Vorsteuer erklärt: Definition, Berechnung und Abzug für Freelancer und Unternehmen
Diana
Aktualisiert am:
31.08.2025
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du auf betriebliche Einkäufe in Deutschland zahlst. Immer wenn du Waren oder Dienstleistungen für dein Business kaufst und auf der Rechnung deutsche Umsatzsteuer (7 % oder 19 %) ausgewiesen ist, handelt es sich dabei um deine Vorsteuer. Bist du umsatzsteuerpflichtig, darfst du sie vom Finanzamt zurückholen.
Warum ist das wichtig? Weil Vorsteuer deine Steuerlast direkt senkt. In deiner Umsatzsteuervoranmeldung verrechnest du die gezahlte Vorsteuer mit der Umsatzsteuer, die du deinen Kunden in Rechnung gestellt hast. Ist die Vorsteuer höher, bekommst du eine Erstattung; ist sie niedriger, zahlst du die Differenz. Richtig gemacht sorgt das für gesunde Liquidität und verhindert, dass die Umsatzsteuer für dich zur echten Kostenfalle wird.
In diesem Guide bekommst du eine komplette, einsteigerfreundliche Einführung: mit klaren Beispielen, die zeigen, wie die Berechnung funktioniert, praktischen Buchungsbeispielen, einer Übersicht darüber, welche Vorsteuer abzugsfähig ist (und welche nicht), wo und wann du sie in der Umsatzsteuervoranmeldung eintragen musst – plus typische Fehler, die du vermeiden solltest. Am Ende weißt du genau, wann es um Vorsteuer oder Umsatzsteuer geht, wie du die Beträge berechnest und wie du sie korrekt geltend machst.
Was ist Vorsteuer?
Im deutschen Steuerrecht bedeutet Vorsteuer die Umsatzsteuer, die du auf betriebliche Einkäufe zahlst. Anders gesagt: Immer wenn dir ein Lieferant Waren oder Dienstleistungen in Rechnung stellt, ist der darauf ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag für dich die Vorsteuer. Du zahlst sie zwar zuerst, kannst sie aber später vom Finanzamt zurückholen – vorausgesetzt, du bist umsatzsteuerpflichtig und die Rechnung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen.
Genau hier wird es oft verwirrend: Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer und Vorsteuer meinen zwar dieselbe Steuer, aber aus unterschiedlichen Blickwinkeln:
Mehrwertsteuer (MwSt.) ist der umgangssprachliche Begriff – das, was Konsumenten auf ihren Kassenbons sehen.
Umsatzsteuer (USt.) ist die offizielle Bezeichnung im Steuerrecht und auf Rechnungen. Aus Sicht des Verkäufers ist es die Steuer, die er einnimmt und ans Finanzamt abführt.
Vorsteuer ist derselbe Steuerbetrag, nur aus Sicht des Käufers. Sobald ein Unternehmen Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen zahlt, spricht man von Vorsteuer.
Wer zahlt also eigentlich Vorsteuer (vorsteuer wer zahlt)? Grundsätzlich jedes Unternehmen, das in Deutschland Waren oder Dienstleistungen einkauft, zahlt sie zunächst. Anders als private Verbraucher tragen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen die Kosten aber nicht endgültig. Sie melden die gezahlte Vorsteuer in ihrer Umsatzsteuervoranmeldung und ziehen sie von der vereinnahmten Umsatzsteuer ab.
Und warum zahlen Unternehmen überhaupt Vorsteuer (warum vorsteuer zahlen)? Das System ist so aufgebaut, dass die Umsatzsteuer nur beim Endverbraucher als echte Belastung ankommt. Unternehmen sind lediglich Zwischenstationen: Sie zahlen Umsatzsteuer an ihre Lieferanten, holen sie sich als Vorsteuer zurück und schlagen auf ihre eigenen Verkäufe wieder Umsatzsteuer auf. So stellt der Staat sicher, dass auf jeder Wertschöpfungsstufe Umsatzsteuer anfällt – ohne die Unternehmen zusätzlich zu belasten.
