Umsatzsteuervoranmeldung leicht gemacht für Freelancer in Deutschland - Guide 2025

Egal ob du schon mal eine Umsatzsteuervoranmeldung gemacht hast oder zum ersten Mal dabei bist – es ist immer stressig. "Hab ich die Reverse-Charge-Rechnung richtig erfasst?" "Wird das Finanzamt stutzig bei der hohen Vorsteuer diesen Monat?" – solche Sorgen kennen selbst erfahrene Selbst-Filer.

Wir haben Norman entwickelt, damit Steuererklärungen durch Einfachheit und Klarheit stressfrei werden. Dieser Guide zeigt dir, wie du in wenigen Minuten deine Umsatzsteuervoranmeldung abschickst, komplexe innergemeinschaftliche Geschäfte meldest und Korrekturen machst, falls du mal eine Rechnung vergessen hast. 

Anfänger-Level: So machst du deine erste Meldung

Bevor das Business richtig durchstartet, gibt's erstmal bescheidene Anfänge. Ein paar Ausgaben und der erste Kunde. Die kannst du easy ohne Automatisierung melden.

Schritt 0: Check, was dir das Finanzamt gesagt hat

Wenn du gerade deine Steuernummer bekommen hast und kein Kleinunternehmer bist, teilt dir das Finanzamt mit, für welche Zeiträume es Umsatzsteuervoranmeldungen von dir erwartet. Die Info steht im Brief. Je nach Startdatum deines Business (das du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angegeben hast) sind das meistens die letzten zwei Quartale.

Check auch deine Account-Einstellungen. Wenn du das Onboarding komplett durchgezogen hast, kannst du diesen Schritt skippen. Ansonsten geh zu Account -> Steuereinstellungen -> Umsatzsteuer-Typ und wähle "umsatzsteuerpflichtig", wenn du kein Kleinunternehmer bist und Umsatzsteuer melden musst.

Schritt 1: Füg deine Transaktionen hinzu

Freelancer und Kleingewerbe arbeiten nach dem Ist-Prinzip, und eine einfache Buchführung reicht völlig. Einfach gesagt: Du zahlst nur Steuern auf das Geld, das tatsächlich auf deinem Konto gelandet ist. Nicht auf die Arbeit, die du gemacht hast.

Deshalb sind Transaktionen das A und O deiner Buchhaltung und Steuererklärung. Fang damit an, ein paar Transaktionen manuell einzutragen – eine nach der anderen. Geh zu Buchhaltung -> Transaktion hinzufügen -> Manuell erstellen.

Gib den Namen ein und Norman schlägt dir automatisch eine passende Steuerkategorie vor.

Schritt 2: Reich die Steuererklärung ein

Wenn du alle Transaktionen für den ersten Zeitraum eingetragen hast, geh zum Tab "Steuern" und schau dir die generierten Reports an. Die sind schon vorausgefüllt und durchgerechnet.

Klick auf den Report für die Details. Wenn du auf die einzelnen Zeilen klickst, siehst du, was das Finanzamt hier erwartet. Du kannst auch checken, welche Transaktionen in dieser Zeile verrechnet wurden.

Schritt 3: Trag deine Steuernummer und dein Finanzamt ein

Das Finanzamt erkennt deine Meldung an der Steuernummer, die du angibst. Kein Ausdrucken oder Elster-Zertifikate nötig. Klick auf "Details hinzufügen" oder das Ausrufezeichen und trag die Steuernummer deiner selbstständigen Tätigkeit ein.

Check nochmal das fertige Formular, bevor du es abschickst. Mit einem Klick auf "Absenden" geht's direkt ans Finanzamt.

Glückwunsch zu deiner ersten Umsatzsteuermeldung!

🚩 Wenn deine Vorsteuer höher war als die Umsatzsteuer von deinen Kunden, bekommst du eine Erstattung vom Finanzamt. Das ist okay, besonders bei den ersten Meldungen – du startest ja gerade erst durch und investierst ins Wachstum.

Fortgeschritten: International durchstarten mit Reverse Charge

Ordentliche Buchhaltung basiert auf den Belegen hinter den Transaktionen. Das Finanzamt verlangt, dass alle Unternehmer ihre Unterlagen mindestens 8 Jahre aufbewahren. Du musst diese Belege nicht mit der Steuererklärung einreichen. Du brauchst sie nur, falls das Finanzamt eine Prüfung macht oder Fragen zu deinen Meldungen hat. Norman hilft dir, alle Dokumente an einem Ort zu sammeln.

Schritt 1: Belege hochladen

Die Umsatzsteuer-Regeln hängen davon ab, was du verkaufst, welche Art von Kunde du hast und wo dein Kunde/Lieferant sitzt. Norman hilft dir, konforme Rechnungen für Reverse-Charge-Verkäufe zu erstellen und füllt automatisch die Transaktionsdetails aus, wenn du Lieferantenrechnungen hochlädst.

👀 Rate nicht bei der gezahlten Umsatzsteuer – die Belege sind deine Wahrheit. Schau nach, was wirklich draufsteht.

Du kannst Transaktionen durch Upload von Dokumenten erstellen oder erst Transaktionen anlegen und dann mit Dokumenten verknüpfen. Egal ob du auf der Startseite oder im Buchhaltungs-Tab bist – Norman zieht sich die Daten aus dem hochgeladenen Dokument.

