Mehrwertsteuer: Der vollständige Leitfaden für Freiberufler:innen und kleine Unternehmen

Wenn Sie in Deutschland Waren oder Dienstleistungen verkaufen, kommen Sie früher oder später mit der Mehrwertsteuer in Berührung. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was sie ist, wann Sie sie berechnen müssen, wie die Sätze von 19 % und 7 % funktionieren, was „Vorsteuer“ bedeutet, wie Sie die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) abgeben und wie grenzüberschreitende Regeln wie Reverse Charge und OSS einzuordnen sind.

Was ist die Mehrwertsteuer?
Die Mehrwertsteuer ist eine Verbrauchsteuer, die in Deutschland auf die meisten Waren und Dienstleistungen erhoben wird—typischerweise 19 % oder 7 %. Unternehmen ziehen sie bei ihren Kund:innen ein; wirtschaftlich tragen sie am Ende die Endverbraucher:innen.

Mehrwertsteuer in Kürze

Die Mehrwertsteuer fällt auf den Wert, den Sie Ihren Kund:innen verkaufen. In der Praxis zahlen Verbraucher:innen den Bruttopreis inklusive MwSt.; Sie erheben die Steuer, weisen sie auf der Rechnung aus und führen sie periodisch an das Finanzamt ab—nach Abzug der abziehbaren Vorsteuer, die Sie selbst auf betriebliche Einkäufe gezahlt haben.

In Deutschland gibt es zwei zentrale Steuersätze: den Regelsatz von 19 % und den ermäßigten Satz von 7 % für bestimmte Positionen (z. B. viele Lebensmittel und die meisten Bücher), wie im Gesetz aufgeführt. Einige Umsätze sind steuerfrei. Die rechtliche Grundlage ist § 12 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Für die Praxis genügen zwei schnelle Umrechnungen:

• Netto → Brutto (19 %): Netto × 1,19

• Brutto → Netto (19 %): Brutto ÷ 1,19
  (Ersetzen Sie 1,19 durch 1,07, wenn der 7 %-Satz gilt.)

Diese Formeln helfen, Preise konsistent zu kalkulieren und Rechnungen sauber abzugleichen.

Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer: Gibt es einen Unterschied?

Nein—es gibt keinen Unterschied. Rechtlich ist die Steuer im Umsatzsteuergesetz definiert; der korrekte juristische Begriff lautet Umsatzsteuer. Im Alltag, auf Kassenbelegen und in der Preiskommunikation begegnet Ihnen häufig Mehrwertsteuer (MwSt). Verwenden Sie „Umsatzsteuer“ auf Rechnungen und in offiziellen Dokumenten; „Mehrwertsteuer“ ist in Marketing- und Kundentexten völlig in Ordnung—entscheidend ist, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer und Vorsteuer: wie sie zusammenhängen

Betrachten Sie diese Begriffe als unterschiedliche Perspektiven auf dieselbe Steuer:

• Wenn Sie verkaufen, berechnen Sie auf Ihren Nettopreis Umsatzsteuer und weisen sie auf der Rechnung aus.

• Wenn Sie für Ihr Unternehmen etwas einkaufen und der Lieferant Ihnen Umsatzsteuer berechnet, erscheint diese Steuer für Sie als Vorsteuer (Input VAT).

• In Ihrer periodischen Meldung zahlen Sie die Differenz: vereinnahmte Umsatzsteuer (aus Ihren Verkäufen) minus abziehbare Vorsteuer (aus Ihren Kosten). Übersteigt die Vorsteuer die vereinnahmte Umsatzsteuer, erhalten Sie eine Erstattung.

Ein einfaches Beispiel: Im Januar stellen Sie 3.000 € netto mit 19 % in Rechnung (also 570 € Umsatzsteuer). Sie kaufen außerdem einen neuen Laptop für 1.000 € netto plus 190 € Umsatzsteuer. Ihre Zahllast für Januar beträgt 570 € – 190 € = 380 € (weitere Posten ignoriert). Diese Differenz ist die Umsatzsteuer auf Ihren „Mehrwert“.

Beachten Sie: Vorsteuerabzug ist grundsätzlich ausgeschlossen, wenn alle Ihre Umsätze umsatzsteuerbefreit sind (z. B. viele medizinische Leistungen). Bei gemischten Tätigkeiten gelten anteilige Regeln—lassen Sie sich hierzu im Zweifel beraten.