👉 Kurz gesagt: Vorsteuer ist für Unternehmen keine zusätzliche Ausgabe, sondern nur ein temporärer Posten im Cashflow. Wichtig ist, dass du sie korrekt meldest, damit du sie vom Finanzamt zurückerstattet bekommst oder mit deiner Umsatzsteuerschuld verrechnen kannst.
Vorsteuer vs. Umsatzsteuer
Auf den ersten Blick klingen Vorsteuer und Umsatzsteuer wie zwei verschiedene Steuern. In Wahrheit sind sie nur zwei Seiten derselben Medaille. Der Unterschied liegt allein in der Perspektive:
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du auf Eingangsrechnungen für deine Geschäftsausgaben zahlst.
Umsatzsteuer ist die Steuer, die du auf Ausgangsrechnungen von deinen Kunden erhebst.
Also: Wann Vorsteuer, wann Umsatzsteuer?
Von Umsatzsteuer sprichst du, wenn du eine Rechnung an deine Kunden schreibst. Du schlägst 19 % oder 7 % auf den Nettopreis auf, kassierst die Steuer und leitest sie ans Finanzamt weiter.
Von Vorsteuer sprichst du, wenn du eine Rechnung von einem Lieferanten erhältst. Du zahlst die enthaltene Umsatzsteuer, kannst sie aber später in deiner Umsatzsteuervoranmeldung wieder abziehen.
Schnellvergleich
Perspektive | Bedeutung | Beispiel | Effekt |
|---|---|---|---|
Umsatzsteuer (Output VAT) | Steuer, die du auf deine Verkäufe erhebst | Du stellst einem Kunden 1.000 € + 190 € USt in Rechnung | Du kassierst 190 € und schuldest es dem Finanzamt |
Vorsteuer (Input VAT) | Steuer, die du auf Einkäufe zahlst | Du kaufst Büroausstattung für 500 € + 95 € USt | Du kannst 95 € vom Finanzamt zurückholen |
Kurz gesagt: Umsatzsteuer ist Geld, das du fürs Finanzamt einsammelst. Vorsteuer ist Geld, das du dem Finanzamt vorstreckst. In der Umsatzsteuervoranmeldung werden beide Beträge miteinander verrechnet. Ist deine Vorsteuer höher, bekommst du Geld zurück. Ist deine Umsatzsteuer höher, zahlst du die Differenz.
👉 Wenn du diesen Unterschied verstehst, vermeidest du einen der häufigsten Fehler: Vorsteuer ist für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer keine Betriebsausgabe, sondern immer abziehbar.
Vorsteuer berechnen
Viele fragen sich, wie man die Vorsteuer berechnet – dabei ist die Rechnung ganz einfach, sobald du weißt, welcher Umsatzsteuersatz gilt (19 % Regelsteuersatz oder 7 % ermäßigter Satz).
Schritt 1 – Steuersatz auf der Rechnung prüfen
Die meisten betrieblichen Einkäufe in Deutschland haben 19 % Umsatzsteuer. Einige Waren und Dienstleistungen (z. B. Bücher, bestimmte Lebensmittel, Hotelübernachtungen) fallen nur unter 7 %.
Schritt 2 – Die richtige Formel anwenden
Wenn du den Nettopreis kennst:
Vorsteuer = Nettopreis × Umsatzsteuersatz
Beispiel: 1.000 × 19 % = 190Wenn du nur den Bruttopreis kennst:
Vorsteuer = Bruttopreis × Steuersatz / (1 + Steuersatz)Bei 19 %: Brutto × 19/119
Bei 7 %: Brutto × 7/107
Schritt 3 – Als Vorsteuer aus Eingangsrechnung buchen
Vorsteuer ist für dich kein Aufwand, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist. Stattdessen machst du sie in der Umsatzsteuervoranmeldung geltend, indem du sie mit deiner vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnest.
Beispiel 1: Geschäftskauf mit 19 % USt
Du kaufst einen Laptop für 1.000 € netto + 190 € USt = 1.190 € brutto.
Deine Vorsteuer beträgt 190 €.
