Надсилання рахунків до KSeF: статуси, UPO і QR-код
Які рахунки Norman надсилає до KSeF, що означають статуси, де завантажити UPO і коли клієнт отримує e-mail з рахунком.
Оновлено
Якщо компанія має NIP і токен KSeF (національна система електронних рахунків), Norman надсилає рахунок (faktura) до KSeF одразу після виставлення, у вигляді документа FA(3). Нічого натискати не потрібно. Як виставити рахунок, описано в статті Виставлення рахунків у Norman.
Які рахунки потрапляють до KSeF
- Виставлені рахунки (не чернетки) з датою починаючи з дня, коли KSeF став обов'язковим для вашої компанії: з 1 квітня 2026 р., а для найбільших компаній з 1 лютого 2026 р.
- Коригувальні рахунки та анулювання рахунку, прийнятого KSeF, у вигляді FA(3) KOR. Див. Коригувальні рахунки в KSeF.
Не потрапляють: рахунки-проформи, документи WZ (видаткова накладна) і рахунки з датою до початку обов'язкового KSeF. Рахунки на передоплату (faktury zaliczkowe) Norman до KSeF не надсилає: виставляйте їх в Aplikacja Podatnika KSeF (застосунок платника податку).
Статуси
Статус видно у списку рахунків і на сторінці рахунку.
| Статус | Значення |
|---|---|
| Надсилання | Norman саме надсилає рахунок. |
| Надіслано | Рахунок уже в KSeF і обробляється. Зазвичай це триває кілька хвилин. |
| Прийнято | KSeF присвоїв номер. Номер KSeF видно на сторінці рахунку. |
| Помилка | Norman або KSeF відхилив рахунок. Причину вказано в підказці біля статусу. |
| Поза KSeF | Рахунок позначено у звіті JPK як виставлений поза KSeF. |
Рахунок у KSeF (статуси Надсилання, Надіслано, Прийнято) не можна редагувати чи видалити. Зміни вносять коригувальним рахунком.
Якщо рахунок має статус «Помилка»
- Наведіть курсор на статус і прочитайте причину.
- Виправте дані рахунку.
- Натисніть значок Повторити надсилання до KSeF.
Найпоширеніші причини на боці Norman:
- продаж, звільнений від ПДВ, без правової підстави: заповніть Правова підстава звільнення від ПДВ (art. 113 ust. 1 або 9 чи пункт art. 43 ust. 1 закону про ПДВ (ustawa o VAT));
- постачання товарів компанії з ЄС за ставкою 0% без номера VAT UE покупця;
- ставка 0% для споживача з ЄС: нарахуйте польський ПДВ;
- рахунок в іноземній валюті, для якої NBP ще не опублікував курс: Norman надішле його повторно сам.
Якщо в причині сказано, що KSeF попросив Norman зачекати, не натискайте повторне надсилання. Norman надішле рахунок сам.
UPO і файл XML
Коли KSeF приймає рахунок, Norman зберігає його UPO (офіційне підтвердження отримання, Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Завантажити його можна через Завантажити UPO в меню рахунку та на сторінці рахунку. Там само можна завантажити XML-файл рахунку з KSeF.
QR-код і e-mail клієнтові
Після того як KSeF прийме рахунок, Norman заново формує PDF рахунку: з номером KSeF і QR-кодом для перевірки (KOD I). Попередній перегляд рахунку в браузері QR-коду не показує, він є лише в PDF.
Якщо ви надсилаєте рахунок електронною поштою, лист чекає, доки KSeF прийме рахунок. В історії листів ви побачите Очікує на KSeF. Клієнт отримує рахунок із номером KSeF і QR-кодом у PDF. Якщо KSeF відхилить рахунок або не прийме його протягом двох днів, лист не буде надіслано, а ви отримаєте сповіщення. У такому разі виправте рахунок і надішліть лист ще раз.
Рахунки, імпортовані з KSeF
- Вихідні рахунки, виставлені в Aplikacja Podatnika KSeF, потрапляють до Norman як виставлені. Рахунок із тим самим номером, що й рахунок у Norman, пов'язується з ним.
- Вхідні рахунки потрапляють до документів із номером KSeF і контрагентом, розпізнаним за NIP.
Чого Norman поки не вміє
- Не підтримує офлайн-режим KSeF і код KOD II.
- Не надсилає рахунки на передоплату.
- У мобільному застосунку можна побачити статус, повторити надсилання й завантажити UPO, але імпорту з KSeF, списку ненадісланих рахунків і правової підстави звільнення там немає.