ПДВ у Norman крок за кроком: документи, облік, JPK_V7 і приклади

Цей посібник для власника JDG (індивідуального підприємця, аналог ФОП) або sp. z o.o. (польського товариства з обмеженою відповідальністю), який є платником VAT (czynny podatnik VAT) і веде облік у Norman. Він проходить увесь шлях від документа до поданого JPK_V7, а наприкінці розбирає типові випадки. Подробиці кожного кроку ви знайдете в статтях за посиланнями.

Якщо ваша компанія застосовує касовий метод для власного ПДВ (art. 21), підготуйте JPK поза Norman разом із бухгалтером.

Операції та документи

У Norman ви працюєте з двома видами даних:

• Операції це рух грошей: надходження й витрати з підключеного банківського рахунку (зокрема оплати бізнес-карткою), з виписки CSV або додані вручну, наприклад оплата готівкою. Див. Банк та імпорт виписок CSV.
• Документи це рахунки (faktury) і чеки (paragony): рахунки на продаж, виставлені в Norman, рахунки, завантажені з KSeF (національної системи електронних рахунків), PDF-файли й фото, які ви завантажуєте, і документи, переслані електронною поштою на адресу компанії, вказану на сторінці Документи поруч із Пересилай чеки на. Див. Витрати, чеки та вхідні рахунки.

ПДВ для JPK_V7 Norman бере лише з документів. Сама операція, наприклад оплата карткою без рахунку, не створює в JPK_V7 ні вихідного, ні вхідного ПДВ. Операції потрібні для обліку доходів і витрат (KPiR, книги sp. z o.o., PIT, CIT) і для перевірки, чи оплачено рахунки.

Звідки береться ПДВ у JPK_V7

Вихідний ПДВ: продажі

• Рахунки, виставлені в Norman, та їх коригування. Якщо додано токен KSeF, Norman надсилає їх до KSeF, а номер KSeF потрапляє до файлу. Див. Надсилання рахунків до KSeF.
• Рахунки на продаж, виставлені поза Norman, які Norman завантажив із KSeF.

Рахунок потрапляє до JPK_V7 за місяць поставки чи надання послуги, а якщо такої дати в ньому немає, за місяць виставлення (art. 19a ust. 1 закону про ПДВ). Коригування Norman враховує в місяці його виставлення. Дата оплати значення не має. Рахунок-проформа не є рахунком-фактурою і до JPK_V7 не потрапляє.

Вхідний ПДВ: покупки

Вхідні рахунки з KSeF. Якщо додано токен KSeF, Norman завантажує їх сам. Вони потрапляють до JPK_V7, навіть якщо ви ще не пов'язали їх із платежем. Якщо рахунок із KSeF не стосується бізнесу або ви не відраховуєте з нього ПДВ, у картці документа в полі ПДВ до відрахування виберіть Немає (0%).

Завантажені документи (файл, фото, e-mail) потрапляють до JPK_V7, якщо:

• це рахунок або чек із NIP вашої компанії на суму до 450 zł брутто (спрощений рахунок); чек без NIP компанії або на суму понад 450 zł до файлу не потрапить,
• у ньому не вказано іншого покупця: рахунок із NIP іншої компанії до файлу не потрапить,
• суми вказано в злотих, із польською ставкою ПДВ (23%, 8% або 5%) і сумою ПДВ; документ в іноземній валюті потрапляє до файлу, якщо ви провели його операцією в тій самій валюті, і Norman перерахує його за курсом NBP останнього робочого дня перед датою документа (art. 31a ust. 1 закону про ПДВ),
• документ має номер і дату,
• NIP постачальника, якщо він є в документі, польський (покупки в іноземних постачальників описано нижче),
• документ не проведено як дохід або на рахунку без ПДВ.

У картці документа в полі Документ вкажіть, це Рахунок-фактура чи Чек (paragon). Чек із номером і NIP продавця Norman позначає як документ, схожий на рахунок: перевірте його й змініть вид.