Hättest du nur den Bruttobetrag (1.190 €), könntest du den Steueranteil berechnen: 1.190 × 19/119 = 190.
Beispiel 2: Verkauf und Verrechnung von Vorsteuer und Umsatzsteuer
Im selben Monat stellst du einem Kunden eine Rechnung über 2.000 € netto + 380 € USt = 2.380 €.
Vereinnahmte Umsatzsteuer: 380 €
Gezahlte Vorsteuer (Laptop): 190 €
Zahllast ans Finanzamt: 380 − 190 = 190 €
Wenn in einem Zeitraum deine Vorsteuer höher ist als die vereinnahmte Umsatzsteuer (z. B. durch große Anschaffungen oder schwache Umsätze), erhältst du eine Erstattung statt einer Nachzahlung.
💡 Tipp: Der Vorsteuerabzug funktioniert nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung (korrekte Angaben zu Lieferant und Leistungsempfänger, Rechnungsdatum und -nummer, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag). Hebe jede qualifizierte Rechnung auf und buche sie im richtigen Zeitraum – das ist die Grundlage, um deine Vorsteuer reibungslos zurückzubekommen.
Welche Vorsteuer ist abzugsfähig?
Nicht jede gezahlte Umsatzsteuer zählt automatisch als abzugsfähige Vorsteuer. Die Faustregel lautet: Nur betriebliche Ausgaben, die für deine unternehmerische Tätigkeit notwendig sind, kannst du abziehen.
Abzugsfähige Vorsteuer – typische Fälle
Wenn die Rechnung korrekt ist und die Ausgabe eindeutig fürs Business bestimmt ist, kannst du die Umsatzsteuer in der Regel zurückholen. Beispiele:
Büroausstattung und Möbel (Schreibtische, Stühle, Laptops, Drucker)
Software und Online-Tools (z. B. Projektmanagement, Design- oder Buchhaltungssoftware)
Miete und Nebenkosten fürs Büro (inkl. anteiliger Umsatzsteuer für Arbeitsräume oder Coworking-Plätze)
Geschäftsreisen (Bahnfahrten, Hotelübernachtungen, Taxiquittungen – sofern die Rechnung Umsatzsteuer ausweist)
Professionelle Dienstleistungen (Berater:innen, Marketingagenturen, IT-Support)
Telekommunikation (Handy, Internet, Telefon, sofern Umsatzsteuer enthalten ist)
Nicht abzugsfähige Vorsteuer – darauf musst du achten
Einige Kosten sind ausdrücklich ausgeschlossen, selbst wenn dir eine Rechnung mit Umsatzsteuer vorliegt:
Private Ausgaben – alles, was nicht mit deinem Business zusammenhängt (z. B. Möbel fürs Wohnzimmer, Lebensmittel, Kinderspielzeug).
Geschenke über 35 € netto pro Jahr und Empfänger – die darauf enthaltene Umsatzsteuer darf nicht abgezogen werden.
Persönliche Steuern wie Einkommensteuer, Kirchensteuer oder Solidaritätszuschlag.
Luxus- und Freizeitkosten – z. B. private Feiern oder Urlaubsreisen.
Fehlerhafte Rechnungen – ohne korrekten Steuerausweis gibt es kein Recht auf Vorsteuerabzug.
Spezialfälle: teilweise und gemischte Nutzung
Manche Anschaffungen liegen zwischen privat und betrieblich. In diesen Fällen gilt eine anteilige Aufteilung:
Firmenwagen (Pkw): Nutzt du das Auto zu 70 % geschäftlich und 30 % privat, kannst du nur 70 % der Vorsteuer auf Anschaffung, Sprit und Wartung abziehen. Ein Fahrtenbuch ist Pflicht.
Homeoffice-Ausstattung: Ein Schreibtisch oder Monitor fürs Arbeitszimmer ist abzugsfähig, ein Sofa im Wohnzimmer nicht.
Reisekosten mit Mischzweck: Ist eine Reise zur Hälfte privat, zur Hälfte geschäftlich, darfst du auch nur die Vorsteuer für den geschäftlichen Anteil geltend machen.
