Kurz gesagt: Der Preis, den die meisten Unternehmen ihren Kunden zeigen, sollte 19% Umsatzsteuer enthalten. Die Umsatzsteuer, die Sie für Geschäftsausgaben zahlen, verringert Ihre Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt. Umsatzsteuer-Meldungen und -Zahlungen an das Finanzamt erfolgen häufig und regelmäßig.

Das Verständnis und die Verwaltung der Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer, USt, MwSt, Value Added Tax) ist eine eigenständige komplexe Aufgabe für alle Unternehmen in Deutschland. Mit unterschiedlichen Sätzen, Ausnahmen und Vorschriften kann die Verfolgung der Mehrwertsteuerpflichten überwältigend werden. In diesem Artikel werden wir die Feinheiten des deutschen Mehrwertsteuersystems untersuchen und praktische Tipps zur Überwindung häufiger Mehrwertsteuer-Herausforderungen für Freiberufler, Kreative, Kleinunternehmen und Startups besprechen.

Was ist Umsatzsteuer?

Fangen wir mit den Grundlagen an. Mehrwertsteuer steht für "Mehrwertsteuer" - oder Value Added Tax auf Englisch, obwohl es üblicher ist, sie als Umsatzsteuer zu bezeichnen (so nennt es das Finanzamt). Es handelt sich um eine Form der Verbrauchssteuer, die zum Preis von Waren und Dienstleistungen hinzugefügt und an das Finanzamt weitergeleitet wird. Unternehmen können dies als Vorsteuer gegen ihre Mehrwertsteuerschuld aufrechnen.

Einfach ausgedrückt: Sie kassieren Mehrwertsteuer von Ihren Kunden für die Produkte/Dienstleistungen, die Sie verkaufen, und Sie zahlen Mehrwertsteuer, wenn Sie Produkte/Dienstleistungen von Lieferanten/Auftragnehmern kaufen. Die Summe, die Sie dem Finanzamt schulden = Gesamte eingenommene Mehrwertsteuer - Gesamte gezahlte Mehrwertsteuer. Im Grunde zahlen Sie die Mehrwertsteuer nur auf den Teil, bei dem Sie einen Mehrwert geschaffen haben.

⚠️ Angegebene Preise müssen immer die Mehrwertsteuer enthalten. Wenn auf dem Preisschild 20€ steht, zahlt der Kunde 20€ inklusive Mehrwertsteuer.

Einige Waren und Dienstleistungen können ermäßigte oder keine Mehrwertsteuer berechnen. Eine vollständige Liste aller Artikel, die für den ermäßigten Satz von 7% in Frage kommen, finden Sie im Umsatzsteuergesetz (§12 UStG).

• Ermäßigte Mehrwertsteuer (7%): Einige Lebensmittel und Getränke, Eintrittskarten für Museen, Theater, Konzerte und Sportveranstaltungen, künstlerische, journalistische, urheberrechtlich geschützte Werke und Hotelaufenthalte.

• Keine Mehrwertsteuer: Medizinische Behandlungen durch Ärzte, Zahnärzte und Therapeuten, einige Lehr- und Sozialdienstleistungen, Versicherungen, Miete für langfristige Wohnräume und Kauf/Verkauf von Immobilien.

• Wenn Sie ein Kleinunternehmen sind (Kleinunternehmer), entscheiden Sie, ob Sie Mehrwertsteuer berechnen möchten.

• Wenn sich Ihr Kunde in einem anderen Land befindet, sollten Sie höchstwahrscheinlich keine Mehrwertsteuer berechnen.

Der Umsatzsteuer-Algorithmus sieht von außen einfach aus:

1. Berechnen Sie Mehrwertsteuer auf die Waren und Dienstleistungen, die Sie verkaufen.

2. Zahlen Sie Mehrwertsteuer auf Ihre Geschäftsausgaben.

3. Berechnen Sie die Differenz zwischen der Mehrwertsteuer, die Sie berechnen, und der Mehrwertsteuer, die Sie zahlen.

4. Teilen Sie die Differenz dem Finanzamt mit einer Umsatzsteuervoranmeldung mit.

5. Zahlen Sie die Differenz per Überweisung an das Finanzamt. Wenn die Differenz negativ ist, zahlt das Finanzamt an Sie.

