TL;DR: Der Preis, den die meisten Unternehmen ihren Kunden anzeigen, sollte 19% Umsatzsteuer (USt) enthalten. Die USt, die du auf Geschäftsausgaben zahlst, verringert deine USt-Zahlungen an das Finanzamt. Die Meldung und Zahlung der USt an das Finanzamt erfolgen häufig und regelmäßig.
Das Verständnis und das Management der Umsatzsteuer (USt) sind für alle Unternehmen in Deutschland eine eigenständige, komplexe Aufgabe. Mit unterschiedlichen Steuersätzen, Ausnahmen und Vorschriften kann es eine Herausforderung sein, den Überblick über die USt-Verpflichtungen zu behalten. In diesem Artikel erkunden wir die Feinheiten des deutschen USt-Systems und geben praktische Tipps, um häufige Herausforderungen bei der USt zu meistern, denen Freiberufler, Kreative, Kleinunternehmen und Startups gegenüberstehen.
Was ist die Umsatzsteuer?
Die Umsatzsteuer wird auf den Preis von Waren und Dienstleistungen erhoben. Als Unternehmen erhebst du die USt von Kunden und zahlst Vorsteuer auf deine Einkäufe, wobei du die Differenz an das Finanzamt abführst.
Einfach ausgedrückt, erhebst du USt von deinen Kunden auf die von dir verkauften Produkte/Dienstleistungen, und du zahlst USt, wenn du Produkte/Dienstleistungen von Lieferanten/Dienstleistern kaufst. Die Summe, die du dem Finanzamt schuldest, = Gesamte erhobene USt - Gesamte gezahlte Vorsteuer. Im Wesentlichen zahlst du Umsatzsteuer nur auf den Teil, an dem du Wert hinzugefügt hast.
⚠️ Die angegebenen Preise müssen immer USt enthalten. Wenn auf dem Preisschild 20€ steht, zahlt der Kunde 20€ inklusive USt.
Einige Waren und Dienstleistungen unterliegen einem reduzierten oder gar keinem USt-Satz. Eine vollständige Liste aller Artikel, die für den ermäßigten Satz von 7% in Frage kommen, findest du im Umsatzsteuergesetz (§12 UStG).
Ermäßigter USt-Satz (7%): Einige Lebensmittel und Getränke, Eintrittskarten für Museen, Theater, Konzerte und Sportveranstaltungen, künstlerische, journalistische und urheberrechtlich geschützte Werke sowie Übernachtungen im Hotel.
Keine USt: Medizinische Behandlungen durch Ärzte, Zahnärzte und Therapeuten, bestimmte Lehr- und Sozialdienstleistungen, Versicherungen, langfristige Wohnraummiete sowie Kauf/Verkauf von Immobilien.
Wenn du ein Kleinunternehmer bist, entscheidest du, ob du USt erheben möchtest.
Wenn dein Kunde in einem anderen Land ist, solltest du höchstwahrscheinlich keine USt erheben.
Der USt-Algorithmus sieht von außen einfach aus:
Erhebe USt auf die von dir verkauften Waren und Dienstleistungen.
Zahle USt auf deine Geschäftsausgaben.
Berechne die Differenz zwischen der erhobenen und der gezahlten USt.
Teile die Differenz dem Finanzamt in einer USt-Voranmeldung mit.
Überweise die Differenz an das Finanzamt. Wenn die Differenz negativ ist, zahlt das Finanzamt dir.
Beispiel:
I. Du machst 20.000€ Umsatz, inklusive 3.193€ USt. Du zahlst 12.000€ für Werkzeuge und Material, inklusive 1.916€ USt. Du musst 1.277€ an das Finanzamt abführen (3.193€ − 1.916€).
II. Du machst 20.000€ Umsatz, inklusive 3.193€ USt. Du zahlst 100.000€ für neue Büroausstattung, inklusive 15.966€ USt. Das Finanzamt muss dir 12.773€ zahlen (15.966€ − 3.193€).
Wie der Prozess im Detail aussieht
I. Registrierung für die Umsatzsteuer
Wenn du dein Unternehmen gründest, musst du es beim Finanzamt anmelden. Dadurch erhältst du eine Steuernummer und eine USt-Nummer. Du musst diese Nummern auf deinen Rechnungen angeben und beginnen, USt zu erheben. Bei der Registrierung kannst du dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilen. Das Finanzamt wird dann die USt-Zahlungen direkt von deinem Bankkonto abbuchen. Das spart Zeit und hilft dir, Mahngebühren zu vermeiden.
II. Umsatzsteuer von Kunden einziehen
Du musst bei allen deutschen Kunden und einigen deiner EU-Kunden USt erheben. Wenn du vergisst, die USt bei deinen Kunden einzuziehen, musst du die USt trotzdem an das Finanzamt zahlen. Zum Beispiel: Wenn du eine Rechnung über 100€ ausstellst und vergisst, 19€ USt zu berechnen, zieht das Finanzamt trotzdem etwa 16€ von dir ein. Wenn du fehlerhafte Rechnungen schreibst, kannst du Geld verlieren.
III. Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen
Wenn du USt erhebst, musst du Umsatzsteuervoranmeldungen (USt-Voranmeldungen) einreichen. Diese zeigen dem Finanzamt, wie viel USt du ihnen schuldest. Wie oft du USt-Voranmeldungen einreichen musst, hängt davon ab, wie viel USt du im Vorjahr gezahlt hast. Wenn du weniger als 1.000€ gezahlt hast, kannst du die Voranmeldung einmal jährlich abgeben. Bei 1.000€ bis 7.500€ musst du die USt vierteljährlich melden und zahlen. Bei über 7.500€ ist eine monatliche Meldung und Zahlung erforderlich.
Du musst deine USt-Voranmeldung vor dem 10. Tag des Folgemonats einreichen. Wenn dieser Tag auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt, hast du Zeit bis zum nächsten Werktag. Bei verspäteter Abgabe deiner USt-Voranmeldung fällt eine Strafe (Verspätungszuschlag) an. Die Strafe beträgt bis zu 10% der geschuldeten USt, maximal 25.000€.
IV. Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen
Nach der Abgabe der USt-Voranmeldung musst du die USt per Banküberweisung an das Finanzamt zahlen. Das Finanzamt sendet dir keine Rechnung – du musst selbst die Überweisung tätigen. Wenn du dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung gegeben hast, wird das Geld automatisch abgebucht. Wenn die von dir gezahlte USt höher ist als die von dir erhobene USt, erhältst du eine Rückerstattung vom Finanzamt.
Die USt-Zahlung ist am gleichen Tag fällig wie die USt-Voranmeldung: vor dem 10. Tag des Folgemonats, aber du hast drei zusätzliche Tage, damit die Überweisung durchgeht. Wenn du deine USt-Voranmeldung pünktlich abgibst, aber die Zahlung verspätet ist, erhältst du eine Strafe (Säumniszuschlag). Die Strafe beträgt 1% der geschuldeten USt für jeden Monat, den du wartest.
V. Jährliche Umsatzsteuererklärung einreichen
Du musst auch eine jährliche Umsatzsteuererklärung (Umsatzsteuererklärung) abgeben. Wenn du in deinen USt-Voranmeldungen etwas vergessen hast, kannst du Korrekturen in der Umsatzsteuererklärung vornehmen. Die Frist dafür ist der 31. Mai des Folgejahres. Wenn dein Steuerberater sie für dich einreicht, hat er Zeit bis zum 30. September. Bei verspäteter Abgabe deiner Umsatzsteuererklärung ist die Strafe die gleiche wie für eine verspätete USt-Voranmeldung: bis zu 10% der geschuldeten USt, maximal 25.000€.
Wann USt berechnen?
Du musst keine USt berechnen, wenn du ein Kleinunternehmer bist.
Berechne USt für Kunden in Deutschland. Wenn du Waren oder Dienstleistungen an Kunden in Deutschland verkaufst, musst du die oben besprochene USt berechnen.
Der USt-Satz und die Regeln für Kunden in der EU außerhalb Deutschlands hängen von der Art des Kunden und des Produkts ab, das du verkaufst.
Wenn dein Kunde außerhalb der Europäischen Union ist, solltest du keine USt berechnen. Zum Beispiel, wenn du Waren oder Dienstleistungen an Kunden in den Vereinigten Staaten verkaufst, darfst du keine USt berechnen.
Häufige USt-Herausforderungen für Unternehmer
Bestimmung der USt-Sätze: Unternehmer müssen die richtigen USt-Sätze für ihre Waren und Dienstleistungen korrekt anwenden und alle Ausnahmen und Sonderfälle berücksichtigen.
Rechnungsstellung: Eine korrekte Rechnungsstellung ist entscheidend, da Unternehmer alle erforderlichen Informationen (wie USt-ID-Nummern und korrekte USt-Sätze) einfügen müssen, um die Einhaltung sicherzustellen.
Einreichen von USt-Voranmeldungen: Deutsche Unternehmer müssen regelmäßig USt-Voranmeldungen einreichen, was zeitaufwendig ist und fehleranfällig sein kann, wenn es nicht effektiv verwaltet wird.
Reverse-Charge-Verfahren: Zu verstehen, wann das Reverse-Charge-Verfahren anzuwenden ist, das die USt-Schuld vom Verkäufer auf den Käufer verlagert, kann für Unternehmer im grenzüberschreitenden Geschäft komplex sein.
Verwaltung von USt-Erstattungen: Die Beantragung von USt-Erstattungen für Geschäftsausgaben kann kompliziert sein, da Unternehmer genaue Unterlagen vorlegen und strenge Fristen einhalten müssen.
Schlecht informierte Berater: Einige Steuerberater verfügen nicht über ausreichendes Wissen und Erfahrung in der USt-Berechnung. Dies ist besonders häufig bei internationalen Handelsgeschäften der Fall.
Abschließende Gedanken
Die Einhaltung der USt-Vorschriften in Deutschland ist ein enormer Zeitaufwand. Professionelle Berater machen oft Fehler und müssen nachkontrolliert werden. Es gibt viele bewegliche Teile und komplexe Details.
Gleichzeitig ist die USt einer der drei größten Preiskomponenten. Eine korrekte USt-Berechnung kann ein Unternehmen stark beeinflussen.
Wenn du nach einer All-in-One-Lösung suchst, die dir bei der USt-Einhaltung und anderen finanziellen Managementaufgaben hilft, probiere Norman, einen Finanz-Co-Piloten, der darauf ausgelegt ist, deutsche Unternehmer zu unterstützen und zu stärken.