Rejestracja spółki do VAT 2026: VAT-R i zwolnienie do 240 000 zł

Spółka z o.o. musi złożyć zgłoszenie VAT-R przed dniem pierwszej sprzedaży opodatkowanej (art. 96 ust. 1 ustawy o VAT), chyba że korzysta ze zwolnienia podmiotowego. Od 1 stycznia 2026 r. zwolnienie przysługuje, dopóki sprzedaż netto w roku nie przekroczy 240 000 zł, a w roku rozpoczęcia działalności proporcjonalnie mniejszej kwoty (art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT).

Stan prawny na 19 października 2026 r.

Rejestracja jest bezpłatna. Spółka, która od początku sprzedaje firmom albo działa w branży wyłączonej ze zwolnienia, zwykle rejestruje się jako czynny podatnik VAT od razu po wpisie do KRS. Poniżej: kiedy spółka musi to zrobić, jak liczyć limit, jak złożyć VAT-R i co się zmienia po rejestracji.

Czy spółka musi być czynnym podatnikiem VAT?

Spółka zwolniona może złożyć VAT-R dobrowolnie i zostanie zarejestrowana jako „podatnik VAT zwolniony” (art. 96 ust. 3 i ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT).

Limit 240 000 zł: co wliczasz, a czego nie

Limit dotyczy wartości sprzedaży bez podatku, liczonej za rok kalendarzowy. Zwolnienie przysługuje tylko wtedy, gdy limitu nie przekroczyłeś ani w poprzednim, ani w bieżącym roku (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT). Do 31 grudnia 2025 r. limit wynosił 200 000 zł.

Do limitu nie wliczasz (art. 113 ust. 2 ustawy o VAT):

• sprzedaży środków trwałych i wartości niematerialnych podlegających amortyzacji,
• sprzedaży zwolnionej przedmiotowo z art. 43 ust. 1, chyba że chodzi o transakcje z nieruchomościami, usługi finansowe z art. 43 ust. 1 pkt 7, 12 i 38–41 albo ubezpieczenia, które nie są dla spółki transakcjami pomocniczymi,
• wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, która nie podlega opodatkowaniu w Polsce.

Przy transakcjach z podmiotami powiązanymi liczy się wartość rynkowa, jeśli powiązanie zaniża cenę (art. 113 ust. 12).

Przepis przejściowy. Firma, której sprzedaż w 2025 r. wyniosła więcej niż 200 000 zł, ale nie więcej niż 240 000 zł, może w 2026 r. korzystać ze zwolnienia (art. 2 ustawy z 24 czerwca 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 896).

Limit w pierwszym roku: proporcja do dni działalności

Spółka, która zaczyna sprzedawać w trakcie roku, liczy limit w proporcji do okresu działalności (art. 113 ust. 9 ustawy o VAT). W praktyce dzieli się 240 000 zł przez liczbę dni w roku i mnoży przez dni od startu do 31 grudnia. Rok 2026 ma 365 dni.

Obliczenie dla 1 sierpnia: 240 000 zł × 153 / 365 = 100 602,74 zł. Gdy faktyczna sprzedaż przekroczy tę kwotę, zwolnienie traci moc od transakcji, którą ją przekroczono (art. 113 ust. 10).

Kiedy zwolnienie nie przysługuje

Bez względu na obroty zwolnienia nie stosują spółki, które (art. 113 ust. 13 ustawy o VAT):

• świadczą usługi prawnicze, usługi w zakresie doradztwa (poza doradztwem rolniczym), jubilerskie albo ściągania długów, w tym factoring,
• dostarczają towary z załącznika nr 12 (między innymi metale szlachetne), towary akcyzowe (z wyjątkiem energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i firmowych samochodów osobowych), nowe środki transportu, tereny budowlane albo budynki w przypadkach z art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b,
• sprzedają przez internet kosmetyki, elektronikę, urządzenia elektryczne i maszyny (PKWiU 20.42.1, 26, 27, 28),
• sprzedają hurtowo lub detalicznie części i akcesoria do samochodów i motocykli.

Wyłączenie „doradztwa” obejmuje wiele usług, które spółki opisują jako konsulting. Jeśli Twoja usługa polega na doradzaniu klientowi, przyjmij, że VAT-R składasz przed pierwszą fakturą.