Check, ob Norman alles richtig erfasst hat und bestätige den Upload. Norman aktualisiert die Steuererklärungen basierend auf den Details im Dokument.

Schritt 2: Reich die Steuererklärung ein

Internationaler Handel erweitert deine Umsatzsteuervoranmeldungen. Keine Sorge, das heißt nicht, dass du mehr Umsatzsteuer ans Finanzamt zahlst!

💶 Manche Transaktionen tauchen zweimal im selben Report auf, beeinflussen aber nicht die Höhe der geschuldeten Umsatzsteuer.

Auch hier kannst du wieder alle Transaktionen sehen, die zu einer bestimmten Zeile gehören, indem du draufklickst.

Schritt 3: Reich die Zusammenfassende Meldung ein

Wenn du Geschäftskunden in der EU hast, musst du auch ein Formular namens Zusammenfassende Meldung (ZM) einreichen.

💸 Die ZM kostet keine zusätzlichen Steuern oder Gebühren! Das ist nur ein Report für die EU, damit sie weiß, welche Unternehmen Reverse-Charge-Geschäfte hatten.

Wenn du mit Norman deine Rechnungen schreibst, sind alle Daten für die ZM schon da.

Ansonsten musst du deine Geschäftskunden hinzufügen. Die wichtigsten Felder sind Land und USt-IdNr.

Obwohl der Report für die EU ist und nicht nur für Deutschland, kannst du ihn trotzdem über Norman einreichen – ohne zusätzliche Registrierungen.

Profi-Level: Umsatzsteuervoranmeldung automatisieren

Die erste Umsatzsteuervoranmeldung ist noch aufregend. Bei der dritten nervt's nur noch. Norman wurde entwickelt, um deine Steuerpflichten zu automatisieren – damit du nicht mehr als ein paar Minuten für eine Meldung brauchst.

Schritt 1: Synchronisiere dein Bankkonto

Warum Transaktionen manuell eintragen, wenn sie automatisch in Norman landen und in Echtzeit aktualisiert werden können? Synchronisiere deine Bank über die Startseite oder den Buchhaltungs-Tab.

Norman synchronisiert sich mit über 1000 Banken in Deutschland. Wir arbeiten mit einem PSD2-lizenzierten Open-Banking-Anbieter, der EU-konform ist.

Norman bekommt keinen Zugriff auf:

1. Bank-Zugangsdaten. Norman sieht sie nicht, bekommt sie nicht und kann nicht auf dein Bankkonto zugreifen.

2. Geldbewegungen. Norman kann keine Überweisungen auslösen und sieht keine Kartendetails.

Was Norman bekommt:

1. Liste der Transaktionen der letzten 90 Tage. Ja, das ist unpraktisch, wenn du Transaktionen vom letzten Jahr hinzufügen willst, aber da sind uns regulatorisch die Hände gebunden.

2. Temporärer Zugriff auf Updates. Die Zustimmung, die du gibst, ist zeitlich begrenzt. Auch wieder für 90 Tage. Klar, es nervt, dass du einmal im Quartal die Verbindung erneuern musst, aber auch das schreiben die Vorschriften so vor. 

Um dein Bankkonto zu synchronisieren, folg einfach den Schritten unseres Partners.

Nach der erfolgreichen Synchronisierung gönn Norman AI ein paar Minuten, um alle Transaktionen zu kategorisieren.

Wie du mit privaten Transaktionen umgehst

Egal ob du ein privates oder geschäftliches Konto verbunden hast – manchmal rutschen private Transaktionen mit rein. Die müssen nicht in die Steuererklärungen. Um sie aus allen Steuerreports rauszuhalten, wähl einfach die Kategorie „Persönlich“.

Wie du mit internen Überweisungen umgehst

Geld zwischen deinen eigenen Konten hin- und herzuschieben hat keine steuerlichen Folgen. Eine einzelne Buchung, die Geld vom Hauptkonto abzieht und auf ein anderes packt, sollte nicht als Eigeneinnahme und Eigenausgabe verbucht werden. Wähl die Kategorie "Interne Überweisung" und diese Transaktionen werden ebenfalls aus allen Steuererklärungen rausgehalten.

Schritt 2: Dokumente in großen Mengen hochladen

Wenn du Belege außerhalb von Norman sammelst oder sie einmal im Monat zusammenträgst, kannst du alle auf einmal hochladen (na ja, bis zu 100 auf einmal). Geh zu Buchhaltung -> Transaktionen hinzufügen -> Bulk-Upload.

Norman braucht etwa eine Minute, um die hochgeladenen Dokumente zu verarbeiten und versucht sein Bestes, sie mit bestehenden Transaktionen zu matchen.

Schritt 3: Check, ob deine Steuer-Benachrichtigungen aktiviert sind

Du musst dir nicht den 10. des nächsten Monats rot im Kalender anstreichen, um an die Umsatzsteuervoranmeldung zu denken. Norman erinnert dich an die nächste Frist. Geh zu Account -> Steuereinstellungen und check, ob die Steuer-Benachrichtigungen an sind. Norman schickt dir kurz vor der Deadline eine E-Mail-Erinnerung.

Fazit

Mit verbundenem Bankkonto und von Norman geparsten Dokumenten dauert die Umsatzsteuervoranmeldung nur noch Minuten statt Stunden. Schreib uns gerne an blog@norman.finance, ob dir der Guide geholfen hat oder ob du noch Fragen hast (das Team liest jede Mail).