E-Rechnungen kostenlos in Minuten erstellen - Guide 2025
Peter
Aktualisiert am:
14.08.2025
Professionelle E-Rechnungen zu erstellen muss nicht kompliziert sein. Egal ob du als Freelancer deine ersten Kunden betreust oder als Kleinunternehmer deine Abrechnung optimieren willst – dieser Guide zeigt dir genau, wie du mit Norman Rechnungen erstellst, anpasst und automatisierst.
Norman macht E-Rechnungen einfach. Kein Buchhaltungsdiplom nötig, keine technischen Kenntnisse erforderlich. Die Plattform kümmert sich um Compliance und Formatierung, während du dich darauf konzentrierst, Rechnungen zu personalisieren, die deine Marke widerspiegeln.
Bereit, deine Rechnungsstellung zu revolutionieren? Los geht's.
Schritt 1: Umsatzsteuer-Einrichtung
Mit Norman startest du in wenigen Minuten. Kein langes Onboarding nötig.
Erstelle dein Konto mit nur einer E-Mail-Adresse und einem Passwort.
✅ Check deinen Posteingang für den Bestätigungslink. Du kannst auch ohne Bestätigung Rechnungen erstellen, aber sie hilft später bei der Kontowiederherstellung.
Wähle im Onboarding-Bildschirm "Rechnungen erstellen" aus dem Menü. Das bringt dich direkt zur Rechnungsstellung – ohne unnötige Umwege.
Als Nächstes wählst du deinen Umsatzsteuer-Status in Deutschland. Das bestimmt, wie deine Rechnungen Steuerinformationen anzeigen:
Kleinunternehmer – Du berechnest keine Umsatzsteuer auf Rechnungen
Ich erhebe Umsatzsteuer – Du fügst Umsatzsteuer nach den Standardregeln hinzu
Nicht sicher, was auf dich zutrifft? Die Plattform bietet hilfreiche Anleitungen, und du kannst das jederzeit in deinen Einstellungen ändern.
Das war's. Du bist bereit, deine erste professionelle Rechnung zu erstellen.
❌ Keine Lust auf Anmeldung und Kontoerstellung? Nutze unseren kostenlosen E-Rechnungsgenerator. Keine Registrierung, keine E-Mail-Bestätigung, keine Wasserzeichen, keine Limits.
Schritt 2: Personalisierung
Bevor du deine erste Rechnung erstellst, nimm dir ein paar Minuten Zeit für dein Profil. Einige Teile sind optional (wie das Logo hochladen), andere sind für konforme E-Rechnungen erforderlich.
Unternehmenprofil konfigurieren
Gehe zu deinen Unternehmenseinstellungen und füge diese wichtigen Details hinzu:
Unternehmensinformationen
Firmenname – Erscheint als Absender auf allen Rechnungen
Geschäftsadresse – Gesetzlich erforderlich
Kontaktdaten – Telefon und geschäftliche E-Mail
Steueridentifikation – Deine Steuernummer und USt-IdNr. (bei Verkäufen an EU-Kunden)
Füge deine Zahlungsdaten einmal hinzu, und sie erscheinen automatisch auf jeder Rechnung:
Bankname
IBAN – Deine internationale Kontonummer
BIC/SWIFT – Für internationale Zahlungen
QR-Code (optional) – Macht das Bezahlen für Kunden einfacher
Rechnungsvorlage anpassen
Gestalte deine Rechnungen professionell und einzigartig.
Visuelles Branding
Lade dein Logo hoch für sofortige Wiedererkennung
Wähle ein Farbschema, das zu deiner Marke passt
Entscheide dich für gut lesbare, professionelle Schriften
Sprach- und Regionaleinstellungen
Lege deine Standard-Rechnungssprache fest (super für internationale Kunden)
Wähle deine Hauptwährung
Definiere, was du verkaufst (beeinflusst Rechnungsstruktur und Steuermeldungen)
🎛 Du kannst all diese Einstellungen später ändern, also mach dir keinen Stress, alles sofort perfekt zu machen.
Schritt 3: E-Rechnung erstellen
Jetzt kommt der spaßige Teil – deine erste E-Rechnung erstellen. Norman führt dich durch jeden Abschnitt, damit du nichts Wichtiges vergisst.
Kunde anlegen
Füge zuerst den Kunden hinzu, dem du die Rechnung stellst. Du siehst "Du hast noch keine Kunden" mit einem Button "Neuen Kunden erstellen."