Przekroczenie limitu: przykład

Spółka zwolniona sprzedaje usługi firmom. Do 20 listopada 2026 r. jej sprzedaż netto wynosi 232 000 zł. 25 listopada wykonuje usługę za 12 000 zł netto, więc łączna sprzedaż rośnie do 244 000 zł.

Zwolnienie traci moc od usługi, którą spółka przekroczyła limit, więc VAT należy się od całych 12 000 zł, a nie tylko od nadwyżki 4 000 zł (art. 113 ust. 5 ustawy o VAT). VAT-R spółka musi złożyć przed dniem tej usługi (art. 96 ust. 5 pkt 2). Do zwolnienia może wrócić najwcześniej po roku liczonym od końca roku utraty, czyli przy utracie w 2026 r. od 1 stycznia 2028 r. (art. 113 ust. 11).

Jak zarejestrować spółkę do VAT krok po kroku

1. Wypełnij VAT-R w aktualnej wersji (18). Zaznacz cel: rejestracja jako podatnik VAT czynny albo zwolniony, oraz datę, od której chcesz być zarejestrowany.
2. Zaznacz VAT-UE, jeśli go potrzebujesz. W tym samym formularzu zgłaszasz transakcje wewnątrzwspólnotowe i zakup usług od firm z UE (art. 97 ust. 1 i 3 ustawy o VAT). Szczegóły w następnej sekcji.
3. Złóż zgłoszenie do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby spółki. Możesz to zrobić online w e-Urzędzie Skarbowym na koncie organizacji, elektronicznie z kwalifikowanym podpisem osoby reprezentującej spółkę, osobiście albo pocztą. Pełnomocnik szczególny (PPS-1) kosztuje 17 zł opłaty skarbowej.
4. Nie płać za rejestrację. Złożenie VAT-R jest bezpłatne. Opłata 170 zł dotyczy tylko potwierdzenia zarejestrowania, o które możesz wnioskować (art. 96 ust. 4 ustawy o VAT, część I ust. 16 załącznika do ustawy o opłacie skarbowej).
5. Odpowiedz na pytania urzędu. Urząd weryfikuje dane i może zażądać dokumentów, na przykład tytułu prawnego do lokalu. Nie zarejestruje spółki, gdy dane są nieprawdziwe, nie da się z nią skontaktować albo nie stawia się na wezwania (art. 96 ust. 4a).
6. Sprawdź się na białej liście. Po rejestracji spółka pojawia się w wykazie podatników VAT prowadzonym przez Szefa KAS (art. 96b ustawy o VAT). Kontrahenci sprawdzają tam Twój status i rachunek bankowy.

Spółka zwolniona a VAT-UE: reklamy i usługi z zagranicy

Wiele młodych spółek kupuje reklamy, oprogramowanie lub hosting od firm z innych krajów UE. To import usług: podatek rozlicza nabywca, także spółka zwolniona z VAT (art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Przed pierwszym takim zakupem spółka musi zarejestrować się jako podatnik VAT UE (art. 97 ust. 3 pkt 1).

Spółka zwolniona, która nie składa JPK_V7, rozlicza VAT od importu usług w deklaracji VAT-9M do 25. dnia miesiąca po miesiącu zakupu (art. 99 ust. 9 ustawy o VAT). Nie odlicza go, więc VAT od usług z zagranicy jest dla niej kosztem.

Czynny czy zwolniony: co się bardziej opłaca

Zwolnienie pomaga, gdy klientami są konsumenci: cena bez VAT jest dla nich niższa. Gdy sprzedajesz firmom, status czynnego podatnika zwykle się opłaca, bo klient i tak odliczy VAT, a Ty odliczasz VAT od zakupów. Odliczenie przysługuje tylko czynnemu podatnikowi VAT (art. 88 ust. 4 ustawy o VAT).

Przykład: spółka sprzedaje firmom usługi za 15 000 zł netto miesięcznie i kupuje oprogramowanie, sprzęt i usługi za 4 000 zł netto plus 920 zł VAT. Jako czynny podatnik odlicza 920 zł miesięcznie, czyli 11 040 zł rocznie. Jako zwolniona ponosi ten VAT jako koszt.

