ПДВ у Norman крок за кроком: документи, облік, JPK_V7 і приклади

Цей посібник для власника JDG (індивідуального підприємця, аналог ФОП) або sp. z o.o. (польського товариства з обмеженою відповідальністю), який є платником VAT (czynny podatnik VAT) і веде облік у Norman. Він проходить увесь шлях від документа до поданого JPK_V7, а наприкінці розбирає типові випадки. Подробиці кожного кроку ви знайдете в статтях за посиланнями.

Транзакції та документи

У Norman ви працюєте з двома видами даних:

• Транзакції це рух грошей: надходження й витрати з підключеного банківського рахунку (зокрема оплати бізнес-карткою), з виписки CSV або додані вручну, наприклад оплата готівкою. Див. Банк та імпорт виписок CSV.
• Документи це рахунки (faktury) і чеки (paragony): рахунки на продаж, виставлені в Norman, рахунки, завантажені з KSeF (національної системи електронних рахунків), PDF-файли й фото, які ви завантажуєте, і документи, переслані електронною поштою на адресу компанії, вказану на сторінці Документи поруч із Пересилай чеки на. Див. Витрати, чеки та вхідні рахунки.

ПДВ для JPK_V7 Norman бере лише з документів. Сама транзакція, наприклад оплата карткою без рахунку, не створює в JPK_V7 ні вихідного, ні вхідного ПДВ. Транзакції потрібні для обліку доходів і витрат (KPiR, книги sp. z o.o., PIT, CIT) і для перевірки, чи оплачено рахунки.

Звідки береться ПДВ у JPK_V7

Вихідний ПДВ: продажі

• Рахунки, виставлені в Norman, та їх коригування. Якщо додано токен KSeF, Norman надсилає їх до KSeF, а номер KSeF потрапляє до файлу. Див. Надсилання рахунків до KSeF.
• Рахунки на продаж, виставлені поза Norman, які Norman завантажив із KSeF.

Рахунок потрапляє до JPK_V7 за місяць поставки чи надання послуги, а якщо такої дати в ньому немає, за місяць виставлення (art. 19a ust. 1 закону про ПДВ). Коригування Norman враховує в місяці його виставлення. Дата оплати значення не має. Рахунок-проформа не є рахунком-фактурою і до JPK_V7 не потрапляє.

Вхідний ПДВ: покупки

Вхідні рахунки з KSeF. Якщо додано токен KSeF, Norman завантажує їх сам. Вони потрапляють до JPK_V7, навіть якщо ви ще не пов'язали їх із платежем. Якщо рахунок із KSeF не стосується бізнесу або ви не відраховуєте з нього ПДВ, у картці документа в полі ПДВ до відрахування виберіть Немає (0%).

Завантажені документи (файл, фото, e-mail) потрапляють до JPK_V7, якщо:

• у документі вказано NIP вашої компанії як покупця: чек без цього NIP до файлу не потрапить, рахунок із NIP іншого покупця теж,
• суми вказано в злотих, із польською ставкою ПДВ (23%, 8% або 5%) і сумою ПДВ,
• документ має номер і дату,
• NIP постачальника, якщо він є в документі, польський (покупки в іноземних постачальників описано нижче),
• документ не проведено як дохід або на рахунку без ПДВ.

Якщо той самий рахунок є в Norman двічі, з KSeF і завантажений, Norman враховує його один раз, за копією з KSeF. Докладніше в статті Документи на покупки та вхідний ПДВ.

Вхідний ПДВ відраховується на підставі рахунку (art. 86 ust. 2 pkt 1 закону про ПДВ). Тому чек без NIP компанії відрахування не дає.

Коли ви відраховуєте ПДВ

Право на відрахування виникає в періоді, у якому постачальник здійснив поставку чи надав послугу, але не раніше періоду, у якому ви отримали рахунок (art. 86 ust. 10 і 10b pkt 1 закону про ПДВ). Norman враховує покупку за місяць пізнішої з двох дат:

• рахунок із KSeF: дата поставки з рахунку (якщо її немає, дата виставлення) і дата отримання, тобто день присвоєння номера KSeF (art. 106na ust. 3 закону про ПДВ),
• завантажений документ: дата документа і день, коли документ потрапив до Norman.

