Freiberufler anmelden (2025)
Diana
Aktualisiert am:
01.05.2025
Einführung
Der Schritt in die Selbstständigkeit ist aufregend – aber bevor du deine erste Rechnung schreiben kannst, musst du dich korrekt beim deutschen Finanzamt anmelden. Dieser Guide zerlegt den Prozess in sieben klare Schritte, erklärt, was laut deutschem Recht als freiberuflich gilt, und zeigt dir deine laufenden Steuerpflichten mit unserem interaktiven Steuerrechner für Freelancer. Folge einfach der Anleitung – und du bist rechtlich startklar, ganz ohne Stress.
Zusammenfassung
Erledige diese sieben Punkte, um dich als Freelancer in Deutschland anzumelden:
Prüfe deine Berechtigung – Stelle sicher, dass deine Tätigkeit der gesetzlichen Definition von Freiberuflichkeit entspricht.
Verfasse eine kurze Tätigkeitsbeschreibung – Zwei bis drei Sätze, die deine Dienstleistungen zusammenfassen.
Öffne den Antrag – Entweder über ELSTER (erfordert ein kostenloses Zertifikat) oder Normans kostenloses Formular mit Tipps zu jedem Feld.
Wähle deine USt-Option – Kleinunternehmerregelung oder reguläre Umsatzbesteuerung.
Schätze dein Einkommen im ersten Jahr – Das bestimmt deine anfänglichen Steuer-Vorauszahlungen.
Reiche den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einю
Erhalte deine Steuernummer vom Finanzamt und beginne mit dem Rechnungen schreiben.
Bist du berechtigt? – Was sind Freiberufler
Gesetzliche Definition
Nach deutschem Steuerrecht (§ 18 EStG) ist ein Freiberufler eine selbstständig tätige Person, die überwiegend geistige, wissenschaftliche, künstlerische, unterrichtende oder heilende Dienstleistungen auf Grundlage eigener Fachkenntnis erbringt. Die Arbeit muss im eigenen Namen, auf eigene Verantwortung und ohne Gewerbeschein ausgeführt werden. Wichtige Folgen:
Keine Gewerbeanmeldung erforderlich.
Von der Gewerbesteuer befreit.
Einfache Buchführung über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) statt doppelte Buchführung.
Katalogberufe & ähnliche Tätigkeiten
Das deutsche Recht listet klassische Katalogberufe – quasi die offizielle „Freelance-Whitelist“ des Finanzamts. Dazu gehören:
Medizinisch & therapeutisch: Ärztinnen, Zahnärztinnen, Physiotherapeut*innen, Hebammen
Rechts- & Finanzberatung: Anwältinnen, Notarinnen, Steuerberaterinnen, Wirtschaftsprüferinnen
Wissenschaftlich & technisch: Architektinnen, Ingenieurinnen, Vermessungsingenieurinnen, Chemikerinnen
Kreativ & kulturell: Autorinnen, Journalistinnen, Übersetzerinnen, Komponistinnen, Grafiker*innen
Gerichte haben diese Liste nach und nach auf „ähnliche Berufe“ ausgeweitet. Viele IT-Beraterinnen, Softwarearchitektinnen oder Data-Science-Spezialist*innen gelten inzwischen als freiberuflich – sofern ihre Tätigkeit in Komplexität und Fachlichkeit mit Ingenieurberufen vergleichbar ist. Eine ausführlichere Liste findest du im Spezialartikel zu freien Berufen.
Freiberuflich vs. gewerblich
Auch wenn deine Haupttätigkeit freiberuflich ist, kann der Verkauf von physischen Produkten oder standardisierter Software zu einer gewerblichen Einstufung führen. Zwei häufige Fälle:
Getrennte Geschäftsbereiche (z. B. eine Architektin, der/die zusätzlich Merchandise verkauft): Trenne Buchhaltung, Bankkonten und ggf. auch Steuernummern.
Gemischte, nicht trennbare Tätigkeit (z. B. eine Fotografin, dessen/deren Einnahmen überwiegend aus Bildverkäufen stammen): Das Finanzamt stuft das gesamte Business in der Regel als gewerblich ein – inklusive Gewerbesteuerpflicht.
Bevor du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einreichst, solltest du alle Einnahmequellen genau aufschlüsseln. Wenn ein Teil klar gewerblich ist, solltest du ggf. zwei getrennte Einheiten oder ein einziges gewerbliches Unternehmen gründen.
Ausfüllen des steuerlichen Erfassungsbogens
Du kannst den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung online auf zwei Wegen einreichen:
ELSTER – das offizielle Steuerportal (erfordert ein kostenloses digitales Zertifikat, das per Post zugeschickt wird).
