Электронные счета для Kleinunternehmer 2026: правила и исключения

С 1 января 2025 года в Германии действует обязанность по электронным счетам (E-Rechnung) в сфере B2B. Многие малые предприниматели (Kleinunternehmer) с тех пор задаются вопросом: касается ли это меня вообще, и нужно ли теперь покупать дорогую программу, чтобы отправлять счета в структурированном формате?

Сначала хорошая новость: малые предприниматели по § 19 UStG освобождены от обязанности выставлять э-счета. Вы можете и дальше выписывать счета на бумаге или в PDF. Менее известная новость: получать э-счета вы всё равно обязаны, причём уже сейчас.

В этой статье вы узнаете, какие правила действительно действуют для малых предпринимателей, что именно означает освобождение по § 34a UStDV, какие сроки важны и как настроить всё правильно с минимальными усилиями.

Самое главное вкратце

• Выставление: Kleinunternehmer постоянно освобождены от обязанности по э-счетам согласно § 34a UStDV. Вы можете и дальше выписывать счета на бумаге или в PDF.
• Получение: с 1 января 2025 года каждое предприятие (в том числе Kleinunternehmer) должно уметь получать э-счета и хранить их по правилам GoBD.
• Техника: для получения достаточно почтового ящика. Для чтения и защищённого от изменений архивирования нужна подходящая программа.
• Хранение: с 2025 года э-счета хранятся неизменными 8 лет (раньше 10 лет).
• Лимиты: освобождение действует, только пока вы остаётесь ниже 25 000 € (прошлый год) и 100 000 € (текущий год).

Что вообще такое э-счёт?

Э-счёт — это не просто PDF-файл, отправленный по электронной почте. Это счёт в структурированном электронном формате, который может считываться машиной и соответствует нормам ЕС EN 16931. В Германии это прежде всего два формата:

• XRechnung: чистый формат XML, распространён прежде всего в госсекторе (B2G)
• ZUGFeRD: гибридный формат из PDF со встроенным XML, читаемый и человеком, и машиной

Классический PDF-счёт с 2025 года считается лишь «прочим счётом» (sonstige Rechnung). Он по-прежнему допустим, но не отвечает техническим требованиям к э-счёту. Какой формат когда уместен — в сравнении XRechnung и ZUGFeRD.

Обязаны ли Kleinunternehmer выставлять э-счета?

Нет. Законом о налогах 2024 года (Jahressteuergesetz 2024) законодатель прямо освободил малых предпринимателей от обязанности их выставлять. Это закреплено в § 34a UStDV: Kleinunternehmer могут и дальше выставлять свои счета как «прочие счета», то есть на бумаге или в PDF. В отличие от общих переходных сроков, это освобождение не ограничено по времени: оно действует, пока вы остаётесь малым предпринимателем.

Важно: это действует только пока вы действительно используете режим малого предпринимателя. С 2025 года лимиты составляют 25 000 € оборота за прошлый год и 100 000 € за текущий год. Если вы их превысите и перейдёте на обычное налогообложение, начнёт действовать обычная обязанность по э-счетам. Тогда вы должны выставлять э-счета, как любое другое предприятие.

Но: получать э-счета вы обязаны, уже сейчас

Здесь кроется самое частое заблуждение. Освобождение касается только выставления, а не получения. С 1 января 2025 года каждое предприятие внутри страны (включая каждого Kleinunternehmer) должно быть способно получать э-счета и архивировать их в соответствии с правилами GoBD.

Хорошая новость: технически достаточно почтового ящика. Деловые партнёры могут просто прислать вам файл XRechnung или ZUGFeRD по почте. Но вам нужен способ сделать структурированные данные читаемыми и хранить их в защищённом от изменений виде. Как это работает шаг за шагом, показывает подробный гид как принимать электронные счета. Бухгалтерия с ИИ считывает э-счета автоматически и правильно их сохраняет.

Выставлять или получать? Ваши обязанности кратко

Эти два направления часто путают. Таблица разделяет их чётко:

Таким образом, для вас как Kleinunternehmer остаётся лишь одна реальная обязанность — получать. Всё остальное добровольно.

Сроки кратко

Для выставления действуют поэтапные переходные периоды, но для вас как малого предпринимателя они вторичны, так как вы и так освобождены:

Запомните: ни один из этих сроков выставления не обязывает вас как Kleinunternehmer к чему-либо. Единственный срок, который вас касается, уже прошёл: обязанность получения с начала 2025 года.