Тож додавайте документи одразу: рахунок за вересень, завантажений у жовтні, потрапить до JPK_V7 за жовтень.

Закон також дозволяє відрахувати ПДВ в одному з трьох наступних періодів, а при щоквартальній звітності в одному з двох наступних кварталів (art. 86 ust. 11 закону про ПДВ). Для JDG у Norman немає поля для вибору пізнішого періоду: місяць визначають дати документа. У sp. z o.o. його можна вибрати у вхідному рахунку (див. нижче).

Рахунок із KSeF від постачальника, який працює за касовим методом (metoda kasowa), потрапляє до JPK_V7 за місяць, у якому ви оплатили його повністю.

Скільки ПДВ ви відраховуєте

У картці документа в полі ПДВ до відрахування виберіть:

• Згідно з бухгалтерським рахунком проводки (за замовчуванням),
• Повністю (100%),
• Половина (50%): транспортний засіб, який використовується також в особистих цілях (art. 86a ust. 1 закону про ПДВ),
• Немає (0%): наприклад, послуги харчування та проживання (art. 88 ust. 1 pkt 4 закону про ПДВ) або покупки лише для продажів, звільнених від ПДВ,
• за пропорцією (art. 90): покупка водночас для оподатковуваних і звільнених продажів.

За замовчуванням Norman відраховує 50% ПДВ з пального та експлуатації транспортного засобу і 0% з ділових обідів. У sp. z o.o.: 50% з витрат на транспортні засоби і 0% з представницьких витрат. Послуги проживання не мають налаштування за замовчуванням: для готелю виберіть Немає (0%) самі. Налаштування в документі має пріоритет над категорією.

ПДВ, який ви не відраховуєте, Norman додає до витрати в KPiR (книзі доходів і витрат; art. 23 ust. 1 pkt 43 закону про PIT) або залишає на рахунку витрат у книгах sp. z o.o.

Пропорція (art. 90)

Якщо поряд з оподатковуваними продажами у вас є продажі, звільнені від ПДВ за art. 43, задайте пропорцію відрахування ПДВ в Акаунт → Податки, розділ ПДВ. Norman розраховує її за оборотом минулого року з ваших рахунків і округлює вгору до цілого відсотка (art. 90 ust. 3 і 4). Можна вказати власний оборот або оціночну пропорцію (art. 90 ust. 8 і 9). Покупки для обох видів продажів позначте в їхніх документах як такі, що відраховуються за пропорцією (art. 90). Після завершення року Norman покаже коригування відрахування в першому JPK_V7 наступного року (art. 91).

Якщо компанія має звільнені продажі, Norman підготує JPK_V7 лише після того, як ви позначите на сторінці звіту: Підтверджую, що ПДВ до відрахування в цьому файлі враховує звільнені від ПДВ продажі компанії (art. 90).

Покупки в іноземних постачальників

Якщо іноземний постачальник не нарахував ПДВ, ПДВ розраховуєте ви самі. У картці транзакції заповніть Країна постачальника, Тип продажу (товари чи послуги) і номер VAT постачальника з ЄС. Тоді Norman покаже в тому самому місяці вихідний і вхідний ПДВ: імпорт послуг (art. 28b і art. 17 ust. 1 pkt 4 закону про ПДВ) або внутрішньоспільнотове придбання товарів (WNT). Якщо постачальник нарахував іноземний ПДВ, виберіть Нараховано іноземний ПДВ: документ не потрапить до JPK_V7. Імпорт товарів та інші випадки описано в статті Документи на покупки та вхідний ПДВ.

