Обязанности по бухгалтерии GmbH и UG 2026: двойная запись простым языком
Каждая GmbH и UG в Германии обязана вести двойную бухгалтерию с первого дня, никаких исключений. Разбираем, что это значит на практике, какие сроки действуют в 2026 году и как автоматизировать учёт.
- Категория
- Бухгалтерия
- Обновлено
- Автор
- Diana
Каждая GmbH и UG (haftungsbeschränkt) в Германии обязана вести двойную бухгалтерию с первого дня деятельности. Никаких исключений, никакого выбора, даже при небольших оборотах. В отличие от фрилансеров, которые могут использовать упрощённый метод EÜR, капитальные компании подпадают под действие Торгового кодекса (HGB), обязывающего вести полноценный бухгалтерский учёт.
Главное коротко
- Обязанность с первого дня: GmbH и UG всегда ведут двойную бухгалтерию (§238 HGB) независимо от оборота. Метод EÜR не разрешён никогда.
- Двойная запись означает, что каждая операция проводится по двум счетам (дебет и кредит). Из них формируются баланс и отчёт GuV.
- Пороги действуют только для ИП: лишь при обороте свыше 800 000 € или прибыли свыше 80 000 € в год (§241a HGB, на 2026 год) индивидуальный предприниматель обязан вести полный учёт.
- Хранение по GoBD: учётные документы 8 лет, годовые отчёты и книги 10 лет, в цифровом и неизменяемом виде.
- Вести учёт самому разрешено: с современным ПО вы ведёте текущую бухгалтерию сами и снижаете расходы на консультанта.
Что такое двойная бухгалтерия?
Двойная бухгалтерия (Doppik) фиксирует каждую операцию на двух счетах одновременно: дебет и кредит. Само слово «двойная» описывает именно это: один счёт-фактура всегда затрагивает как минимум два счёта, а сумма по дебету должна равняться сумме по кредиту. Благодаря этому учёт становится самопроверяющимся: если баланс не сходится, где-то есть ошибка.
Пример: вы выставляете исходящий счёт на 1 190 € брутто (1 000 € нетто плюс 190 € НДС). Как только клиент платит, остаток на банковском счёте растёт на 1 190 € (дебет), а 1 000 € проводятся как выручка и 190 € как НДС (кредит). По итогам года эти проводки автоматически попадают в два отчёта: баланс (активы, обязательства, капитал) и отчёт о прибылях и убытках (GuV).
Какие именно счета задействованы, определяет план счетов. Большинство немецких GmbH работают с SKR03 или SKR04. Подробнее в статье SKR03 и SKR04: какой план счетов выбрать для GmbH.
Кто обязан вести бухгалтерию?
По §238 HGB обязанность вести бухгалтерию распространяется на всех купцов (Kaufleute), а каждая GmbH и UG по своей правовой форме автоматически является купцом (Formkaufmann) независимо от оборота. Для капитальных компаний нет порога оборота или прибыли, с которого обязанность «включается»: она действует с первого евро.
Индивидуальные предприниматели и товарищества GbR могут применять метод EÜR, пока не превышают пороги §241a HGB, которые Закон о возможностях роста существенно повысил для отчётных лет начиная с 2024.
| Правовая форма | Обязанность вести учёт | Допустимый метод |
|---|---|---|
| GmbH / UG (haftungsbeschränkt) | Всегда (купец по форме, §238 HGB) | Только двойная запись + баланс |
| AG | Всегда | Только двойная запись + баланс |
| ИП / коммерсант | Только свыше 800 000 € оборота или 80 000 € прибыли (§241a HGB) | Ниже порога разрешён EÜR |
| Фрилансер | Никогда (независимо от оборота, §4 п. 3 EStG) | EÜR всегда возможен |
| GbR / OHG (коммерческие) | С тех же порогов, что и ИП | Ниже порога разрешён EÜR |
Двойная запись против упрощённого EÜR
Разница между методами не только формальная: она определяет объём работы и то, какие отчёты вы получаете.
| Признак | Двойная запись (GmbH/UG) | EÜR (фрилансеры, малый бизнес) |
|---|---|---|
| Учёт | Дебет и кредит по счетам | Доходы минус расходы |
| Определение прибыли | Баланс + GuV | Простое сопоставление |
| Момент признания | При выставлении счёта (начисление) | При оплате (кассовый метод) |
| Балансовые счета | Да (дебиторка, кредиторка, активы) | Нет |
| Трудоёмкость | Выше, но полная картина | Низкая |
| Публикация отчётности | Обязательна в реестре компаний | Не требуется |
Тем, кто вынужден перейти с EÜR на балансовый учёт (например, после превышения порогов или при создании GmbH), детали в статье Переход с EÜR на балансовый учёт.
Что входит в текущий бухгалтерский учёт?
Текущий учёт GmbH — это больше, чем сортировка документов. В ежемесячный минимум входят:
- Разнесение всех операций по счетам согласно плану счетов (SKR03/SKR04).
- Обработка документов: каждой проводке нужен оригинальный документ: нет проводки без документа.
- Декларация по НДС (UStVA) ежемесячно или ежеквартально в налоговую.
- Расчёт зарплат, как только есть сотрудники или директор в штате.
- Учёт открытых позиций: контроль оплаченной и неоплаченной дебиторки и кредиторки.
Из этих данных в любой момент можно сформировать управленческий отчёт BWA — ключевую сводку показателей для директора и банка.
Стартовая книга для твоего бизнеса в Германии
Бесплатная книга: регистрация, бухгалтерия, первый счёт и налоги, плюс налоговый календарь, чек-лист вычетов и шаблон счёта.