👉 Fazit: Vorsteuer ist nur bei betriebsbedingten Ausgaben und mit korrekten Rechnungen abzugsfähig. Frag dich vor jeder Buchung: Ist diese Ausgabe wirklich fürs Business? Wenn ja und die Rechnung stimmt, kannst du die Vorsteuer fast immer geltend machen.
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Vorsteuer in der Praxis geltend machen
Zu wissen, was Vorsteuer ist, bringt wenig, wenn du nicht weißt, wo und wie du sie zurückholst. Die gute Nachricht: Sobald du den Ablauf kennst, wird es zu einer einfachen monatlichen oder vierteljährlichen Routine.
Wo trage ich Vorsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung ein?
Wenn du deine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) elektronisch über ELSTER oder eine Buchhaltungssoftware abgibst, findest du spezielle Felder für die Vorsteuer:
Zeile 55 / Feld 66 – Vorsteuer aus inländischen Rechnungen (der Standardfall).
Weitere Felder gibt es für Einfuhrumsatzsteuer und innergemeinschaftliche Erwerbe. Das Prinzip bleibt gleich: du gibst die gezahlte Vorsteuer an und verrechnest sie später mit der vereinnahmten Umsatzsteuer.
Abgabe-Rhythmus: monatlich, vierteljährlich oder jährlich
Wie oft du deine UStVA abgeben musst, hängt von deiner Vorjahres-Steuerschuld ab:
Monatlich: bei mehr als 9.000 € Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr.
Vierteljährlich: zwischen 2.000 € und 9.000 €.
Jährlich: unter 2.000 € (selten bei aktiven Unternehmen).
So stellt das Finanzamt sicher: wer viel Umsatzsteuer bewegt, meldet öfter; kleinere Betriebe haben weniger Aufwand.
Fristen und die 10-Tage-Regel
Die UStVA ist immer am 10. Tag des Folgemonats fällig (bzw. des Folgequartals, wenn du vierteljährlich meldest).
Beispiel: Die Januar-Voranmeldung muss bis 10. Februar abgegeben und bezahlt sein.
Fällt der 10. auf ein Wochenende oder Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.
Mit einer Dauerfristverlängerung kannst du dir einen zusätzlichen Monat verschaffen – praktisch, wenn deine Buchhaltung umfangreicher ist.
Sonderregeln für Gründer:innen
Neu gegründete Unternehmen müssen strenger melden:
In den ersten zwei Kalenderjahren bist du verpflichtet, monatlich abzugeben – egal, wie viel Umsatzsteuer du einnimmst.
Der Vorteil: Du bekommst Vorsteuererstattungen viel schneller zurück, da Rückzahlungen monatlich erfolgen.
👉 In der Praxis gilt: Trage jede abzugsfähige Vorsteuer in die richtige Zeile deiner UStVA ein, halte dich an deinen Abgaberhythmus und verpasse nie die 10-Tage-Frist. So bleibst du beim Finanzamt sauber und sicherst dir eine stabile Liquidität.
Vorsteuer in der Buchhaltung
Vorsteuer taucht nicht nur in der Umsatzsteuervoranmeldung auf, sondern auch in deiner Buchhaltung. Sauber gebucht sorgt sie dafür, dass deine Bücher stimmen und deine UStVA jederzeit prüfungssicher ist, falls das Finanzamt nachhakt.
Wie wird Vorsteuer gebucht?
Immer wenn du eine Rechnung mit Umsatzsteuer bekommst:
Der Nettobetrag geht ins passende Aufwandskonto (z. B. Bürobedarf, Reisekosten).
Der Umsatzsteuerbetrag wird separat als Vorsteuer gebucht.
So erscheinen in deiner Gewinn- und Verlustrechnung nur die echten Nettokosten, während die Umsatzsteuer auf einem eigenen Konto „geparkt“ wird, bis sie mit der vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnet wird.
Das Konto „Vorsteuer“ erklärt
In der doppelten Buchführung wird Vorsteuer auf ein eigenes Aktivkonto gebucht.
