Für viele Selbstständige – ob als Freiberufler oder Gewerbetreibender – ist das Thema Umsatzsteuer und Umsatzsteuervoranmeldung oft eine echte Herausforderung. Verständlich, denn es gibt einiges zu beachten: Wie funktioniert der Vorsteuerabzug? Was ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer? Und wie lassen sich Betriebskosten bei deiner Steuererklärung steuerlich geltend machen?
Mit diesem Guide wirst Du Licht ins Dunkel bringen und Deine Steuerprozesse optimieren!
Was ist die Umsatzsteuer und warum musst Du Dich als Selbstständiger darum kümmern?
Die Umsatzsteuer, oft auch als Mehrwertsteuer bezeichnet, ist die Steuer, die auf den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen erhoben wird. Als Selbstständiger musst Du auf Deine Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen und diese dann an das Finanzamt abführen. Die Standardrate liegt bei 19 %, es gibt jedoch auch ermäßigte Sätze, wie z. B. 7 %.
Tipp: Die Umsatzsteuer ist nicht Dein Geld! Du fungierst sozusagen als „Steuereintreiber“ für das Finanzamt und reichst es nur weiter.
Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer
Hier der wichtige Unterschied: Umsatzsteuer ist die Steuer, die Du auf Deine Dienstleistungen oder Produkte erhebst und einnehmen musst. Vorsteuer hingegen ist die Umsatzsteuer, die Dir beim Einkauf von Dienstleistungen oder Waren berechnet wird.
Wenn Du als Selbstständiger vorsteuerabzugsberechtigt bist, kannst Du die Vorsteuer von Deiner eigenen Umsatzsteuer abziehen. Das bedeutet, dass Du am Ende nur die Differenz an das Finanzamt überweist.
Wie funktioniert der Vorsteuerabzug?
Der Vorsteuerabzug ist ein großer Vorteil der Selbständigkeit in Deutschland. Er hilft Dir, Deine Ausgaben für betrieblich genutzte Produkte und Dienstleistungen zu reduzieren. Wenn Du z. B. Software oder Büromaterial kaufst und dafür 19 % Umsatzsteuer zahlst, kannst Du diese 19 % in Deiner Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen.
So geht’s Schritt für Schritt:
Sammle alle Belege für Geschäftsausgaben, auf denen Umsatzsteuer ausgewiesen ist.
Führe eine Übersicht über alle Einnahmen und Ausgaben und deren jeweilige Umsatzsteuer (z.B. in deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung).
Berechne die Differenz zwischen der erhaltenen Umsatzsteuer und der bezahlten Vorsteuer.
Gib die Umsatzsteuervoranmeldung fristgerecht ab (monatlich oder quartalsweise, je nach Umsatzgröße).
Mit Norman kannst Du alle Deine Belege automatisch sammeln, die Steuern berechnen lassen und die Umsatzsteuervoranmeldung ganz einfach digital ans Finanzamt senden – kein Stress, keine Papierberge!
Beispiel einer Umsatzsteuervoranmeldung
Um das Ganze anschaulicher zu machen, hier ein kleines Beispiel:
Einnahmen mit Umsatzsteuer: 10.000 € Umsatz mit 19 % Umsatzsteuer = 1.900 € eingenommene Umsatzsteuer
Geschäftsausgaben mit Vorsteuer: 3.000 € für Büromaterial, Software usw. mit 19 % Vorsteuer = 570 € Vorsteuer
Berechnung:
Schritt 1: Umsatzsteuer, die Du eingenommen hast: 1.900 €
Schritt 2: Abzüglich der Vorsteuer: -570 €
Schritt 3: Betrag, den Du an das Finanzamt abführen musst: 1.900 € - 570 € = 1.330 €
= Dank des Vorsteuerabzugs musst Du also nur 1.330 € ans Finanzamt zahlen und sparst 570 € durch die Anrechnung Deiner Geschäftsausgaben.
Umsatzsteuervoranmeldung – Worum geht’s?
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine regelmäßige Meldung, die Du als umsatzsteuerpflichtiger Selbstständiger an das Finanzamt übermitteln musst. In dieser Meldung gibst Du an, wie viel Umsatzsteuer Du eingenommen hast und wie viel Vorsteuer Du abziehen kannst. Die Häufigkeit der Abgabe hängt von Deiner Umsatzhöhe ab:
Monatliche Abgabe: Bei einer Umsatzsteuerschuld von mehr als 7.500 € im Vorjahr ist die monatliche Abgabe verpflichtend. Dies gilt häufig für größere Unternehmen und Selbstständige mit hohem Umsatzvolumen.
Quartalsweise Abgabe: Liegt die Steuerschuld im Vorjahr unter 7.500 €, reicht eine quartalsweise Abgabe aus. Dies betrifft die meisten kleineren Selbstständigen und Unternehmen.
Jährliche Abgabe: Neu gegründete Unternehmen und Selbstständige geben in den ersten beiden Jahren meist monatlich ab, unabhängig von der Höhe des Umsatzes. Danach kann eine jährliche Abgabe in Frage kommen, wenn die Umsatzsteuer unter 1.000 € bleibt.
Die Fristen sind klar definiert: Die Umsatzsteuervoranmeldung ist jeweils bis zum 10. Tag des Folgemonats abzugeben (z. B. am 10. Februar für den Januar). Eine automatische Verlängerung der Frist ist nur durch eine Dauerfristverlängerung möglich, die beim Finanzamt beantragt werden muss. Diese verlängert die Abgabefrist um einen Monat, verlangt jedoch eine Vorauszahlung.
