Faktura scamowa w KSeF: co zrobić i kiedy zgłosić nadużycie?

Nieznaną fakturę w KSeF najpierw porównaj z rzeczywistymi zakupami firmy. Jeżeli masz podstawy podejrzewać nadużycie i dokument spełnia kryteria SCAM, zgłoś go w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Zwykła pomyłka w danych lub spór ze sprzedawcą wymagają innej drogi wyjaśnienia. Samo pojawienie się faktury w systemie nie zastępuje sprawdzenia, co firma rzeczywiście zamówiła i otrzymała.

Ta instrukcja pomaga odbiorcy faktury w Polsce: właścicielowi JDG albo osobie obsługującej zakupy spółki. Opis procedury sprawdziliśmy 29 października 2026 r. w sierpniowych podręcznikach Ministerstwa Finansów. Celem jest uporządkowanie faktów przed decyzją o zgłoszeniu, zapłacie i ujęciu dokumentu w księgowości.

Od czego zacząć po znalezieniu nieznanej faktury?

Nie klikaj linku do zapłaty tylko dlatego, że wiadomość zawiera nazwę KSeF. Otwórz system lub swój program księgowy znaną Ci drogą i znajdź właściwy dokument. Sprawdź sprzedawcę, NIP nabywcy, datę, opis pozycji, kwotę oraz numer KSeF. Nie myl go z numerem nadanym przez sprzedawcę.

Następnie ustal, kto mógł zrobić zakup. W jednoosobowej działalności sprawdź również abonamenty i zamówienia z poprzednich miesięcy. W spółce zapytaj osobę odpowiedzialną za zakupy oraz zespół, którego dotyczy usługa. Nieznana Ci nazwa prawna sprzedawcy może należeć do rozpoznawalnej marki. Brak dokumentu w jednej skrzynce e-mail nie dowodzi jeszcze, że transakcji nie było.

Zapisz wynik sprawdzenia w krótkiej notatce: czego szukano, kto odpowiedział i jakie dokumenty potwierdzają odpowiedź. Jeśli termin płatności jest bliski, przekaż sprawę osobie zatwierdzającej przelewy. Nie pozwól, aby sama obecność faktury na liście zastąpiła tę decyzję.

Jak odróżnić SCAM od pomyłki lub sporu?

To najważniejszy etap. Podręcznik MF, część III, rozdział 7 rozróżnia nadużycie od błędu i konfliktu dotyczącego realnej transakcji. Nie każda faktura, z którą się nie zgadzasz, kwalifikuje się do zgłoszenia tym kanałem.

MF wyłącza również z tej kategorii transakcje zwrócone oraz realny, opłacony zakup innej osoby na dane przedsiębiorcy. Nie oznacza to, że każdy taki dokument jest prawidłowy. Oznacza, że kanał SCAM nie służy do rozwiązania wszystkich problemów z fakturami.

Nie zgłaszaj kontrahenta tylko po to, by przyspieszyć odpowiedź na reklamację. Najpierw nazwij konkretny problem. „Nie zamawialiśmy tej usługi i sprawdziliśmy to z osobą odpowiedzialną za zakupy” opisuje inne ustalenie niż „usługa została wykonana, ale uważamy cenę za zbyt wysoką”.

Jakie informacje przygotować przed zgłoszeniem?

Zbierz mały zestaw danych, który pozwoli wrócić do sprawy bez odtwarzania całej korespondencji:

1. Właściwy dokument: numer KSeF, numer sprzedawcy, datę i kwotę.
2. Związek z firmą: czego szukano w zamówieniach, umowach i dostawach.
3. Sprawdzenie wewnętrzne: kto potwierdził lub wykluczył zakup.
4. Kontakt ze sprzedawcą: datę, kanał i treść odpowiedzi, jeżeli kontakt miał miejsce.
5. Dalsze działania: kto sprawdzi płatność oraz zapis księgowy.

Kontakt do dostawcy sprawdź niezależnie, na przykład w dotychczasowej umowie. Nie opieraj całej weryfikacji na numerze telefonu podanym w podejrzanej wiadomości. W notatce oddziel potwierdzone informacje od przypuszczeń. Jeżeli czegoś jeszcze nie sprawdzono, zapisz to wprost zamiast dopisywać pewną odpowiedź.

Jak wygląda zgłoszenie w Aplikacji Podatnika KSeF?

Funkcja jest dostępna dla osoby mającej uprawnienie dostępu do faktur w odpowiednim kontekście, na przykład nabywcy albo jego upoważnionego pracownika. Sprzedawca nie używa jej do zgłoszenia własnej faktury. Przy obsłudze kilku firm upewnij się, że pracujesz w kontekście właściwego NIP.