Technisch gesehen ist sie kein Aufwand, sondern eine Forderung an das Finanzamt.
Während des Jahres wird sie oft wie ein Aufwandskonto geführt, bis sie am Ende der Periode mit der Umsatzsteuer gegengebucht wird.
Zum Periodenende wird das Vorsteuerkonto mit dem Umsatzsteuerkonto verrechnet. Das Ergebnis entscheidet, ob du dem Finanzamt etwas schuldest oder eine Erstattung bekommst.
Buchungsbeispiele
Doppelte Buchführung:
Du kaufst einen Computer für 1.000 € netto + 190 € USt = 1.190 € brutto.
Soll: Büro- und Geschäftsausstattung 1.000 €
Soll: Vorsteuer 190 €
Haben: Bank 1.190 €
Am Monatsende wird die Vorsteuer (190 €) mit der Umsatzsteuer aus deinen Verkäufen verrechnet.
EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung):
Bei der vereinfachten EÜR führst du keine separaten Konten. Du buchst die Ausgabe brutto (1.190 €) und trägst die enthaltene Vorsteuer direkt in der UStVA ein. Das Finanzamt erstattet dir diesen Betrag oder zieht ihn von deiner Zahllast ab.
Verbindung zum Umsatzsteuer-Konto
Stell dir Vorsteuer und Umsatzsteuer wie zwei Waagschalen vor:
Umsatzsteuer-Konto: Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt (die von Kunden vereinnahmte Steuer).
Vorsteuer-Konto: Forderung an das Finanzamt (die von dir gezahlte Steuer).
Am Ende des Meldezeitraums werden beide Konten saldiert. Ergebnis:
Zahllast: Du zahlst den Unterschied ans Finanzamt.
Guthaben: Das Finanzamt erstattet dir den Überschuss.
👉 Wichtig: Vorsteuer ist in deiner Buchhaltung nie ein echter Aufwand. Es ist nur ein durchlaufender Posten, den du vorstreckst und der entweder deine Zahllast reduziert oder dir zurückerstattet wird. Ein separates Konto sorgt für Klarheit und Nachvollziehbarkeit.
Wer darf Vorsteuer abziehen?
Nicht jedes Unternehmen kann Vorsteuer geltend machen. Das Recht auf den Vorsteuerabzug hängt davon ab, ob du umsatzsteuerpflichtig bist und ob deine Umsätze der Umsatzsteuer unterliegen.
Grundregel: umsatzsteuerpflichtige Unternehmen
Alle Unternehmen, die zur Umsatzsteuer angemeldet sind, sind auch vorsteuerabzugsberechtigt.
Das bedeutet: Wenn du Umsatzsteuer auf deine eigenen Rechnungen erhebst, darfst du auch die gezahlte Vorsteuer aus Eingangsrechnungen zurückholen. Das gilt für GmbHs genauso wie für Freelancer und Einzelunternehmer:innen.
Die Kleinunternehmerregelung
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Im Gegenzug darfst du aber auch keine Vorsteuer abziehen.
Für kleine Umsätze ist das oft einfacher, aber wenn du hohe Anfangsinvestitionen oder größere Kosten hast, lohnt es sich meistens, auf die Regelung zu verzichten und dich direkt zur Umsatzsteuer zu registrieren.
Freelancer und Selbstständige
Freiberufler:innen – z. B. Designer:innen, Autor:innen, IT-Berater:innen oder Anwält:innen – unterliegen denselben Regeln wie andere Unternehmen:
Wenn du Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweist, darfst du Vorsteuer abziehen.
Wenn du Kleinunternehmer:in bist oder deine Tätigkeit umsatzsteuerfrei ist, kannst du keine Vorsteuer geltend machen.
Sonderfälle: umsatzsteuerbefreite Branchen
Bestimmte Tätigkeiten sind von der Umsatzsteuer befreit. Da hier keine Umsatzsteuer erhoben wird, ist auch kein Vorsteuerabzug möglich. Typische Beispiele:
Immobilienvermietung an Privatpersonen
Gesundheitswesen (Ärzt:innen, Therapeut:innen, Zahnärzt:innen)
Bildung (Schulen, viele private Lehrkräfte, bestimmte Weiterbildungsanbieter)
In diesen Branchen zählt die gezahlte Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen als normale Betriebsausgabe – ein Abzug als Vorsteuer ist nicht erlaubt.