Операція вирішує, а документ дає факти. Країну постачальника, зворотне нарахування, ПДВ, суми нетто та ПДВ, розбивку на позиції, частку відрахування і рахунок основного засобу Norman бере з операції документа (створеної з документа, а якщо її немає, з єдиної витрати, пов'язаної з документом). З документа він бере номер, дати, NIP, номер KSeF і валюту. Якщо операція й документ відрізняються, реєстр ПДВ показує попередження, а розбіжність із рахунком із KSeF помітніше, бо податкова порівнює JPK_V7 із KSeF. Для рахунку з KSeF суми беруться з файлу KSeF.

Якщо той самий рахунок є в Norman двічі, з KSeF і завантажений, Norman враховує його один раз, за копією з KSeF. Докладніше в статті Документи на покупки та вхідний ПДВ.

Вхідний ПДВ відраховується на підставі рахунку (art. 86 ust. 2 pkt 1 закону про ПДВ). Тому чек без NIP компанії відрахування не дає.

Коли ви відраховуєте ПДВ

Право на відрахування виникає в періоді, у якому постачальник здійснив поставку чи надав послугу, але не раніше періоду, у якому ви отримали рахунок (art. 86 ust. 10 і 10b pkt 1 закону про ПДВ). Norman враховує покупку за місяць пізнішої з двох дат:

• рахунок із KSeF: дата поставки з рахунку (якщо її немає, дата виставлення) і дата отримання, тобто день присвоєння номера KSeF (art. 106na ust. 3 закону про ПДВ),
• завантажений документ: дата документа і Дата отримання в його картці. За замовчуванням це день, коли документ потрапив до Norman. Якщо рахунок дійшов до вас раніше, вкажіть фактичний день (не раніше дати виставлення і не пізніше сьогоднішнього дня).

У рахунку з KSeF дата отримання береться з номера KSeF, і змінити її не можна. Якщо нова дата отримання переносить покупку до місяця або з місяця, за який JPK_V7 уже подано, Norman запитає про коригування (див. приклад 5).

Закон також дозволяє відрахувати ПДВ в одному з трьох наступних періодів, а при щоквартальній звітності в одному з двох наступних кварталів (art. 86 ust. 11 закону про ПДВ). Для JDG у Norman немає окремого поля для вибору пізнішого періоду: місяць визначають дата документа і дата отримання. У sp. z o.o. його можна вибрати у вхідному рахунку (див. нижче).

Рахунок із KSeF від постачальника, який працює за касовим методом (metoda kasowa), потрапляє до JPK_V7 за місяць, у якому ви оплатили його повністю.

Скільки ПДВ ви відраховуєте

У картці документа в полі ПДВ до відрахування виберіть:

• Згідно з бухгалтерським рахунком проводки (за замовчуванням),
• Повністю (100%),
• Половина (50%): транспортний засіб, який використовується також в особистих цілях (art. 86a ust. 1 закону про ПДВ),
• Немає (0%): наприклад, послуги харчування та проживання (art. 88 ust. 1 pkt 4 закону про ПДВ) або покупки лише для продажів, звільнених від ПДВ,
• за пропорцією (art. 90): покупка водночас для оподатковуваних і звільнених продажів.

За замовчуванням Norman відраховує 50% ПДВ з пального та експлуатації транспортного засобу і 0% з ділових обідів. У sp. z o.o.: 50% з витрат на транспортні засоби і 0% з представницьких витрат. Послуги проживання не мають налаштування за замовчуванням: для готелю виберіть Немає (0%) самі. Налаштування в документі має пріоритет над категорією.

ПДВ, який ви не відраховуєте, Norman додає до витрати в KPiR (книзі доходів і витрат; art. 23 ust. 1 pkt 43 закону про PIT) або залишає на рахунку витрат у книгах sp. z o.o. У книгах sp. z o.o. Norman відраховує ПДВ лише з документів, які потрапляють до JPK_V7: за чеком без NIP компанії або витратою без документа вся сума брутто йде у витрати.

Пропорція (art. 90)

Якщо поряд з оподатковуваними продажами у вас є продажі, звільнені від ПДВ за art. 43, задайте пропорцію відрахування ПДВ в Акаунт → Податки, розділ ПДВ. Norman розраховує її за оборотом минулого року з ваших рахунків і округлює вгору до цілого відсотка (art. 90 ust. 3 і 4). Можна вказати власний оборот або оціночну пропорцію (art. 90 ust. 8 і 9). Покупки для обох видів продажів позначте в їхніх документах як такі, що відраховуються за пропорцією (art. 90). Після завершення року Norman покаже коригування відрахування в першому JPK_V7 наступного року (art. 91).