Klicke darauf und wähle den Kundentyp:
Unternehmen – Firma oder Organisation
Person – Einzelkunde
Dann füge die Details hinzu:
Name – Firmenname oder vollständiger Name der Person
E-Mail – Erforderlich für den elektronischen Versand
Adresse – Straße, Stadt, PLZ und Land
Telefon – Optional aber nützlich
USt-IdNr. – Erforderlich für EU-Geschäftskunden (außer Deutschland und UK)
Das System validiert USt-IdNr. sofort und speichert Kunden für zukünftige Verwendung.
Rechnung erstellen
Mit deinem Kunden bereit, fülle die Rechnungsdetails aus. Die Oberfläche führt dich natürlich von Basisinfos zu den einzelnen Positionen.
Rechnungsdetails
Rechnungsnummer – Automatisch generiert (aber anpassbar)
Rechnungsdatum – Standardmäßig das heutige Datum
Fälligkeitsdatum – Auf 30 Tage gesetzt (anpassbar)
Leistungsdatum – Wann du die Arbeit geliefert hast (Standard: letzter Monat)
Beschreibe, was du abrechnest:
Beschreibung – Was du geliefert hast
Menge – Wie viele Einheiten
Einzelpreis – Dein Stundensatz oder Preis
Umsatzsteuersatz – Automatisch angewendet (0% für Kleinunternehmer)
Das System berechnet Summen automatisch. Arbeitest du in Fremdwährung? Es rechnet mit aktuellen Kursen in EUR um.
Letzter Schliff
Zahlungsbedingungen – Deine Zahlungskonditionen
Anmerkungen – AGBs oder Hinweise
Zahlungsanweisungen – Wie bezahlt werden soll
Persönliche Nachricht – Eine Notiz an deinen Kunden
Speichere deine Rechnung und fertig. Kostenlos, ohne Wasserzeichen, unbegrenzte Rechnungen.
💡 Konformität überprüfen: Verwende einen dedizierten PDF-Reader, um zu bestätigen, dass das E-Rechnungs-Format korrekt angewendet wurde. Suche nach dem .xml Anhang zur PDF-Datei.
Schritt 4: Rechnungen automatisieren wie ein Profi
Sobald du die Grundlagen drauf hast, helfen dir Normans Automatisierungsfunktionen, einen stetigen Cashflow zu erhalten und Routinearbeit zu eliminieren. Nie wieder Zahlungen hinterherlaufen oder regelmäßige Rechnungen vergessen.
Sofortversand
Überspringe das Runterladen-E-Mail-Anhängen-Theater. Sende Rechnungen direkt aus Norman an deine Kunden.
Norman füllt E-Mail-Empfänger und Nachricht vor, aber du kannst beides vor dem Versand anpassen.
Wiederkehrende Rechnungen einrichten
Stellst du demselben Kunden regelmäßig Rechnungen? Hör auf, dieselbe Rechnung neu zu erstellen. Aktiviere einfach "Rechnung wiederholen" beim Erstellen einer Rechnung.
Häufigkeitsoptionen
Wöchentlich – Alle 1-4 Wochen
Monatlich – Alle 1-12 Monate
Individuell – Dein eigener Zeitplan
Serienverwaltung – Wähle, wann es aufhört:
Enddatum – Wähle ein bestimmtes Datum
Rechnungsanzahl – Stoppe nach X Rechnungen (bis zu 99)
Fortlaufend – Läuft bis du abbrichst
Stelle sie auf automatischen Versand oder speichere als Entwürfe zur Überprüfung. Die meisten Nutzer versenden Routine-Rechnungen wie monatliche Retainer automatisch.
Norman kümmert sich um den langweiligen Kram – Rechnungsnummern hochzählen, Daten aktualisieren. Prüfe kommende Rechnungen in deinem Dashboard und passe einzelne an, ohne die ganze Serie zu ändern.
📣 Echtes Beispiel: Die Marketingagentur Calistudios richtete wiederkehrende Rechnungen für alle Retainer-Kunden ein und reduzierte ihre Verwaltungszeit um 80%.
Automatische Zahlungserinnerungen
Norman verfolgt Fälligkeitsdaten und sendet automatisch professionelle Mahnungen. Keine peinlichen Nachfragen mehr.
🙅♀️ Profi-Tipp: Lass Norman den Bösewicht spielen. Schieb die Zahlungserinnerungen aufs System, während du der freundliche Kreative bleibst.
Füge beim Erstellen einer Rechnung Erinnerungen im Automatisierungsbereich hinzu. Wähle, wann sie gesendet werden: 1, 3, 7, 14 oder 30 Tage nach Fälligkeit.
