Steuern

Vom Kleinunternehmer zur Umsatzsteuerpflicht: ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Peter

Gründer & CEO

Aktualisiert am:

17.07.2023

Du kannst dich als Kleinunternehmer registrieren, wenn du im ersten Jahr der Selbstständigkeit nicht mehr als 22.000 € Umsatz erzielst und im folgenden Jahr 50.000 € nicht überschreitest. Kleinunternehmer zu sein hat in Deutschland seine Vorteile – der wichtigste ist, dass du auf deinen Rechnungen keine Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) erheben musst.

Es kann jedoch vorkommen, dass du beispielsweise mehr Aufträge als erwartet erhältst und diese Umsatzgrenze überschreitest. Was ist dann zu tun? Falls dies im ersten Jahr deiner Selbstständigkeit geschieht, behältst du deinen Status als Kleinunternehmer für den Rest des Jahres. Ab dem zweiten Jahr musst du jedoch zur Regelbesteuerung wechseln. Das bedeutet, dass du umsatzsteuerpflichtig wirst und Mehrwertsteuer erheben und abführen musst.

Es ist entscheidend, dass du deine Finanzen selbst im Blick behältst. Das Finanzamt informiert dich nicht, wenn du die Kleinunternehmergrenze überschreitest. Solltest du diese Grenze überschreiten, bist du im folgenden Jahr umsatzsteuerpflichtig. Das Finanzamt erwartet dann automatisch, dass du Umsatzsteuer erhebst. Sei vorsichtig, denn selbst wenn dir nicht bewusst ist, dass du die Grenze überschritten hast, fordert das Finanzamt die Umsatzsteuerzahlungen nachträglich ein. Im schlimmsten Fall können hohe zusätzliche Strafen drohen, falls du nicht rechtzeitig bemerkst, dass du umsatzsteuerpflichtig bist und keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen erhebst.

Der Übergang

Zu verstehen, wie dieser Übergang abläuft, ist entscheidend, um steuerliche Vorschriften einzuhalten und Geschäftsprozesse zu optimieren. Hier sind die Schritte im Detail:

1. Überprüfung deiner Berechtigung

Der erste Schritt ist, zu prüfen, ob du die Umsatzgrenze für den Kleinunternehmerstatus überschritten hast. Wenn dein Umsatz im ersten Geschäftsjahr über 22.000 € liegt oder du erwartest, im Folgejahr über 50.000 € zu verdienen, solltest du zur Umsatzsteuerpflicht wechseln.

2. Benachrichtigung des Finanzamts

Sobald du feststellst, dass du nicht mehr für den Kleinunternehmerstatus infrage kommst, solltest du dein zuständiges Finanzamt informieren. In der Regel geschieht dies durch das Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung mit aktualisierten Umsatzangaben und das Einreichen beim Finanzamt.

3. Verstehe die Auswirkungen

Der Übergang zur Mehrwertsteuerpflicht bedeutet, dass du nun Mehrwertsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen musst. Der allgemeine Mehrwertsteuersatz in Deutschland beträgt 19 %, während der ermäßigte Satz für bestimmte Waren und Dienstleistungen 7 % beträgt. Keine Sorge! Du kannst nun Vorsteuerabzüge für deine Geschäftsausgaben geltend machen!

4. Passe deine Buchhaltung an

Du musst deine Buchführungs- und Abrechnungssysteme an diese Änderungen anpassen. Dies beinhaltet die Aktualisierung deiner Rechnungen zur Aufnahme der Mehrwertsteuer und die Führung detaillierter Unterlagen über deine Verkäufe und Käufe für die Mehrwertsteuererklärung.

5. Reiche Mehrwertsteuererklärungen ein

Als umsatzsteuerpflichtige Person musst du Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Je nach jährlicher Umsatzsteuerschuld können diese monatlich, vierteljährlich oder jährlich erfolgen.

Freiwilliger Wechsel von Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung

Es kann auch sinnvoll sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, selbst wenn dein Umsatz unter 22.000 € liegt. Zum Beispiel, wenn viele deiner Kunden im Ausland ansässig sind oder du hohe Geschäftsausgaben zu Beginn hast.

Dafür musst du keinen speziellen Antrag stellen. Wenn du eine Umsatzsteuererklärung einreichst und Umsatzsteuer ans Finanzamt abführst, gilt das bereits als offizieller Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung. Allerdings bindet dich dieser Verzicht für fünf Jahre. Innerhalb dieses Zeitraums kannst du nicht zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren, selbst wenn dein Umsatz unter der Grenze bleibt. Beachte auch, dass ein Wechsel immer nur zum neuen Jahr möglich ist. Eine Statusänderung während des Jahres ist nicht möglich.

Du kannst dein Finanzamt auch mit einem formlosen Schreiben darüber informieren, dass du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest. Am Ende des Artikels findest du ein informelles Muster, um dein Finanzamt über die Änderung zu informieren.

Fazit

Der Wechsel vom Kleinunternehmer zur Umsatzsteuerpflicht ist ein bedeutender Schritt, der das Wachstum deines Unternehmens signalisiert. Indem du die einzelnen Schritte und die Konsequenzen dieses Wechsels verstehst, kannst du diesen Übergang sicher meistern und sicherstellen, dass dein Unternehmen steuerlich konform bleibt.