Якщо компанія має звільнені продажі, Norman підготує JPK_V7 лише після того, як ви позначите на сторінці звіту: Підтверджую, що ПДВ до відрахування в цьому файлі враховує звільнені від ПДВ продажі компанії (art. 90).

Покупки в іноземних постачальників

Якщо іноземний постачальник не нарахував ПДВ, ПДВ розраховуєте ви самі. У картці операції заповніть Країна постачальника, Тип продажу (товари чи послуги) і номер VAT постачальника з ЄС. Тоді Norman покаже в тому самому місяці вихідний і вхідний ПДВ: імпорт послуг (art. 28b і art. 17 ust. 1 pkt 4 закону про ПДВ) або внутрішньоспільнотове придбання товарів (WNT). Якщо постачальник нарахував іноземний ПДВ, виберіть Нараховано іноземний ПДВ: документ не потрапить до JPK_V7. Імпорт товарів та інші випадки описано в статті Документи на покупки та вхідний ПДВ.

Коли ПДВ не відраховано

У картці операції Norman показує один рядок: чому ПДВ не відраховано і що зробити, наприклад «ПДВ не відраховано: на чеку немає NIP вашої компанії. Назвіть NIP на касі (чек до 450 zł) або попросіть рахунок, щоб відрахувати ПДВ». Таку саму підказку ви побачите в картці документа, якщо в чеку не вказано NIP вашої компанії. У журналі проведень sp. z o.o. рядки витрат позначено брутто, ПДВ не відраховано або, наприклад, відраховано 50 % ПДВ.

Відрахування ПДВ з чека за вашим рішенням

ПДВ відраховується лише з рахунку (art. 86 ust. 2 pkt 1 закону про ПДВ), а чек вважається рахунком лише з NIP покупця і до 450 zł (art. 106e ust. 5 pkt 3 закону про ПДВ). Найнадійніше назвати NIP на касі або попросити рахунок.

В операції витрати, завершеній чи ні, чек якої не потрапляє до JPK_V7 лише з цієї причини (немає NIP компанії або сума понад 450 zł), Norman показує кнопку Все одно відрахувати ПДВ. Це ваше податкове рішення: податкова може його оскаржити й скасувати відрахування з відсотками та додатковим податковим зобов'язанням (art. 112b закону про ПДВ). Для рахунків і документів на іншого покупця кнопки немає.

1. Натисніть Все одно відрахувати ПДВ і прочитайте попередження.
2. Позначте Я розумію і беру відповідальність на себе і натисніть Відрахувати ПДВ.

Після рішення:

• операція має позначку ПДВ відраховано за вашим рішенням із датою, а Norman зберігає, хто і коли ухвалив рішення,
• JPK_V7 відраховує ПДВ з чека, а в реєстрі ПДВ рядок має позначку «відраховано за рішенням власника»,
• KPiR ураховує витрату за сумою нетто, а книги sp. z o.o. ураховують вхідний ПДВ, так само як JPK_V7,
• рішення можна скасувати кнопкою Скасувати.

Якщо рішення або його скасування змінює місяць, за який JPK_V7 уже подано, Norman попросить підтвердження й позначить декларацію для коригування із заповненим обґрунтуванням. Чек без NIP продавця не потрапить до JPK_V7 навіть після рішення: вкажіть NIP продавця в документі.

Облік щомісяця

1. Операції. Підключіть банківський рахунок або імпортуйте виписку CSV. Витрати готівкою додайте вручну.
2. Документи. Додайте токен KSeF, завантажуйте рахунки й чеки або пересилайте їх електронною поштою. У мобільному застосунку можна сфотографувати документ.
3. Зв'язки. Norman сам пропонує операцію для документа. Перевірте пропозиції в Документи → Перевірити документи. Див. Звіряння платежів і документів.
4. Категорія і ставка. У кожній операції вкажіть Категорія і Ставка ПДВ (23%, 8%, 5%, 0%, zw, np або oo). Ставка операції потрібна для обліку: ПДВ для JPK_V7 однаково береться з документа.
5. Перевірте. Операції потрапляють до KPiR, JPK_V7 і книг sp. z o.o. одразу, без завершення. Завершення (Завершено або Позначити як перевірену) це ваша перевірка того, що категорія, ставка й документ правильні. Операція без категорії або дати позначена в KPiR Потрібні дані: немає категорії або дати і не потрапляє до книги, доки ви її не доповните. У JDG також підтвердьте виставлені рахунки в KPiR: див. KPiR, облік виручки та курсові різниці.

