Vom Kleinunternehmer zur Umsatzsteuerpflicht: ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Sie sind ein Kleinunternehmer, Ihr Geschäft wächst und Sie überschreiten die Umsatzgrenze von 22.000 €? Zunächst einmal herzlichen Glückwunsch! Aber was müssen Sie in diesem Fall tatsächlich tun? Hier erklären wir, wie der Wechsel vom Kleinunternehmer zur regulären Besteuerung funktioniert.

July 17, 2023

Sie können sich als Kleinunternehmer registrieren, wenn Sie im ersten Jahr der Selbstständigkeit nicht mehr als 22.000 € Umsatz machen und im folgenden Jahr 50.000 € nicht überschreiten. Kleinunternehmer in Deutschland zu sein, hat seine Vorteile – der Hauptvorteil besteht darin, dass Sie von der Erhebung der Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen befreit sind.

Es ist jedoch möglich, dass Sie beispielsweise mehr Aufträge erhalten als erwartet und diese Umsatzgrenze überschreiten. Was nun tun? Wenn dies im ersten Jahr der Selbstständigkeit passiert, behalten Sie Ihren Status als Kleinunternehmer für den Rest des Jahres. Ab dem zweiten Jahr müssen Sie jedoch zur Standardbesteuerung wechseln. Das bedeutet, dass Sie der Umsatzsteuer unterliegen und Umsatzsteuer erheben und bezahlen müssen.

Es ist entscheidend zu wissen, dass Sie Ihre Finanzen selbst im Auge behalten müssen. Das Finanzamt wird Sie nicht benachrichtigen, wenn Sie die Kleinunternehmergrenze überschreiten. Wenn Sie die Grenze überschreiten, unterliegen Sie im folgenden Jahr der Umsatzsteuer. Das Finanzamt wird dann automatisch erwarten, dass Sie Umsatzsteuer erheben. Seien Sie vorsichtig, denn selbst wenn Sie nicht bemerkt haben, dass Sie die Grenze überschritten haben, wird das Finanzamt die Umsatzsteuerzahlungen fordern. Im schlimmsten Fall kann das Finanzamt hohe zusätzliche Strafen fordern, wenn Sie nicht rechtzeitig bemerken, dass Sie der Umsatzsteuer unterliegen und nicht beginnen, Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen zu erheben.

Den Übergang gestalten

Zu verstehen, wie man diesen Übergang vollzieht, ist entscheidend für die Einhaltung der Steuervorschriften und die Optimierung von Geschäftsprozessen. Lassen Sie uns die Schritte mit Ihnen durchgehen:

1. Prüfen Sie Ihre Berechtigung

Der erste Schritt besteht darin, zu prüfen, ob Sie die Umsatzgrenze für den Kleinunternehmerstatus überschritten haben. Wenn Ihr Umsatz im ersten Jahr Ihres Unternehmens mehr als 22.000 € betrug oder wenn Sie erwarten, in den folgenden Jahren mehr als 50.000 € zu verdienen, sollten Sie zur Umsatzsteuerpflicht übergehen.

2. Benachrichtigen Sie Ihr Finanzamt

Sobald Sie festgestellt haben, dass Sie nicht mehr berechtigt sind, den Kleinunternehmerstatus zu führen, sollten Sie Ihr lokales Finanzamt informieren. In der Regel erfolgt dies durch das Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung mit aktualisierten Umsatzzahlen und dessen Einreichung beim Finanzamt.

3. Verstehen Sie die Auswirkungen

Die Umstellung auf Umsatzsteuerpflicht bedeutet, dass Sie jetzt Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen hinzufügen müssen. Der reguläre Umsatzsteuersatz in Deutschland beträgt 19 %, während der ermäßigte Satz 7 % für bestimmte Waren und Dienstleistungen beträgt. Keine Sorge! Sie können jetzt auch Vorsteuerabzüge auf Ihre Geschäftsausgaben geltend machen!

4. Passen Sie Ihre Buchhaltung an

Sie müssen Ihre Buchhaltungs- und Rechnungsstellungssysteme anpassen, um diese Änderungen zu berücksichtigen. Dies umfasst die Aktualisierung Ihrer Rechnungen, um Umsatzsteuer einzuschließen, und die Führung detaillierter Aufzeichnungen über Ihre Verkäufe und Käufe zu Zwecken der Umsatzsteuervoranmeldung.

5. Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen

Umsatzsteuerpflicht bedeutet, Sie müssen Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen. Je nach Ihrer jährlichen Umsatzsteuerpflicht können diese monatlich, vierteljährlich oder jährlich erfolgen.

Freiwilliger Wechsel von Kleinunternehmer zu Standardbesteuerung

Es kann auch sinnvoll sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, auch wenn Ihr Umsatz unter 22.000 € liegt. Zum Beispiel, wenn viele Ihrer Kunden im Ausland ansässig sind oder Sie zu Beginn hohe Geschäftsausgaben haben.

Sie müssen hierfür auch keinen speziellen Antrag stellen. Wenn Sie eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen und diese an das Finanzamt zahlen, zählt dies bereits als amtlicher Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung. Dieser Verzicht bindet Sie jedoch für fünf Jahre. Sie können in dieser Zeit nicht zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren, auch wenn Ihr Umsatz unter der Grenze bleibt. Beachten Sie auch, dass ein Wechsel immer nur zum neuen Jahr möglich ist. Sie können den Status nicht während des Jahres ändern.

Sie können Ihr Finanzamt auch per Brief darüber informieren, dass Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Wir haben am Ende des Artikels eine informelle Vorlage als Musterbrief beigefügt, um Ihr Finanzamt über den Wechsel zu informieren.

Fazit

Der Übergang von einem Kleinunternehmer zur Umsatzsteuerpflicht ist ein wichtiger Meilenstein, der das Wachstum Ihres Unternehmens signalisiert. Indem Sie die Schritte und die Auswirkungen dieser Änderung verstehen, können Sie diesen Übergang zuversichtlich navigieren und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen steuerlich konform bleibt.