Облік щомісяця

1. Транзакції. Підключіть банківський рахунок або імпортуйте виписку CSV. Витрати готівкою додайте вручну.
2. Документи. Додайте токен KSeF, завантажуйте рахунки й чеки або пересилайте їх електронною поштою. У мобільному застосунку можна сфотографувати документ.
3. Зв'язки. Norman сам пропонує транзакцію для документа. Перевірте пропозиції в Документи → Перевірити документи. Див. Звіряння платежів і документів.
4. Категорія і ставка. У кожній транзакції вкажіть Категорія і Ставка ПДВ (23%, 8%, 5%, 0%, zw, np або oo). Ставка транзакції потрібна для обліку: ПДВ для JPK_V7 однаково береться з документа.
5. Завершіть. Коли транзакція має категорію, ставку й документ, позначте Завершено. Для авансового платежу з PIT і внеску на медичне страхування Norman бере лише завершені транзакції та записи в KPiR. У JDG також підтвердьте виставлені рахунки в KPiR: див. KPiR, облік виручки та курсові різниці.

Sp. z o.o.: перевірка вхідних рахунків

У компанії з повною бухгалтерією рахунок на витрати з польським ПДВ потрапляє до JPK_V7 лише після перевірки. Відкрийте рахунок у розділі Вхідні рахунки, натисніть Перевірити й провести і в розділі ПДВ у JPK підтвердьте:

• NIP постачальника,
• Дата виникнення обов'язку з ПДВ у постачальника і Дата отримання рахунку,
• ПДВ до відрахування,
• за потреби Місяць відображення в реєстрі JPK: при щомісячній звітності один із 3 наступних місяців, при щоквартальній місяць в одному з 2 наступних кварталів (art. 86 ust. 11).

Поки вхідний рахунок із польським ПДВ не перевірено, Norman не підготує файл і вкаже цей рахунок.

Продажі

• Виставляйте рахунки в Norman. У кожній позиції виберіть Ставка ПДВ: 23%, 8%, 5%, 0%, zw (звільнено), np (за межами Польщі) або oo (зворотне нарахування за art. 145e: біржова торгівля газом, електроенергією та квотами на викиди). Для zw вкажіть правову підставу звільнення. Див. ПДВ у рахунку.
• Рахунок-проформа це запит на оплату. Оплата до поставки є авансом, і ПДВ з нього належить до сплати за місяць його отримання (art. 19a ust. 8). Norman не виставляє авансові рахунки: див. Рахунки-проформи, накладні WZ і регулярні рахунки.
• Продажі без рахунку, наприклад зареєстровані на касовому апараті (kasa fiskalna), Norman у JPK_V7 не показує.

Щомісяця чи щокварталу

Періодичність задається в Акаунт → Податки, розділ ПДВ, так, як ви заявили її в податковій:

• JPK_V7M: файл і ПДВ щомісяця,
• JPK_V7K: записи щомісяця, декларація і ПДВ щокварталу.

Протягом перших 12 місяців у статусі платника VAT ви звітуєте щомісяця (art. 99 ust. 3 і 3a закону про ПДВ). Строк до 25-го числа місяця після періоду, а якщо він припадає на вихідний чи святковий день, до наступного робочого дня. ПДВ сплачується на mikrorachunek podatkowy (індивідуальний податковий рахунок). Див. Податкові налаштування і Сплата податків і ZUS.

Подання JPK_V7

1. Відкрийте Податки і на картці JPK_V7M (ПДВ) з місяцем (або JPK_V7K) натисніть Перевірити.
2. Натисніть Переглянути та завантажити XML. Якщо чогось бракує, Norman покаже документи й причини. Виправте їх і перевірте суми: вихідний ПДВ, вхідний ПДВ і ПДВ до сплати.
3. Якщо Norman попросить, вкажіть Надлишок ПДВ з попередньої декларації (P_39), наприклад у перший місяць роботи в Norman.
4. Якщо вхідний ПДВ більший за вихідний, вирішіть, що робити з надлишком (див. нижче).
5. У розділі Надіслати JPK виберіть спосіб підпису: Дані для авторизації (лише JDG), Profil Zaufany (довірений профіль) або Кваліфікований електронний підпис. Позначте Я перевірив(-ла) дані й суми у звіті. і натисніть Надіслати JPK до податкової.
6. Norman отримає UPO (офіційне підтвердження отримання) і збереже його у звіті. Сплатіть ПДВ до строку.

