Операції та книга доходів і витрат (KPiR)

Для JDG (індивідуального підприємця, аналог ФОП) Norman веде книгу доходів і витрат (KPiR) за вашими операціями, а на ryczałt (паушальному податку) облік виручки (ewidencja przychodów). З дати, зазначеної на сторінці KPiR, авансові платежі з PIT і внесок на медичне страхування розраховуються лише з книги: там ви побачите повідомлення «З … Norman веде цю книгу за вашими операціями».

Операції

У польській компанії Norman називає транзакції операціями в усьому застосунку. Операція це будь-яке надходження чи витрата: з банку, з виписки CSV, додані вручну або створені з неоплаченого документа.

У таблиці Операції є колонка Оплата: Банк, Картка, Готівка, PayPal або Не оплачено. Поки операцію не завершено, її можна змінити просто в таблиці, а в картці операції в полі Спосіб оплати. На широкому екрані видно також колонку Потік: Витрата, Дохід або Повернення.

До книги потрапляють лише завершені операції (Завершено). Операція, яка ще очікує в банку або не завершена, до KPiR не потрапляє.

Основа запису це документ

KPiR враховує документ, а не платіж:

• Кожен документ це один запис у KPiR із датою документа (витрата: дата виставлення, art. 22 ust. 6b закону про PIT), у колонці, яка відповідає категорії операції.
• Сума запису береться із завершеної операції: нетто і ПДВ, який ви не відраховуєте. Компанія, звільнена від ПДВ, враховує суму брутто.
• Документ, оплачений кількома частинами, пов'язується з кожним платежем. Перший платіж враховує всю суму документа, наступні лише закривають його. У записі видно Оплачено, Оплачено частково або Не оплачено. Платежі, більші за суму документа понад ніж на 1%, Norman позначає для перевірки.
• Чек без NIP вашої компанії або понад 450 zł враховується у витратах за сумою брутто, бо ПДВ із нього не відраховується (art. 86 ust. 2 pkt 1 і art. 106e ust. 5 pkt 3 закону про ПДВ). Так KPiR і JPK_V7 збігаються.
• Документ, із яким не пов'язано жодної завершеної операції, не оплачений і до книги не потрапляє.

Записи, які ви додали вручну, підтверджені рахунки та виправлення залишаються без змін. Операція, яку вони вже охоплюють, вдруге не враховується.

Рахунок, який ще не оплачено

Щоб урахувати витрату до оплати, відкрийте документ і натисніть Створити операцію (не оплачена). Norman урахує документ на його дату. Виберіть категорію і завершіть операцію.

Коли платіж надійде, Norman сам об'єднає його з цією операцією, якщо підходить рівно один платіж (сума, валюта і номер документа, рахунок або постачальник). Інакше в операції буде показано запропонований платіж і кнопку Об'єднати.

Операції без документа

Операція без документа не потрапляє до KPiR і має статус Потрібен документ. Такі операції можна знайти фільтром Потрібен документ у списку Операції. Додайте документ або, якщо його немає, натисніть в операції Документ не потрібен:

• витрата потрапляє до KPiR окремим записом із позначкою «Без документа (за вашою вказівкою)»; можна додати нотатку внутрішнього документа,
• виручка потрапляє до щомісячного запису «Виручка без документа» з датою останнього дня місяця; на ryczałt окремо для кожної ставки.

Для банківських комісій, відсотків за бізнес-рахунком і внесків ZUS Norman позначає Документ не потрібен сам: підтвердженням є банківська виписка. Чи допустима відсутність документа у вашому випадку, визначає постанова про KPiR (Dz.U. 2025 poz. 1299): якщо сумніваєтеся, запитайте бухгалтера.

Операції поза KPiR

Деякі операції до книги не потрапляють. Norman зазначає причину, наприклад:

• Особиста або Не стосується бізнесу,
• Сплата податку і Сплата VAT,
• Переказ між власними рахунками,
• Не зменшує податок, наприклад представницькі витрати,
• Основний засіб: через амортизацію,
• Внески власника: віднімаються від доходу: Norman ураховує сплачені внески під час розрахунку податку,
• Аванс за проформою: оплата за рахунком-проформою до поставки не є доходом (art. 14 ust. 3 pkt 1 закону про PIT).

Виставлені рахунки

Виставлений рахунок із датою поставки або надання послуги Norman ураховує сам, на цю дату. Якщо в рахунку її немає, ви підтверджуєте дату доходу кнопкою Підтвердити дату. Оплати клієнта лише закривають рахунок. Див. KPiR, облік виручки та курсові різниці.

Іноземні валюти

Документ в іноземній валюті Norman перераховує за середнім курсом NBP останнього робочого дня перед датою документа (art. 11a закону про PIT). Якщо ви оплатили його з рахунку в злотих, Norman оцінює оплату за курсом, який фактично застосував банк (art. 24c ust. 4 закону про PIT). Середній курс NBP останнього робочого дня перед днем оплати він застосовує, лише якщо фактичний курс неможливо встановити, наприклад під час оплати готівкою у валюті або з валютного рахунку. Різницю Norman ураховує як реалізовану курсову різницю (art. 24c закону про PIT): позитивну як дохід, негативну як витрату. У закритому місяці зміна курсової різниці чекає на ваше підтвердження як виправлення в початковому місяці. Див. KPiR, облік виручки та курсові різниці.

Основні засоби

Купівля основного засобу не є витратою в день купівлі. Пов'яжіть операцію, якою ви його оплатили, з основним засобом у реєстрі. Амортизація потрапляє до KPiR одним записом на місяць із позначкою «Реєстр основних засобів». Одноразове списання Norman ураховує в місяці, у якому ви його застосовуєте, а під час продажу або ліквідації основного засобу його незамортизовану вартість. Див. Основні засоби та амортизація.

Закриті місяці

Місяць, за який авансовий платіж із PIT подано або сплачено, вважається закритим. Norman не змінює його непомітно:

• новий запис за такий місяць чекає на вас як пропозиція,
• якщо документ чи операція цього місяця зміниться або зникне, Norman запропонує виправлення запису в початковому місяці.

Пропозиція враховується лише після натискання Підтвердити. На сторінці KPiR видно, скільки записів за закриті місяці чекають на вас. Номери записів (Lp.) можуть змінюватися, поки місяць відкритий, а після закриття залишаються сталими.

Де це перевірити

• На сторінці KPiR у кожного запису видно, звідки він: документ, Виставлений рахунок, Операція, «Виручка без документа», Реєстр основних засобів або Виправлення запису, а також позначки, наприклад «Чек без вашого NIP: брутто».
• У картці операції, у розділі Податкова книга, видно «У KPiR як запис …» із номером, колонкою й сумою або «Не в KPiR» із причиною.
• Там само Norman показує один рядок про ПДВ: чому його не відраховано і що зробити. Див. ПДВ у Norman крок за кроком.

KPiR не змінює ПДВ: JPK_V7 Norman і далі готує з документів. Див. ПДВ у Norman крок за кроком.

Norman це програма. Якщо ви не впевнені, чи зменшує витрата податок, запитайте бухгалтера.