Normans kostenloses Online-Formular – kein Setup, kein Fachchinesisch. Beantworte einfach verständliche Fragen auf Deutsch oder Englisch und sende den Fragebogen direkt ans Finanzamt.
Hier findest du die wichtigsten Felder – und Hinweise, die viele neue Freelancer übersehen.
Persönliche Angaben & Kontaktdaten
Steuer-ID vs. neue Steuernummer: Gib deine bestehende Steuer-ID an, um dich zu identifizieren. Das Finanzamt stellt dir dann eine neue Steuernummer aus, die du für Rechnungen verwenden wirst.
Geschäftsadresse: Deine Wohnadresse ist völlig ausreichend. Trage ein „c/o“ nur ein, wenn du dir den Arbeitsplatz mit jemandem teilst.
Tätigkeitsbeschreibung
Halte dich unter 255 Zeichen.
Konzentriere dich auf die Dienstleistung, nicht auf Marketing-Sprache:
Beispiel: „UX-Design-Beratung für SaaS-Start-ups“ – perfekt.Wenn deine Tätigkeit grenzwertig gewerblich ist, betone den geistigen bzw. beratenden Aspekt.
Umsatz- und Gewinnprognose
Sei realistisch – runde auf volle 500 €.
Diese Zahlen bestimmen deine ersten Steuer-Vorauszahlungen.
Umsatzsteuer-Option
Kleinunternehmerregelung ankreuzen, wenn du im ersten Jahr unter 25.000 € Umsatz erwartest und keine USt berechnen willst – für Kund*innen ist das oft 19 % günstiger.
Regelbesteuerung wählen, wenn du viele Ausgaben planst und die Vorsteuer zurückholen möchtest.
Buchführungsmethode
Die meisten Freelancer wählen Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) – einfach das entsprechende Feld bestätigen.
Bilanzierung nur wählen, wenn deine Steuerberaterin es dir ausdrücklich empfiehlt.
Bankverbindung für Steuerzahlungen
Gib deine IBAN an, damit das Finanzamt deine Steuern automatisch abbuchen oder erstatten kann.
Das verhindert Mahngebühren – gibt dem Finanzamt aber direkten Zugriff auf dein Konto.
Formular abschicken
Prüfe alles sorgfältig – nach dem Absenden kannst du den Fragebogen nicht mehr korrigieren oder stornieren.
🗓 Nach dem Absenden erhältst du deine Steuernummer vom Finanzamt meist innerhalb von 4 bis 8 Wochen.
Kostenloses E-Book: Erfolgreich ins erste Jahr als Freelancer in Deutschland starten
Bereite dich auf mehr vor als nur die Anmeldung. Lade dir unser kostenloses E-Book herunter – vollgepackt mit Checklisten, Praxisbeispielen und Antworten auf alle Steuerfragen, die im ersten Jahr auf dich zukommen.
Steuern & laufende Pflichten
Sobald deine Anmeldung abgeschlossen ist, beginnt der regelmäßige Rhythmus aus Meldungen und Zahlungen. Behalte diese drei Grundpfeiler im Blick:
Einkommensteuer-Vorauszahlungen
So wird gerechnet: Das Finanzamt berechnet deinen voraussichtlichen Jahresgewinn, wendet den progressiven Einkommensteuertarif an, zieht den Grundfreibetrag ab (12.084 € in 2025) und teilt den Rest in vierteljährliche Raten.
Fälligkeitstermine: 10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember. Stell dir Kalendererinnerungen oder richte ein SEPA-Mandat ein, um Säumniszinsen (0,5 % pro Monat) zu vermeiden.
Kann ich die Zahlungen anpassen? Ja. Wenn dein Gewinn stark steigt oder fällt, genügt ein kurzes Schreiben oder eine ELSTER-Nachricht mit neuer Prognose – das Finanzamt passt die Raten an.
Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA)
Monatlich vs. vierteljährlich: In den ersten zwei Jahren erfolgt die Abgabe vierteljährlich. Danach entscheidet die USt-Schuld des Vorjahres:
• > €9.000 → monatlich
• €2.001–9.000 → vierteljährlich
• ≤ €2.000 → auf Antrag befreit.Abgabefrist: jeweils am 10. des Folgemonats (z. B. 10. April für Q1 oder März). Beantrage eine Dauerfristverlängerung, um einen Monat Aufschub zu erhalten.