Надіслати файл може власник компанії з підтвердженою адресою електронної пошти та платним тарифом. Якщо Norman покаже, що надсилання з Norman недоступне, завантажте XML-файл, надішліть його в застосунку Міністерства фінансів Klient JPK_WEB і позначте звіт як надісланий. Усі кроки описано в статті JPK_V7: як Norman його готує та надсилає.

Підготовку можна також увімкнути в Податки → Податковий автопілот, вкладка Подання JPK, кнопка Керувати поданням. Norman підготує завершений період, а ви перевірите документи й суми і натиснете Підтвердити й вибрати авторизацію. Саме підтвердження нічого не надсилає.

Надлишок ПДВ: перенесення або повернення

За замовчуванням Norman переносить надлишок на наступний період. На сторінці відкритого звіту замість цього можна вибрати повернення на банківський рахунок, повністю або частково, і строк повернення (art. 87 закону про ПДВ):

• 40 днів: основний строк (ust. 2),
• 25 днів на рахунок VAT (ust. 6a),
• 25 днів за оплачених вхідних рахунків (ust. 6),
• 15 днів за онлайн-кас (ust. 6d і 6e),
• 180 днів (ust. 5a): лише якщо в періоді не було оподатковуваних продажів.

Строки 25 днів за оплачених рахунків і 15 днів вимагають, серед іншого, 12 місяців у статусі платника VAT і надлишку з попередніх декларацій не більше 3000 zł. Norman перевіряє те, що бачить, а решту умов ви підтверджуєте самі. Повернення надійде на рахунок, заявлений у податковій (у CEIDG або NIP-1, видно в biała lista, білому списку платників VAT).

Коригування

Norman коригує лише JPK_V7, який подав сам. На сторінці поданого звіту натисніть Подати коригування: Norman заново підготує весь файл за актуальними документами й покаже подані суми поруч із виправленими. Обґрунтування коригування обов'язкове, якщо з нього виникає переплата понад 10 000 zł (art. 81 § 2b Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa)). JPK_V7, поданий не через Norman, ви коригуєте самостійно.

Приклади

1. Вхідний рахунок із KSeF. Norman завантажить його сам. Рахунок потрапить до JPK_V7 за місяць пізнішої з дат: поставки й присвоєння номера KSeF. Пов'яжіть його з платежем, вкажіть категорію і позначте Завершено. Якщо покупка не стосується бізнесу, виберіть у полі ПДВ до відрахування значення Немає (0%).

2. Покупка бізнес-карткою з рахунком у PDF. Оплата карткою з'явиться серед банківських транзакцій. Перешліть рахунок електронною поштою на адресу компанії або завантажте його в Документи. Norman запропонує пов'язати його з платежем. Перевірте, що в рахунку вказано NIP вашої компанії. Рахунок потрапить до JPK_V7 за місяць пізнішої з дат: дати рахунку і дня завантаження.

3. Чек із магазину без NIP. Чек без NIP покупця не є рахунком, тому ПДВ з нього не відраховується і до JPK_V7 він не потрапляє. Виберіть у ньому ПДВ до відрахування: Немає (0%), тоді в KPiR витрата враховуватиметься разом із ПДВ. Чи достатньо самого чека як підтвердження витрати, залежить від правил ведення KPiR, які змінилися у 2026 році (Dz.U. 2025 poz. 1299): уточніть у бухгалтера.

4. Чек із NIP компанії до 450 zł. Такий чек є спрощеним рахунком (art. 106e ust. 5 pkt 3 закону про ПДВ), і Norman покаже його в JPK_V7, якщо розпізнає в ньому NIP вашої компанії. Продавці, на яких поширюється KSeF, можуть видавати такі чеки до 31 грудня 2026 року (art. 145n закону про ПДВ). Norman не перевіряє ліміт 450 zł: при більшій сумі потрібен рахунок. Якщо в Norman є і чек, і рахунок за ту саму покупку, виберіть для чека ПДВ до відрахування: Немає (0%), щоб ПДВ не було відраховано двічі.