Strafen und Säumniszuschläge: Wer die Fristen verpasst, riskiert saftige Säumniszuschläge und ggf. eine Strafe. Pro Monat Verspätung erhebt das Finanzamt 1 % der festgesetzten Umsatzsteuerschuld als Verspätungszuschlag. Bei häufigen Versäumnissen drohen zusätzliche Prüfungen und Zwangsmaßnahmen.
Ein automatisiertes System wie Norman kann hier entscheidende Vorteile bieten. Durch die automatisierte Sammlung und Berechnung aller Belege und Geschäftsausgaben hilft Norman Dir, pünktlich und korrekt die Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Die Software erinnert Dich an Fristen und ermöglicht es, die Anmeldung direkt ans Finanzamt zu übermitteln. So bleiben keine Deadlines unbemerkt, und Du minimierst das Risiko von Verspätungszuschlägen – für eine stressfreie und zuverlässige Abwicklung Deiner Umsatzsteuern!
Geschäftsausgaben, Werbungskosten und Betriebskosten – So senkst Du Deine Steuerlast
Durch Geschäftsausgaben, Werbungskosten und Betriebskosten kannst Du Deine Steuerlast weiter senken. Doch was genau kann geltend gemacht werden?
Geschäftsausgaben – Was zählt dazu?
Geschäftsausgaben umfassen alle Kosten, die in direktem Zusammenhang mit Deiner beruflichen Tätigkeit stehen. Dazu gehören:
Büromaterialien: Papier, Druckerpatronen, Notizbücher, Stifte und andere Verbrauchsmaterialien.
Technische Geräte: Laptop, Drucker, Scanner, Handy und technische Accessoires.
Software und Tools: Programme wie Buchhaltungssoftware, Grafikdesign-Tools oder spezifische Software für Deine Arbeit.
Internet- und Telefonkosten: Für beruflich genutzte Anschlüsse, aufgeteilt nach beruflichem Anteil.
Reisekosten: Zugtickets, Flüge, Übernachtungen und Verpflegung für berufliche Reisen.
Fahrzeugkosten: Tankkosten, Kfz-Versicherung, Reparaturen und Leasingkosten bei beruflicher Nutzung.
Werbungskosten – Was kann abgesetzt werden?
Werbungskosten sind Ausgaben zur Ausübung oder Weiterentwicklung der beruflichen Tätigkeit, besonders für Freiberufler relevant:
Fortbildungen und Seminare: Fachkurse, Workshops, Webinare.
Fachliteratur: Beruflich relevante Bücher und Zeitschriften.
Arbeitszimmer (Homeoffice): Miete und Nebenkosten für beruflich genutzte Räume.
Berufliche Kleidung und Arbeitsmaterialien: Bei spezieller Berufskleidung wie Schutzkleidung.
Selbstvermarktungskosten: Kosten für professionelle Profile, Bewerbungsmappen oder Foto-Shootings.
Betriebskosten – Was fällt hierunter?
Betriebskosten sind alle laufenden Kosten für den Betrieb Deines Unternehmens, wie:
Miete für Büroräume: Externe Büros oder Co-Working-Spaces.
Nebenkosten und Energiekosten: Für Strom, Wasser und Heizung.
Versicherungen: Berufshaftpflichtversicherung oder spezielle Branchenversicherungen.
Marketing- und Werbekosten: Anzeigen, Social-Media-Kampagnen, Visitenkarten oder eine Website.
Rechts- und Beratungskosten: Steuerberater, Rechtsanwälte oder Unternehmensberater.
Buchhaltungs- und Verwaltungskosten: Externer Buchhalter oder Buchhaltungssoftware.
Fahrzeugkosten für betriebliche Fahrten: Kfz-Steuer, Versicherung, Wartung und Treibstoff.
Achtung: Die Kleinunternehmerregelung
Falls Dein Jahresumsatz unter 22.000 € (Stand 2023) liegt, kannst Du als Kleinunternehmer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. In diesem Fall bist Du von der Umsatzsteuerpflicht befreit und musst weder Umsatzsteuer auf Deinen Rechnungen ausweisen noch eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Die Kleinunternehmerregelung kann vor allem für Neugründer und Selbstständige mit geringeren Einnahmen attraktiv sein, da sie den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Allerdings entfällt auch der Vorsteuerabzug.
Wie werden diese Ausgaben geltend gemacht?
Für alle diese Ausgaben gilt: Belege sammeln! Behalte jede Quittung und Rechnung, die Deine geschäftlichen Ausgaben belegt, und dokumentiere die Nutzung. Mit Norman kannst Du Deine Belege direkt digital erfassen, automatisch kategorisieren und bei der Umsatzsteuervoranmeldung anrechnen lassen. So geht keine Ausgabe verloren, und Du sparst effektiv Steuern.
Tipp: Achte darauf, dass Du immer zwischen privaten und beruflichen Ausgaben trennst. Für viele Kostenpunkte – etwa Telefon- oder Internetkosten – lässt sich der berufliche Anteil anteilig absetzen.
Norman hilft Dir dabei, die Anteile automatisch zu berechnen und sorgt dafür, dass Deine Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldung stressfrei und korrekt bleiben.
Fazit: Effizient und stressfrei mit der Umsatzsteuer umgehen
Die richtige Handhabung von Umsatzsteuer und Vorsteuer kann Dir als Selbstständiger erhebliche finanzielle Vorteile bringen und Deine Steuerlast senken. Mit Norman hast Du ein Tool an Deiner Seite, das Dir die gesamte Buchhaltung abnimmt: Belege sammeln, Steuern berechnen und Umsatzsteuervoranmeldung versenden – alles automatisch! So hast Du mehr Zeit, Dich auf Dein Business zu konzentrieren.
Bereit, Zeit und Nerven zu sparen? Starte jetzt mit Norman und lass uns Deine Steuerverwaltung übernehmen!