Beispiel:

I. Sie erzielen einen Umsatz von 20.000€, einschließlich 3.193€ Mehrwertsteuer. Sie zahlen 12.000€ für Werkzeuge und Vorräte, einschließlich 1.916€ Mehrwertsteuer. Sie müssen 1.277€ an das Finanzamt abführen (3.193€ − 1.916€).

II. Sie erzielen einen Umsatz von 20.000€, einschließlich 3.193€ Mehrwertsteuer. Sie zahlen 100.000€ für neue Büroausstattung, einschließlich 15.966€ Mehrwertsteuer. Das Finanzamt muss Ihnen 12.773€ zurückgeben (15.966€ − 3.193€)

Wie der Prozess im Detail aussieht

I. Melden Sie sich für die Umsatzsteuer an

Wenn Sie Ihr Unternehmen gründen, müssen Sie es beim Finanzamt anmelden. So erhalten Sie eine Steuernummer und eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese Nummern müssen Sie auf Ihren Rechnungen angeben und damit beginnen, Mehrwertsteuer zu berechnen. Bei der Anmeldung können Sie dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilen. Das Finanzamt zieht die Mehrwertsteuerzahlungen direkt von Ihrem Bankkonto ab. Das spart Zeit und hilft Ihnen, Verzugsgebühren zu vermeiden.

II. Kassieren Sie Umsatzsteuer von Kunden

Sie müssen allen Ihren deutschen Kunden und einigen Ihrer EU-Kunden Mehrwertsteuer berechnen. Wenn Sie vergessen, Ihren Kunden Mehrwertsteuer zu berechnen, müssen Sie trotzdem Mehrwertsteuer an das Finanzamt zahlen. Wenn Sie zum Beispiel eine Rechnung über 100€ erstellen und vergessen, 19€ für Mehrwertsteuer zu berechnen, wird das Finanzamt trotzdem ~16€ von Ihnen einziehen. Wenn Sie falsche Rechnungen schreiben, können Sie Geld verlieren.

III. Reichen Sie Umsatzsteuervoranmeldungen ein

Wenn Sie Mehrwertsteuer berechnen, müssen Sie Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen. Sie teilen dem Finanzamt mit, wie viel Mehrwertsteuer Sie ihm schulden. Wie oft Sie Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen müssen, hängt davon ab, wie viel Mehrwertsteuer Sie im letzten Jahr gezahlt haben. Wenn Sie unter 1.000€ gezahlt haben, können Sie sie am Jahresende einreichen. Wenn Sie von 1.000€ bis 7.500€ gezahlt haben, sollten Sie vierteljährlich Mehrwertsteuer melden und zahlen. Bei einer Mehrwertsteuer über 7.500€ sollten Sie monatlich melden und zahlen.

Sie müssen Ihre Umsatzsteuervoranmeldung vor dem 10. Tag des Folgemonats einreichen. Fällt dieser Tag auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, haben Sie Zeit bis zum nächsten Werktag. Wenn Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen zu spät einreichen, zahlen Sie eine Strafe (Verspätungszuschlag). Die Strafe beträgt bis zu 10% der Mehrwertsteuer, die Sie schulden, maximal 25.000€.

IV. Zahlen Sie Umsatzsteuer an das Finanzamt

Nachdem Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht haben, müssen Sie dem Finanzamt per Überweisung zahlen. Das Finanzamt schickt Ihnen keine Rechnung - Sie müssen eine Überweisung vornehmen. Wenn Sie dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilt haben, nehmen sie das Geld automatisch. Wenn die Mehrwertsteuer, die Sie gezahlt haben, höher ist als die Mehrwertsteuer, die Sie berechnet haben, erhalten Sie eine Rückerstattung vom Finanzamt.