Sp. z o.o.: перевірка вхідних рахунків

У компанії з повною бухгалтерією рахунок на витрати з польським ПДВ потрапляє до JPK_V7 лише після перевірки. Відкрийте рахунок у розділі Вхідні рахунки, натисніть Перевірити й провести і в розділі ПДВ у JPK підтвердьте:

• NIP постачальника,
• Дата виникнення обов'язку з ПДВ у постачальника і Дата отримання рахунку,
• ПДВ до відрахування,
• за потреби Місяць відображення в реєстрі JPK: при щомісячній звітності один із 3 наступних місяців, при щоквартальній місяць в одному з 2 наступних кварталів (art. 86 ust. 11).

Поки вхідний рахунок із польським ПДВ не перевірено, Norman не підготує файл і вкаже цей рахунок.

Купівлю основного засобу проведіть на рахунок 010, 020 або 080 і пов'яжіть її з основним засобом із реєстру. Norman покаже її в JPK_V7 як придбання основного засобу (K_40 і K_41) і щомісяця проводитиме амортизацію. Див. Основні засоби та амортизація.

Продажі

• Виставляйте рахунки в Norman. У кожній позиції виберіть Ставка ПДВ: 23%, 8%, 5%, 0%, zw (звільнено), np (за межами Польщі) або oo (зворотне нарахування за art. 145e: біржова торгівля газом, електроенергією та квотами на викиди). Для zw вкажіть правову підставу звільнення. Див. ПДВ у рахунку.
• Рахунок-проформа це запит на оплату. Оплата до поставки є авансом, і ПДВ з нього належить до сплати за місяць його отримання (art. 19a ust. 8). Norman не виставляє авансові рахунки: див. Рахунки-проформи, накладні WZ і регулярні рахунки.
• Продажі без рахунку, наприклад зареєстровані на касовому апараті (kasa fiskalna), Norman у JPK_V7 не показує.

Щомісяця чи щокварталу

Періодичність задається в Акаунт → Податки, розділ ПДВ, так, як ви заявили її в податковій:

• JPK_V7M: файл і ПДВ щомісяця,
• JPK_V7K: записи щомісяця, декларація і ПДВ щокварталу.

Norman створює звіти JPK відповідно до цього налаштування.

Протягом перших 12 місяців у статусі платника VAT ви звітуєте щомісяця (art. 99 ust. 3 і 3a закону про ПДВ). Строк до 25-го числа місяця після періоду, а якщо він припадає на вихідний чи святковий день, до наступного робочого дня. ПДВ сплачується на mikrorachunek podatkowy (індивідуальний податковий рахунок). Див. Податкові налаштування і Сплата податків і ZUS.

Подання JPK_V7

1. Відкрийте Податки і на картці JPK_V7M (ПДВ) з місяцем (або JPK_V7K) натисніть Перевірити.
2. На вкладці Реєстр ПДВ перевірте рядки продажів і покупок. У розділі Не в цьому місяці видно документи, яких немає в цьому місяці, з причиною, наприклад немає рахунку або рахунок отримано пізніше. На вкладці Декларація Norman показує підказки Чому покупок немає в цій сумі, кожну з посиланням на виправлення.
3. Натисніть Переглянути та завантажити XML. Якщо чогось бракує, Norman покаже документи й причини. Виправте їх і перевірте суми: вихідний ПДВ, вхідний ПДВ і ПДВ до сплати.
4. Якщо Norman попросить, вкажіть Надлишок ПДВ з попередньої декларації (P_39), наприклад у перший місяць роботи в Norman.
5. Якщо вхідний ПДВ більший за вихідний, вирішіть, що робити з надлишком (див. нижче).
6. У розділі Надіслати JPK виберіть спосіб підпису: у JDG Дані для авторизації, Profil Zaufany (довірений профіль) або Кваліфікований електронний підпис, у компанії Кваліфікований електронний підпис. Позначте Я перевірив(-ла) дані й суми у звіті. і натисніть Надіслати JPK до податкової.
7. Norman отримає UPO (офіційне підтвердження отримання) і збереже його у звіті. Сплатіть ПДВ до строку.