Norman nutzt professionelle Vorlagen, die du anpassen kannst:
Betreffzeile enthält deinen Firmennamen und "überfällig"-Status
Nachricht zeigt Rechnungsdetails, fälligen Betrag und Zahlungsanweisungen
Kundennamen und Details werden automatisch eingefügt
Das System trackt alles – gesendete Erinnerungen, Zahlungsstatus – und hört auf, Kunden zu nerven, sobald sie bezahlen. Kompletter Kommunikationsverlauf für deine Unterlagen gespeichert.
Eingebaute Automatisierungen, die einfach funktionieren
Status-Updates: Rechnungen werden automatisch "Überfällig" am Tag nach dem Fälligkeitsdatum. Kein manuelles Tracking nötig.
Zahlungsabgleich: Verbinde dein Bankkonto und Norman ordnet eingehende Zahlungen den Rechnungen zu, markiert sie automatisch als "Bezahlt". Deine Unterlagen bleiben aktuell, ohne dass du einen Finger rührst.
Best Practices für Rechnungsautomatisierung
Timing deiner Erinnerungen: Starte sanft – sende die erste Erinnerung 1-3 Tage nach Fälligkeit. Die meisten verspäteten Zahlungen sind ehrliche Versehen. Plane Nachfassaktionen im 7-Tage-Abstand, um Kunden Zeit zur Bearbeitung zu geben.
Kunden zufrieden halten: Automatische Erinnerungen bleiben professionell und informativ, nicht fordernd. Du behältst gute Beziehungen, auch wenn's ums Geld geht.
Kenne deine Kunden: Verfolge, wer pünktlich zahlt und wer nicht. Passe entsprechend an:
Verlängere Zahlungsziele für zuverlässige Kunden
Verlange Anzahlungen von chronischen Spätzahlern
Passe Erinnerungshäufigkeit pro Kunde an
Diese Automatisierungstools wachsen mit deinem Business. Füge mehr Kunden hinzu, erstelle mehr Rechnungen – das System hält alles am Laufen, während du dich auf die eigentliche Arbeit konzentrierst.
Fazit
Du bist startklar. Du weißt jetzt, wie du mit Norman professionelle E-Rechnungen erstellst – von der ersten Einrichtung bis zur fortgeschrittenen Automatisierung. Dein Rechnungssystem ist bereit, dein Unternehmenswachstum zu unterstützen.
Was du gewonnen hast:
Schnellere Zahlungen – Automatische Erinnerungen und professionelle Rechnungen sorgen für schnellere Zahlungseingänge. Nutzer erhalten Zahlungen typischerweise 20-30% schneller.
Professionelle Glaubwürdigkeit – Einheitliche Rechnungen mit deinem Branding schaffen Vertrauen. Deine polierte Präsentation spiegelt die Qualität deiner Arbeit wider.
Stunden monatlich gespart – Wiederkehrende Rechnungen, Zahlungsverfolgung und automatische Erinnerungen übernehmen die Routinearbeit. Du konzentrierst dich auf die eigentliche Arbeit.
Saubere Unterlagen – Jede Rechnung, Zahlung und Erinnerung wird automatisch erfasst. Die Steuererklärung wird machbar.
Platz zum Wachsen – Das System wächst mit dir. 10 oder 100 Kunden verwalten funktioniert mit der eingerichteten Automatisierung gleich gut.
So geht's weiter:
Fang klein an. Nutze erst die Basisfunktionen, füge fortgeschrittene hinzu, wenn du dich sicher fühlst.
Beobachte die Muster. Prüfe, welche Kunden schnell zahlen, welche Erinnerungen brauchen. Passe deine Strategie entsprechend an.
Bleib persönlich. Die Automatisierung regelt die Logistik, aber deine Kundenbeziehungen zählen weiterhin.
Entdecke beim Wachsen. Mehrwährungsfakturierung, Steuerintegrationen, Buchhaltungsanbindungen – füge sie hinzu, wenn du sie brauchst.
Hilfe bekommen
Normans Support-Team kennt sich sowohl mit den technischen als auch geschäftlichen Aspekten der Rechnungsstellung aus. Die Plattform ist intuitiv genug zum selbst Erkunden, aber Hilfe ist da, wenn du sie brauchst.
Deine Rechnungsstellung ist jetzt ein Vorteil, keine lästige Pflicht. Du hast das Fundament für stetigen Cashflow, zufriedene Kunden und reibungslose Abläufe.
Willkommen bei der mühelosen Rechnungsstellung mit Norman.