Die Mehrwertsteuerzahlung ist am selben Tag fällig wie die Umsatzsteuervoranmeldung: vor dem 10. Tag des Folgemonats, aber Sie haben drei weitere Tage Zeit, bis die Überweisung durchgeführt ist. Wenn Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung rechtzeitig einreichen, Ihre Zahlung aber zu spät erfolgt, erhalten Sie eine Strafe (Säumniszuschlag). Die Strafe beträgt 1% der Mehrwertsteuer, die Sie schulden, für jeden Monat, den Sie warten.

V. Reichen Sie eine jährliche Umsatzsteuererklärung ein

Sie müssen auch eine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben. Wenn Sie vergessen haben, etwas in Ihren Umsatzsteuervoranmeldungen zu erklären, können Sie in Ihrer Umsatzsteuererklärung Korrekturen vornehmen. Der Abgabetermin ist der 31. Mai des Folgejahres. Wenn Ihr Steuerberater sie für Sie einreicht, haben sie Zeit bis zum 30. September. Wenn Sie Ihre Umsatzsteuererklärung zu spät einreichen, ist die Strafe dieselbe wie für eine verspätete Umsatzsteuervoranmeldung: bis zu 10% der Mehrwertsteuer, die Sie schulden, maximal 25.000€.

Wann Umsatzsteuer berechnen?

• Sie müssen keine Mehrwertsteuer berechnen, wenn Sie ein Kleinunternehmen (Kleinunternehmer) sind.

• Berechnen Sie Mehrwertsteuer für Kunden in Deutschland. Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen an Kunden in Deutschland verkaufen, müssen Sie die oben besprochene Mehrwertsteuer berechnen.

• Mehrwertsteuersatz und Regeln für Kunden in der EU außerhalb Deutschlands hängen von der Art des Kunden und der Art des Produkts ab, das Sie verkaufen.

• Wenn sich Ihr Kunde außerhalb der Europäischen Union befindet, sollten Sie keine Mehrwertsteuer berechnen. Wenn Sie zum Beispiel Waren oder Dienstleistungen an Kunden in den Vereinigten Staaten verkaufen, dürfen Sie keine Mehrwertsteuer berechnen.

Häufige Umsatzsteuer-Herausforderungen für Unternehmer

1. Bestimmung der Mehrwertsteuersätze: Unternehmer müssen die entsprechenden Mehrwertsteuersätze für ihre Waren und Dienstleistungen genau anwenden und dabei alle Ausnahmen und Sonderfälle berücksichtigen.

2. Rechnungsstellung: Die korrekte Rechnungsstellung ist entscheidend, da Unternehmer alle notwendigen Informationen (wie Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und korrekte Mehrwertsteuersätze) angeben müssen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

3. Einreichung von Umsatzsteuervoranmeldungen: Deutsche Unternehmer müssen regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen, was zeitaufwändig sein und zu Fehlern führen kann, wenn es nicht effektiv gemanagt wird.

4. Reverse-Charge-Verfahren: Das Verständnis, wann das Reverse-Charge-Verfahren anzuwenden ist, bei dem die Mehrwertsteuerschuld vom Verkäufer auf den Käufer übergeht, kann für Unternehmer, die grenzüberschreitende Transaktionen durchführen, komplex sein.

5. Verwaltung von Mehrwertsteuererstattungen: Die Beantragung von Mehrwertsteuererstattungen für Geschäftsausgaben kann kompliziert sein, da Unternehmer genaue Dokumentationen vorlegen und strenge Fristen einhalten müssen.

6. Schlecht informierte Berater: Einigen Steuerberatern fehlt das Wissen und die Erfahrung in der Mehrwertsteuerberechnung. Dies ist besonders häufig bei internationalen Handelsgeschäften der Fall.

Abschließende Gedanken

Die Beherrschung der Mehrwertsteuer-Compliance in Deutschland ist ein zeitliches Schwarzes Loch. Professionelle Berater sind fehleranfällig und müssen doppelt geprüft werden. Es gibt viele bewegliche Teile und komplizierte Details.

Gleichzeitig ist es eine der Top 3 Preiskomponenten. Die richtige Mehrwertsteuerberechnung kann über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden.

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