Z czynnego statusu możesz zrezygnować i odwrotnie:

• Rezygnacja ze zwolnienia: pisemne zawiadomienie przed początkiem miesiąca, od którego rezygnujesz (art. 113 ust. 4 ustawy o VAT), i VAT-R przed tym miesiącem (art. 96 ust. 5 pkt 3).
• Powrót do zwolnienia: najwcześniej po roku od końca roku, w którym zrezygnowałeś (art. 113 ust. 11).
• Korekta VAT od zakupów: po zmianie statusu korygujesz VAT od niewykorzystanych towarów oraz od środków trwałych o wartości powyżej 15 000 zł w okresie korekty (art. 91 ust. 7, 7a i 7d ustawy o VAT).

Obowiązki czynnego podatnika VAT

• JPK_V7M do 25. dnia następnego miesiąca (art. 99 ust. 1 ustawy o VAT). Przez pierwsze 12 miesięcy od rejestracji nie możesz rozliczać się kwartalnie (art. 99 ust. 3a pkt 1).
• Faktury w KSeF. Czynny podatnik wystawia faktury firmom w Krajowym Systemie e-Faktur. Spółka zwolniona nie musi wystawiać faktur, chyba że nabywca tego zażąda (art. 106b ust. 2 i 3). Jak wystawić fakturę w KSeF w spółce, opisujemy w artykule o KSeF w spółce z o.o..
• Zmiany danych z VAT-R zgłaszasz w ciągu 7 dni (art. 96 ust. 12).
• Ryzyko wykreślenia. Urząd wykreśla podatnika, który nie złożył JPK za 3 kolejne miesiące albo przez 6 miesięcy wykazywał zero sprzedaży i zakupów (art. 96 ust. 9a pkt 2 i 3). O przywrócenie wnioskujesz w ciągu 2 miesięcy (art. 96 ust. 9h).

VAT-R to jeden z pierwszych kroków po wpisie do KRS. Pozostałe opisujemy w poradniku jak założyć spółkę z o.o..

Jak pomaga Norman

Norman prowadzi księgowość spółki z o.o. i JDG w Polsce: wystawiasz faktury w PLN, faktury zakupowe pobierasz z KSeF, a płatności z banku dopasowujesz do dokumentów. Plik JPK_V7 Norman przygotowuje co miesiąc, a Ty go sprawdzasz i wysyłasz. Pierwszą fakturę po rejestracji możesz wystawić za darmo i bez zakładania konta w generatorze faktur KSeF, a o samym Normanie przeczytasz na stronie głównej.

Często zadawane pytania

Ile kosztuje rejestracja spółki do VAT?

Nic. Złożenie VAT-R jest bezpłatne. Opłatę skarbową 170 zł płacisz tylko wtedy, gdy chcesz dostać potwierdzenie zarejestrowania.

Jaki jest limit zwolnienia z VAT w 2026 roku?

240 000 zł sprzedaży netto w roku (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT). W roku rozpoczęcia działalności limit liczysz proporcjonalnie do dni działalności, na przykład 100 602,74 zł przy starcie 1 sierpnia 2026 r.

Kiedy spółka musi złożyć VAT-R?

Przed dniem pierwszej sprzedaży opodatkowanej, a gdy korzysta ze zwolnienia, przed dniem, w którym przekroczy limit (art. 96 ust. 1 i ust. 5 pkt 2 ustawy o VAT). Spółka świadcząca usługi doradcze lub prawnicze rejestruje się przed pierwszą fakturą.

Czy spółka zwolniona z VAT potrzebuje VAT-UE?

Tak, jeśli kupuje usługi od firm z innych krajów UE, na przykład reklamy w internecie. Rejestruje się jako podatnik VAT UE przed pierwszym zakupem i rozlicza VAT od importu usług w VAT-9M (art. 97 ust. 3 pkt 1, art. 99 ust. 9 ustawy o VAT).

Czy po przekroczeniu limitu mogę wrócić do zwolnienia od nowego roku?

Nie od razu. Do zwolnienia wracasz najwcześniej po roku liczonym od końca roku, w którym je utraciłeś. Przy przekroczeniu w 2026 r. to 1 stycznia 2028 r. (art. 113 ust. 11 ustawy o VAT).