Токен чи сертифікат KSeF: строк токенів після 2026 року і права доступу

Токен KSeF є рядком символів, який ви вводите в бухгалтерську програму, щоб вона підключалася до KSeF (Krajowy System e-Faktur, державна система електронних фактур) у межах прав, вибраних під час генерації. Сертифікат KSeF лише підтверджує особу: тип 1 потрібен для входу програми, тип 2 для позначення офлайн-фактур другим QR-кодом, і кожен діє не довше 2 років.

Правовий стан на 1 листопада 2026 р.

Ні токеном, ні сертифікатом KSeF не можна увійти до безкоштовного застосунку Aplikacja Podatnika KSeF (застосунок Мінфіну для платників податків). Туди входять через login.gov.pl (Profil Zaufany, mObywatel, інтернет-банк, e-dowód) або кваліфікованим підписом чи печаткою. Токен і сертифікат KSeF потрібні програмам, які підключаються до KSeF через API.

Токен і сертифікат KSeF в одній таблиці

Підстава: § 6 ust. 1 і 2, § 9 ust. 10 і § 13 розпорядження міністра фінансів і економіки від 12 грудня 2025 року про користування KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815 зі змінами) та проєкт його зміни від 26 жовтня 2026 року.

Чи працює токен KSeF після 2026 року?

За чинним розпорядженням входити токеном можна до 31 грудня 2026 року (§ 13 ust. 1 pkt 1). Міністерство фінансів оголосило, що токени залишаться в KSeF, і 27 жовтня 2026 року опублікувало в Урядовому центрі законодавства (RCL) проєкт зміни розпорядження. Проєкт перебуває на етапі погоджень і консультацій, його ще не підписано й не опубліковано в Dziennik Ustaw (офіційному віснику законів).

Що змінює проєкт:

1. Токен стає постійним способом входу. Новий § 6 ust. 1 pkt 5 додає токен KSeF до способів автентифікації, поряд із підписом, печаткою, державним вузлом входу та сертифікатом KSeF.
2. Токени, створені до 1 січня 2027 року, діють не довше 30 листопада 2027 року. Ця норма має набрати чинності 31 грудня 2026 року, за день до нинішньої дати завершення токенів.
3. Новий токен діє не довше 365 днів від генерації або від вибраної вами дати початку. Строк рахується в календарних днях.
4. Сертифікат KSeF можна обмежити одним NIP (податковим номером) або ідентифікатором філії, самі права при цьому не змінюються.

На практиці: токен, створений сьогодні, за проєктом прослужить до 30 листопада 2027 року. До цього дня його треба замінити новим токеном зі строком дії або сертифікатом KSeF типу 1. Багато посібників досі пишуть, що токени зникнуть наприкінці 2026 року або залишаться взагалі без строку; проєкт каже інше.

Сертифікат KSeF не замінює токен один до одного. Мінфін наголошує, що ці засоби функціонально не рівнозначні: токен несе права, а сертифікат є лише способом автентифікації, як кваліфікований підпис.

Де працює який спосіб входу

Вхід через державний вузол працює з 14 лютого 2026 року (розпорядження в редакції Dz.U. 2026 poz. 169). Якщо ви увійшли токеном, сертифікат KSeF створити не можна (§ 13 ust. 2), тому по сертифікат входять підписом, печаткою, через вузол або іншим сертифікатом KSeF.

Права доступу в sp. z o.o.

Спочатку хтось у компанії повинен мати права власника. Лише ця особа надає подальші права, створює токени й запитує сертифікати.

1. Компанія з кваліфікованою печаткою з NIP компанії входить нею і відразу має повні права власника. До податкової вона нічого не подає.
2. Компанія без печатки подає начальнику податкової повідомлення ZAW-FA(3): на папері, через форму в e-Urząd Skarbowy (онлайн-податковій) або через e-Doręczenia (сервіс електронної доставки). З 1 січня 2026 року ZAW-FA, надіслане через ePUAP, не вважається доставленим.
3. У ZAW-FA зазначають одну фізичну особу, не обов'язково члена правління. Вона отримує управління правами, виставлення фактур, доступ до фактур і управління підпорядкованими підрозділами. Податкова вносить повідомлення в систему одразу після отримання.
4. Подальші права ця особа надає електронно в Aplikacja Podatnika (меню «Nadaj uprawnienie», надати право) або в бухгалтерській програмі. Нові ZAW-FA не потрібні.
5. Зміна особи із ZAW-FA потребує двох повідомлень: відкликання прав в особи A і надання їх особі B. Права, які особа A надала іншим, зберігаються.

Підстава: § 4 і § 5 розпорядження про користування KSeF.

Види прав

Виставлення фактур і доступ до фактур є двома окремими правами. Бухгалтерці можна дати лише доступ до фактур, а менеджеру з продажу лише виставлення (§ 3 ust. 1 розпорядження).

Права для бухгалтерського бюро

Компанія надає право всьому бюро за його NIP, а не кожному працівнику окремо (§ 3 ust. 3 розпорядження). Якщо вона позначить можливість передавати права далі, бюро саме вказує працівників, які обслуговують компанію. Коли в бюро змінюється бухгалтер, бюро оновлює права, а компанії нічого робити не треба. Що ще погодити з бюро, описано в статті скільки коштує бухгалтерське бюро для sp. z o.o..

