- und Kreditkartenumsätze automatisch ab und zeigt Transaktionen ohne Beleg.

Grenzen: Für Buchungen und Steuern übergibst du an deine Buchhaltung oder an DATEV Unternehmen online.

Kosten: Small ab 39 € im Monat netto mit einem Bankkonto, bei jährlicher Zahlung 5 % weniger. Workflows Pro kostet im Tarif Small 45 € im Monat zusätzlich.

4. BuchhaltungsButler: Belegautomatisierung mit DATEV-Export

BuchhaltungsButler verbindet KI-Belegerkennung, den automatischen Abgleich von Belegen und Zahlungen und Buchungsregeln. Für die Kanzlei exportierst du im DATEV-Format.

• Steuern: UStVA und ZM gibt es im Tarif Smart. Den Jahresabschluss macht die Kanzlei.
• Freigabe: Rechnungsfreigaben und Rechte für Teams gibt es im Tarif Premium.

Kosten: Smart 46,90 € im Monat netto bei monatlicher Zahlung, Premium 89,90 € (Stand September 2026). Weitere Nutzer und API-Zugang können extra kosten. Mehr im Vergleich der BuchhaltungsButler-Alternativen.

5. Lexware Office: Zuordnungsvorschläge ab dem kleinsten Tarif

Lexware Office liest Betrag, Datum und Lieferant aus Belegen, die du mit dem Belegscanner der App erfasst, und erstellt einen Buchungsvorschlag. Bankkonten verbindest du in jedem Tarif, und Lexware gleicht die Umsätze mit offenen Rechnungen und Ausgaben ab.

• Unklare Fälle: Zuordnungsvorschläge bestätigst du selbst. Kommt derselbe Betrag mehrmals vor, macht Lexware Office keinen Vorschlag. Eine Zahlung für mehrere Belege ordnest du von Hand zu.
• Prüfung: E-Rechnungen prüft Lexware Office auf das richtige Format. Freigaben gibt es über Partner-Apps.
• E-Mail und Portale: Den automatischen Belegempfang per E-Mail gibt es ab dem Tarif XL, Rechnungen aus Online-Portalen kommen über Partner-Apps.

Grenzen: Eine Bilanz erstellt Lexware Office nicht, den Abschluss macht die Kanzlei.

Kosten: S 7,90 € im Monat netto, L mit Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer 21,90 €, monatlich kündbar.

6. sevDesk: Abgleich bei hoher Übereinstimmung

sevDesk liest Belegdatum, Rechnungsnummer, Betrag, Mehrwertsteuer und Lieferant aus Fotos, Uploads und weitergeleiteten E-Mails. Für die Buchungskategorie macht sevDesk einen KI-Vorschlag.

• Bankabgleich: sevDesk erkennt, welche Transaktion zu welcher Rechnung oder Ausgabe gehört. Automatisch zugeordnet wird bei sehr hoher Übereinstimmung, sonst bekommst du einen Vorschlag zur Prüfung.
• Fehlende Belege: Eine Übersicht zeigt, welche Belege fehlen und welche noch mit einer Zahlung verknüpft werden müssen.
• Prüfung: Auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen Menschen, beim optionalen Vier-Augen-Check für 3 € je Dokument.

Grenzen: Den Jahresabschluss bereitest du in sevDesk vor und gibst die Unterlagen an deine Kanzlei.

Kosten: Buchhaltung 25,90 € im Monat netto.

7. DATEV Unternehmen online: Belege an die Kanzlei

Mit DATEV Unternehmen online fotografierst du Belege in der App, lädst sie hoch oder leitest Rechnungen per DATEV Upload Mail weiter. DATEV liest Geschäftspartner und IBAN aus dem Belegbild, ordnet Belegbilder automatisch den passenden Kontoumsätzen zu und erzeugt Buchungsvorschläge.

• Unklare Fälle: Für das manuelle Verknüpfen macht DATEV Zuordnungsvorschläge. Den neuen Ablauf führt DATEV seit Mai 2026 stufenweise ein.
• Prüfung: Elektronische Rechnungen prüft DATEV auf die Norm EN 16931. Mehrstufige Freigaben gibt es als Zusatzprodukt.
• Kanzlei: Unternehmen online gibt es nur zusammen mit einem DATEV-Mitglied, meist deiner Kanzlei. Sie erstellt daraus deine Buchführung.

Kosten: Laut DATEV-Preisliste 11,56 € im Monat netto für Unternehmen online, für Belege online 3,83 € dazu. Die Buchführung rechnet die Kanzlei zusätzlich ab. Mehr im Vergleich DATEV-Alternative für die GmbH.