👉 Fazit: Bist du umsatzsteuerpflichtig, arbeitet die Vorsteuer für dich. Bist du befreit, wird sie zur echten Kostenbelastung. Vor allem am Anfang deiner Selbstständigkeit kann die richtige Entscheidung über die Steuerpflicht einen großen Unterschied für deine Finanzen machen.
Häufige Fehler bei der Vorsteuer
Auch wenn das Prinzip der Vorsteuer simpel klingt, gibt es einige Stolperfallen, die besonders Freelancer:innen und kleine Unternehmen oft treffen. Wer diese Fehler vermeidet, spart nicht nur Geld, sondern auch Nerven bei einer möglichen Prüfung durch das Finanzamt.
1. Fehlende Rechnungsangaben
Damit Vorsteuer abziehbar ist, muss die Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Fehlen z. B. die Steuernummer des Lieferanten, das Rechnungsdatum oder eine klare Leistungsbeschreibung, lehnt das Finanzamt den Abzug ab. 👉 Immer prüfen, bevor du eine Rechnung bezahlst.
2. Falscher Steuersatz (7 % vs. 19 %)
Einige Leistungen fallen unter den ermäßigten Satz von 7 %, die meisten aber unter 19 %. Wendet dein Lieferant den falschen Satz an und du ziehst die Vorsteuer trotzdem, kann das Finanzamt sie streichen. Prüfe Rechnungen auf Plausibilität:
Hotelübernachtungen = 7 % (nur auf das Zimmer, Frühstück 19 %)
Software = 19 %
Bücher = 7 %
3. Private oder nicht-betriebliche Kosten abziehen
Vorsteuer gibt es nur für betriebliche Ausgaben. Lebensmittel, Möbel fürs Wohnzimmer oder private Urlaubsreisen sind tabu. Bei gemischter Nutzung (z. B. Auto oder Handy) musst du den privaten Anteil herausrechnen. Ohne saubere Trennung verlierst du im Zweifel den gesamten Abzug.
4. Falscher Zeitpunkt: im falschen Meldezeitraum buchen
Vorsteuer darfst du nur im Zeitraum abziehen, in dem beide Bedingungen erfüllt sind:
Du hast eine ordnungsgemäße Rechnung.
Die Leistung oder Lieferung wurde erbracht.
Zu früh oder zu spät gebucht? Dann lehnt das Finanzamt den Abzug ab und du musst deine UStVA korrigieren. Beispiel: Du zahlst im Dezember eine Anzahlung, die Lieferung kommt aber erst im Januar. Die Vorsteuer ist dann erst im Januar abziehbar.
👉 Kurz gesagt: Achte auf korrekte Rechnungen, richtige Steuersätze, trenne private und betriebliche Kosten sauber und buche im richtigen Zeitraum. Mit diesen Checks sparst du dir später großen Ärger.
Wie Norman dir bei Umsatzsteuer & Vorsteuer hilft
Vorsteuer klingt in der Theorie einfach – in der Praxis verlieren Freelancer:innen und kleine Unternehmen aber oft Stunden damit, Belege zu sortieren, Steuersätze zu prüfen und Zahlen ins ELSTER-Formular zu tippen. Genau hier setzt Norman an.
Automatische Erkennung von Umsatzsteuer auf Rechnungen
Verbinde dein Bankkonto und lade Rechnungen hoch: Norman liest die Umsatzsteuerbeträge automatisch aus, erkennt, ob 19 % oder 7 % gelten, und ordnet sie richtig zu.
Prüfung: abziehbare vs. nicht abziehbare Vorsteuer
Norman markiert Fälle, in denen Vorsteuer nicht abziehbar ist – z. B. private Ausgaben, unvollständige Rechnungen oder nicht abzugsfähige Posten. So verhinderst du böse Überraschungen bei einer Finanzamt-Prüfung.