Wer muss MwSt erheben?

Die meisten nicht befreiten Unternehmen müssen sich umsatzsteuerlich registrieren und Umsatzsteuer erheben. Eine wichtige Ausnahme ist die Kleinunternehmerregelung. Seit 2025 gelten aktualisierte Schwellen: Sie können sie anwenden, wenn Ihr Vorjahresumsatz 25.000 € nicht überschritten hat und der voraussichtliche Umsatz des laufenden Jahres 100.000 € nicht überschreiten wird. Für Neugründungen im ersten Kalenderjahr gilt der Grenzwert von 25.000 €. Unter dieser Regel weisen Sie keine Umsatzsteuer aus, dürfen im Gegenzug aber keine Vorsteuer abziehen. (Bundesministerium der Finanzen, Industrie- und Handelskammer)

Unabhängig von der Kleinunternehmerregelung sind manche Tätigkeiten nach § 4 UStG umsatzsteuerbefreit (z. B. Teile des Gesundheitswesens, bestimmte Bildungs- und Finanzleistungen). Die Befreiung beeinflusst sowohl die Pflicht zum Ausweis der Umsatzsteuer als auch den Vorsteuerabzug.

MwSt-Registrierung und deine Nummern: Steuer- vs USt-IdNr.

Sie begegnen zwei Identifikatoren:

1. Ihre Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt vergeben und für inländische Meldungen verwendet.

2. Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben. Sie wird im innergemeinschaftlichen B2B-Verkehr genutzt und sollte auf Rechnungen an EU-Unternehmen erscheinen. Sie beantragen die USt-IdNr. online beim BZSt, nachdem Sie umsatzsteuerlich erfasst sind. (bzst)

Wenn Sie nur innerhalb Deutschlands an Verbraucher:innen verkaufen, ist eine USt-IdNr. nicht zwingend erforderlich. Viele Unternehmen beantragen sie dennoch frühzeitig—für spätere EU-B2B-Szenarien und mehr Planungssicherheit.

Preisangaben, Rechnungen und Aufzeichnungen

Im B2C-Kontext (Verkauf an Verbraucher:innen) müssen Preise in Deutschland brutto angegeben werden, also inklusive Mehrwertsteuer. Im B2B-Bereich ist die Netto-Preisangabe üblich und zulässig, solange auf der Rechnung der Umsatzsteuersatz und der Umsatzsteuerbetrag korrekt ausgewiesen werden, sofern sie anfallen.

Eine ordnungsgemäße Rechnung enthält in der Regel Ihren vollständigen rechtlichen Namen und Ihre Anschrift, die Angaben der/des Rechnungsempfänger:in, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. (je nach Fall), eine eindeutige Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum, eine klare Leistungs-/Lieferbeschreibung, das Leistungs-/Lieferdatum, den Nettobetrag, den Umsatzsteuersatz und den Umsatzsteuerbetrag, den Bruttobetrag sowie—falls einschlägig—Formulierungen zu Sonderregelungen (z. B. „Reverse-Charge“ oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung). Bewahren Sie Rechnungen und Belege strukturiert auf; sie bilden die Grundlage für Ihre UStVA und die jährliche Umsatzsteuererklärung.

MwSt-Erklärung: die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) und Jahreserklärung

Wie oft müssen Sie abgeben?
Standardmäßig wird die UStVA vierteljährlich abgegeben. Lag Ihre Zahllast im Vorjahr bei über 9.000 € (gültig ab 2025), müssen Sie monatlich melden. Betrug sie 2.000 € oder weniger (ab 2025), kann das Finanzamt Sie von Voranmeldungen befreien. Für Gründer:innen ist die frühere Pflicht zu monatlichen Meldungen in den ersten zwei Jahren für den Zeitraum 2021–2026 ausgesetzt; maßgeblich sind die allgemeinen Schwellen oben. (finanzamt-bw.fv-bwl.de, Finanzamt Bayern, Bundesministerium der Finanzen, Industrie- und Handelskammer)

Fristen und Fristverlängerung.
Die UStVA ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Monats bzw. Quartals fällig. Viele Unternehmen beantragen eine Dauerfristverlängerung; damit verschiebt sich die Frist um einen Monat nach hinten (bei monatlicher Abgabe mit einer Sondervorauszahlung).