So testest du ein Tool in einer Woche

Nimm einen echten Monat, keine Demo-Daten. Diese sechs Fälle zeigen schnell, wie ein Tool mit Ausnahmen umgeht:

1. Ein Beleg doppelt: Lade dieselbe Rechnung einmal als PDF und einmal als Foto hoch. Zählt das Tool die Ausgabe einmal?
2. Rechnung vor der Zahlung: Lade eine Rechnung hoch, deren Abbuchung noch kommt. Findet das Tool die Zahlung nach dem nächsten Bankimport von selbst?
3. Zwei gleiche Beträge: Nimm zwei Abos mit demselben Preis. Fragt das Tool nach, oder ordnet es still eine Zahlung zu?
4. Abweichender Betrag: Nimm eine Zahlung mit Gebühr, in Fremdwährung oder in Raten. Was zeigt das Tool?
5. Fehlerhafte Rechnung: Lade eine Rechnung mit falschem Steuersatz oder ohne Steuernummer hoch. Meldet das Tool den Fehler?
6. Zahlung ohne Beleg: Lass eine Ausgabe ohne Beleg stehen. Wo zeigt das Tool die Lücke?

Schreib für jeden Fall auf, was das Tool still erledigt, was es dir zur Prüfung gibt und was falsch durchrutscht. Der dritte Wert entscheidet.

Belegprüfung und Bankabgleich mit Norman

1. Bank verbinden: Verbinde dein Geschäftskonto. Norman holt die Umsätze automatisch ab.
2. Belege hochladen: Fotografiere Belege in der App unter Buchhaltung mit +, lade PDFs hoch oder leite sie per E-Mail weiter. Norman liest jeden Beleg und sucht die passende Zahlung.
3. Offene Fälle klären: Unter Belege öffnet Belege prüfen die unklaren Fälle. Der Filter Ohne Dokumente unter Buchhaltung zeigt Zahlungen ohne Beleg.
4. Abgleich auf Zuruf: Belege abgleichen auf der Startseite vergleicht alle offenen Belege mit allen Buchungen ohne Beleg.
5. Vor der UStVA: Sieh dir die Prüfungen des Zeitraums an, behebe die Funde und gib frei.

Die Einzelheiten stehen im Hilfe-Center unter Belege buchen und zuordnen.

Häufige Fragen

Was ist automatischer Bankabgleich?

Beim automatischen Bankabgleich ordnet die Software jede Zahlung auf deinem Geschäftskonto dem passenden Beleg oder der passenden Rechnung zu. Sie vergleicht dafür die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, den Betrag, das Datum und den Namen. Eindeutige Fälle verknüpft sie selbst, unklare legt sie dir zur Prüfung vor.

Was prüft eine automatische Belegprüfung?

Je nach Tool doppelte Belege, Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug, Steuersatz und Beträge, fehlende Belege zu Zahlungen und in Teams die Freigabe vor der Zahlung. Die Tools unterscheiden sich stark: Candis prüft nach § 14 UStG, Norman prüft vor jeder UStVA auf fehlende Belege, Duplikate und offene Vorsteuer.

Welche Software erkennt doppelte Rechnungen?

In diesem Vergleich nennen Norman, Candis und GetMyInvoices eine Duplikaterkennung für Belege. Norman legt für einen doppelten Beleg keine zweite Ausgabe an und prüft vor der UStVA zusätzlich, ob eine Banktransaktion eine Buchung aus einem Beleg doppelt.

Kann Software den Bankabgleich vollständig automatisieren?

Den eindeutigen Teil ja. Teilzahlungen, Sammelzahlungen, Gebühren, gleiche Beträge und Rechnungen, die vor der Zahlung kommen, bleiben Fälle für die Prüfung. Ein gutes Tool erledigt die eindeutigen Fälle selbst und zeigt dir den Rest mit Grund, statt alles zu erzwingen.

Brauche ich für den Vorsteuerabzug eine Rechnung mit allen Pflichtangaben?

In der Regel ja: Den Vorsteuerabzug gibt es mit einer Rechnung nach § 14 und § 14a UStG (§ 15 Abs. 1 UStG). Fehlt eine Angabe, bitte den Lieferanten um eine berichtigte Rechnung. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto reichen weniger Angaben (§ 33 UStDV).

Was kostet Software für Belegprüfung und Bankabgleich?

Bei Norman sind Buchhaltung und Beleg-Scan kostenlos, den automatischen Belegabgleich bekommen Selbstständige im Pro-Tarif für 21 €/Monat bei jährlicher Zahlung. Lexware Office beginnt bei 7,90 €/Monat, sevDesk Buchhaltung kostet 25,90 €/Monat und GetMyInvoices Small ab 39 €/Monat, jeweils netto. Spezialisierte Tools für Teams mit Freigaben wie Candis liegen deutlich darüber.