KSeF з 1 січня 2027 року для JDG і малих фірм: кінець ліміту 10 000 zł

З 1 січня 2027 року кожна JDG (фізична особа-підприємець) і кожна мала фірма виставляє фактури іншим фірмам у KSeF, зокрема звільнені від VAT і ті, що працюють на ryczałt. Спливає виняток, який до 31 грудня 2026 року дозволяє виставляти фактури поза KSeF, поки їхня сума брутто за місяць не перевищує 10 000 злотих (art. 145m закону про VAT).

Правовий стан на 20 жовтня 2026 р.

Штрафи не змінюють самого обов’язку. 20 жовтня 2026 року уряд направив до Сейму проєкт, який переносить штрафи за помилки в KSeF на 1 січня 2028 року, але дата 1 січня 2027 року для фактур залишається. Нижче: кого це стосується, що змінюється в січні, що закон каже про штрафи і що зробити до кінця року.

Кого стосується KSeF з 1 січня 2027 року

Обов’язок випливає із закону про VAT, тому ні правова форма, ні форма оподаткування PIT значення не мають. Міністерство фінансів прямо відповідає, що кожен платник, активний і звільнений, який зобов’язаний виставити фактуру, виставляє її в KSeF.

Якщо ви взагалі не виставляєте фактур, наприклад продаєте лише споживачам через касу і ніхто не просить фактуру, KSeF ваших продажів не змінює. Вхідні фактури від польських постачальників і так надходять через KSeF.

Як працює ліміт 10 000 злотих до 31 грудня 2026 року

До кінця 2026 року можна виставляти паперові фактури або PDF, якщо загальна вартість продажів з VAT, задокументованих такими фактурами, за місяць не перевищує 10 000 злотих. Правила підрахунку за даними Міністерства фінансів:

1. Враховуються лише фактури, які зазвичай треба виставляти в KSeF. Фактури споживачам, фактури з каси та чеки з NIP до 450 злотих не враховуються.
2. Фактура належить до місяця дати виставлення, а не місяця продажу.
3. Фактура, якою ви перевищуєте 10 000 злотих, уже має потрапити до KSeF, як і кожна наступна. Нижчі продажі наступного місяця цього не скасовують.

Приклад: графічна дизайнерка на JDG

Анна веде JDG і є активною платницею VAT. У листопаді 2026 року вона виставляє поза KSeF фактуру фірмі на 4 920 злотих брутто (4 000 злотих нетто + 23% VAT) і другу на 3 690 злотих (3 000 + 690 злотих). Фактура приватному клієнтові на 1 230 злотих до ліміту не входить.

Фактура фірмі C перевищує 10 000 злотих, тому Анна виставляє її в KSeF, а з неї і всі наступні фактури фірмам. З січня 2027 року цей вибір зникає для всіх.

Деталі ліміту для компаній, права доступу й режими offline описано в статті KSeF у sp. z o.o..

Що змінюється 1 січня 2027 року

• Кінець ліміту 10 000 злотих. Кожна фактура фірмі створюється в KSeF. Фактура, надіслана поштою в PDF поза KSeF, обов’язку вже не виконує.
• Кінець фактур з каси. Фактури з касового апарата й чеки з NIP до 450 злотих як спрощені фактури залишалися поза KSeF лише до 31 грудня 2026 року (art. 145n закону про VAT). Пояснювальна записка до урядового проєкту підтверджує, що з 1 січня 2027 року виставляти фактури з кас буде неможливо.
• Номер KSeF у переказі. Для платежів з 1 січня 2027 року активний платник VAT, який платить іншому активному платникові VAT банківським переказом, зазначає в призначенні номер KSeF фактури (art. 108g закону про VAT).
• Фактури для покупців без доступу до KSeF. Приватному клієнтові або іноземній фірмі ви передаєте фактуру погодженим способом, наприклад у PDF з QR-кодом, який веде до фактури в системі (art. 106gb ust. 4 і 5 закону про VAT).

Штрафи: що каже закон і що пропонує урядовий проєкт

За законом начальник податкової інспекції може накласти штраф до 100% VAT з фактури, виставленої поза KSeF, а з фактури без VAT до 18,7% загальної суми до сплати (art. 106ni ust. 1 закону про VAT). Саме лише невиконання обов’язку KSeF не тягне кримінально-фіскального провадження (art. 106ni ust. 4).

Рада міністрів ухвалила проєкт про перенесення штрафів 20 жовтня 2026 року, і друкований документ № 3245 надійшов до Сейму того ж дня. Це проєкт, а не закон: його мають ухвалити Сейм і Сенат і підписати президент. Навіть якщо він набере чинності, податкова адміністрація (KAS) у пояснювальній записці обіцяє спершу нагадувати про обов’язок, а потім перевіряти, чи не ведуть фактури поза KSeF до недостовірного розрахунку VAT.

Окремий депутатський проєкт (друкований документ № 2321), який змінює строк KSeF для мікропідприємств, з 13 березня 2026 року чекає на перше читання. Не будуйте на ньому планів.