Według podręcznika Aplikacji Podatnika, wersja 2.6, rozdział 5.3.3 procedura wygląda następująco:

1. Otwórz szczegóły otrzymanej faktury na liście faktur.
2. Wybierz Zgłoszenie nadużycia.
3. Przeczytaj wyświetloną definicję SCAM i potwierdź zapoznanie się z nią.
4. Wybierz powód zgłoszenia oraz odpowiedz zgodnie z ustaleniami na pytania wstępne.
5. Jeżeli aplikacja dopuści dalszy krok, uzupełnij Opis zgłoszenia, przeczytaj oświadczenie i zaznacz je, jeśli możesz je potwierdzić.
6. Sprawdź treść, wybierz Wyślij zgłoszenie i zachowaj potwierdzenie przekazania do KAS.

Jeśli odpowiedzi wskazują, że dokument nie spełnia definicji, aplikacja zakończy tę ścieżkę. Nie zmieniaj odpowiedzi tylko po to, aby przejść dalej. Zgłoszenie dotyczy jednej faktury; nie traktuj go jako zbiorczego zgłoszenia całej listy dokumentów.

MF poinformowało o udostępnieniu funkcji w aplikacji i wskazało, by nie przesyłać takich zgłoszeń dawnym formularzem kontaktowym. Korzystaj z aktualnej instrukcji, a nie z zapisanej wcześniej porady dotyczącej tego formularza.

Przykład: dwie podobne faktury, dwa różne działania

Przykład modelowy, nie historia klienta Normana. Przedsiębiorca otrzymuje fakturę za „obsługę wpisu firmy”. Nie rozpoznaje sprzedawcy. Sprawdza zamówienia, umowy i osoby mające prawo dokonywać zakupów. Nikt nie zamawiał ani nie otrzymał tej usługi, a dokument zawiera wezwanie do zapłaty. Te ustalenia są podstawą do sprawdzenia procedury SCAM i opisania podejrzenia konkretnymi faktami.

Inny przedsiębiorca widzi nieznaną fakturę za usługę internetową. Po sprawdzeniu umowy okazuje się, że to odnowienie istniejącego abonamentu. Kwestionuje cenę, ale usługa rzeczywiście jest świadczona. W tym przypadku wyjaśnia warunki umowy ze sprzedawcą. Samo niezadowolenie z odnowienia nie zmienia sprawy w zgłoszenie SCAM.

W obu przypadkach podobny był pierwszy sygnał: „nie kojarzę faktury”. Dopiero sprawdzenie transakcji pozwoliło wybrać dalsze działanie. Dlatego automatyczna etykieta „oszustwo” nadana po samej nazwie sprzedawcy byłaby zbyt daleko idącym wnioskiem.

Jak AI i Norman mogą pomóc w sprawdzeniu dokumentu?

AI może pomóc uporządkować informacje i przygotować listę braków. Przykładowe polecenie do pracy nad własną notatką brzmi: „Rozdziel potwierdzone fakty, niewyjaśnione kwestie i dokumenty do sprawdzenia. Nie dopisuj ustaleń, których nie podałem”. Wynik porównaj z dokumentami źródłowymi. To pomoc w przygotowaniu decyzji, nie automatyczne rozstrzygnięcie o oszustwie.

W Normanie zacznij od dokumentu i powiązanej operacji. Instrukcja wydatków i dokumentów opisuje, gdzie sprawdzić dane odczytane z faktury oraz dopasowanie płatności. Porównaj je z zamówieniem i rzeczywistą dostawą. Poprawne odczytanie kwoty lub znalezienie przelewu nie potwierdza samo w sobie zasadności zakupu.

Zwróć uwagę na faktyczny zapis księgowy: zgodnie z instrukcją Normana uzupełniona operacja trafia do KPiR i JPK_V7 od razu, a oznaczenie Zakończone potwierdza sprawdzenie. Operacja bez wymaganej kategorii albo daty czeka na uzupełnienie. Nie zakładaj więc, że brak tego oznaczenia zatrzymał księgowanie. Jeśli dokument budzi wątpliwości, sprawdź z osobą prowadzącą księgowość, czy i jak został ujęty. JDG i spółka z o.o. mają różne zasady ewidencji; nie przenoś sposobu księgowania między nimi.

Co zachować po wysłaniu zgłoszenia?

Połącz notatkę, dokument i potwierdzenie wysłania w jednej sprawie. Zapisz osobę odpowiedzialną za jej dalsze wyjaśnienie. Potwierdzenie przekazania do KAS jest dowodem wykonania tego kroku, a nie wynikiem oceny organu. Podręcznik MF wskazuje, że informacja o wynikach weryfikacji nie jest udostępniana zgłaszającemu ze względu na tajemnicę skarbową.

Osobno sprawdź płatność i ewidencję. Nie traktuj zgłoszenia jako polecenia anulowania przelewu lub korekty rozliczenia. Jeśli później znajdziesz dowód rzeczywistego zakupu, wróć do sprawy: aplikacja przewiduje wycofanie zgłoszenia z uzasadnieniem. Zachowaj także wyjaśnienie tej zmiany, aby osoba przejmująca obsługę dokumentów rozumiała, co ustalono.