Годовой отчёт и классы по размеру
Каждый финансовый год завершается годовым отчётом из баланса и GuV (§264 HGB). Насколько он объёмный и нужно ли приложение, зависит от класса по размеру. Пороги были повышены примерно на 25 % в апреле 2024 года и применяются уже к отчётным годам с 2023.
| Класс по размеру | Валюта баланса | Оборот | Сотрудники | Особенность |
|---|---|---|---|---|
| Микрокомпания (§267a HGB) | ≤ 450 000 € | ≤ 900 000 € | ≤ 10 | Депонирование вместо публикации, приложение не нужно |
| Малая компания (§267 HGB) | ≤ 7,5 млн € | ≤ 15 млн € | ≤ 50 | Сокращённый баланс, без обязательного аудита |
| Средняя / крупная | выше | выше | выше | Полный отчёт, возможен обязательный аудит |
На практике почти все UG и многие молодые GmbH относятся к микрокомпаниям: они лишь депонируют баланс в реестре компаний (не публикуют его полностью) и не готовят приложение. Класс применяется, когда два из трёх признаков соблюдены на две отчётные даты подряд.
GoBD: правильное хранение документов
Немецкие правила GoBD устанавливают строгие требования к архивированию: неизменяемое хранение цифровых документов, постоянная читаемость и прослеживаемый доступ к данным для налоговой проверки. Папки со сканами на рабочем столе требованиям не соответствуют: GoBD-совместимое ПО обязательно.
Важно в 2026 году: Четвёртый закон о снижении бюрократии сократил срок хранения учётных документов с 10 до 8 лет (§257 HGB, §147 AO); это касается документов, срок хранения которых на 1 января 2025 года ещё не истёк. Для прочих документов сохраняется срок 10 лет.
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Учётные документы (входящие и исходящие счета, выписки) | 8 лет |
| Торговые книги, инвентари, балансы, годовые отчёты | 10 лет |
| Полученная деловая переписка | 6 лет |
Как проходит налоговая проверка и на что смотрит налоговая у GmbH, читайте в статье Налоговая проверка GmbH: ход и подготовка.
Ключевые сроки для GmbH и UG в 2026 году
Сроки, которые нужно держать в поле зрения:
| Обязанность | Срок |
|---|---|
| Декларация по НДС (UStVA) | Ежемесячно до 10-го числа следующего месяца (+1 месяц с постоянным продлением) |
| Составление годового отчёта | Малые компании — в течение 6 месяцев после конца года (§264 HGB) |
| Декларации по налогу на прибыль и промысловому налогу | До 31 июля следующего года (без консультанта) |
| Публикация / депонирование | В течение 12 месяцев после конца финансового года (§325 HGB) |
С налоговым консультантом срок подачи деклараций существенно продлевается: за 2025 год до конца февраля 2027. Срок UStVA при этом не меняется.
Что грозит за нарушения?
Пренебрежение обязанностью по учёту грозит не только предупреждением. Если документы отсутствуют или учёт не надлежащий, налоговая вправе оценить прибыль расчётным путём, как правило, не в пользу компании. За несвоевременную публикацию годового отчёта Федеральное ведомство юстиции налагает штраф от 2 500 € (до 25 000 €), который повторяется при продолжении просрочки. Грубые нарушения могут повлечь и личную ответственность директора.
Вести учёт самостоятельно с современным ПО
Многие основатели GmbH спрашивают: можно ли вести бухгалтерию самостоятельно? Да, с правильными инструментами. Современные ИИ-системы автоматически распределяют операции по дебету и кредиту, формируют управленческие отчёты (BWA) и готовят декларации по НДС. Norman берёт на себя текущий учёт GmbH и UG включая GoBD-совместимое архивирование документов, сводя роль налогового консультанта к годовым декларациям и экономя в среднем четырёхзначную сумму в год. Подробнее об ИИ-бухгалтерии →
Частые вопросы
Обязана ли UG тоже вести двойную бухгалтерию?
Да. UG (haftungsbeschränkt) — это разновидность GmbH и, значит, купец по правовой форме. Она обязана вести двойную бухгалтерию и составлять годовой отчёт с первого дня; сниженное требование к уставному капиталу этого не отменяет.
С какого оборота возникает обязанность вести учёт?
Для GmbH и UG порога оборота нет: обязанность действует всегда. Только ИП и коммерческие GbR подпадают под балансовый учёт при обороте свыше 800 000 € или прибыли свыше 80 000 € в год (§241a HGB).
Сколько стоит вести бухгалтерию самому?
Вести текущий учёт самому стоит прежде всего времени: расходы на ПО невелики, а в Norman бухгалтерия и счета вообще бесплатны. Налоговый консультант тогда нужен только для годового отчёта и деклараций, что заметно снижает стоимость налогового консультанта для GmbH.
Сколько нужно хранить документы?
Учётные документы (счета и выписки) с 2025 года восемь лет; торговые книги, балансы и годовые отчёты по-прежнему десять лет. Хранение должно быть по GoBD, в цифровом и неизменяемом виде.
Вывод
Обязанность вести бухгалтерский учёт обязательна для каждой GmbH и UG в Германии. Двойная бухгалтерия, GoBD-совместимые документы и своевременная подача деклараций — минимальные требования. Те, кто ведёт текущий учёт с хорошим ПО, контролируют свои финансы и существенно снижают расходы на налогового консультанта.
Текущая бухгалтерия GmbH: автоматически и по GoBD
Norman распределяет каждую банковскую операцию по дебету и кредиту, архивирует документы по GoBD с неизменяемой отметкой времени и готовит декларацию по НДС и отчёт BWA. Текущий учёт GmbH или UG вы ведёте самостоятельно, а налоговый консультант нужен только для годового отчёта. Бухгалтерия и счета в Norman бесплатны.