Витрати, чеки та вхідні рахунки

Витрати потрапляють до Norman у вигляді документів: вхідних рахунків (faktura zakupu) і чеків (paragon). Norman зчитує з них дані, пов'язує їх із банківськими операціями та враховує в KPiR (книга доходів і витрат), у бухгалтерських книгах sp. z o.o. (польське товариство з обмеженою відповідальністю), у JPK_V7 і під час розрахунку податку на доходи.

Операції без документа

Операцією без документа називають платіж або запис без рахунку (faktura) чи чека (paragon). ПДВ із витрати без рахунку не відраховується. У JDG така операція не потрапляє до KPiR, доки ви не додасте документ або не натиснете Документ не потрібен.

1. Відкрийте Бухгалтерія, вкладку Операції, і у фільтрі документів виберіть Без документів. У JDG фільтр Потрібен документ показує операції, які без документа не потраплять до KPiR.
2. Додайте документи одним зі способів нижче. Norman сам пов'яже документ із відповідною операцією або запропонує зв'язок.
3. Документ можна прикріпити й у самій операції: у блоці Додаток натисніть Додати, виберіть або завантажте файл і натисніть Прикріпити.
4. Якщо документа немає і не буде, натисніть в операції Документ не потрібен.

У завершеній операції спершу вимкніть Завершено: лише тоді можна прикріпити документ або натиснути Документ не потрібен.

Документ не потрібен, зокрема, для внесків ZUS, сплати податків, банківських комісій і переказів між власними рахунками: підтвердженням є банківська виписка. У JDG банківські комісії, відсотки та внески ZUS Norman сам позначає як Документ не потрібен.

Вхідні рахунки з KSeF

Найпростіше отримувати їх через KSeF (національна система електронних рахунків). Якщо додано токен KSeF, Norman чотири рази на день завантажує рахунки, які ви отримуєте. Перше завантаження охоплює період від початку вашої бухгалтерії в Norman. Завантажити їх одразу можна кнопкою Синхронізувати з KSeF на сторінці Рахунки.

Завантажений рахунок з'являється в розділі Документи з назвою «KSeF: продавець, номер» і файлом PDF. Norman створює постачальника за NIP і шукає відповідний платіж. Якщо ви завантажите той самий рахунок ще й самостійно, Norman врахує його один раз, за копією з KSeF. Докладніше: Токен KSeF.

Завантажте документ

1. Відкрийте Документи й натисніть Завантажити.
2. Перетягніть файли або виберіть їх на диску: PDF, JPG, PNG, WEBP чи XML.
3. Norman розпізнає дані документа. Перевірте їх у картці документа, у блоці Видобуто з документа: продавець, дата, номер, тип (рахунок або чек), сума, валюта, ПДВ, ставка ПДВ, тип продажу та країна постачальника.

Якщо ви тільки починаєте, скористайтеся зразком чека: кнопка Спробувати зразок чека показує, як Norman зчитує документ.

Пересилайте документи електронною поштою

Кожна компанія має власну адресу для пересилання чеків і рахунків. Її видно на сторінці Документи поруч із написом Пересилай чеки на, а також у налаштуваннях акаунта. Перешліть на цю адресу лист із рахунком від постачальника, і документ потрапить до Norman.

Фото з телефона

У мобільному застосунку Norman виберіть Dodaj dokumenty (додати документи), а потім Skanuj dokument (сканувати документ) або Biblioteka zdjęć (бібліотека фото). Кілька фото можна об'єднати в один документ.

Telegram

1. Відкрийте Автоматизації → Інтеграції і біля Telegram натисніть Підключити.
2. Відскануйте QR-код або відкрийте Norman кнопкою Відкрити в Telegram, потім натисніть «Старт».
3. Надсилайте Norman у Telegram фото чеків і рахунки в PDF. Norman розпізнає дані й додасть документ.

Пов'яжіть документ із операцією та виберіть категорію

Кожен документ на покупку отримує операцію: Norman прикріплює його до відповідного банківського платежу або створює неоплачену операцію й пізніше об'єднує з нею платіж. Докладніше в статтях Операції та книга доходів і витрат (KPiR) і Звіряння платежів і документів.

У картці операції виберіть Категорія. JDG (індивідуальний підприємець, аналог ФОП) обирає з категорій KPiR, наприклад програмне забезпечення та підписки, професійні послуги або пальне. Norman сам відносить категорію до потрібної графи KPiR. У sp. z o.o. обирають рахунки з плану рахунків компанії. Купівлю основного засобу внесіть до реєстру: див. Основні засоби та амортизація.

Операція одразу потрапляє до KPiR і JPK_V7. Коли ви перевірите категорію, суми й документ, позначте Завершено: це ваша перевірка. Операція без категорії або дати позначена Потрібні дані: немає категорії або дати і не потрапляє до книги, доки ви її не доповните. Див. Операції та книга доходів і витрат (KPiR).

ПДВ із покупок

Чи потрапить документ до JPK_V7 і з яким відрахуванням, залежить від даних документа та полів ПДВ з цієї покупки і ПДВ до відрахування. Чек без NIP вашої компанії не потрапляє до JPK_V7. Докладніше в статті Документи на покупки та вхідний ПДВ.