Когда добровольный э-счёт имеет смысл

Как малый предприниматель вы можете выставлять э-счета добровольно, и иногда это разумный шаг:

• Крупные корпоративные клиенты всё чаще требуют э-счета и неохотно обрабатывают PDF.
• Государственные заказчики в сфере B2G часто принимают только XRechnung.
• Вы избегаете разрыва форматов, если ваша бухгалтерия и так цифровая.
• Если вы в перспективе перерастёте лимит Kleinunternehmer, вы избавите себя от перехода позже.

Если вы уже работаете в цифровом виде, вы можете создавать счета бесплатно сразу как э-счета, без лишних усилий. Norman поддерживает и XRechnung, и ZUGFeRD. Подробнее — на нашей странице э-счетов.

Как правильно хранить э-счета

Даже если вы сами не выставляете э-счета: те э-счета, которые вы получаете, подпадают под обязанность хранения. И здесь в 2025 году кое-что изменилось.

Четвёртым законом о снижении бюрократии (BEG IV) срок хранения счетов и бухгалтерских документов был сокращён с 10 до 8 лет (§ 147 абз. 3 AO, § 257 абз. 4 HGB). Новый срок действует для всех документов, чей прежний 10-летний срок к концу 2024 года ещё не истёк, на практике с 2025 года.

Два момента решающие:

• Значение имеет оригинал. У счёта ZUGFeRD налогово значимым оригиналом является встроенный XML-набор данных, а не распечатка. Он должен храниться неизменным.
• Почтового ящика недостаточно. Оставить э-счёт только в почтовом ящике или на жёстком диске — не соответствует GoBD. Нужно защищённое от изменений хранение, где документы нельзя изменить задним числом.

Именно это берёт на себя бухгалтерская программа: она хранит оригинальный файл, протоколирует каждое изменение и держит всё готовым к проверке налоговой.

Особый случай: счёт до 250 евро

Счета до 250 € брутто (Kleinbetragsrechnung) в целом освобождены от обязанности по э-счетам. Это касается всех предприятий, не только малых. Проездные билеты и некоторые освобождённые от НДС операции тоже не подпадают. Подробности — в статье о счёте до 250 евро.

Частые ошибки малых предпринимателей

• Игнорировать получение: «Я не выставляю э-счета, значит меня это не касается» — неверно. Обязанность получения действует всё равно.
• Считать PDF за э-счёт: обычный PDF не обеспечивает автоматически защищённое от изменений хранение.
• Только распечатать и подшить: распечатка э-счёта не заменяет цифровой оригинал.
• Забыть про согласие: кто и дальше отправляет PDF/бумагу, нуждается в согласии получателя.
• Не следить за лимитами: кто превышает лимиты Kleinunternehmer, теряет освобождение, см. обязанность по э-счетам 2026.

Частые вопросы об э-счетах для Kleinunternehmer

Обязан ли я как Kleinunternehmer выставлять э-счёт?

Нет. Согласно § 34a UStDV вы постоянно освобождены от обязанности выставлять э-счета. Вы можете и дальше выписывать счета на бумаге или в PDF, пока используете режим малого предпринимателя.

Обязан ли я уметь получать э-счета?

Да. С 1 января 2025 года каждое предприятие внутри страны должно уметь получать и хранить э-счета, включая Kleinunternehmer. Технически для этого достаточно почтового ящика.

Достаточно ли обычного почтового ящика для получения?

Для самого получения — да. Но чтобы читать структурированные данные и хранить их защищённо и по правилам GoBD, вам дополнительно нужна подходящая программа: одного ящика для обязанности хранения недостаточно.

Как долго нужно хранить э-счета?

С 2025 года срок составляет 8 лет (раньше 10 лет), считая от конца года, в котором счёт был выставлен. Оригинальный файл должен оставаться неизменным.

Могу ли я как Kleinunternehmer выставлять э-счета добровольно?

Да. Это может быть разумно, если корпоративные клиенты этого требуют, если вы поставляете госзаказчикам или в перспективе перерастёте лимит Kleinunternehmer.

Что произойдёт, если я превышу лимит Kleinunternehmer?

Тогда вы перейдёте на обычное налогообложение и потеряете освобождение по § 34a UStDV. С момента перехода начнёт действовать обычная обязанность по э-счетам, и вы должны будете их выставлять.

Вывод: мало обязанностей, немного подготовки

Как малому предпринимателю вам сравнительно легко: вы не обязаны выставлять э-счета, можете и дальше использовать PDF или бумагу. Обязательно лишь одно — уметь получать и правильно хранить э-счета, и это действует с начала 2025 года.

Norman берёт именно эту часть на себя: э-счета считываются автоматически, архивируются по правилам GoBD и (при желании) создаются в нужном формате. Так вы будете готовы, ни разу не столкнувшись с XML-стандартами.