Якщо в періоді є неперевірені операції, Norman покаже на сторінці звіту й під час надсилання, наприклад, «3 операції ще не перевірені» з посиланням Перевірити. Подати JPK_V7 можна й так, але краще спершу їх перевірити.

Надіслати файл може власник компанії з підтвердженою адресою електронної пошти та тарифом із надсиланням (JDG або Sp. z o.o. Max). Якщо Norman покаже, що надсилання з Norman недоступне, завантажте XML-файл, надішліть його в застосунку Міністерства фінансів Klient JPK_WEB і позначте звіт як надісланий. Усі кроки описано в статті JPK_V7: як Norman його готує та надсилає.

Підготовку можна також увімкнути в Податки → Податковий автопілот, вкладка Подання JPK, кнопка Керувати поданням. Norman підготує завершений період, а ви перевірите документи й суми і натиснете Підтвердити й вибрати авторизацію. Саме підтвердження нічого не надсилає.

Надлишок ПДВ: перенесення або повернення

За замовчуванням Norman переносить надлишок на наступний період. На сторінці відкритого звіту замість цього можна вибрати повернення на банківський рахунок, повністю або частково, і строк повернення (art. 87 закону про ПДВ):

• 40 днів: основний строк (ust. 2),
• 25 днів на рахунок VAT (ust. 6a),
• 25 днів за оплачених вхідних рахунків (ust. 6),
• 15 днів за онлайн-кас (ust. 6d і 6e),
• 180 днів (ust. 5a): лише якщо в періоді не було оподатковуваних продажів.

Строки 25 днів за оплачених рахунків і 15 днів вимагають, серед іншого, 12 місяців у статусі платника VAT і надлишку з попередніх декларацій не більше 3000 zł. Norman перевіряє те, що бачить, а решту умов ви підтверджуєте самі. Повернення надійде на рахунок, заявлений у податковій (у CEIDG або NIP-1, видно в biała lista, білому списку платників VAT).

Коригування

Norman коригує лише JPK_V7, який подав сам. На сторінці поданого звіту натисніть Подати коригування: Norman заново підготує весь файл за актуальними документами й покаже подані суми поруч із виправленими. Обґрунтування коригування обов'язкове, якщо з нього виникає переплата понад 10 000 zł (art. 81 § 2b Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa)). JPK_V7, поданий не через Norman, ви коригуєте самостійно.

Приклади

1. Вхідний рахунок із KSeF. Norman завантажить його сам. Рахунок потрапить до JPK_V7 за місяць пізнішої з дат: поставки й присвоєння номера KSeF. Пов'яжіть його з платежем, вкажіть категорію і позначте Завершено. Якщо покупка не стосується бізнесу, виберіть у полі ПДВ до відрахування значення Немає (0%).

2. Покупка бізнес-карткою з рахунком у PDF. Оплата карткою з'явиться серед банківських операцій. Перешліть рахунок електронною поштою на адресу компанії або завантажте його в Документи. Norman запропонує пов'язати його з платежем. Перевірте, що в рахунку вказано NIP вашої компанії. Рахунок потрапить до JPK_V7 за місяць пізнішої з дат: дати рахунку і дня завантаження.

3. Чек із магазину без NIP. Чек без NIP покупця не є рахунком, тому ПДВ з нього не відраховується і до JPK_V7 він не потрапляє. Norman урахує витрату за сумою брутто, а в операції покаже, чому ПДВ не відраховано. Наступного разу назвіть NIP на касі або попросіть рахунок. Чи достатньо самого чека як підтвердження витрати, залежить від правил ведення KPiR, які змінилися у 2026 році (Dz.U. 2025 poz. 1299): уточніть у бухгалтера.