Vorgefüllte Umsatzsteuervoranmeldung
Statt Zahlen mühsam ins ELSTER-Formular einzutragen, erstellt Norman deine UStVA automatisch – mit allen Vorsteuerbeträgen in den richtigen Feldern. Du musst nur noch prüfen und bestätigen.
Direkte Übermittlung ans Finanzamt
Mit wenigen Klicks sendest du deine UStVA sicher und direkt an das Finanzamt – ganz ohne Zertifikate oder komplizierte Formulare.
👉 Das Ergebnis: weniger Administration, weniger Fehler, schnellere Rückerstattungen, wenn deine Vorsteuer höher als deine Umsatzsteuer ist. Du kümmerst dich um dein Business – Norman sorgt dafür, dass deine Umsatzsteuer im Griff bleibt.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Vorsteuer
1. Was genau ist Vorsteuer?
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du auf betriebliche Einkäufe in Deutschland zahlst. Bist du umsatzsteuerpflichtig, kannst du sie mit der von dir vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnen und dir so vom Finanzamt zurückholen.
2. Wer zahlt Vorsteuer und wer bekommt sie zurück?
Alle Unternehmen zahlen zunächst Vorsteuer, wenn sie Waren oder Dienstleistungen mit Umsatzsteuer einkaufen. Anders als Privatpersonen können umsatzsteuerpflichtige Unternehmen diese aber in der Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen und zurückbekommen.
3. Ist Vorsteuer ein Aufwand für das Unternehmen?
Nein. Vorsteuer ist kein echter Kostenfaktor, solange du sie abziehen darfst. In der Buchhaltung gilt sie als Forderung gegenüber dem Finanzamt. Nur wenn du nicht umsatzsteuerpflichtig bist (z. B. mit der Kleinunternehmerregelung), wird die Umsatzsteuer zur Betriebsausgabe.
4. Wo trage ich Vorsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung ein?
In der UStVA gibt es feste Felder für die Vorsteuer (z. B. Zeile 55 / Feld 66 für inländische Rechnungen). Je nach Art der Ausgabe weist dich ELSTER oder deine Buchhaltungssoftware in die richtigen Felder.
5. Können Freelancer Vorsteuer abziehen?
Ja. Freelancer unterliegen denselben Regeln wie andere Unternehmer:innen: Wenn du Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweist, darfst du auch Vorsteuer abziehen. Arbeitest du nach der Kleinunternehmerregelung oder in einem umsatzsteuerbefreiten Bereich (z. B. Gesundheit oder Bildung), geht das nicht.
6. Was passiert, wenn die Vorsteuer höher ist als die Umsatzsteuer?
Dann hast du einen Vorsteuerüberhang. Das Finanzamt erstattet dir die Differenz – und deine Liquidität verbessert sich sofort.
👉 Merke: Vorsteuer senkt deine Steuerlast – vorausgesetzt, du bist umsatzsteuerpflichtig und deine Rechnungen sind korrekt.
Fazit
Vorsteuer klingt technisch, ist aber im Kern simpel: Es ist die Umsatzsteuer, die du auf betriebliche Einkäufe zahlst – und dir vom Finanzamt zurückholen kannst. Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen bedeutet das: Umsatzsteuer ist niemals eine echte Kostenbelastung, solange du saubere Rechnungen hast und deine Meldungen korrekt abgibst.
Die zwei goldenen Regeln sind:
Rechnungen prüfen – nur vollständige und korrekte Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug.
Fristen einhalten – trage die Beträge in der UStVA an der richtigen Stelle ein und halte die Abgabefristen ein.
Manuell ist das mühsam und fehleranfällig. Genau deshalb macht Automatisierung den Unterschied. Mit Norman musst du dir keine Sorgen mehr über falsche Steuersätze, fehlende Rechnungsangaben oder verpasste Fristen machen. Das System erkennt deine Vorsteuer automatisch, füllt die Umsatzsteuervoranmeldung korrekt aus und übermittelt sie direkt ans Finanzamt – zeitsparend und ohne Stress.
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