Kleinunternehmer-Option: Wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € lag und dieses Jahr 100.000 € nicht übersteigt, kannst du die USt komplett weglassen – aber du bekommst keine Vorsteuer zurück.
Berechne deine Steuern mit unserem Rechner
Unsicher, wie viel du zurücklegen solltest? Teste verschiedene Umsatzszenarien in Sekunden mit dem Freelancer-Steuerrechner.
Nach der Anmeldung: Die nächsten praktischen Schritte
Du hast den Fragebogen abgeschickt und deine Steuernummer erhalten – super! Jetzt solltest du diese drei praktischen Punkte angehen, damit dein Business reibungslos und rechtskonform läuft.
Geschäftskonto eröffnen
Warum das wichtig ist: Wenn du private und geschäftliche Einnahmen vermischst, wird die Buchhaltung schnell unübersichtlich – und bei einer Steuerprüfung schwierig. Du willst in einem Jahr nicht rätseln, ob ein Abendessen ein Tinder-Date oder ein Kundentermin war.
Worauf du achten solltest:
Geringe Gebühren
Sofortige SEPA-Überweisungen
Mehrbenutzer-Zugriff
Exportierbare Kontoauszüge (CSV/DATEV)
Digitale Banken schalten Freelancer oft innerhalb von 24 Stunden frei.
🏦 Wir arbeiten mit Qonto zusammen, damit du ein leistungsstarkes Geschäftskonto mit direkter Norman-Integration nutzen kannst.
Wichtige Versicherungen abschließen
Versicherung | Pflicht? | Warum wichtig? | Ø Monatsbeitrag* |
|---|---|---|---|
Kranken- & Pflegeversicherung | Ja (gesetzlich oder privat) | Deckt Arztrechnungen und Krankengeld ab | €250–€800 |
Altersvorsorge (gesetzlich oder berufsständisch) | Hängt vom Beruf ab | Sichert das Einkommen im Ruhestand | €200–€600 |
Betriebshaftpflichtversicherung | Nein | Zahlt für Sach- oder Personenschäden während der Arbeit | €8–€25 |
Berufshaftpflichtversicherung | Pflicht für Rechts-, Steuer- und Medizinberufe | Deckt rein finanzielle Verluste durch berufliche Fehler ab | €15–€80 |
Einkommensschutz / Berufsunfähigkeit | Nein | Ersetzt das Einkommen, wenn du wegen Krankheit nicht mehr arbeiten kannst | €30–€100 |
*Typische Spannen für neue Freiberufler im Jahr 2025; dein Angebot variiert je nach Alter und Deckung.
Rechnungen wie ein Profi schreiben
Pflichtangaben: Name, Adresse, Steuernummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Nettobetrag, Umsatzsteuersatz/-betrag oder Vermerk zur Umsatzsteuerbefreiung (§19 UStG), Zahlungsdatum, Bank-IBAN.
Zahlungsziel: Der Standard sind 30 Tage, viele Freelancer setzen aber 10 Werktage, um schneller bezahlt zu werden.
Kleinunternehmer-Formulierung: Füge hinzu: „Rechnung gemäß § 19 UStG – Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen.“
💡 Mit Norman erstellst du kostenlose Rechnungen ohne Limit – inklusive aller Pflichttexte und automatischer Zahlungssynchronisation mit deinem Bankkonto.
Mit Konto, Versicherungen und Rechnungen steht dein Fundament für ein langfristig erfolgreiches Freelancer-Business.
Häufige Fehler, die du vermeiden solltest
Auch erfahrene Profis stolpern im ersten Jahr der Selbstständigkeit. Halte dich von diesen drei klassischen Fallen fern – damit das Finanzamt und dein Cashflow zufrieden bleiben.
Freiberufliche und gewerbliche Einnahmen vermischen
Warum das problematisch ist:
Wer neben der freiberuflichen Beratung auch physische Produkte oder Standardsoftware verkauft, kann gewerbesteuerpflichtig werden – plus zusätzlicher Buchhaltungsaufwand.
Clever gelöst:
Trenne die Tätigkeiten im Vorfeld: Zwei Preislisten, zwei Rechnungsnummernkreise, zwei Unterkonten.
Verwende auf Rechnungen unterschiedliche Begriffe („Beratungsleistung“ vs. „Produktverkauf“).
Reiche mit deiner ersten Steuererklärung eine kurze Notiz ein, in der du erklärst, wie du Einnahmen trennst.
Die Vier-Wochen-Frist verpassen
Die Regel:
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung muss spätestens vier Wochen nach Beginn der bezahlten Tätigkeit eingereicht werden.