Was wird tatsächlich gemeldet und gezahlt?
Pro Zeitraum ermitteln Sie die Umsatzsteuer auf Ihre Umsätze abzüglich der abziehbaren Vorsteuer und zahlen die Differenz. Am Jahresende folgt die Umsatzsteuer-Jahreserklärung zur Gesamtabstimmung. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jährlich das Layout der UStVA-Formulare; das 2025er Paket verweist zudem auf Aktualisierungen rund um Kleinunternehmerregeln und Verfahren.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten.
Typisch sind falsche Steuersätze (7 % vs. 19 %), fehlende Reverse-Charge-Angaben bei EU-B2B-Leistungen, unzureichende Nachweise für steuerfreie Ausfuhren/innergemeinschaftliche Lieferungen sowie die Vermischung privater und betrieblicher Ausgaben (dadurch kann der Vorsteuerabzug entfallen).

Grenzüberschreitende Grundlagen, die Sie kennen sollten

EU-B2B: Reverse Charge

Wenn Sie Leistungen an umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen in anderen EU-Ländern erbringen, greift häufig das Reverse-Charge-Verfahren: Sie stellen die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus und fügen einen Hinweis hinzu, dass der Steuerschuldner der Leistungsempfänger im Bestimmungsland ist. Rechtsgrundlage ist § 13b UStG und einschlägige Detailregelungen. Prüfen Sie stets, ob Ihre konkrete Leistung unter Reverse Charge fällt, und dokumentieren Sie die gültige USt-IdNr. Ihres Kunden. (Industrie- und Handelskammer, Bundesministerium der Finanzen)

EU-B2C: One-Stop Shop (OSS)

Verkaufen Sie an Verbraucher:innen in mehreren EU-Staaten (z. B. digitale Leistungen oder Versandhandel über den eigenen Shop), können Sie den OSS nutzen: Damit melden Sie alle diese B2C-Umsätze gebündelt quartalsweise über ein einziges Portal, statt sich in jedem Mitgliedstaat separat zu registrieren. OSS ist optional, wird aber ab gewissen Schwellenwerten bzw. bei vielen Zielländern sehr praktisch. (VAT e-Commerce - One Stop Shop)

Exporte außerhalb der EU

Ausfuhren sind in Deutschland in der Regel mit 0 % besteuert (steuerfrei)—aber nur mit sauberen Nachweisen (z. B. Zolldokumente). Führen Sie eine lückenlose Belegkette, denn die Nullbesteuerung ist dokumentationsintensiv.

Praxisbeispiele zum Nachmachen

Beispiel 1: Inländische Dienstleistung mit 19 %

Sie gestalten ein Logo für ein Berliner Start-up für 1.000 € netto. Sie schlagen 190 € USt auf und berechnen 1.190 € brutto. In Ihrer UStVA erfassen Sie 190 € vereinnahmte Umsatzsteuer. Haben Sie im selben Zeitraum z. B. einen Drucker für 200 € netto zzgl. 38 € USt gekauft, dürfen Sie 38 € Vorsteuer abziehen. Die Zahllast (nur diese Posten betrachtet) beträgt 190 € – 38 € = 152 €.

Beispiel 2: Ermäßigter Steuersatz 7 %

Sie verkaufen eine ermäßigt besteuerte Leistung/Ware für 500 € netto. Die USt beträgt 35 €, der Bruttobetrag 535 €. In der UStVA verrechnen Sie die 35 € mit Ihrer abziehbaren Vorsteuer des Zeitraums.

Beispiel 3: EU-B2B-Dienstleistung mit Reverse Charge

Sie erbringen eine Beratungsleistung von Deutschland aus an eine in Frankreich umsatzsteuerlich registrierte Kundschaft. Beide USt-IdNrn. erscheinen auf der Rechnung; Sie berechnen 2.000 € netto, ohne deutsche USt, und fügen einen Hinweis wie „Reverse Charge – Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ hinzu. Sie melden den Umsatz korrekt in der UStVA und—falls erforderlich—in der Zusammenfassenden Meldung (ZM). (Industrie- und Handelskammer)

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