Як створити токен KSeF

1. Увійдіть до Aplikacja Podatnika KSeF через login.gov.pl або кваліфікованим підписом чи печаткою, у контексті NIP компанії.
2. Виберіть у меню «Generuj token» (створити токен).
3. Введіть назву токена, наприклад «Бухгалтерська програма», і позначте права: виставлення фактур, перегляд фактур, перегляд прав, управління правами, управління підпорядкованими підрозділами або перегляд історії сесій.
4. Натисніть «Generuj token» і відразу скопіюйте токен. Застосунок показує його лише один раз.
5. Вставте токен у програму. Список токенів і кнопка «Unieważnij» (відкликати) є в розділі «Lista tokenów».

П'ять правил, про які легко забути:

• Токен не можна змінити. Якщо потрібен інший обсяг прав, створюється новий.
• Відкликання прав в особи відкликає їх і в її токенів, але сам токен не зникає. Після повторного надання прав він знову працює.
• Токен працює лише в контексті, у якому створений: токен з особистого NIP не дасть увійти до компанії, і навпаки.
• У токен не можна записати право, якого немає у вас самих.
• Токен, створений фізичною особою, не можна передавати іншій особі. Токен, створений компанією після входу печаткою, компанія може передати працівникам, і тоді в KSeF видно дані компанії.

Як отримати сертифікат KSeF

1. Увійдіть до Aplikacja Podatnika KSeF і виберіть «Wnioskuj o certyfikat» (запитати сертифікат). Сертифікат отримує ідентифікатор, з яким ви увійшли: ваш PESEL або NIP чи NIP компанії після входу печаткою.
2. Введіть назву сертифіката (від 5 до 100 символів) і пароль до закритого ключа (від 15 до 32 символів, велика й мала літера, цифра, спецсимвол). Пароль не можна скинути.
3. Натисніть «Generuj» (створити). Закритий ключ зберігається на вашому пристрої як файл .key.
4. Виберіть призначення: «Uwierzytelnienie w systemie KSeF» (автентифікація, тип 1) або «Podpis linku weryfikacyjnego wystawcy» (підпис посилання для перевірки, тип 2, для офлайн-фактур). Один сертифікат не може мати обидва призначення.
5. Укажіть дату початку дії й надішліть запит. Після видачі завантажте сертифікат у розділі «Lista certyfikatów».

Сертифікат, виданий фізичній особі, не можна передавати нікому. Сертифікат, виданий компанії, не прив'язаний до особи, тому компанія може передати його працівникам, але сама відповідає за облік його завантаження, передачі й відкликання.

Ліміти сертифікатів KSeF

Новий сертифікат можна отримати за місяць до закінчення строку найстарішого активного (посібник KSeF 2.0, частина I, п. 2.5.6).

Приклад: компанія без печатки та бухгалтерське бюро

У sp. z o.o. немає кваліфікованої печатки. Правління підписує ZAW-FA і вказує в ньому голову правління. Він входить через Profil Zaufany у контексті NIP компанії і робить чотири речі:

1. Надає бухгалтерському бюро доступ до фактур із правом передачі далі. Бюро вказує свою бухгалтерку.
2. Надає менеджеру з продажу право виставляти фактури на його PESEL.
3. 2 листопада 2026 року створює токен із виставленням і переглядом фактур для бухгалтерської програми компанії. За проєктом Мінфіну цей токен діє не довше 30 листопада 2027 року.
4. Того ж дня запитує сертифікат KSeF типу 2 з початком дії 1 грудня 2026 року. Сертифікат діє 2 роки, до 30 листопада 2028 року, а наступний голова правління може отримати за місяць до закінчення його строку.

Результат: у KSeF працюють три особи й одна програма, а ZAW-FA довелося подати лише раз.

Як допомагає Norman

Norman надсилає фактури компанії до KSeF і завантажує з нього вихідні та вхідні фактури. Ви підключаєте його токеном KSeF за три кроки, описані в інструкції щодо токена KSeF, і далі працюєте в одному місці. 30 днів Norman безкоштовний і без картки, а KSeF у Norman залишається безкоштовним і після пробного періоду; реєстр VAT, VAT-UE і JPK_V7, які ви затверджуєте, входять у тариф Max за 119 zł на місяць без ПДВ. Окрему фактуру без акаунта можна підготувати в генераторі фактур KSeF, а про сам Norman читайте на головній сторінці.

Інші обов'язки компанії в KSeF описано в статті KSeF для sp. z o.o., а строки для JDG у статті KSeF з 1 січня 2027 року для JDG і малих фірм.

Часті запитання

Чи перестане працювати токен KSeF 31 грудня 2026 року?

Чинне розпорядження досі вказує цю дату. Проєкт Мінфіну від 26 жовтня 2026 року продовжує токени, створені до 2027 року, до 30 листопада 2027 року, а нові токени діятимуть не довше 365 днів. Проєкт ще не опубліковано.

Чи можна увійти токеном до Aplikacja Podatnika KSeF?

Ні. До Aplikacja Podatnika входять через login.gov.pl або кваліфікованим підписом чи печаткою. Токен і сертифікат KSeF потрібні програмам, які підключаються до KSeF через API.

Навіщо потрібен сертифікат KSeF типу 2?

Для фактур, виставлених офлайн: фактуру, передану покупцю до присвоєння номера KSeF, позначають QR-кодом «OFFLINE» і другим кодом «CERTYFIKAT», для якого потрібен сертифікат типу 2 (§ 9 ust. 10 розпорядження).

Скільки токенів може мати компанія?

KSeF не обмежує кількість токенів. Можна мати один токен на всі права або окремий на кожне.

Чи потрібне бухгалтерському бюро ZAW-FA від компанії?

Ні. ZAW-FA вказує лише першу особу компанії без кваліфікованої печатки. Бюро отримує права електронно, від цієї особи або від компанії, яка увійшла печаткою.