Що зробити до 31 грудня 2026 року: 8 кроків

1. Порахуйте фактури фірмам за останні місяці. Якщо ви вже перевищили 10 000 злотих у якомусь місяці, обов’язок у вас уже сьогодні, а не з січня.
2. Увійдіть до Aplikacja Podatnika KSeF. Власник JDG отримує права власника автоматично і входить через Profil Zaufany або кваліфікований підпис. Повідомлення ZAW-FA зазвичай не потрібне.
3. Перевірте вхідні фактури. Отримання через KSeF діє з 1 лютого 2026 року. Фактура вважається отриманою в день присвоєння номера KSeF (art. 106na ust. 3 закону про VAT), а система не надсилає сповіщень.
4. Надайте права бухгалтерці або бухгалтерському бюро. Право можна надати всьому бюро, а воно вкаже своїх працівників. Сертифікат KSeF, виданий на вас, ви нікому не передаєте.
5. Виберіть, де виставлятимете фактури. Безкоштовно: Aplikacja Podatnika KSeF, мобільний застосунок KSeF або e-mikrofirma в e-Urząd Skarbowy; крім них, програми, підключені до KSeF. Якщо сьогодні ви виставляєте фактури з каси, з січня ви виставляєте їх у KSeF.
6. Виставте пробну фактуру у версії Demo. Aplikacja Podatnika у версії Demo використовує справжній вхід, але фактури не мають податкових наслідків.
7. Отримайте сертифікат KSeF типу 2. Без нього ви не позначите фактуру offline другим QR-кодом, якщо зникне інтернет. Сертифікат діє не довше 2 років.
8. Підготуйте клієнтів і банк. Домовтеся з іноземними клієнтами та споживачами, як вони отримають PDF з QR-кодом. З січня в призначенні переказу активному платникові VAT ви зазначаєте номер KSeF фактури.

Безкоштовні інструменти для KSeF

• Aplikacja Podatnika KSeF (онлайн): виставлення й завантаження фактур, права доступу, токени й сертифікати. Покроково це описує посібник як виставити фактуру в KSeF безкоштовно.
• Мобільний застосунок KSeF для Android і iOS: виставлення й отримання фактур на телефоні.
• e-mikrofirma в e-Urząd Skarbowy: лише для JDG, фактури в KSeF і їх перенесення до реєстру VAT.
• Генератор фактур KSeF: без акаунта ви готуєте файл FA(3), який завантажуєте в Aplikacja Podatnika.

Токени KSeF для бухгалтерських програм залишаються безстроковими, а не лише до кінця 2026 року. Міністерство фінансів оголосило про зміну розпорядження в цьому питанні.

Як допомагає Norman

Norman надсилає фактури до KSeF і завантажує з нього вхідні фактури. 30 днів ви користуєтеся ним безкоштовно і без картки, а виставлення й отримання фактур у KSeF залишається безкоштовним і після пробного періоду. У тарифі JDG за 39 zł на місяць без ПДВ він веде KPiR або облік виручки, рахує PIT і ZUS і готує JPK_V7, який затверджуєте ви; sp. z o.o. отримує CIT, VAT і JPK_V7 у тарифі Max за 119 zł. Окрему фактуру без акаунта можна підготувати в генераторі фактур KSeF, а про сам Norman читайте на головній сторінці.

Якщо ви думаєте, чи залишатися на JDG при зростанні продажів, перегляньте порівняння JDG чи sp. z o.o..

Часті запитання

Чи мусить JDG, звільнена від VAT, виставляти фактури в KSeF?

Так, кожну фактуру фірмі з 1 січня 2027 року, а при продажах понад 10 000 злотих брутто на місяць уже у 2026 році. Звільнення від VAT не звільняє від KSeF. Поза KSeF залишаються фактури споживачам і звільнення в процедурі SME.

На ryczałt теж треба використовувати KSeF?

Так. KSeF випливає із закону про VAT, тому шкала, лінійний податок і ryczałt значення не мають. Важливо, чи виставляєте ви фактури фірмам.

Чи заплачу я штраф за фактуру поза KSeF у 2027 році?

За чинним законом штрафи застосовуються з 1 січня 2027 року. Урядовий проєкт від 20 жовтня 2026 року (друкований документ № 3245) переносить їх на 1 січня 2028 року, але до ухвалення це лише проєкт. Обов’язок виставляти фактури в KSeF із січня діє в обох варіантах.

Чи треба подавати ZAW-FA як JDG?

Зазвичай ні. KSeF присвоює власникові JDG права власника автоматично, а входите ви через Profil Zaufany або кваліфікований підпис. ZAW-FA потрібне, якщо ваш підпис не містить ні NIP, ні PESEL.

Що з фактурами приватним клієнтам?

Фактури фізичним особам, які не ведуть діяльності, не мусять потрапляти до KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4 закону про VAT). Їх можна виставляти в KSeF добровільно і передати клієнтові PDF з QR-кодом.