Folgen bei Verzug:
Eine verspätete Abgabe kann ein Bußgeld von 500–1.000 € nach sich ziehen – plus Zinsen auf rückwirkend fällige Steuern.
Clever gelöst:
Starte den Fragebogen in derselben Woche, in der du deinen ersten Auftrag unterschreibst.
Wenn du die Frist verpasst hast: Ruf sofort beim Finanzamt an und reiche den Fragebogen ein – bei schnellen Reaktionen verzichten sie oft auf Strafen für Ersttäter*innen.
Einkommensschätzung im Fragebogen falsch angeben
Typischer Fehler:
Zu optimistisch → hohe Vorauszahlungen.
Zu vorsichtig → hohe Nachzahlungen am Jahresende.
Clever gelöst:
Stütze deine Schätzung auf einen realistischen Kundenstamm – nicht auf Wunschvorstellungen.
Berechne quartalsweise neu und bitte um Anpassung, wenn der Umsatz um ±20 % abweicht.
Nutze Normans integrierten Rechner, bevor du Zahlen abschickst – er zeigt dir die zugehörigen Steuervorauszahlungen für jede Umsatzhöhe an.
FAQ
Wie lange dauert es, bis ich nach dem Einreichen des Fragebogens eine Steuernummer bekomme?
Die meisten Finanzämter vergeben die Steuernummer innerhalb von 5 bis 10 Werktagen. Wenn du nach zwei Wochen nichts hörst, ruf bei der Sachbearbeitung an, die in deiner Bestätigungs-E-Mail genannt wurde – manchmal fehlt noch ein Dokument oder Adressnachweis.
Kann ich mich als Freelancer anmelden, obwohl ich noch in Vollzeit angestellt bin?
Ja. Informiere deinen Arbeitgeber, wenn dein Arbeitsvertrag das verlangt, und halte deine freiberufliche Tätigkeit auf unter 18–20 Stunden pro Woche, um Probleme mit der Sozialversicherung zu vermeiden.
Brauche ich einen Businessplan für die Anmeldung?
Das Finanzamt verlangt keinen Businessplan – nur eine realistische Schätzung deines Gewinns im ersten Jahr. Ein Plan kann dir aber helfen, deine Zahlen zu begründen und ist nützlich, wenn du später einen Kredit oder Fördermittel beantragen möchtest.
Was passiert, wenn ich später eine gewerbliche Tätigkeit hinzufüge?
Informiere dein Finanzamt schriftlich und melde die gewerbliche Tätigkeit beim Gewerbeamt an. Führe getrennte Buchhaltungen für freiberufliche und gewerbliche Einnahmen – sonst wird das gesamte Geschäft möglicherweise als gewerblich eingestuft (inklusive Gewerbesteuerpflicht).
Kann ich von der Kleinunternehmerregelung zur regulären USt wechseln – oder umgekehrt?
Zur regulären USt wechseln: Sende vor Jahresbeginn eine kurze ELSTER-Nachricht. Der Wechsel bindet dich für fünf Jahre.
Zur Kleinunternehmerregelung zurück: Möglich, wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € lag. Antrag bis spätestens 31. Dezember stellen – gilt dann ab dem 1. Januar.
Wie kann ich einfach berechnen, wie viel Steuerrücklage ich pro Quartal brauche?
Nutze unseren integrierten Freelancer-Steuerrechner. Gib deine Umsätze, absetzbaren Kosten und die USt-Option ein – und er zeigt dir die exakten monatlichen Rücklagenbeträge.
Wie kann ich mich abmelden, wenn ich nicht mehr freiberuflich tätig bin?
Sende ein einfaches Schreiben oder ELSTER-Formular mit dem Titel „Abmeldung einer freiberuflichen Tätigkeit“ an dein Finanzamt. Reiche deine letzte Steuererklärung ein und bewahre deine Unterlagen für 8 Jahre auf.
Fazit
Glückwunsch – du hast jetzt eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung, um als Freelancer in Deutschland vollständig registriert zu sein. Wenn du:
deine Berechtigung überprüfst,
den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung korrekt ausfüllst, und
deine vierteljährlichen Steuer- und USt-Pflichten im Blick behältst,
vermeidest du teure Fehler – und gewinnst Zeit für das, was wirklich zählt: Kund*innen betreuen und dein Business ausbauen.
Brauchst du Hilfe bei den Zahlen? Probiere unseren Freelancer-Steuerrechner. Du erfährst genau, wie viel du für Einkommensteuer, USt und Soli zurücklegen solltest – damit du Projekte sicher kalkulierst und nachts ruhig schläfst.
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