5. Рахунок за вересень, завантажений у жовтні. У JDG Norman вважає день завантаження датою отримання і враховує рахунок у JPK_V7 за жовтень. Якщо ви отримали його у вересні, відрахування в жовтні вкладається в art. 86 ust. 11. У sp. z o.o. вкажіть фактичну Дата отримання рахунку. Якщо JPK_V7 за вересень уже подано, виберіть пізніший Місяць відображення в реєстрі JPK або подайте коригування. Рахунок із KSeF із номером, присвоєним у вересні, належить до вересня: якщо цей період уже подано, подайте коригування.

6. Пальне й автомобіль. Для пального та експлуатації транспортного засобу за замовчуванням стоїть 50%. Під час купівлі або лізингу автомобіля, який використовується також в особистих цілях, вкажіть 50% у документі самі. Якщо автомобіль використовується лише для бізнесу, ви ведете облік пробігу й подали VAT-26 (art. 86a ust. 3, 4 і 12), виберіть Повністю (100%).

7. Ресторан і готель. ПДВ з послуг харчування та проживання не відраховується (art. 88 ust. 1 pkt 4). Для ділових обідів за замовчуванням стоїть 0%. Для готелю виберіть Немає (0%) самі, бо категорія поїздок відраховує ПДВ повністю.

8. Підписка на програму від іноземної компанії. Повідомте постачальнику номер VAT ЄС вашої компанії (PL і ваш NIP). Рахунок надійде без ПДВ, часто в євро чи доларах. У транзакції вкажіть Країна постачальника, Тип продажу: послуги і номер VAT постачальника з ЄС. Norman покаже імпорт послуг за місяць дати рахунку: вихідний і вхідний ПДВ за ставкою 23%, перерахований за курсом NBP. За повного відрахування сплачувати ПДВ за цією покупкою не потрібно. Якщо постачальник додав іноземний ПДВ, виберіть Нараховано іноземний ПДВ.

9. Продаж польській компанії. Виставте в Norman рахунок клієнту з NIP. Norman надішле його до KSeF, і номер KSeF потрапить до JPK_V7 за місяць поставки. Коли клієнт оплатить усю суму, Norman сам пов'яже платіж із рахунком.

10. Продаж приватній особі. Рахунок для споживача можна виставити в Norman, і Norman покаже його в JPK_V7. Для споживачів KSeF не обов'язковий. Продажі на касовому апараті Norman не показує: якщо вони у вас є, підготуйте JPK_V7 з ними поза Norman, наприклад із бухгалтером. Чи потрібен вам касовий апарат, описано в статті Облік у фірмі.

11. Один рахунок, оплачений двома частинами. ПДВ визначає рахунок, а не платежі: рахунок потрапляє до JPK_V7 один раз, у своєму місяці. Часткові платежі Norman сам не зіставляє: пов'яжіть їх із рахунком вручну. Виняток: рахунок із KSeF від постачальника на касовому методі потрапить до JPK_V7 лише після оплати всієї суми.

12. Помилка в поданому JPK_V7. Виправте документ у Norman (додайте відсутній рахунок, змініть відрахування) і на сторінці поданого звіту натисніть Подати коригування. Якщо коригування змінює надлишок, перенесений до наступної поданої декларації, Norman попросить скоригувати і її.

Чого Norman не робить

• Не показує в JPK_V7 продажі без рахунку, наприклад із касового апарата.
• Не підтримує компанії, які самі застосовують касовий метод обліку ПДВ (art. 21).
• Не перевіряє ліміт 450 zł для чека з NIP.
• Для JDG не дозволяє вибрати пізніший період відрахування (art. 86 ust. 11).
• Не виставляє авансові рахунки і не надсилає VAT-UE: див. VAT-UE і VAT-UEK.
• Не коригує JPK_V7, поданий не через Norman.

Norman це програма. Якщо ви не впевнені, чи можна відрахувати ПДВ з покупки, запитайте бухгалтера.