4. Чек із NIP компанії до 450 zł. Такий чек є спрощеним рахунком (art. 106e ust. 5 pkt 3 закону про ПДВ), і Norman покаже його в JPK_V7, якщо розпізнає в ньому NIP вашої компанії. Продавці, на яких поширюється KSeF, можуть видавати такі чеки до 31 грудня 2026 року (art. 145n закону про ПДВ). Чек із NIP на суму понад 450 zł Norman не враховує і підказує попросити рахунок. Якщо в Norman є і чек, і рахунок за ту саму покупку, виберіть для чека ПДВ до відрахування: Немає (0%), щоб ПДВ не було відраховано двічі.

5. Рахунок за вересень, завантажений у жовтні. За замовчуванням Norman вважає день завантаження датою отримання і враховує рахунок у JPK_V7 за жовтень. Якщо ви отримали його у вересні, відрахування в жовтні вкладається в art. 86 ust. 11. Можна також вказати в документі Дата отримання у вересні. Якщо JPK_V7 за вересень уже подано, Norman запитає, чи зберегти дату: Зберегти й підготувати коригування позначить поданий JPK для коригування із заповненим обґрунтуванням, а Залишити дату нічого не змінить. У sp. z o.o. ці дати й Місяць відображення в реєстрі JPK вказуються у вхідному рахунку. Рахунок із KSeF із номером, присвоєним у вересні, належить до вересня: якщо цей період уже подано, подайте коригування.

6. Пальне й автомобіль. Для пального та експлуатації транспортного засобу за замовчуванням стоїть 50%. Під час купівлі або лізингу автомобіля, який використовується також в особистих цілях, вкажіть 50% у документі самі. Якщо автомобіль використовується лише для бізнесу, ви ведете облік пробігу й подали VAT-26 (art. 86a ust. 3, 4 і 12), виберіть Повністю (100%).

7. Ресторан і готель. ПДВ з послуг харчування та проживання не відраховується (art. 88 ust. 1 pkt 4). Для ділових обідів за замовчуванням стоїть 0%. Для готелю виберіть Немає (0%) самі, бо категорія поїздок відраховує ПДВ повністю.

8. Підписка на програму від іноземної компанії. Повідомте постачальнику номер VAT ЄС вашої компанії (PL і ваш NIP). Рахунок надійде без ПДВ, часто в євро чи доларах. У операції вкажіть Країна постачальника, Тип продажу: послуги і номер VAT постачальника з ЄС. Norman покаже імпорт послуг за місяць дати рахунку: вихідний і вхідний ПДВ за ставкою 23%, перерахований за курсом NBP. За повного відрахування сплачувати ПДВ за цією покупкою не потрібно. Якщо постачальник додав іноземний ПДВ, виберіть Нараховано іноземний ПДВ.

9. Продаж польській компанії. Виставте в Norman рахунок клієнту з NIP. Norman надішле його до KSeF, і номер KSeF потрапить до JPK_V7 за місяць поставки. Коли клієнт оплатить усю суму, Norman сам пов'яже платіж із рахунком.

10. Продаж приватній особі. Рахунок для споживача можна виставити в Norman, і Norman покаже його в JPK_V7. Для споживачів KSeF не обов'язковий. Продажі на касовому апараті Norman не показує: якщо вони у вас є, підготуйте JPK_V7 з ними поза Norman, наприклад із бухгалтером. Чи потрібен вам касовий апарат, описано в статті Облік у фірмі.

11. Один рахунок, оплачений двома частинами. ПДВ визначає рахунок, а не платежі: рахунок потрапляє до JPK_V7 один раз, у своєму місяці. Часткові платежі Norman сам не зіставляє: пов'яжіть їх із рахунком вручну. Виняток: рахунок із KSeF від постачальника на касовому методі потрапить до JPK_V7 лише після оплати всієї суми.

12. Помилка в поданому JPK_V7. Виправте документ у Norman (додайте відсутній рахунок, змініть відрахування) і на сторінці поданого звіту натисніть Подати коригування. Якщо коригування змінює надлишок, перенесений до наступної поданої декларації, Norman попросить скоригувати і її.

Norman це програма. Якщо ви не впевнені, чи можна відрахувати ПДВ з покупки, запитайте бухгалтера.